廣州新世界物業管理有限公司行政工作手冊-資料下載頁

【導讀】引橋梁，管理處行政負責人為主要聯絡人，具體負責與公司資源部進行行政業務聯絡和溝通。物管公司資源部對本手冊具有修改權和解釋權。2）行政文件的收集、發放、傳閱、呈批、催辦、保存、注銷及檔案資料的立卷歸檔。5）管理處各類書籍的購置、分類、保管、借閱、管理。事務的具體實施；并及時提出優化成本的好建議；檢查、完善現行各項行政管理制度。執行公司批準后的行政預算；括統一發文格式、統一表格格式等；草擬、公布、完善公司的文本和表格模式。發揮檔案價值，保障檔案安全完整；

　　

【正文】 能交還制服者按全額賠償 。 遇下雨天，保安部可統一不戴帽子； 因保安制服分冬裝和秋裝兩款，保安部可根據天氣情況統一窒著其中一款，原則上以溫度攝氏 22 度為穿著標準， 22 度以上的統一穿秋裝，但一切視實際情況而定，各班組必須統一著裝； 員工不得在制服的任意部位標記個人標識 ,只能在制服的腰線及褲頭部位標記員工工號以作識別。 15. 3 折舊標準 男、女西裝之折舊 按兩年時間折舊，即每年的折舊率為 50%； 男、女襯衫、西褲、西裙之折舊 按兩年時間折舊，即每年的折舊率為 50%； 保安服、帽之折舊 按兩年時間折舊，即 每年的折舊率為 50%； 工程服之折舊 由于工程部技工所穿著之工程衣磨損較大，且一年四季只有兩套服裝，所以按一年時間折舊。 工鞋之折舊 皮鞋類按一年時間折舊；布鞋類按半年時間折舊； 涉及個人衛生問題，員工離職時一律采用工鞋折舊方法，工鞋不予回收 其他用品之折舊 如女門童使用的保暖長襪等，一般按半年時間折舊，離職時不予回收，其他如保安精神帶等配飾，一般按一年時間折舊，或根據具體情況作出決定。 15. 4 工衣換洗 工衣清潔原則上由員工自行負責，但管理處也會提供 必要的換洗服務，集中換統一律由公司行政部指定統一由一家合標準之洗滌服務商進行，各管理處均按統一標準執行。 各管理處行政人員負責工衣交收，檢查及費用核算工作，并于月底統一洗滌服務商結算 換洗周期：（根據目前各管理處的經營狀況，暫定以下標準） 適用范圍 夏季 冬季 備注 客服人員 4 次 /月 2 次 /月 保安人員 2 次 /月 1 次 /月 工程人員 1 次 /月 1 次 /月 后勤人員 2 次 /月 1 次 /月 制服的保管 各管理處行政人員 /倉管員負責制服的進出倉，保 管工作 員工離職時，行政人員 /倉管員應仔細檢查制服，將破損情況 3 決定回收或折舊報廢，并將 中國地產商域網 中國地產商域網 具體情況在員工離職手續清單上標明，如需要折舊或賠償的，須及時通知財務部門計算費用。 制服繳倉后，行政人員 /倉管員須及時送廠商洗滌，做好保潔工作 行政人員 /倉管員于每次集中換洗時，要仔細檢查制服的使用情況，對破損情況要做好相應記錄，除向洗滌廠商跟進修補外，對造成制服破損的員工及時給予警告，情節嚴重時應及時向管理處主任匯報。 16 車輛使用管理制度 總則 為加強公司車輛管理，確保行 車安全，提高辦事效率，減少經費開支，制定本制度。 車輛使用范圍 ． 1 公司接送往來賓客等接待用車； ． 2 公司領導業務用車； ． 3 員工外出開會、聯系業務用車； ． 4 其它緊急和特殊情況用車等。 車輛使用程序 ． 1 周一上午本部各部門以電郵形式申報本周用車計劃，交由前臺文員定出“公司車輛行程安排表”，以電郵形式通知本部所有員工。 ． 2 需用車人員根據行程表做出外出辦事安排，用車部門需提前一天填寫“公司車輛使用申請表”，由部門經理批準后交資源部。 ． 3 資源部盡可能安排同線路外出辦事的同事共同用車。 ． 4 無法安排用車時，資源部將開具“無公司車輛安排回執”。 ． 5 員工外出聯系業務盡可能考慮使用地鐵、公共汽車等交通工具。 車輛的管理 ． 1 車輛調配權歸屬資源部。 ． 2 必須在公司指定的場所進行定期維修、保養，以確保車輛保持良好運行；司機有責任在每次出車前進行檢查，確保安全后方可用車。 ． 3 停放公司指定車位，鑰匙交回資源部（或存放在時代監控室）以備緊急情況使用車輛。 ． 4 車輛需在指定加油站加油，由資源部統一支 付油費。 ． 5 車輛加油統一由司機經辦，司機在每個工作日結束前檢查油箱油量，保證緊急任務和特殊情況用車時的需求。 ． 