企業財務管理解決方案-文庫吧

【正文】 債表和利潤表：項目： 實際數 計劃數 差異XXXXXXX ???? ???? ???XXXXX ???? ???? ???…… 它們可以快捷地以不同的形式顯示并用于比較。在預定義有關參數和結構的前提下，財務會計模塊能自動處理計劃功能。另外，用戶可以方便地增加，改寫和選擇數據，這就確保了在所有層次上進行計劃。 SAP R/3的計劃功能對于大唐電信這樣的大型國企是必不可少的，基于多版本的計劃可以對實際結果靈活地作比較分析。 結算a) 在會計年度內的結算由于記帳是實時進行的，可以進行每天的結算。在一天的業務完成后，可查詢下列報表：每天的準確無誤的科目余額以及憑證的行項目；用戶指定日期和排序方式的憑證日記帳。憑證日記帳具有重要的檢驗和對帳功能，而且可以為期間結算提供精確的數據。用戶可以對每個公司代碼和科目定義兩個未結算的期間。財務會計模塊允許客戶用月結算來為年終結算作周期性的數據準備工作。用戶可以使用下列標準程序來處理結算：用統馭項來更新余額審計線索；建立一個完整的、自定義的和可排序的日記帳；對憑證和其總計金額進行對帳；對憑證進行重新組織和歸檔處理。這些準備工作對那些在年終結算程序中要使用的科目和行項目進行了處理，此外，年終結算所使用的所有功能均可以用于月度或季度結算。每天和月度結算使用戶可以觀察和評估明細的盈虧數據。b) 年終結算年終結算可以基于月度結算的數據，但這并非必須要這么做。SAP 系統為年終結算提供一系列特定的功能，用于處理相應的科目和行項目。以下是對資產負債表作調整的重要步驟：關閉記帳期間；對未清項和總帳科目余額進行外幣評估；按付款期限對包括未清項在內的客戶和供應商列出收付款清單；確定客戶帳戶中的貸項和供應商帳戶中的借項；對外幣評估、調整和待攤預提項記帳；打印資產負債表和損益表。以下是一些實時性的工具，它們可以為最終的資產負債表和損益表作準備：科目記帳的總金額未清項余額審計線索余額結轉其他標準報表，如關于未清項的報表，可以用于分析與監測，它們為當前的會計業務與年終結算建立了聯系。所有的報表均可以交互式地使用。由于年度結算是高度自動化的，因此有關報表的生成是非常快捷與可靠的。c) 評估的層次通常一個公司都有其資產負債表和經營組織結構的責任中心層次，前者是會計法規的要求，而后者則是內部管理的要求。上述的兩種層次結構是不同的。由于經營管理上的需要，與內部管理相關的會計結構 通常使用另一種層次結構。一個有效的報表系統應當能結合這兩種層次結構來使用相關數據，這些數據一方面可以供資產負債表和損益表使用，另一方面又可為內部核算所用。這就意味著用戶可以選擇任何部分的業務數據來顯示業務部門的狀況，可以對一個跨公司代碼的業務部門作相應的評估。d) 報表結構財務會計模塊為結算提供了許多報表，它們使用戶可以直接從記帳數據中生成與評估報表，作為總分類帳的一個重要組成部分，資產負債表和損益表應當對所有業務定義。資產項與負債項或者是費用項與收入項應當在報表中分別定義。用戶可以自由設置以下幾個方面：明細數據的層次和科目的分類資產負債表和損益表中的項目與其子項目中科目的指定文本信息的分配是否顯示總金額SAP 系統允許用戶使用許多種資產負債表和損益表，這種功能使用戶可以對現存的科目按以下考慮的方面來分析與評估：商務和稅務方面的法規集團公司的要求經營管理的需要用戶還可以把成本從不同的會計科目表中匯總到一個報表里。系統允許用戶從不同的會計科目表中對公司代碼的科目產生不同類型的報表進行分析與處理。e) 資產負債表和損益表用戶可以隨時使用交互方式生成資產負債表和損益表，包括分期間、計劃值與實際值對以下數據進行比較：不同的科目和記帳憑證的增加值；通過明細分類帳查尋有關的行項目；詳細的說明文本；圖形化的處理；數據評估與分析。此外，資產負債表和損益表的結構還具有以下幾個特點：資產負債表和損益表明細可多達 10 個層次；不同類型數據的處理到報表期間為止的累計值余額結轉后的期初余額用戶所選擇的任何期間段的會計數據不同類型的價值 (計劃值與實際值)，不同期間 (當年與去年) 和不同形式的差異 (絕對值、百分比) 的比較多種貨幣一個綜合的報表系統確保了對結算數據的準備工作。 SAP R/3 系統的總分類帳模塊作為集成的中心，可以查詢到所有的會計科目各會計期間的余額、發生額、行項目和所有的財務會計憑證，并且出具財務會計報表。