某進銷存財務管理系統使用說明書(已修改)

　

【正文】 財務管理大地球進銷存財務管理系統使用說明書電子信箱：@電話：05972260258傳真：05972264188咨詢熱線：13062218018前言本系統通過日常工作中開各種單據，然后系統自動進行賬務處理，達到全面管理庫存賬、資金賬、往來賬、應收應付、固定資產、待攤費用、借貸欠款、收入支出、資產負債、投資股份、客戶關系等等，隨時得出各種統計報表、損益表、資產負債表等100多種報表。做賬就是開單，很簡單，所有報表隨時自動生成，隨時都可以生成和打印，可選擇任意時間段的報表，不需要等到月結存后才打印，可隨時隨刻打印，可導出Excel表。單據打印可用任意高度的多聯無碳紙。生產管理是可選模塊，可以選擇要還是不要，生產管理模塊是用于做生產計劃、生產派工、生產領料、生產費用、外協加工費用、對外加工收入、產品入庫及統計生產所需材料與庫存差額等等。另外，還有單獨的銷售訂單、進貨訂單管理，統計訂單數量的完成額；還有獨立的設備管理、產品成本計算、工資管理、人事管理、產品圖片管理、開發票管理等等附加功能。如何開始第一歩：系統設置點擊上方下拉菜單[系統]，輸入用戶信息和操作員信息，設定各項寬度和小數點位數，修改表頭文字，設置單據打印格式。(注：用戶名就是您的公司名稱或者單位名稱或者個人名字)第二步：輸入基本信息點擊上方下拉菜單[基本信息]，輸入您的所有的基本信息。把系統原配的基本信息刪除掉，編寫用戶自己的基本信息；客戶、供應商信息可打開點擊清空按扭進行清空，輸入您的客戶、供應商。第三步：期初建賬套首先要檢查您電腦的系統日期是否準確,網絡上使用每臺電腦的日期要一致。點擊左下方的按扭[期初建賬套]，建《新賬套》。當確定[期初建賬]后原來的賬本中全部內容被自動清空掉，自動建一個新的空賬本，但基本信息保留不變。第四步：輸入賬本期初值點擊上方下拉菜單[文件]中的[輸入賬本期初值]，輸入您所有的期初值。當開單以后就不能再輸入期初值，進入了正規的記賬生涯。(如果數據有差錯可用報損、報溢、調賬單來調整)第五步：開單使用當您所有期初值輸入完畢后，就可開始開各種單據開始正式使用。第六步：月結存當到了新月份時，可對上月的賬進行月結存。只要一個月滿了，月結存什么時候進行都可以。(可以反月結存)打印報表在打開報表時可以修改時間段，不需要等到月結存才打印，您可以隨時隨刻打印任意時間段的報表。如果您是練習，您可以反復進行[期初建賬套]和[輸入賬本期初值]，基本信息將保持不變。如果正式使用后就不能再進行[期初建賬套]，一般也不刪除月賬套，刪除月賬套就等于刪除這個月的所有單據和賬本。關于賬套和月結存期初建賬套：當用戶開始正式使用時建一個空的新賬套，對基本信息不影響。月結存：滿一個月后就可進行月結存，一個月一個月賬套，但查詢是可跨月跨年任意時段查詢，新賬套可包含多個月的賬。另存月賬套：就是把月賬套另外保存，可保存到其它文件夾中或移動磁盤上。收入月賬套：收入另外保存的賬套，收入的月賬套還是連串的，可跨月跨年任意時段查詢。刪除月賬套：可以把最老的月賬套刪除，它對當前的資產負債表、損益表沒有影響。備份數據：備份所有的用戶數據到根目錄的文件夾mao28+日期時間 中，有必要時可把后面的日期時間去除掉，恢復使用。月賬套存儲一個月單據和賬本，新賬套可存儲多個月的賬本，月結存就是把新賬套中的最老的月賬本脫離新賬套產生月賬套。月結存可提高運行速度，這個月賬目的月結存必須是在這個月結束后才能進行。月賬套的數量不受限止，也不會影響系統運行速度，所以一般情況下不要刪除，50年600個月賬套也不算多，也就是說您今天所做的賬目及單據在50年后還可在同一窗口上很詳細地查詢。很老的月賬套可以刪除，刪除后對整個賬目不受影響。新賬套中的單據可修改或刪除，月結存后產生的月賬套中的單據不能再修改或刪除。如果還需要修改可進行反月結存。所有開單記賬都自動記在新賬套中。查詢可方便地單個月查詢，也可任意時間段查詢。查賬時應先選定賬套名稱。當結存12月份的賬目時會自動把利潤(末分配的利潤)轉為下一年1月份的盈余公積，年初利潤從0開始。聯網使用說明 本系統為完全的真正的網絡版，既支持單機用戶，也支持局域網多用戶，用戶數(客戶端數)沒有限止，無數臺電腦可以聯網同時進入本系統同時工作。