網上報銷管理系統解決方案_[全文-文庫吧

【正文】 提供友好的用戶界面，為各種不同職責人員提供不同的界面，提供常用、易用的操作風格，便于系統使用、維護和管理； 擴展性 —— 實現與內網門戶和辦公系統的系統集成；能夠實現系統的平滑升級和擴充； 可靠性 —— 保證系統是一個有機整體，傳輸中不致出現數據丟失；當某節點發生故障時，不會導致整個系統的癱瘓。 并發訪問響應速度 —— 要求系統多人并發訪 問的平均反饋速度和公司 OA系統的速度基本一致。 安全 —— 采用完善、可靠的安全機制，在軟件級、系統級、應用級、企業級均有安全機制。領導審批使用先進的 CA數字認證。 網上報銷管理系統是公司總部財務管理信息化體系中的有機組成部分。通過網上報銷管理系統與預算管理系統、賬務管理系統、網銀系統的數據共享和流程協同，才能有效支持從預算執行、借款、報銷、沖賬到預算考核、分析的報銷業務全什么周期的管理。因此，對系統集成提出如下需求。 1）實現與預算系統的集成 2）實現與賬務系統的集成：實現與賬 務系統的集成，可以將網上報銷系統中的借款數據、報銷數據批量傳遞到賬務系統，并將借款、報銷業務的財務處理信息傳遞回報銷系統。 3）實現與網銀系統的集成：通過網上報銷系統，企業的資金支付業務能力會有極其顯著的提高。出納能夠通過網上報銷系統獲取準確的付款信息，并通過對這些信息的批量處理可以輕松的生成網絡銀行所需要的接口文件，并傳遞到網絡銀行系統中完成資金支付。 4）實現與管理數據中心的集成：按照公司信息共享的標準規范要求，在總集成商和管理數據中心開發商的配合下，從本系統的業務數據庫中整理提取有關報銷類共享數據，經 過必要的格式轉換后，自動提交到管理數據中心中的報銷數據庫中。 5）同時要預留與人力資源管理（導入組織、角色等）、固定資產管理等系統的接口。 客戶端同時支持瀏覽器界面和圖形用戶界面； 支持個性化用戶界面和打印輸出：允許用戶自定義界面（菜單、顯示風格、工具條、界面顯示項和位置），允許用戶自定義賬表輸出的欄位和大小； 界面采用簡單明了的表達方式，如樹型結構、彈出式窗口；具有缺省值、操作提示、自動檢查、自動糾錯功能；具有在線幫助、在線學習工具； 軟件功能符合財務人員操作習慣； 能 靈活地定義參數和處理規則，可方便地采用符合自己業務特點的方案。 系統的安全性除了在系統中建立權限控制、信息加密等安全措施外，還應通過以下幾個層面來進一步加強： 網絡層面：通過計算網絡本身的安全措施（防火墻等）來實現計算機網絡層面的安全； 系統層面：系統通過定義系統角色，實現對系統功能層面上的訪問控制，且系統的系統管理員和安全管理員權限互斥。各個系統用戶的使用域管理，通過唯一標識身份的 KEY與系統中的角色唯一綁定，避免安全管理員透過數據庫管理系統來創建大權限現象的發生； 數據層 面：系統提供對所控制的數據進行訪問控制的能力，保證適當人在適當的時刻看到適當的數據； 存儲層面：系統提供數據加密功能，可對系統管理的各類文檔進行加密處理。 功能設計 在對總部借款報銷業務分析以及借款報銷業務與預算管理業務關聯關系分析的基礎上設計網上報銷系統的功能，滿足公司總部對借款報銷信息化支持借款報銷業務的功能和操作友好性方面的要求。得到的網上報銷系統的功能樹如圖 31所示。 圖 31 系統功能樹 總部借款報銷業務包括借款、報銷、還款三 大業務，其中報銷根據是否償還以前的借款又可以分為報銷及報銷沖抵借款兩類。三大業務之間的關系如圖 32所示。 圖 32：借款、報銷、還款業務關系示意圖 預算項目根據預算項目的責任部門分為公共開支項目和部門預算項目。借款人只能申請使用本部門的部門預算項目或公共開支項目中的預算經費。總部的預算項目明細表參見附件 1：總部預算項目一覽表。 根據所借款項從哪類預算項目中支出，可將借款業務審批流程分為二類：一類為部門預算項目借款；另一類是公共開支預算項目借款。