R/3 系統中所有的財務會計憑證記帳都能同時使用當地本位幣、兩種設定的平行本位幣和憑證交易貨幣記帳，期末可以針對不同的本位幣對外幣進行評估，因此能完全滿足大唐電信科技股份有限公司涉外交易的外幣核算要求 。R/3 系統中與銷售有關的稅收，如增值稅、消費稅、營業稅等等都能按照設定自動計算。SAP R/3 系統中已定義了各主要工業國家 (包括中國在內) 的基本銷售稅收的計算方法和稅收代碼，實施過程中可以在此基礎上進行修改、擴充，并且設定各種稅收的記帳科目。 R/3 系統總分類帳模塊的報表功能，能很好的滿足大唐電信科技股份有限公司能適應對外報送報表的需要、生成符合當地需求的報表格式的要求，并且所有報表都能轉換成 EXCEL 文件格式，滿足用戶可將報表轉換到EXCEL下，進行預覽、修改及打印的要求。應收帳款模塊概述R/3 系統財務會計模塊中的應收帳款保有并管理客戶的會計數據。它直接與銷售模塊集成。如果客戶的訂貨導致發貨，并開出發票，那么這些交易而產生的應收帳/銷售收入/銷售成本/庫存減少就自動地在會計系統中記帳。這個過程的不同階段都會實時地更新包括流動計劃變更在內的現金管理及預測。用戶可以使用科目分析、預警報表、到期日清單和一個靈活的催款系統來追蹤未清項目。與之相聯系的信函可為每個公司分別建立。這對付款通知、余額確認、對帳單或利息計算也同樣有效。進帳通過各種對用戶友好的功能由人工計入相應借項中，也可以 用 EDI 或電子對帳單來進行電子化操作。借項憑單程序和支付則用支付程序來實現自動化。應收帳款會計核算不僅僅是正常會計方法的一個基本要素，它還通過與銷售部分的緊密聯系為有效的信貸管理提供數據。并通過它與現金管理及預測的聯系為流動規劃的最佳化提供信息。客戶主記錄客戶主記錄包含了公司與客戶的業務關系中所需的一切信息。這些數據控制著記帳過程以及后續的處理，如支付和催款等。客戶主記錄也為會計及銷售部分提供有關客戶的信息。客戶數據的記錄是集中地儲存于系統中，其數據記錄總是一致的，最新的，且沒有冗余。客戶主記錄有以下特點：它在任何時刻都能提供一個客戶的全部數據的概況它允許靈活地獲取這些數據它形成一個控制自動催帳及自動支付交易的數據庫a) 結構主記錄的三部分式結構能靈活地描繪出一項作業中的不同組織結構：一般性數據：這是與每一個公司代碼和公司中每一個銷售部門都同樣有關的數據公司代碼的數據：這是反映公司專有的，與客戶間協議的數據。銷售數據：這是有關公司各銷售部門和銷售渠道的不同特性的數據。客戶一般數據：客戶編號：0000001名稱：XXX有限公司……公司代碼層數據：公司代碼：1000催帳程序：100……銷售數據：銷售部門：0001定單處理：001……公司代碼層數據：公司代碼：2000催帳程序：200……銷售數據：銷售部門：0002定單處理：002……客戶主記錄結構示意圖一般性數據包括地址、電信數據 (電話、電傳、傳真 )、有關客戶的一般資料 (工廠數、行業、集團歸屬 )以及銀行詳情。公司代碼數據包括支付條款和日期等各個公司各自與客戶間的協議數據，如：用于自動支付交易 (銀行托收 )的數據用于信函的 (帳號及客戶所有地負責人 ) 的數據用于自動催款過程的數據此外，總分類帳會計的統馭科目是在公司的層次上指明的。這個總分類帳科目的交易數字在客戶明細科目中記帳時自動更新，保持總分類帳和明細分類帳的一致。有關定單處理、裝運、及發票等資料可在銷售專用的數據中找到。這一點在關于銷售與分銷模塊的相應介紹中有詳盡得多的說明。客戶主記錄的結構能支持一致地、無冗余地使用會計及銷售數據。b) 編輯主記錄編輯客戶主記錄時分別有各種功能供使用，以便創建、更改和顯示。這些功能的授權是根據員工的責任范圍來批準的。每一個新的客戶主記錄都必須分配給一個客戶科目組。屬于同一客戶科目組的客戶具有：相同的編號范圍和方法：每一個客戶主記錄都由系統 (內部編號) 或用戶 (外部編號) 賦給一個唯一的編號。該編號在該客戶科目組的編號范圍內。無論用哪一種方法系統都保證每個科目編號只被指定一次。相同的界面布置：當處理客戶主記錄時用戶可決定哪些資料必須或可以被輸入，而不必需的資料可以從用戶界面中清除。當用戶建一個新的客戶主記錄時，系統將顯示該客戶所在的客戶科目組的界面布置。用戶只需要輸入公司需用于處理交易的那些資料。給客戶開發票集成地使用SAP的銷售及財務會計系統，開票系統就能準備好發票，并生成財務憑證將它記帳。來自另一個 R/3 開票系統的發票也可以通過接口轉至會計，然后這些發票就被記帳。只有不是在 R/3 系統中創建的發票才必須人工輸入。