華為內(nèi)部培訓(xùn)資料時(shí)間管理(編輯修改稿)

　

【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 位，但他們總是去超 5： 45分那趟擁擠 不堪的班車(chē)。 當(dāng)長(zhǎng)途電話通話時(shí)間一超過(guò)三分鐘，他們就感到極度 不安，雖然增加的通話時(shí)間 可以節(jié)省幾天的旅途奔波或是代替冗長(zhǎng)的會(huì)議。 二、視時(shí)間為敵人的人：重效率而不重效能 視時(shí)間為敵人的人，經(jīng)常將時(shí)間當(dāng)做超越與打擊的對(duì)象。這種人的行為特征是： 設(shè)定難以完成的時(shí)限，以便 “打破紀(jì)錄 ”或 “刷新紀(jì)錄 ”。例如他們?cè)谏习鄷r(shí)，喜 歡尋找捷徑，以便能夠創(chuàng)造紀(jì)錄，對(duì)他們來(lái)說(shuō)，節(jié)省下來(lái)的時(shí)間好象能積蓄下來(lái)似 的。 在任何約定時(shí)間的場(chǎng)合，因早到而感到 “勝利 ”、因遲到而感到 “沮喪 ”，經(jīng)常因 自己與時(shí)間打輸了一場(chǎng)仗而感到沮喪，對(duì)完成這件事情的結(jié)果倒是較少關(guān)注。 三、視時(shí)間為神秘物的人：囿于時(shí)間所加以的限制 與視時(shí)間為敵人的人恰好相反，視時(shí)間為神秘物的人對(duì)待時(shí)間的態(tài)度，與他們對(duì) 待自己身體的態(tài)度極為相似。除非等到他們的腸胃出問(wèn)題，否則他們不會(huì)意識(shí)到腸胃 的存在或是腸胃的重要性。同樣，除非等到他們對(duì)時(shí)間的使用受到限制，否則他們不 會(huì)意識(shí)到時(shí)間的存在或是時(shí)間的重要性，從來(lái)不去主動(dòng)地調(diào)配時(shí)間。 四、視時(shí)間為奴隸的人：長(zhǎng)時(shí)間沉溺于工作 視時(shí)間為奴隸的人最關(guān)切的是 ——如何管理時(shí)間，將這種觀念轉(zhuǎn)化成行為，便是 長(zhǎng)時(shí)間地沉溺于工作，成為所謂的 “工作狂 ”。隨 著職位的升遷，他們會(huì)認(rèn)為工作時(shí) 間需要無(wú)可避免地延長(zhǎng)。令人感到奇怪的是：這些長(zhǎng)時(shí)間工作的人大多數(shù)都不認(rèn)為自 己工作過(guò)長(zhǎng)。事實(shí)上，當(dāng)他們等到心臟病突發(fā)、太太鬧分居、子女求見(jiàn)時(shí)，才領(lǐng)悟到 自己的工作時(shí)間確實(shí)過(guò)長(zhǎng)了。 提問(wèn)：你對(duì)上述四種人在時(shí)間管理上存在的問(wèn)題持何種態(tài)度？你的建議是什么？ 期待您的參與，并希望聽(tīng)到您的真知灼見(jiàn)！ 答案：對(duì)上面四種觀念的看法： 第 12 頁(yè)，共 42 頁(yè) 一、視時(shí)間為主宰的人： 視時(shí)間為主宰的人，雖然重形式而不注重實(shí)質(zhì)，但這并不意味他們一定喜愛(ài) 形 式。視時(shí)間為主宰的人并不面臨 “選擇 ”的困擾，他們生活得頗為瀟灑，因?yàn)樗麄冎? 需聽(tīng)從時(shí)間的指揮而無(wú)需費(fèi)腦筋。他們最大的缺點(diǎn)在于無(wú)條件地向時(shí)間屈服，以致不 能善用時(shí)間，發(fā)掘生命過(guò)程中的無(wú)窮機(jī)會(huì)更無(wú)從談起。 二、視時(shí)間為敵人的人： 視時(shí)間為敵人的人最大的一個(gè)長(zhǎng)處，便是洋溢著突破障礙的競(jìng)爭(zhēng)精神。但與時(shí)間 競(jìng)賽的人，是終究注定要失敗的。