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【正文】 得顯然可見的成就，而且它還有利于以后工作效率的提高。有人曾粗略地統 計 過一個活到 72歲的美國人一生在時間上的花費： 睡覺： 21年 工作： 14年 個人衛生： 7年 吃飯： 6年 旅行： 6年 排隊： 6年 學習： 4年 開會： 3年 打電話： 2年 找東西： 1年 其它： 3年 看到上面的這一組數據，您有何感受呢？ “時間管理 ”一直是個重要的問題，但從來沒像今天這么重要過，為什么？原因如 下： *尋求事業、家庭與社會生活平衡的需要 *信息爆炸 *競爭的壓力 *你的客戶對品質的要求 看來我們要成為 一個高效的時間管理者和職業人，充分地減少時間浪費的現象，確 非易事。在格里看來，正確管理的基礎是良好的 時間管理。 大凡能夠在事業上做出卓越成績的人都是時間管理的專家，格里在威格利南方聯 營公司當了 20多年的總經理，該公司是美國最成功的超級市場之一，他獲得了許多值 得引證的榮譽。請問：你如何用這筆錢？ 什么是 “時間管理 ”？ “時間管理 ”所探索的是如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標。 小案例： 如果銀行每天早晨向你的帳號撥款 。因此，時間是無法取代的。首先讓我們看看時間的四項獨特性： （ 1）供給毫無彈性：時間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會增加、也不會減 少，每天都是 24小時，所以我們無法開源。 看到胡適先生的這一番語重心長的話語，你有何感受？ “時間就是效率 ”、 “時 間就是金錢 ”、 “時間就是生命 ”、 “一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰 ”，諸如此 類的描述我們每個人都可以脫口而出，但是我們做得究竟怎樣呢？我們常常聽到—— “我要是在大學多學點東西就好啦！ ” “我應該少看些電視，好好地約束自己，多讀點書！ ” “時間根本不夠用，公司股價節節下降，董事會和股東像一群蜜蜂一樣叮得我滿頭 包；同事間爭權奪利，我總是擔任和事佬的角色；家人總也見不到我，幾乎把我登報 作廢！ ” 第 1 頁，共 42 頁 世界幾乎全面地在進步，但我們一天還是只有 24小時?？葱竽?？還是打麻將呢？還是努力做一 個學者呢？全靠你們自己選擇！ 易卜生說：你的最大責任就是把你這快材料鑄造成器。達爾文一生多病，不能多做工，每天只能做 1點鐘的工 作。少年 是一去不復返的，等到精 力衰竭的時候，要做學問也來不及了。 這一句話是：珍惜時間，不要拋棄學問。 以前的功課也許有一大部分是為了這張文憑，不得已而做的。 有人說：出去做事之后，生活問題急需解決，哪有功夫去讀書？即使要做學問， 既沒有圖書館，有沒有實驗室，哪能做學問？ 我要對你們說：凡是要等到有了圖書館才讀書的，有了圖書館也不肯讀書；凡是 要等到有了實驗室方才做研究的，有了實驗室也不肯做研究。你們看他的成績！每天花 1點種看 10頁有用的書，每年可看 3600多頁書；30年讀 11萬頁書。 學問就是鑄器的工具。最成功和最不成功的人 一樣，一天都只有 24小時，但區別就在于他們如何利用這所擁有的 24小時。 （ 2）無法蓄積：時間不象人力、財力、物力和技術那樣可以被積蓄儲藏。 （ 4）無法失而復得：時間無法象失物一樣失而復得。你在這一天可以隨心所欲，想用多 少就用多少，用途也沒有任何的規定。由于時 間所具備的四項獨特性，所以時間管理的對象不是 “時間 ”，它是指面對時間而進行 的 “自管理者的管理 ”。第一，他的工作歷程記錄幾乎為所有的總經理所羨慕，這個記錄中包 第 2 頁，共 42 頁 括連年不斷的銷售記錄和利潤記錄。 在信息爆炸的今天，咨訊的空間在無限地擴展，面臨競爭的壓力、客戶的高品質 的需求，你是否又有些無所適從呢？ 