6 司機出車時應向用車人收回“車輛使用申請表”，并在工作日志中及時登記起點至目的地區段 中國地產商域網 中國地產商域網 名和行程公里數，由用車人簽名確認。 ． 7 司機下班后應將車輛停入停車場，同時及時登記行程公里數，掌握用油情況及控制用油量。 ． 8 公司人員下班后或周末確需用車的，應提前向資源部提出申請，確有急事應口頭申請獲得批準后，方可用車。自行開車者需在“公共用車登記薄”上登記起始終點及行程公里數， 并簽名確認。 ． 9 司機每天做好工作日志，詳盡記錄行程，并由經辦人簽名確認。 ． 10 司機應保持車輛外觀及車內的整潔，備用修理工具齊全；停入停車場時應保障油箱儲油不少于 1/4，外出時需在正規停車場保管車輛、否則發生損毀、遺失或被盜等到情況，責任由當事人負責。 ． 11 杜絕員工無證或未經允許駕駛公司車輛。 ． 12 用車人違反交通規則或發生交通事故責任和費用由當事人承擔。 17 宿舍管理制度 因工作及管理需要，管理處為部分員工安排員工宿舍，統一配備床鋪及必需生活用品，并制定員工住宿及管 理規定如下： 住宿員工需提供個人資料，到管理處行政人事部辦理宿舍入住的相關手續。 員工應保證無不良嗜好，不得攜眷住宿； 住宿作為員工福利，房屋租金、管理費及必要正常的修繕維護費由管理處負責，水電費用由員工自行負擔。 員工離職時，應于離職日內遷離宿舍，不得借故拖延或要求任何補償費或搬家費用。 單元宿舍統一由保安部住宿人員中職位最高者擔任宿舍舍監，其工作任務如下： 總管一切內務，保持整潔、維持秩序； 備置員工資料（ 如暫住證資料、緊急聯絡人等）； 監督舍員的行為規范，宿舍制度的執行，定期向行政人事部匯報各項情況，配合行政人事部定期的宿舍檢查。 舍員應遵守下列規定，違犯者將視情節輕重給予必要行政處分，甚至解雇。 服從舍監管理、派遣與監督； 遇緊急事故時能服從召集命令，迅速到達現場增援； 室內遵守消防規定，嚴禁使用及裝接高負荷的電器，嚴禁私接電線，（禁止明爐烹飪）； 中國地產商域網 中國地產商域網 室內不得使用或存放危險及違禁物品； 個人被鋪及其他物品必須疊 放整齊，保持室內清潔； 愛護室內一切公共設施及物品，不得于墻壁隨意張貼字畫或裝釘物品，不得任意改造、改建室內現有裝修及設備； 愛護管理處統一配備的設施和物品，員工離職或損壞將按有關規定折舊或賠償； 各房間的清潔由舍監安排住宿人輪流清潔值日； 任何時侯均不得制造噪音、氣味； 、留宿外人或親友； ，干凈的收入柜內，不得堆積室內； ，遺失由當事人自行負責； 、賭博（打撲克、麻將）或其他不良行為； ，不得浪費，隨手關水掣、電掣； ； ，必須向舍監報告； 下班后舍員著裝仍需得體，不得穿著拖鞋、睡衣、背心、內衣褲甚至赤裸身軀在小區內走動； ，一律要向公安部門申辦暫住證。 18 電話接聽制度 接聽電話 鈴響三聲以內，必須接聽電話。 拿起電 話，應清晰報到：“您好， XX 管理處，有什么可以幫到您？” 認真傾聽對方的電話事由，若需傳呼他人，應請對方稍候，然后輕輕擱下電話，去傳呼他人；如對方有公事相告或相求時，應將對方要求逐條記錄在《工作日記》內，并盡量詳細回答。 通話完畢，應說：“謝謝，再見！”語氣平和，并在對方放下電話后再輕輕放下電話，任何時候不得用力擲聽筒。 接電話聽不懂對方語言時，應說：“對不起，請您用普通話，好嗎？”或“不好意思，請稍候，我不會說廣州話”。 中途若遇急事需暫時中 斷與對方通話時，應先征得對方的同意，并表示感謝，恢復與對方通話時，切勿忘記向對方致歉。 中國地產商域網 中國地產商域網 接聽電話時，聲調要自然清晰、柔和、親切，不要裝腔作勢，聲量不要過高，亦不要過低，以免對方聽不太清楚。 撥打電話 電話接通后，應首先向對方致以問候，如：“您好”，并作自我介紹。 使用敬語，將要找的通話人姓名及要做的事交待清楚。 通話完畢時，應說：“謝謝，再見”。 19 電話管理制度 為規范公司及所轄各管理處電話的使用和管理， 特制定本制度。 公司及各管理處的電話，主要是作為公司員工進行內外公務溝通、以及開展辦公業務之用，在非緊急情況下，不得使用辦公電話作私人用途。 任何情況下，嚴禁使用撥號上網聊天、瀏覽、玩游戲等。一旦發現，將給予書面警告處分。 任何情況下，嚴禁接駁信息臺，一旦出現信息費，將由使用人自行負擔此項費用。 員工打電話，用語應盡量簡潔、明確，以節約話費成本。 各管理處的分機號碼統一使用“ 8”開頭的三位數，各部門分機號碼按如下規定執行。