第二類借款流程除需要借款 人所在部門的有關領導審批以外，還需要該公共開支預算項目的歸口管理部門會簽。 根據報銷單據的不同，將報銷分為經費報銷和差旅費報銷兩類；經費報銷又根據報銷業務的審批流程不同分為典型報銷、實物報銷、藥費報銷、帶薪休假報銷、固定資產購置報銷、探親路費報銷、出國經費報銷、課題費報銷八類。 實物報銷指所報費用類型為辦公用品、辦公耗材（包括低值易耗品）、資料費時，需要實物驗收人簽字，并附所購實物的清單；藥費報銷需行保部衛生處領導審批；帶薪休假費報銷需企業文化部領導審批；固定資產報銷需行保 部領導會簽，并附固定資產登記表和所購固定資產清單；探親路費報銷需人力資源部領導審批；出國經費報銷根據出國費和出國培訓費不同分別審批流程，出國費需辦公廳領導會簽，出國培訓費需人力資源部領導會簽；課題費根據歸口管理部門不同分別審批流程，納入總部課題研究的課題費需發展計劃部會簽，對于自行開支的課題費只需本部門審批。 總部的費用類型清單及與報銷流程的關系參見附件 3：總部費用類型一覽表。 、報銷和還款業務流程分類匯總 總部借款、報銷、還款的業務流程分類如表 31所示。 表 31：總部借款、報銷 、還款業務流程分類表 序號 業務類型 流程分類標準 流程類型 使用單據類型 說明 1 借款 預算項目類型 部門預算項目借款流程 借款申請單 2 公共開支預算項目借款流程 借款申請單 需歸口部門領導會簽 3 報銷 費用 類型 典型報銷流程 經費報銷單 4 實物報銷流程 經費報銷單 辦公用品、耗材、資料費報銷，需實物驗收人簽字 5 藥費報銷流程 經費報銷單 藥費報銷，需衛生處領導審批 6 帶薪休假 報銷流程 經費報銷單 帶薪休假費報銷，需企業文化部領導審批 7 固定資產報銷流程 經費報銷單 固定資產報銷，需行保部領導會簽 8 探親路費報銷流程 經費報銷單 探親路費報銷，需人力資源部領導審批 出國經費報銷流程 經費報銷單 出國費需辦公廳領導會簽，出國培訓費需人力資源部領導會簽 課題費報銷 經費報銷單 納入總部課題研究的課題費需發展計劃部會簽，對于自行開支的課題費只需本部門審批 9 差旅費報銷流程 差旅費報銷單 10 還款 還款流程 還款單 預算管理業務涉及預算編制、預算調整、預算執行控制及預算查詢四個方面的內容，如圖33所示。 圖 33：預算管理業務內容示意圖 總部全面預算按照年度核批，當年的預算指標當年使用，不結轉下年。為了在總部借款、報銷業務中實行預算控制，每年年初，需要在網上報銷系統中生成該年度的預算表，作為該年度預算管理和控制的基礎。 總部的預算項目及預算表中所包含的內容如附件 1： 總部預算項目一覽表。 總部預算表中的各項內容說明如下： 預算表中的項目名稱潛在的包含預算類別，一級預算子類，二級預算子類、預算項目等概念，呈層層分支關系，最終形成樹型目錄結構。如“日常公共管理經費”的預算類下含“公共辦公費、物業費、離退休費”等一級預算子類；“公共辦公費”的一級預算子類下又含“公共辦公用品、會議費、交通費”等二級預算子類；“公共辦公用品”的二級預算子類下含“辦公耗材及設備維修、辦公用紙”的預算項目。 只有預算項目是最終需要進行預算數分配的項，在進行預算統計時，預算類或某 一級預算子類的預算總額或預算余額總數由該預算類或該級預算子類下所包含的所有的預算項的預算數或預算余額加和形成。 單位名稱包含總部和科技委兩類，對應現行總部兩個帳套的現狀。除職務消費外，其余任何一個預算項目對應其中的某一個帳套。 歸口部門是該項預算項目的歸口管理部門。 預算表編制時，對某個預算項給出的年度控制數；該數可在年終時進行調整。 對每個預算項，按金額（當該預算項余額不足該金額時），或按百分比（當該預算項余額為該預算項初值的百分值 之內時），系統會產生報警提示。 對每個預算項，可定義為公共開支。如果該預算項不是公共開支，則只有隸屬于其歸口部門的員工才可以在借款或報銷時申請動用該預算項目；公共開支的預算項目為總部所有員工都可以在借款或報銷時申請動用的款項。 