由于時間所具有的獨特性，時間在各種資源中又往往容易被我們忽略。那么，我們的問題究竟在哪里呢？ 第 3 頁，共 42 頁 案例一：小張的故事 接下來，讓我們不妨看看小張的故事： 某天早晨，小張在上班途中，信誓旦旦地下定決心，一到辦公室即著手草擬下年 度的部門預算。 他面露得意神色隨手點了一支香煙，稍作休息。不過，商業報告畢竟是精神食糧，也 是溝通媒體，身為企業的部門主管怎不可以關心商業信息，即使上午不看，下午或晚 上則非補看不可。他連解釋帶賠罪地花了近四十分 鐘的時間才說服了對方、平息了冤氣。 他心里想，預算的草擬是一件頗費心思的工作，若無清醒的腦筋難以勝任，于是他毫 不猶豫的應邀加入，就在那兒言不不及義的聊了一陣。 請問： 小張在時間管理上，存在哪些的問題？ 你的工作中存在類似的問題嗎？請例舉一二。在 同一工作崗位上差不多 15年了 ，許多宏圖大志、個人理想都不能付諸行動，心中經常 感嘆： “沒有時間?。?” 這是他的錯嗎？請你讀讀下面的故事： 第 4 頁，共 42 頁 一天，總經理 ——也就是他的上司 ——對他說： “波特，下個月的董事局會議， 因為我休假，你代我出席好了。 “好， ”他說： “今天什么也不要處理，用一整天來準備應 該是沒有問題的。讓被投訴的員工做 檢討，見過老板后，總算有驚無險。波特最喜歡橄欖球了，豈可放過，雖然有一點內疚， 但還是坐下來安慰自己說： “看一會兒，松馳一下，做事就會事半功倍吧！ ”橄欖球 賽播映完畢，已是晚上 11點多，波特可有點焦急了，但越是急，越是想不到東西，他 狠狠地摑了自己一巴掌，都是 貪看電視之過，但現在什么靈感也沒在有，倒不如先睡 覺，明早 4點起床再做吧。就在一個多小時匆匆忙忙之后，波特終于完成了報告，把軟盤交給秘書 處理。 時間管理的誤區 我們探索克服時間浪費的途徑便是 “培養克服時間管理誤區的技能 ”。 ”李愛菲于是遞了一張紙給他，并向他說 “寫下你明天必須做 的最重要的各項工作，先從最重要的那一項工作做起，并持續地做下去，直到完成該 項工作為止。假如按這種方法你無法完成全部的重要工作 ，那么即使運用任何其它方 法，你也同樣無法完成它們，而且倘若不借助某一件事的優先次序，你可能甚至連哪 一種工作最為重要都不清楚。 盡管計劃的擬定能給我們帶來諸多的好處，但我們有的同事從來不做或是不重視 做計劃 ，原因不外乎如下幾條： 因過分強調 “知難行易 ”而認為沒有必要在行動之前多做思考； 不做計劃也能獲得實效； 不了解做計劃的好處； 計劃與事實之間極難趨于一致，故對計劃喪失信心； 不知如何做計劃。但如果是處于 無計劃的引導，則一切行動將雜亂無章，最終走進死胡同。一旦他辦不妥委托的事項，則不僅他所企求的愛戴將化為烏有，而且他將 喪失請托者尊敬。倘若因勉強接受他人 的請托而擾亂自己的步伐，是不合理的、不明智的。 對于管理者而言，他們經常容易犯下面的錯誤： 擔心部屬做錯事； 擔心下屬表現太好； 擔心喪失對下屬的控制； 不愿意放棄得心應手的工作； 找不到合適的下屬授權。 拖延商數測驗 請據實選擇以下每一個陳述最切合你的答案： （ 1）為了避免對棘手的難題采取行動，我于是尋找理由和借口。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 5）當被迫從事一項不愉快的決策時，我避免直截了當的答復。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 9）我在過分疲勞（或過分緊張、或過分泄氣、或太受抑制）時，以致無法處理所面 對的困難任務。總分在 21至 30分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴重。 不擅處理無端電話的打擾。讓一個不富條理的人使用一個小型的辦公桌，這個辦公 桌會變得雜亂無章，即使給他換一個大型的辦公桌，不出幾日，這個辦公桌又會遭遇 同樣的命運。