對于要聯網使用的用戶把本軟件裝在服務器上或裝在一臺比較好的電腦上，并把MAO文件夾設為完全(可寫)共享文件夾，其它電腦只需要在桌面上創建一個快捷方式圖標，點擊這圖標就可打開使用。 本系統聯網使用不需要安裝客戶端軟件，只需要在客戶端電腦桌面上創建一個快捷方式圖標就可以運行。工作原理和上Internet網相似，點擊快捷方式圖標時系統自動從服務器中下載可執行程序到客戶端內存中和下載一些臨時文件到客戶端的C盤上，這樣就可運行，而且速度快。當退出系統時自動清除掉客戶端下載的東西，在客戶端電腦上不保留任何數據。不裝客戶端軟件的好處：安裝使用都方便，維護也簡單，軟件升級簡單，客戶端快速聯網使用，不需要其它軟件的支持；數據全部集中在服務器中，每個客戶端的顯示數據完全統一，是特別先進的網絡技術，每個操作員在每臺電腦上都可以打開使用，每臺電腦也可以許多人共用。 Windows98/XP/2000/ME等操作系統都可以，聯網用戶每臺電腦的操作系統可以不一樣。共享模塊有：(即可多臺電腦同時進入的同一個工作界面，比如多個人同時開銷售單，同時瀏覽庫存賬本)。所有的開單，即多人同時開一種單據。所有的賬目查詢統計，比如庫存賬本可多臺電腦同時進入查閱。進貨訂單管理價格管理。單據修改。所有的幫助信息。計算器。系統信息、系統日志等。客戶結算(飼料專業版專用)客戶信息1供應商信息1地區信息1刪除單據1單據回收站1銷售訂單庫1用戶信息1倉庫貨物(產品)信息(但2個人同時編輯同一個庫時只保留一個人的內容)1現金銀行信息1其它收入科目費用科目2固定資產科目2內部職員信息(在開單的窗口上可直接增加姓名)2操作員權限設置修改2另存月賬套2生產管理(全部)以上這些是大家可在網絡上同時使用的。以下為必須單獨進行的重要工作(在網絡上只有一個人時才能進行)：操作應在裝軟件那臺電腦上操作比較好(俗稱為后臺工作)。期初建賬套(新用戶剛開始時用)刪除月賬套(一般用不著)月結存(每月進行一次)收入月賬套操作員信息用戶數據格式升級(當裝了新版本軟件時進行一次)刪除倉庫名稱(正式使用后一般不刪除倉庫名)備份數據多套賬管理以上這些子系統在日常工作中是很少用的，在系統正式投入使用之前應大部分先做好，如果在正式使用過程中要修改，只能在網絡上沒有其它人使用時單獨進行。單獨進行的工作，是系統互鎖功能決定是否進行，當有人進行這項工作時，其它人進入不了系統(提示信息：有人正在進行重要工作，稍等 .....)網絡上有2人以上，也會有提示信息不能進入這項工作。網絡上運行速度的快慢與您的硬件配置有關，網絡硬件配置最好用100M的交換機或路由器和全部100M網卡。當您做完一項工作后，最好退到主窗口待命，當您晢時不用時，最好退到windows桌面，當您要打開其它應用程序(軟件)時，要退出本系統，最好不要使用最小化的辦法去打開其它軟件。這樣做對您的數據安全管理有好處。本系統設有糾錯程序，當您操作錯誤時，會自動調用，糾正錯誤，并退到windows桌面，一切問題就解決了，對您的數據沒有影響，當您看到這信息時不必驚慌。裝軟件那臺電腦的計算機名不能有空格，不要用中文名。裝軟件這個盤和C盤不能設為只讀，軟件文件夾不能隱藏，C盤上的一個臨時文件夾maotmp也不能隱藏。(詳細的說明可以到大地球軟件網站網絡安裝中查看,有圖片說明)客戶端桌面上創建快捷方式規則是：\\計算機名\軟件文件夾名\比如：服務器(裝軟件那臺電腦)計算機名是：abc軟件文件夾名是：mao程序文件名是：快捷方式項目的位置(網址)是：\\abc\mao\桌面圖標屬性起始位置是：\\abc\mao關于日期時間 本系統是按日期順序來記賬、查賬和每日初始化的。所以一定要調準您電腦的系統日期。特別在網絡上使用時多臺的日期一定要一致,在操作過程中任何操作員不要隨意更改系統日期。(調日期方法是雙擊右下角的時鐘就可打開Windows系統日期時間界面)。 開單時單據的開單時間是可以更改，更改時間范圍是新賬套建賬時間到現在的時間。修改后對系統時間沒影響。單據號是用日期加順序號構成，單據順序號從000001號開始，到了999999后又從000001開始，永遠不重號。其它主要說明先進功能：(1).網絡無限：就是聯網電腦臺數不受限止。(2).容量無限：就是能容納賬本、單據數量無限。(3).