系統提供以下四種預算表的生成方式：①手工錄入方式；②歷史數據復制方式；③ EXCEL表格導入方式；④全面預算管理系統接口導入方式。上述四種方式都由系統中定義的預算管理員來執行，預算管理員為總部財務部財務處相應人員。 錄入方式 系統提供界面，讓預算管理員增加預算類和預算項；分配該預算項的歸口部門和責任人；界定預算數，給出預警類型和具體的預警量；定義是否為公共開支預算。 同時系統提供友好的編輯界面，對于已生成的預算類和預算項進行編輯和修改，包括：預算類和預算項本身的刪減，預算數、預算歸口部門、責任人、預算預警類型預警量、及是否為公共開支的調整；同時提供預算項目之間先后順序調整的手段。 每年年初在預算未批準之前，系統要提供根據往年歷史數據，按照某種規則自動生成本年度預算的功能。在該方式上，用戶目 前的潛在需求包括兩方面，一是可以往年任意一年的預算編制表或預算執行表為范本，生成本年度初始預算表，再調整；二是選擇范本后，可以定義以該范本中各項預算數的某一百分比值（如 1/3）來自動生成本年度初始預算表。 提供根據 EXCEL表格形式的預算表，直接導入系統的功能。 預留與全面預算系統的接口，全面預算系統中完成預算編制后，預算編制表直接由全面預算系統導入網上報銷系統 ,同時預算的調整、預算的執行等功能都在全面預算管理系統中進行。 “職務消費”預算項目的特殊處理 用戶要求職務消費的預算細化到每個人，并以人為單位進行職務消費的控制；不再要求一個季度報銷一次的限制，僅進行總量控制。某人職務消費當年的預算指標當年使用，不結轉下年。 在年初進行年度預算表的生成時，要求系統提供按“什么職務享受多少職務消費”的粗略的原則，先初始化總部所有員工當年的職務消費初始預算，然后由預算管理員進行微調，減輕預算管理員一個個錄入的煩瑣的工作量。 “綜合機動費”預算項目的特殊處理 領導的綜合機動費年初時只能確定某個主管 領導下的總額。該年度中，如果某一部門需要使用該領導的綜合機動費，則按照《綜合機動費使用管理暫行辦法》，提供總部綜合機動費使用審批表，交預算管理員，由預算管理員對預算表進行調整，在“該領導綜合機動費”的一級子類下增加該預算項目，作為該筆綜合機動費控制的基數。該部門想使用這筆款項時，要在借款或還款單的項目中選擇該預算項目。 預算年度中支持預算項目的增加和刪除。但要注意，一旦該項目已經有發生額，則不允許刪除該預算項目。 預算年度中支持任一預算項目中相關的預算數、預算歸口部門、預算負責人、預警量、是否為公共開支等的調整；并可以填寫調整說明。 支持兩種調整方式：一是手工調整；二是全面預算管理系統調整后，通過接口直接由全面預算系統導入。 當預算管理員想刪除有發生額的預算項目時，系統將自動將該預算項目的已發生額作為該預算項目預算數，并將該項目預算余額自動變為 0。系統按上述規則處理 完成后，彈出友好提示，請預算管理員確認并自動生成說明，該說明預算管理員可調整后保存。 ，且其調整后的預算數小于實際已發生額的處理 該情況的處理，和想刪除已有發生額的預算項目的處理類似：系統將自動將該預算項目的已發生額作為該預算項目預算數，并將該項目預算余額自動變為零。系統按上述規則處理完成后，彈出友好提示，請預算管理員確認并自動生成說明，該說明預算管理員可調整后保存。 當預算項目與費用類型有對應關系。當預算項目發生增加或刪減時，將影響 到該對應關系。要求系統在預算項目發生增減時，強制彈出可能發生的對應關系的調整的界面，讓預算管理員調整對應關系，以免無此對應關系后可能產生的出錯情況。 在全面預算管理系統使用后，要嚴格界定預算管理系統和網上報銷系統在預算調整業務上的工作方式，以避免兩個系統數據不一致的問題。建議在全面預算管理系統使用后，所有的預算編制和預算調整工作都在全面預算管理系統中進行，然后以接