其次，當(dāng)一個(gè)人的心理經(jīng)常處于競(jìng)爭(zhēng)狀態(tài)，他將難 以充分體會(huì)成功的經(jīng)驗(yàn)、成就或喜樂(lè)，因?yàn)樗哪抗馐冀K擺在了下一場(chǎng)戰(zhàn)斗上。視時(shí) 間為敵人，就是重效率而不重效能。 “效率 ”基本上是一種 “投入 ——產(chǎn)出 ”的概念。當(dāng)能以較少的 “投入 ”獲得同 等的 “產(chǎn)出 ”，或是以同等的 “投入 ”獲得較多的 “產(chǎn)出 ”，甚至以較少的 “投入 ” 獲得較多的 “產(chǎn)出 ”時(shí)，則視為富有效率。所謂 “效能 ”，是指適合目標(biāo)的設(shè)定，以 及為完成特定目標(biāo)所需的適合方法的選擇。比如當(dāng)黑白電視機(jī)已處身于 “生命循環(huán) ” 的成熟期，而彩色電視機(jī)正方興未艾時(shí)，若我們?nèi)赃x擇黑白電視機(jī)為目標(biāo)產(chǎn)品，且不 論其生產(chǎn)效率有多高，這種產(chǎn)品肯定是要滯銷的。倘若我們只講求效率而不講求效 能，則將因?yàn)槟繕?biāo)無(wú)法實(shí)現(xiàn)而導(dǎo)致嚴(yán)重的資源浪費(fèi)。所 以我們不妨借用這樣一句話： 效率是 “以正確的方法做事 ”，而效能則是 “做正確的事 ”。 由此可知。效率與效能不可以偏廢，但這并不意味著效率與效能具有同樣的重要 性。我們固然期望能同時(shí)發(fā)揮效率與效能，但在效率與效能無(wú)法兼得時(shí)，我們應(yīng)首先 著眼于效能，然后再設(shè)法提高效率。 三、視時(shí)間為神秘物的人： 視時(shí)間為神秘物的人因?yàn)楹鲆晻r(shí)間所加以的各種限制，所以能夠?qū)Ｐ闹轮镜毓? 作。這未嘗不是一種長(zhǎng)處。但是，時(shí)間對(duì)絕大多數(shù)人特別是企業(yè)人來(lái)說(shuō)都是吝嗇的， 除非他們真正了解到這種吝嗇，否則他們將無(wú)法適當(dāng)?shù)貜?事時(shí)間的調(diào)配。 四、視時(shí)間為奴隸的人： 例外性的長(zhǎng)時(shí)間工作并不足以產(chǎn)生不良后果，但是經(jīng)常性的長(zhǎng)時(shí)間工作很容易產(chǎn) 生以下三種不良后果： 研究發(fā)現(xiàn)，每天的工作時(shí)間一超過(guò)八小時(shí)，則工作效率將快速地遞減。 長(zhǎng)時(shí)間工作足以令人養(yǎng)成拖延的工作習(xí)慣。許多長(zhǎng)時(shí)間工作的因?qū)ぷ鞅３种?“白 天做不完，晚上還可以做；平時(shí)做不完，周末還可以做 ”的態(tài)度，于是使八小時(shí)可以 做的事被拖延到十小時(shí)才可以完成，五天的工作被拖延到六天才完成。這不幸應(yīng)驗(yàn)了 第 13 頁(yè)，共 42 頁(yè) “帕金森定律 ”，即如果可供完成工作的時(shí)間為八小時(shí)，則工作將在八小時(shí)內(nèi)完成； 如可供完成工作的時(shí)間增加為十小時(shí)，則同樣的工作將改在十小時(shí)以內(nèi)完成。 長(zhǎng)時(shí)間工作可能導(dǎo)致工作的失敗。管理學(xué)者約瑟失 崔豈特曾經(jīng)對(duì)一群管理者在事 業(yè)上的成敗進(jìn)行了研究，他發(fā)現(xiàn)成功的管理者和失敗的管理的差別在于：后者隨時(shí)愿 意為工作而犧牲家庭。即忽視家庭而過(guò)度強(qiáng)調(diào)工作的管理者，其工作終究會(huì)不佳。長(zhǎng) 時(shí)間工作的后果足以說(shuō)明，為何一些機(jī)構(gòu)會(huì)強(qiáng)迫員工定期休假、限制加班次數(shù)或加班 時(shí)數(shù)、或是不準(zhǔn)累積假期。 