管理處主任： 801；客戶服務部： 802805，客戶服務部前臺 800；人事行政部： 806；財務部： 807808；保安部： 809810；工程部： 811812。不設分機或分機號碼不能使用三位數的管理處，由公司根據實際情況另行審核批示。 總機人工錄音服務內容統一為“您好， x x 客戶服務中心，請撥分機號碼，查號請撥 0。”、“您撥的分機正忙，請改撥其他分機號碼。 ,或撥 0 由總機為您服務。”、“您撥的分機無人接聽，請改撥其他分機號碼。” 總機人工錄音的音色、音調、音質各管理處全部統一。 總機接外線電話至分機時，一般電話鈴聲響五次無人接聽，即掛線 。 前臺文員接聽外線電話的標準用語為“您好， x x 新世界 管理處 ，當對方告知分機電話時，說“請稍候！”如分機占線，說“電話占線，請稍后再撥。謝謝！”接聽內線電話的用語為“您好，前臺！”其他內容視情況回答，要求規范、簡潔、禮貌。 中國地產商域網 中國地產商域網 由各管理處主任根據實際情況編制每年度辦公電話費用預算報公司審核，并負責對辦公電話的費用支出做出有效控制和監督。 行政人員要做好電話費用的核準報銷工作，并協助管理處主任監督電話的正常合理使用。對電話費用有疑問的，應主動聯系電信部門查明原因，為費用結算提供合 理的數據資料。對電話費用定額管理的執行情況做好跟蹤協調，適時向物管公司提出檢討方案。 各管理處的每月電話費用應不超過費用預算的 10%，若超出該范圍，管理處主任須提交充分合理的理由，書面報告予物管公司審核，否則超出費用由該管理處相關責任人自行負擔。 管理處的電話小總機應有可打印分機電話清單及計費的功能，若目前使用的未有該項功能，應結合實際情況提出整改意見，并向公司報批加裝。 消防監控、工程報障及客戶熱線等直線電話一般只為方便外電打入和緊急情況而設，業務撥打電話應盡可能采用總機線路 。 管理處電話一律取消長話功能。各管理處可根據話費預算，統一購買 IP 電話卡，由行政人員保管，員工因公需要撥打長途的，必須在《長話登記冊》上注明對方號碼、撥打原因，由部門主管或管理處主任簽字確認，行政助理才予以協助撥打，并記錄每次時長及消費額。若負責人不在，又確因業務需要掛長途電話的，必須通過電話請示批準后，方可進行撥打，并在三日以內補辦審批手續，逾期不補辦者視為私人電話，電話費由其本人全額支付。 行政助理未按上述的規定執行，手續不全即幫他人撥打長途電話者，除當次電話費由其全額支付外，每發 現一次罰款 50 元。 員工未經同意私自撥打國內長途電話，或以公事為由掛國內長途電話者，經查明屬實后，除全額支付當次電話費用外，每次罰款 50 元；私自撥打香港或澳門電話者，每次罰款 100 元。屢犯不改者，視情節給予處分，直至辭退處理。 20 節約用紙、使用二次用紙的規定 收集二次用紙（單面用過的紙） 對已無效、且原有的內容不屬保密的二次用紙，除可留作自用外，統一放到指定位置，以作公用。 對已無效、但原有的內容屬保密的二次用紙，可留作自用，在可能的情況下避免 碎、毀的處理方法。 中國地產商域網 中國地產商域網 使用二次用紙 傳真用紙，一律使用二次用紙，此項工作主要由行政人員負責。 復印非對外的正式文件、或屬公司內部的往來文件，使用雙面的復印方式、或用二次用紙復印。 21 辦公區域的管理規定 保持辦公區域的整潔 通道上不許放置任何的物品。 保持辦公桌的整潔，上班時電話機、文件要擺放整齊，不放置與工作無關的東西。 下班前整理桌面，關閉電腦、顯示器、打印機等設備的電源和所屬區域內的門窗，將桌面上 的物品減少到最低程度，而且要擺放整齊。 辦公桌下不許放置非經同意的任何物品，如文件夾、圖紙、紙箱、或私人物品等；電腦主機、電源設備、移動柜、垃圾簍除外。 文件（特別是機密、重要的文件）歸檔后分類后存放在文件柜內，柜內不要放置與工作無關的物品、或過時的文件等。平時文件柜鑰匙請不要插在柜上，應由專人負責保管以免遺失或不慎折斷。 文件柜面不許放置非經同意的任何物品。位于公共通道上的文件柜面，不許放置任何物品；座位旁的文件柜面，只許放置整齊的文件夾；圖紙一律放到文件柜 內。 辦公屏風、玻璃部分不可張貼任何紙張（包括圖紙等）；木板部分只能張貼與工作無關的內容，并及時更換破損不齊的或過時的內容。 垃圾簍只供臨時放置紙屑的雜物，食物殘渣、飯盒、紙杯、茶包、液體物品等請勿放進垃圾簍。 會議室內不許放置未經同意的