內部控制標準流程操作手冊(修改)(168頁-wenkub.com

　 　

【正文】 ? 氣費付款不及時，引起購銷雙方矛盾，造成燃氣采購困難。 ? 采購的 LNG、 CNG 與訂單不符，導致數(shù)量超耗、質量差異 ? 未經(jīng)審核，擅自更改標準合同文本中涉及權利、義務條款導致的風險 ? 庫存氣量滿足不了需求或庫存過高引起過度占用資金 ? 采購交易沒有及時入賬，期末發(fā)生截止性錯誤。 ? 確保天然氣采購會計記錄真實、準確、完整 ? 符合國家有關法律、法規(guī)以及 東莞新奧 公司內部規(guī)章制度。每月預決算員要同工程部內勤核對工程基本情況，與財務核對工程決算額、撥款情況和余額等內容。 ，由工程技術管理部填 具緊急付款單 ，根據(jù) 工程技術管理部 的工程臺帳登記工程金額、計劃撥款額、工程款余額等內容，由經(jīng)辦人、工程部負責人、財務經(jīng)理 、 財務總監(jiān)、總經(jīng)理審批簽字。 13撥款時不按規(guī)定核對工程款和領用材料之間的差額，多撥付工程款。 提供的各單項工程決算成本明細表，要注明單項工程編號、名稱、開工日期、完工日期、工程決算額 等。竣工圖紙要用曬出的藍圖，圖紙上要有截面圖和隱蔽工程示意圖，還要有施工方和監(jiān)理方的簽字 。 5 現(xiàn)場代表責任心不強導致工作量失真、簽證不完整 6 未經(jīng)審核，擅自更改標準合同文本中涉及權利、義務條款導致的風險 7 施工隊伍不具備施工資質，無法及時提供竣工資料，無法核對領用工程材料。 4 確保工程量和工程成本的會計記錄真實、準確、完整 5. 符合國家有關法律、法規(guī)以及新奧燃氣控股有限公司內部規(guī)章制度 1 工程質量不合格導致客戶流失。每月預決算員要同工程部 計統(tǒng)員 核對工程基本情況 ，與財務核對工程決算額、撥款情況和余額等內容。 、預決算員、財務部、工程隊、 資材會計 每月都要核對工程領用材料、實際耗用材料、應付工程款和月末工程款余額。 會計根據(jù)工程隊各單項工程從倉庫領用材料和根據(jù)竣工圖計算的工程實際耗用材料，計算出工程隊剩余的材料數(shù)量，要求工程隊及時辦理退庫手續(xù)，對核對不上的盤虧材料直接從工程款中扣減。 、預決算員、 工程主管副總 、總經(jīng)理簽字，工程決算書一式四份，工程隊、 工程技術管理部 、財務、預決算人員各持一份。 ? 撥款時不按規(guī)定核對工程款和領用材料之間的差額，多撥付工程款。 ? 沒有準確和完整的財務記錄。 ? 外部采購未經(jīng)授權或授權不當，導致資金損失、采購成本增加或不必要的商業(yè)糾紛。 ? 尋求合理工程價格，降低工程成本。 財務部門應檢查價格優(yōu)惠審批單是否在批準的優(yōu)惠價格審批權限內。 務流程，檢查價格審批權限 ： 每月灶具生產(chǎn) 廠家要同營業(yè)大廳銷售人員核對各種燃器具的銷售數(shù)量，檢查燃器具臺帳。 中意的灶具后，由營業(yè)員辦理銷售手續(xù)。 8 超范圍行使優(yōu)惠權，造成價格混亂。 4 過度服務導致獲力損失。 (3).財務記帳： 財務部門根據(jù)審核無誤后的現(xiàn)金交款單和銷售發(fā)票 財務聯(lián) 掃描到會計核算中心入賬 ，確認燃器具收入的實現(xiàn)。財務部要每月認真核對，每季度至少參與一次實地盤點。