向客戶開票的功能將在 R/3 系統銷售與分銷模塊詳細闡述。收款處理收到客戶的貨款，應作清應收款處理。根據該筆貨款的參考信息（如日期發票號等）在該客戶的所有未清項內找到相應的應收款并清帳處理。如果沒有客戶的明確指示，收款所清結的未清發票可以由系統自動地選擇 (不用輸入查尋條件 )。系統確定那些最接近支付金額的行項目，或者用另一種辦法，按項目的到期日將金額加以分配。系統會為收取的費用自動生成一個分開的收款憑證行項目。人工收款可以用任何一種貨幣進行。任何匯率的差異都自動記帳。收款結算可以包含定金，也可以把即是客戶又是供應商的到期未清應付行項目考慮進去。如果一張發票將只部分地被支付，R/3 系統提供有兩種方法以供選擇：剩余法：該發票將被結清，同時生成一個新的未清項目，該未清項目的金額為該發票的未清余額。部分收付法：該發票不被結清，部分收款記帳之后，在發票上保留一個仍須付款的標記。付款通知單付款通知單是客戶在付款時出具的，告知收款方該筆付款將支付那些未清發票的通知。使用付款通知單，就允許在收款結清時自動尋查未清發票項目并自動賦值。付款通知單在 SAP系統中是以幾種不同的方式生成的：已經以書面形式存在的付款通知單可用人工輸入。在處理對帳單、支票存入業務、或鎖箱數據等時均會自動生成一個支付通知單。如果由于有差值而不可能直接結清未清項目，它就保存詳細資料。作為接受付款的一部分，由人工處理未清項目的時候，項目的當前處理狀態可用付款通知單的形式加以表明。付款通知單可以用 EDI (電子數據交換接口 ) 轉入SAP系統。不同于選取資料然后處理未清項目，只需要指出付款通知單號碼。如果付款通知單和未清項目之間存在差異，系統就自動生成剩余項目和帳面付款。特殊帳務有時侯對于該客戶的某些帳務是需要特別處理的，如預收款和應收票據等，它雖然與該客戶相關，但在財務會計總分類帳記帳中并不是記在客戶主記錄所連接的標準統馭科目（如應收帳款）中，而應記入預收款或應收票據的總帳科目中 這些特殊業務在 R/3 系統中用一個特殊總分類帳標記指出。用戶可以與客戶的一般應收項目一起處理特殊的總分類帳業務，也可以單獨處理它們。系統有合適的功能以處理 R/3 財務會計應收帳款會計核算中的特殊會計業務(定金、匯票、擔保)。這些功能保證了資產負債表的準確性。用戶可以添加特殊業務的種類，并對所有特殊業務的記帳和處理進行設置。 R/3 系統的特殊業務功能能幫助大唐電信科技股份有限公司對特殊帳務進行管理。計提個別壞帳準備也是特殊交易的一種。計提個別壞帳準備是在逐筆分析應收帳款時對個別應收帳款計提的有針對性的壞帳準備。在對客戶余額進行分析的時候，可以清楚知道為該客戶計提的壞帳準備的金額。憑證和科目的處理當業務往來被記帳到一個科目，系統就自動更新科目余額。系統也記下憑證中的哪些項目已被記帳到這個科目中。因此，任何科目的科目余額和各行項目均可以檢查。科目余額科目余額提供一個按期間、分成借方或貸方的交易數字概況。與此類似，每個期間的營業額和特殊的總分類帳業務如定金及該會計年度的應付匯票等均可一目了然。這里，用戶就可以直接進入行項目的顯示。行項目顯示行項目顯示提供一個科目的未清和已結清項目的概況。用戶可以指定各個項目的哪些資料出現在屏幕上。例如，一位用戶可能對支付條款有興趣。而另一位可能對行項目的催帳數據更感興趣。在行項目顯示中可以使用范圍廣泛的合計和選擇功能。例如，可使用合計功能對每一種憑證類型計算合計值，以分別顯示每種憑證類型的行項目；可使用尋查功能，使不必要的項目不顯示。用于科目分析的其它選項包括：欠款天數 (按過期的天數 )凈值/現金折扣概況顯示支付行為顯示信貸限額單科目顯示使用戶能快速、高效地找到全部所需的憑證。催款通知經常有客戶不能及時支付到期的貨款，此時就應發出催款通知提醒他們有未清的債務。催款由催款程序自動處理。該程序決定：將被催款的客戶和到期項目該客戶的催款等級基于催款等級的催款通知信函同催款通知一道，其它類型的信函也可以由系統生成。這包括以下寄給客戶的標準報告：收款通知信件形式的對帳單和未清項目清單一般信件余額確認書憑證摘要匯票手續費結算單利息計算處理客戶和憑證時用戶可以提出信函申請。信函可以在某些指定環節自動生成，或者由人工啟動。a) 收款通知系統自動生成收款通知，告訴客戶哪些未清項目已收到他們的付款并已結清。如果結清時出現差值，則要求業務伙伴澄清或為之付款。如果已經收款而尚未結清相關未清項目，則要求客戶說明該項付款將結清哪些未清項目。b) 對帳單和未清項目清單