如你無法即刻對某些題目提供確切的答案，則請 在題目前打問號 “？ ”。 某大學企管系學生寄來的問卷。 組織內其它平行部門的來函，要求取得你的部門的市場（或其它）調查報告。 第 10 頁，共 42 頁 1提醒自己明年及早準備財務預算的備忘錄。主要表現在以下幾個方面： *個人的消極態度 *做事拖拉，找借口不干工作 *唏噓不已，做白日夢 *工作中閑聊 如果我們一直處于遲鈍的時間感覺中，換句話說，當你覺得時間可有可無，不 愿面對工作中的具體事務，沉溺于 “天上隨時掉下大餡餅 ”的美夢，那就需要好好反 省自己了，因為你隨時在喪失寶貴的機會，隨時可能被社會所淘汰！ 好了，前面我們談到了五個時間管理的誤區，不管以前我們做得怎樣，要記?。? 世界上所有的成就都是 “現在 ”所塑造的。 一般人在不同的環境、不同的年紀、不同的心緒下，對時間可能會持不同的看 法。它們是： 視時間為主宰； 視時間為敵人； 視時間為神秘物； 視時間為奴隸。 在下班時，雖然 6： 05分的班車不愁沒有座位，但他們總是去超 5： 45分那趟擁擠 不堪的班車。例如他們在上班時，喜 歡尋找捷徑，以便能夠創造紀錄，對他們來說，節省下來的時間好象能積蓄下來似 的。同樣，除非等到他們對時間的使用受到限制，否則他們不 會意識到時間的存在或是時間的重要性，從來不去主動地調配時間。事實上，當他們等到心臟病突發、太太鬧分居、子女求見時，才領悟到 自己的工作時間確實過長了。 二、視時間為敵人的人： 視時間為敵人的人最大的一個長處，便是洋溢著突破障礙的競爭精神。 “效率 ”基本上是一種 “投入 ——產出 ”的概念。倘若我們只講求效率而不講求效 能，則將因為目標無法實現而導致嚴重的資源浪費。我們固然期望能同時發揮效率與效能，但在效率與效能無法兼得時，我們應首先 著眼于效能，然后再設法提高效率。 四、視時間為奴隸的人： 例外性的長時間工作并不足以產生不良后果，但是經常性的長時間工作很容易產 生以下三種不良后果： 研究發現，每天的工作時間一超過八小時，則工作效率將快速地遞減。 長時間工作可能導致工作的失敗。長 時間工作的后果足以說明，為何一些機構會強迫員工定期休假、限制加班次數或加班 時數、或是不準累積假期。 我們常?？吹?，缺少安全感的人，工作都很起勁，因為愈是忙碌，就愈能令人感到 安全。 有些人潛意識里希望受到工作壓制，憑著長時間工作顯示他們的重要性；有些人則 憑著它以滿足他們的 “烈士感 ”；另一些因得不到休閑的樂趣而拼命工作；甚至有一 些則為了逃避不愉快的家庭生活而長時間投身工作。 原則之一：明確目標 目標刺激我們奮勇向上 在人生的旅途上，沒有目標就好象走在黑漆漆的路上，不知往何處去。因此， 我們一定要做一個目標明確的人，生活才有意義。這些鯨魚在追逐沙丁魚時，不 知不覺被困在一個海灣里，報道上說： “這些小魚把海上巨人引向死亡。 ”下面不妨讓我們一起看看 “賴嘉的故事 ”。在接下來的 6年，他過著得過且過的生活，毫無人生目標。 的確，目標決定我們的將來。 賴嘉一改過去的散漫態度，以信心堅定、目標明確、內心無畏的姿態，重新踏入 校門。 從上面的例子我們可以看出，有目標才有結果，目標能夠激發我們的潛能。 在 1974年，美國著名證券經紀人鄧尼斯是一個已干了 6年的證券經紀人，以社會標 準來看，他是美國中產階級分子的典范：他擁有一個美滿的婚姻、三個聰明伶俐的孩 子、一棟房子、兩部車，但是患了潰瘍。 于是，他開始設立自己的目 標。他的許多朋友與親戚都以憂傷和驚慌的 眼光看著他，斷定他發瘋了。今天 ，鄧尼 斯已是一家資產數百萬元的工廠的股東與總裁。 有人曾經做過一個試驗，他把人分成兩組，讓他們去跳高。 ”經過練習后，讓他們分別去跳，由于第一組有具體的目標， 結果第一組每個人都跳過 ，而第二組的人因為沒有具體目標，所以他們中大多數 人只跳過了 1米，少數人跳過了 。房子要多大，是幾 層樓？需要多少臥室？要木頭砌還是鋼筋水泥的？要多少平方？座落地點呢？你的預 算呢？有了這些明確的標準，你才有可能順利地