附：長(zhǎng)時(shí)間工作原因分析及對(duì) 策 一個(gè)人成為長(zhǎng)時(shí)間工作者，并不是偶然的，也不是天生的，長(zhǎng)時(shí)間工作的原因及 其治療方法是： 傳統(tǒng)上的 “業(yè)精于勤而荒于嬉 ”的觀念是令人沉迷于工作的一種重要因素。一般人 都以為 “愈是勤勉地工作，成就自然愈大 ”。其實(shí)，勤勉與成就之間并不一定成正比 例，關(guān)鍵是看他是不是在 “做正確的事 ”。 我們常常看到，缺少安全感的人，工作都很起勁，因?yàn)橛敲β担陀芰钊烁械? 安全。這與一見(jiàn)黑就吹口哨或唱歌以壯膽的道理是一樣的，這也說(shuō)明當(dāng)我們不了解或 無(wú)法衡量 “產(chǎn)出 ”而感到恐慌時(shí)，就會(huì)刻意地強(qiáng)調(diào) “投 入 ”（工作量或工作時(shí)間）。 為了克服工作狂熱，我們要在制度和觀念上樹(shù)立 “針對(duì)成果而非活動(dòng)給予獎(jiǎng)勵(lì) ”的準(zhǔn) 則。 欠缺時(shí)間管理的技能也是令人不得不長(zhǎng)時(shí)間工作的原因。 有些人潛意識(shí)里希望受到工作壓制，憑著長(zhǎng)時(shí)間工作顯示他們的重要性；有些人則 憑著它以滿足他們的 “烈士感 ”；另一些因得不到休閑的樂(lè)趣而拼命工作；甚至有一 些則為了逃避不愉快的家庭生活而長(zhǎng)時(shí)間投身工作。對(duì)于以上種種情況，不如問(wèn)自己 幾個(gè)問(wèn)題：自己的終身目標(biāo)是什么？健康在自身的行事次序表中是否占有一席之地？ 是否愿意支付健康受到 損害的代價(jià)？自己對(duì)家人給予足夠的關(guān)懷？自己是否自欺欺人 地假裝長(zhǎng)時(shí)間工作？經(jīng)過(guò)這一系列的反復(fù)思索，可能會(huì)對(duì)長(zhǎng)時(shí)間工作者產(chǎn)生一些益 處。 第 14 頁(yè)，共 42 頁(yè) 第二章：時(shí)間管理的原則 時(shí)間管理的六項(xiàng)基本原則 通過(guò)前面的學(xué)習(xí)，我們對(duì)時(shí)間管理的概念和誤區(qū)已經(jīng)有了一個(gè)基本的認(rèn)識(shí)，現(xiàn)在 我們一起來(lái)探討時(shí)間管理的基本原則，只有對(duì)原則有了一個(gè)認(rèn)識(shí)后，才有可能很好地 運(yùn)用時(shí)間管理的技巧與方法。 時(shí)間管理的五項(xiàng)基本原則： 目標(biāo)原則 有序原則 時(shí)間四象限原則 20/80原則 對(duì)象原則 下面我們就時(shí)間管理的五項(xiàng)基本原則分別進(jìn)行闡述。 原則之一：明確目標(biāo) 目標(biāo)刺激我們奮勇向上 在人生的旅途上，沒(méi)有目標(biāo)就好象走在黑漆漆的路上，不知往何處去。美國(guó)的一 份統(tǒng)計(jì)結(jié)果顯示，一個(gè)人退休后，特別是那些獨(dú)居老人，假若生活沒(méi)有任何目標(biāo)，每 天只是刻板地吃飯和睡覺(jué)，雖然生活無(wú)憂，但他們后來(lái)的壽命一般不會(huì)超過(guò)七年。 雖說(shuō)目標(biāo)能夠刺激我們奮勇向上，但是，對(duì)許多人來(lái)說(shuō)，擬定目標(biāo)實(shí)在不是一件 容易的事，原因 是我們每天單是忙在日常工作上就已透不過(guò)氣，還哪來(lái)時(shí)間好好想想 自己的將來(lái)。但這正是問(wèn)題的癥結(jié)，就是因?yàn)闆](méi)有目標(biāo)，每天才弄得沒(méi)頭沒(méi)腦、蓬頭 垢面，這只是一個(gè)惡性循環(huán)罷了！ 另外有些人沒(méi)有目標(biāo)，則是因?yàn)樗麄儾桓医邮芨淖儯c其說(shuō)安于現(xiàn)狀，不如坦白 一點(diǎn)，那便是沒(méi)有勇氣面對(duì)新環(huán)境可能帶來(lái)的挫折與挑戰(zhàn)，這些人最終只會(huì)是一事無(wú) 成！ 