業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與重組-閱讀頁(yè)

　　

【正文】 待時(shí)間、重復(fù)、多余移動(dòng)、官僚主義、多余加工、缺陷 /失誤、重排格式、多余檢控 簡(jiǎn)化 語(yǔ)言、 表格 、程序、技術(shù)、流、流程、會(huì)議、報(bào)告 整合 工作、團(tuán)隊(duì)、顧客、供應(yīng)商 均衡 并行、改變作業(yè)順序、消除瓶頸、減少干擾、融入彈性、改善時(shí)間控制、合適地點(diǎn)、提高效率 自動(dòng)化 數(shù)據(jù)收集 /傳送 /分析，臟 /累 /難 /險(xiǎn) /枯燥作業(yè)。 流程文件包括書(shū)面說(shuō)明、流程圖和相關(guān)的表格。 流程文件及其執(zhí)行應(yīng)該定期檢查和更新。 ? 流程設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將與資源投入有關(guān)的門(mén)禁盡量設(shè)置在流程前端 比如產(chǎn)品開(kāi)發(fā)流程六個(gè)階段：門(mén)禁設(shè)何處？ ? 概念形成： ? 計(jì)劃 ? 開(kāi)發(fā) ? 樣品試制 ? 批量驗(yàn)證 ? 商業(yè)化 32 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個(gè)基本方式 －－ 完善 － 強(qiáng)化流程主要側(cè)重點(diǎn) 根據(jù)管理原理和企業(yè)需要，不同的流程在不同的時(shí)期有不同的側(cè)重點(diǎn) ： ? 有的側(cè)重控制， ? 有的側(cè)重快速， ? 有的側(cè)重成本，不一而足。例如，采購(gòu)流程一般要求降低成本，快速反應(yīng)。 33 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個(gè)基本方式 －－ 完善 － 預(yù)防錯(cuò)誤 所有人每天都有許多很容易產(chǎn)生錯(cuò)誤的機(jī)會(huì)： ? 我們可能在文件上將名字簽在了錯(cuò)誤的地方 ； ? 我們估計(jì)我們可以更快地完成工作 卻忘了預(yù)防突發(fā)事件； ? 我們寫(xiě)完了信封但裝錯(cuò)了信 ； ? 我們好不容易打通了電話(huà)卻拿錯(cuò)了文件， ? 我們上了飛機(jī)才發(fā)現(xiàn)忘帶樣品 。 ? 有人問(wèn)了個(gè)問(wèn)題，我們就在記錄本里漏了一個(gè)數(shù)字。 ? 任何事情都難免錯(cuò)誤。 34 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個(gè)基本方式 －－ 完善 － 預(yù)防錯(cuò)誤 將你可能出錯(cuò)的事情列一個(gè)清單，然后用預(yù)防錯(cuò)誤的方法剔除犯錯(cuò)的可能性或使之最小。 防止了將信送錯(cuò)。 恰當(dāng)?shù)厥褂妙伾珪?huì)大大地減少錯(cuò)誤。 比打上“機(jī)密”更有效。 ? 如果你想讓一份文件得到特殊關(guān)照，就用長(zhǎng)一些的紙。 員工經(jīng)常因?yàn)榘戳藬嚅_(kāi)鍵而不是接聽(tīng)鍵，一個(gè)顧客就丟了。等等 35 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個(gè)基本方式 －－ 清除 ? 清除流程閉環(huán)。 ? 清除 等待時(shí)間 ： 物料、文件或人員的等待都有成本伴隨。例如信息收集的重復(fù) .案例 6 ? 清除不必要的 移動(dòng) ： 任何人員、物料和文 件 的移動(dòng)都要 發(fā)生成本 ? 清除多余的 加工處理 。 任何流程一旦牽涉對(duì)前期缺陷的處理，甚至返工時(shí)，流程的復(fù)雜程度呈幾何倍數(shù)增加，例如，包含退貨、換貨處理的財(cái)務(wù)結(jié)算、物流、銷(xiāo)售流程比不包含退貨、換貨的流程復(fù)雜很多 。 案例 10 ? 清除由部門(mén)利益分割導(dǎo)致的多余的 檢驗(yàn)、監(jiān)視和控制 。 ? 拖沓 的節(jié)奏 ? 繁文縟節(jié) ? 多余的 文檔 和副本 ? 