永遠快速：始終保持快速運行，不會象傳統軟件那樣因賬本單據多了就慢了。(4).全網統一：整個網絡的數據內容完全一致，不會象傳統網絡系統那樣數據經常不一致。(5).延續不斷：使用這系統后您的賬可以不斷地延續，改變了傳統管理軟件經常換賬套、這個賬套與那個賬套青黃不接的麻煩或差錯。(6).升級簡單：當您安裝新的版本軟件時，自動升級原來數據格式，無限的繼承性。(7).適應性廣：同一版，既可在網絡上用，也可單機上用，在各種操作平臺也可以用，復制拷貝也可用，也可以刻錄在光盤上。通過查看日志，可以查看每個操作員做了什么。系統日志當天記錄再多也不刪除，它只記錄操作員主要操作內容。在菜單系統中可查看正在網上工作的人，聯網用戶可查看有誰正在工作，特別是主機要關機時要查看一下。本系統規定超級管理員必須在第一行，系統默認超級管理員有全部操作權。當其它操作員的密碼忘記了可用刪除來解決，超級管理員的密碼不能忘記。本軟件可在一臺電腦上每個盤上復制一個，每個盤上的軟件都可以打開使用，只要不同時打開就行。單據刪除先放入單據回收站，回收站中的單據也可以還原到原位置。在軟件中每個界面都有相應的幫助信息或使用說明，初次使用者請先認真閱讀。基本信息編寫地區信息一、主要功能：地區信息是用于供編輯客戶信息時選用的，每個客戶有一地區項。以編號為準，地區名稱只是標識符，編號、名稱不能空白。地區編號一旦確定后不要隨便改動，否則按地區統計數據時就不對啦。但在使用中可以隨時增加地區。銷售按地區統計時是按地區編號統計的，大地區包含小地區，比如福建省01，廈門市011，01包含011，01的銷售量包含011的銷售量，當然也包含012，013，0111，011113等等的銷售量。統計數據時凡是客戶地區編號的前頭編號相同都會統計到這個地區份額內。二、各按扭功能：排序：是按編號排序。同時去除空行。基本信息不能留空行，所以當您編完之后點擊一下[排序]刪除行：就是把帶有黑行頭的行(刪除標記)的行刪除掉。清空：當前表中內容全部刪除掉。恢復：如果清空后悔了，可以馬上點擊恢復，恢復原內容；如果再點擊清空、刪除行、排序就無法恢復了。三、編寫表格快捷功能鍵:按Enter鍵往右跳格,當到最后一列時回到第一列并下移一行。按F12鍵自動跳入下一行并到行頭(折行)。按F6鍵插入一行。按F3鍵復制上一格內容。按F7鍵做刪除行標記。用鼠標點擊行頭的小方格變黑也是一樣做刪除標記。按F4鍵增加一行。按↓下移一行。按F12或F4或↓時表格行數無限增加。客戶信息編寫一、主要功能：以客戶的名稱為準，當名稱修改后系統會認為另外一個客戶。名稱不能重復，統計數據時是按名稱來統計的，如果名稱一樣即使編號不一樣也會認為同一個客戶。如果一個客戶既是客戶又是供應商，如果統計數據時要統計在一起，名稱和編號應寫成一樣。在輸入客戶名、人名時，不要輸入全角的空格。比如“張三”和“張三　”當計算機在運算時認為二個不同的人。編號決定樹形狀排列結構，在樹形統計中是根據編號進行統計的，編號不能空白，也不能重號，否則自動去除。編號最好用數字表示，小于8位數，這樣在開單時增加客戶時會自動編號。當編號名稱確定后，以后不能隨便改動，否則會認為二個不同的客戶，在統計時會分別統計。名稱不能空白，不能重名。在使用中可以隨時增加客戶名稱。單位名簡稱是用于組合單據摘要時用，簡稱能表達一個單位就行。聯系人：是客人，是指客戶的負責人，銷售時和這個人聯系。業務員：是自己人，是指與這客戶掛鉤的銷售員,應包含在自己內部職員中，這樣在開銷售單、銷售訂單時系統自動填入這業務員的名字，以便統計銷售員個人銷售業績。對零星客戶，都是拿現金購貨的，不需要往來對賬，所以這類客戶全歸納為零星客戶，不一定每一個客戶都寫上名字，有的客戶也許就來一次，而且也不會告訴您他的尊姓大名，因此這類客戶可統稱為“零星客戶”。二、編寫表格快捷功能鍵:按Enter鍵往右跳格,當到最后一列時回到第一列并下移一行。按F12鍵自動跳入下一行并到行頭(折行)。按F6鍵插入一行。按F3鍵復制上一格內容。按F7鍵做刪除行標記。用鼠標點擊行頭的小方格變黑也是一樣做刪除標記。按F4鍵增加一行。按↓下移一行。單擊鼠標右鍵有許多功能可用。按F12或F4或↓時表格行數無限增加。三、按鼠標右鍵彈出功能菜單的功能如下：行復制是：把光標所在的當前行的內容復制起來。