發(fā)票一式四 聯(lián)，客戶聯(lián)交給客戶，財務聯(lián)連同收到的現(xiàn)金一起交給公司財務；或存入指定銀行后，將現(xiàn)金交款單和銷售發(fā)票 財務聯(lián)一起交給公司財務。 ? 違反國家價格政策或法規(guī)，受到處罰。 ? 坐支或截留收入。 ? 燃器具品種多樣，配件不全，服務不規(guī)范，導致信譽喪失。 查看發(fā)票使用情況 每月財務人員要根據(jù)帳面記錄與 客服部 的月度氣量銷售匯總表進行核對。 氣量催交通知單 要進行編號管理，收費員統(tǒng)一到運營部內勤處辦理領取手續(xù)。 客服 部收費人員次日上班后要到運營部，由 客服部計統(tǒng)員 逐戶填寫前日收費戶的表底氣量數(shù)。 檢查發(fā)票表底數(shù)的連續(xù)性 簽字確認后的 氣量催交通知單 一聯(lián)交給用戶，一聯(lián)收費人員留存。收費組一般兩人一組，分別負責查看表底數(shù)和收款開票。 ： 財務部門根據(jù)審核無誤后的現(xiàn)金交款單和氣量銷售匯總表、銷售發(fā)票 財務聯(lián)登 記相關收入帳戶，確認磁卡售氣收入的實現(xiàn)。 售氣的人員應核對用戶持有的 燃氣用戶使用證、燃氣磁卡 是否與客戶檔案中顯示的資料一致，如不一致應查清原因后才能辦理售氣手續(xù)。 8 無序使用發(fā)票，發(fā)票管理不嚴，丟失、盜用發(fā)票。 簽字確認后的用戶銷售清單一聯(lián)交給用戶，一聯(lián)售氣人員留存。 3 上門收費組合不合理，造成人員浪費或管理失控。并重復 。 每月 15 號， 抄表組將本月用戶用氣量匯總為 燃氣費代扣明細 文本文件 ，文件中按照固定格式列出用戶姓名、 用戶代碼編號、用戶帳號、當期用氣量、應交費金額，氣費歸屬時間， 客服 部收費組長審核后，通過軟盤拷貝交約定銀行數(shù)據(jù)中心。 財務人員要定期檢查售氣發(fā)票的使用情況，登記發(fā)票使用臺帳。 客服部計統(tǒng)員 將未收到氣費的 氣量催交通知單 單獨保管，安排收費人員即使催收。 核對： 客服 部建有每一個客戶的氣量使用臺帳。 開具的 發(fā)票上應有上次查表表底數(shù)，用本次查表的表底數(shù)減去上次查表的表底數(shù)就是本次應收取的氣量數(shù)。 ⑵ .上門收費方式： 上門收費 :(包括民用戶和工福戶 ) 客服 部收費組按照分工區(qū)域直接到普通燃氣表用戶家里收取燃氣費。 客服部計統(tǒng)員 將各方簽字后的 每日氣量銷售匯總表、銷售發(fā)票連同當日收取的磁卡氣費一同交到公司財務部出納員處；或將現(xiàn)金存入指定銀行后，將 每日氣量銷售匯總表、銷售發(fā)票 連同 現(xiàn)金繳款單 一同交到公司財務部出納員處。 如客戶需要發(fā)票，應給予開具增殖稅發(fā)票，用戶銷售清單作為銷售發(fā)票的附件保存。 相關會計科目 ? 銀行存款 31 ? 現(xiàn)金 ? 主營業(yè)務收入 ? 原材料 ? 應交稅金 業(yè)務流程步驟及控制點 ⑴ .磁卡售氣方式 用戶購氣 : 用戶持 燃氣用戶使用證、燃氣磁卡 到燃氣公司的運營大廳辦理購氣手續(xù)。 ? 無序使用發(fā)票，發(fā)票管理不嚴，丟失、盜用發(fā)票。 ? 收費營業(yè)時間過短、服務不規(guī)范，導致信譽喪失。 