禮節(jié)性或榮譽(yù)性的簽字， ? 文件與操作的脫節(jié)， 泛濫的公文和表格 等等。 確保先清楚定義這些詞語(yǔ)。除非它是多次重復(fù)使用，并被廣泛理解和認(rèn)同的。 簡(jiǎn)化 表格 ： 表格應(yīng)該不解自明 ， 信息只應(yīng)該記錄一次 ，表格中所有縮寫(xiě)詞都要定義，每一個(gè)表格、表格中的每一項(xiàng)都被使用。低技術(shù)能解決問(wèn)題的地方一定不要用高技術(shù)。 盡量少開(kāi)會(huì)； 會(huì)議議程事前安排好 ，會(huì)前提供與會(huì)者簡(jiǎn)單的 介紹材料 ；不要用整段的時(shí)間安排會(huì)議（ 1或 2個(gè)小時(shí)）；試著以分鐘安排會(huì)議（上午 9： 10到上午 9： 35）。對(duì)所有的標(biāo)準(zhǔn)報(bào)告使用相似的格式。多用使用圖表，少用文字。合并相似（例如人事）或連續(xù)的作業(yè)，可以大大加快物流和信息流速度。每一 次 工作 交接 都是一次發(fā)生錯(cuò)誤的機(jī)會(huì)，而且需要一定的輔助轉(zhuǎn)交設(shè)施或機(jī)制。 （如日常辦公用品采購(gòu)），但是需要加強(qiáng)監(jiān)督或控制的工作例外。團(tuán)隊(duì)可以完成單個(gè)成員無(wú)法承擔(dān)的系列活動(dòng)。 ? 案例 6，案例 5，按例 4，案例 1 42 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個(gè)基本方式 －－ 整合 ? 整合顧客 —— 一個(gè)顧客盡量由一個(gè)部門(mén)服務(wù)；還可以 將自己的服務(wù)交送與顧客的 業(yè)務(wù) 流程整合，強(qiáng)生公司與沃爾瑪進(jìn)行整合，他們根據(jù)需求預(yù)測(cè)將產(chǎn)品直接送到沃爾 瑪 商場(chǎng)的貨架，沃爾馬特只需根據(jù)賬單付款就行了。 ? 整合供應(yīng)商 —— 所有流程都高度依賴(lài)于該流程以外的人員以原材料、信息和 /或創(chuàng)意的形式提供投入。檢查每一流程的投入，看看： 該流程真的需要這項(xiàng)投入嗎？ ●你得到的是否比你需要的多？ ●它投入到了合適的地方嗎？●它是否具備正確的質(zhì)量水平？ ●投入的數(shù)量和時(shí)機(jī)是否恰當(dāng)？ ●是否以最佳方式接收的？ 43 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個(gè)基本方式 －－ 均衡 業(yè)務(wù)流程的各個(gè)環(huán)節(jié)的負(fù)荷與處理時(shí)間要盡量均衡 調(diào)整方法有 : ? 縱向串行改橫向并行作業(yè) :存在著兩種形式的并行，一種是各獨(dú)立單位從事相同的工作 ，要將它們視為一體，統(tǒng)籌處理，分散執(zhí)行 。 公司的發(fā)貨及時(shí)率提高 150%，交貨期縮短 50%，潛在顧客丟失率降低 75%， 采購(gòu) 成本也大為降低。 案例 3 ? 改變作業(yè)順序 :是否 發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品移送到一棟樓里，然后再返回原來(lái)的樓里。在這個(gè)階段，要檢查作業(yè)的順序以判定改變是否能減少周期時(shí)間。 流程瓶頸造成一個(gè)流程內(nèi)部的各個(gè)環(huán)節(jié)運(yùn)轉(zhuǎn)不均衡，復(fù)雜流程導(dǎo)致相關(guān)的業(yè)務(wù)運(yùn)作不均衡，都會(huì)導(dǎo)致工作的積壓，效率和質(zhì)量的下降。攻堅(jiān)，解決它的技術(shù)問(wèn)題，配置足夠的資源； 2。并行，將其分解成多個(gè)并行小問(wèn)題，通過(guò)多渠道并行方式加快解決； 4。取消，將形式主義的環(huán)節(jié)撤消。 例如， 關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程 和流程關(guān)鍵環(huán)節(jié) 的工作人員不應(yīng)該被安排在人來(lái)人往的地方，例如飲水機(jī)的旁邊。辦公室的安排應(yīng)該允許他們?cè)谛菹ⅰ⑽顼垥r(shí)或一天下班后不再考慮工作 等等 。 ? 在最合適的地方執(zhí)行流程 ： 總的規(guī)則是，流程地點(diǎn)離顧客越近越好。 ? 提高活動(dòng)效率 ： 流程是一系列活動(dòng)的組合， 均衡 提高單個(gè)活動(dòng)的效率（主要指時(shí)間方面），將有利于提高流程的整體效率。 ? 數(shù)據(jù)傳送 —— 將數(shù)據(jù)從一種格式轉(zhuǎn)變成另一種格式，或者從一個(gè)轉(zhuǎn)送給另一個(gè)人，從一個(gè)系統(tǒng)傳輸?shù)搅硪粋€(gè)系統(tǒng)，都是自動(dòng)化的首選對(duì)象。信息分析 正是信息系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)。 ? 臟活、 累活、 難活、險(xiǎn)活 ? 枯燥作業(yè) —— 所有單調(diào)乏味的重復(fù)性工作都是自動(dòng)化的好對(duì)象。 ? 突破現(xiàn)有流程和習(xí)慣的束縛。 ? 關(guān)注于關(guān)鍵的成功因素。 48 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個(gè)基本方式 －－ 業(yè)務(wù)流程再造 (BPR) 業(yè)務(wù)流程再造意味著全新設(shè)計(jì)，全面突破，全局改進(jìn)。通常會(huì)有 3080個(gè)核心流程，其中有 5－ 10個(gè)關(guān)鍵流程 。 50 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個(gè)基本方式 －－ 業(yè)務(wù)流程再造 (BPR)的流程設(shè)計(jì)四個(gè)步驟 ? 步驟 3 流程設(shè)計(jì) 對(duì) 步驟 2選取 出來(lái)的流程思路進(jìn)行探討。 始終 堅(jiān)持“全新設(shè)計(jì)”的立場(chǎng)， 突破現(xiàn)有人力資源能力 、組織架構(gòu) 進(jìn)行新的工作方式的考慮，以及對(duì) 管理信息系統(tǒng)升級(jí) 和標(biāo)桿瞄準(zhǔn)進(jìn)行考慮，以確保不會(huì)回到傳統(tǒng)的做事方式。 以確定它的效果、效率和靈活性指標(biāo)， 只要流程能夠處理好大多數(shù)事例， 即說(shuō)明流程可以投入使用，不能處理的 事件可以作為特例單獨(dú)處理 。 , February 3, 2023 雨中黃葉樹(shù)，燈下白頭人。 :15:5122:15Feb233Feb23 1故人江海別，幾度隔山川。 :15:5122:15:51February 3, 2023 1他鄉(xiāng)生白發(fā)，舊國(guó)見(jiàn)青山。 2023年 2月 下午 10時(shí) 15分 :15February 3, 2023 1行動(dòng)出成果，工作出財(cái)富。 下午 10時(shí) 15分 51秒 下午 10時(shí) 15分 22:15: 沒(méi)有失敗，只有暫時(shí)停止成功！。 22:15:5122:15:5122:152/3/2023 10:15:51 PM 1成功就是日復(fù)一日那一點(diǎn)點(diǎn)小小努力的積累。 22:15:5122:15:5122:15Friday, February 3, 2023 1不知香積寺，數(shù)里入云峰。 2023年 2月 3日星期五 下午 10時(shí) 15分 51秒 22:15: 1楚塞三湘接，荊門(mén)九派通。 2023年 2月 3日星期五 10時(shí) 15分 51秒 22:15:513 February 2023 1空山新雨后，天氣晚來(lái)秋。 , February 3, 2023 閱讀一切好書(shū)如同和過(guò)去最杰出的人談話(huà)。 :15:5122:15Feb233Feb23 1越是無(wú)能的人，越喜歡挑剔別人的錯(cuò)兒。勝人者有力，自勝者強(qiáng)。 2023年 2月 3日星期五 下午 10時(shí) 15分 51秒 22:15: 1最具挑戰(zhàn)性的挑戰(zhàn)莫過(guò)于提升自我。 2023年 2月 3日星期五 10時(shí) 15分 51秒 22:15:513 February 2023 1一個(gè)人即使已登上頂峰，也仍要自