每月運營部負責入戶抄表，將抄表數(shù)據(jù)匯總，填入抄表收費臺賬，形成含用戶名、用戶地址、銀行卡號、應扣氣費四個項目的代扣氣費表，表中應扣氣費數(shù)據(jù)為累計應收氣費扣除已收氣費后的應收氣費（包含上月應扣而未扣的氣費），每個抄表月份的月末前，將代扣氣費表交與財務，財務送交銀行，月初 1 至 5 號為扣款日， 29 要求客戶在月末最后一天前將氣費存于銀行卡中，以便銀行及時扣款， 10 前銀行將扣款數(shù)據(jù)返回 財務部 ，將款項打入公司賬戶，財務部 將扣款 數(shù)據(jù)轉交運營部登記抄表收費臺賬，運營部對累計兩次無法扣款的用戶，依據(jù)公司政策，采取措施進行收款，必要時改為現(xiàn)金收款。 實地查看發(fā)票使用情況 27 業(yè)務目標 業(yè)務風險 控制點 監(jiān)督檢查方法 流程步驟圖 10 票據(jù)使用違反法律規(guī)定，受到處罰(控制點 , , )。如用戶需要發(fā)票，可憑維修任務單 客戶聯(lián)，到公司的運營大廳開具。 8 銷售收入計算錯誤，無用戶簽字 (控制點 )。 (風險13) 7票據(jù)使用符合國家有關規(guī)定 的資質符合國家有關規(guī)定（風險 )。 (控制點 ) 4 過度服務導致獲力損失 (控制點 呼叫中心（或運營部調度）接到用戶要求報修電話后，給維修人員下達維修任務單，維修人員憑維修任務單上標注的地址，在承諾的時間內趕到用戶家進行維修。 財務記帳： 財務部門根據(jù)審核無誤后的現(xiàn)金交款單和維修任務單 財務聯(lián) 描掃會計核算中心記賬 ，確認維修收入的實現(xiàn)。 對需要發(fā)票的用戶， 計統(tǒng) 員應根據(jù)維修任務單上的金額，嚴格按照發(fā)票使用規(guī)定給用戶開具， 同時 計統(tǒng) 人員做好發(fā)票領用登記手續(xù)，維修人員要在發(fā)票領用登記臺帳上簽字，內勤人員在開具發(fā)票時，要收回 25 維修任務單的客戶聯(lián)，否則 計統(tǒng) 員拒絕開具發(fā)票，客戶丟失了維修任務單，可讓客戶寫出說明并簽字 。如用戶需要發(fā)票，可憑維修任務單 客戶聯(lián)，到公司的 營 業(yè) 大廳開具。 任務單一式四聯(lián)， 存根聯(lián)動、 維修人員、客戶聯(lián) 、財務各一聯(lián)。 ? 以 為 用戶在三包期內不向三包期外的用戶收取費用或挪用坐支維修費 ? 銷售收入計算錯誤，無用戶簽字。 ? 安全事故，導致停業(yè)。 觀察流程，跟蹤檢查 利用合同成本收入表，核對工程決算書與工程成本的符合性 進行表之間的核對 核對計統(tǒng)完工臺帳與財務帳面完工數(shù)的相符性 與工程部和施工隊核對應付工程款情況，確保相符 工程決算的及時性、完整性 主要控制點相關文件 ? 合同 ? 發(fā)票一式三聯(lián)：分別為存根、發(fā)票、記帳 ? 置換通知單 ? 施工圖 ? 竣工圖 ? 現(xiàn)場簽證單 ? 竣工資料 21 ? 設計變更通知單 ? 工程預算、結算 ? 收 款統(tǒng)計臺帳 ? 交款登記薄 ? 發(fā)票使用統(tǒng)計臺帳 ? 工程施工臺帳 ? 合同臺帳 ? 領料單、退料單 ? 優(yōu)惠通知單 相關制度和備查文件 ? 管理模式－天然氣管理流程 22 2 報修業(yè)務收入流程 業(yè)務流程范圍 所涉及的業(yè)務范圍 ? 呼叫中心 接到保修電話、 創(chuàng)建派工 單、維修人員上門維修、用戶簽字、完成維修任務報告、開票、收款、業(yè)務員回款、收款員核帳、財務記帳與稽核 所涉及的部門范圍 ? 財務部 （ 經(jīng)理、 出納、會計） ? 用戶 ? 客服部 （ 經(jīng)理 、 營業(yè)員、計統(tǒng)員 、維修人員） 目標 經(jīng)營目標 ? 獲得最大的經(jīng)營利潤 ? 提高客戶滿意度，提高客戶服務響應速度 ? 確保現(xiàn)金安全及時上繳 ? 核算規(guī)范，確保銷售收入的真實、準確、完整 ? 保證資產(chǎn)安全、控制貨款回籠風險 ? 票據(jù)使用規(guī)范，控制嚴密 ? 維修收費符合國家有關規(guī)定。 按決算的成本結轉工程成本。開票員每天根據(jù) 發(fā)票記帳聯(lián)與收款員核對后交銷售負責人 、公司財務及有關領導。 檢查計統(tǒng)科和財務數(shù)據(jù)是否相符 財務部會計根據(jù)計統(tǒng)科提供的合同收入確認表，經(jīng)過復核后，做主營業(yè)務收入的確認，建設費收入實現(xiàn)。 進行事后投資分析，檢查投資管道數(shù)量和安裝戶數(shù) 成批用戶和工福用戶，設計人員要親自到施工現(xiàn)場實地測量，制作施工草圖，由預決算人員按照客戶的要求制定工程概（預）算，作為市場銷售人員跟客戶洽談時的依據(jù)。任務單的編號規(guī)則按合同編號來做。 查看核對記錄 務要按合同約定的回款時間檢查合同執(zhí)行情況，按合同約定比率收到建設費后才能下達設計任務單、施工任務單、臵換通知單等。 、大型客戶或大的工福用戶，由銷售人員上門收取，由財 務按約定好的金額給用戶開具建筑安裝業(yè)發(fā)票，票面注明“用戶建設費”。 10 多記或少記應收賬款。 實地觀察流程，檢查樓層平面圖 零散用戶直接到市場部門交納用戶建設費，由市場部直接下施工任務單。 檢查價格是否符合燃氣價格管理規(guī)定 建設費的報裝價格需有公司總經(jīng)理和財務負責人共同確認。 4 不恰當?shù)膲簝r銷售，導致毛利損失 5 收款與合同約定不符，導致收入損失。 工程決算的及時性、完整性 。每月與市場部核對各個客戶的應收款情況，對金額較大、銷售人員變更或其他特殊情況時應組織財務人員直接到客戶單位核對應收款余額情況。 進行工程決算前，工程隊應先核對清楚各單項工程實際領用材料數(shù)量，并根據(jù)提供的竣工圖列出實際工程使用的材料數(shù)量，對多領出的材料要辦理退庫手續(xù)，對缺損的材料要分析原因，對無法核對 13 清楚的材 料要從施工隊伍的工程款中扣減相應的材料價值。 成批用戶和工福用戶，設計人員要親自到施工現(xiàn)場實地測量，制作施工草圖，由預決算人員制定工程概（預）算，作為市場銷售人員跟客戶洽談時的依據(jù)。 市場部收到成批戶或工福用戶的建設費后， 現(xiàn)金 應 存入銀行或 交到公司財務， 市場部計劃統(tǒng)計員創(chuàng)建銷售訂單，維護回款計劃 。 計統(tǒng)員 與財務人員要及時進行核對。 客服部營業(yè)廳 交納用戶建設費，由 客服 部直接下施工任務單。 10 ? 工程進展違反合同約定，受到處罰。 財務風險 ? 虛增或截留收入。 ? 收款與合同約定不符，導致收入損失。 8 8 具體流程控制標準 第一部分