事實(shí)上，隨波逐流，缺乏目標(biāo)的人，永遠(yuǎn)沒(méi)有淋漓盡致發(fā)揮自己的潛能。因此， 我們一定要做一個(gè)目標(biāo)明確的人，生活才有意義。然而不幸的是，多數(shù)人對(duì)自己的愿 望，僅有一點(diǎn)模糊 的概念，而只有少數(shù)人會(huì)貫徹這模糊的概念。許多人在公司五年， 卻沒(méi)有五年的經(jīng)驗(yàn)，只能說(shuō)有五年一次的經(jīng)驗(yàn)。 許多年前，某報(bào)做過(guò) 300條鯨魚(yú)突然死亡的報(bào)道。這些鯨魚(yú)在追逐沙丁魚(yú)時(shí)，不 知不覺(jué)被困在一個(gè)海灣里，報(bào)道上說(shuō)： “這些小魚(yú)把海上巨人引向死亡。鯨魚(yú)因?yàn)樽? 逐小利而暴死，為了微不足道的目標(biāo)而空耗了巨大力量。 ” 第 15 頁(yè)，共 42 頁(yè) 美國(guó)作家福斯迪克說(shuō)得好： “蒸汽或瓦斯只是在壓縮狀態(tài)下，才能產(chǎn)生動(dòng)力；尼 亞拉加瀑布也要在巨流之后才能轉(zhuǎn)化成電力。而生命唯有在專心一意、勤奮不懈時(shí) ， 才可獲得成長(zhǎng)。 ”下面不妨讓我們一起看看 “賴嘉的故事 ”。 賴嘉承隨父母遷到亞特蘭大市時(shí)，年僅四歲。他的父母只有小學(xué)五年級(jí)的學(xué)歷， 因此當(dāng)賴嘉表示要上大學(xué)時(shí)，他的親友大多不表示支持，但賴嘉心意已決，最后果真 成為家中唯一進(jìn)大學(xué)的人。但是一年之后，他卻因?yàn)樨澩鎸?dǎo)致功課不及格而被迫退 學(xué)。在接下來(lái)的 6年，他過(guò)著得過(guò)且過(guò)的生活，毫無(wú)人生目標(biāo)。他大半時(shí)候都在一家低 功率的電臺(tái)擔(dān)任導(dǎo)播，有是也替卡車(chē)卸貨。 有一天，他拿起柯維的第一本著作《相會(huì)在巔峰》，從那時(shí)起，他對(duì)自己的看法 完全改變，發(fā)現(xiàn)自 己有不平凡的能力。重獲新生的賴嘉，終于了解到目標(biāo)的重要性。 的確，目標(biāo)決定我們的將來(lái)。 賴嘉的目標(biāo)是重返大學(xué)，然而他的成績(jī)實(shí)在太差了，以致連遭墨瑟大學(xué)拒絕兩 次。在遭到第二次拒絕之后的某天，賴嘉無(wú)意間撞見(jiàn)院長(zhǎng)韓翠絲，他趁機(jī)向她剖明心 志。結(jié)果，院長(zhǎng)答應(yīng)了他的請(qǐng)求，準(zhǔn)許他入學(xué)，但有一個(gè)附加條件：他的平均分?jǐn)?shù)要 達(dá)到乙等，否則就要再度退學(xué)。 賴嘉一改過(guò)去的散漫態(tài)度，以信心堅(jiān)定、目標(biāo)明確、內(nèi)心無(wú)畏的姿態(tài)，重新踏入 校門(mén)。他每季平均進(jìn)修多個(gè)學(xué)分。經(jīng)過(guò) 2年零 3個(gè)月，即以優(yōu)異的成績(jī)?nèi)〉昧藢W(xué)位，緊 接著再邁向更高的目標(biāo)。 如今，這個(gè)伐木工人的兒子已成為賴嘉博士，他還在全美發(fā)展最迅速的教會(huì)擔(dān)任 牧師，教會(huì)地點(diǎn)就在費(fèi)城特爾市，距他成長(zhǎng)的亞特蘭大僅數(shù)分鐘車(chē)程。 從上面的例子我們可以看出，有目標(biāo)才有結(jié)果，目標(biāo)能夠激發(fā)我們的潛能。那么 我們究竟如何選擇或是制定正確的目標(biāo)呢？我們認(rèn)為在選擇或制定目標(biāo)時(shí)應(yīng)考慮兩個(gè) 方面：一是目標(biāo)要符合自己的價(jià)值觀，二是要了解自己目前的狀況。 請(qǐng)記住：成功完全是一種個(gè)人現(xiàn)象，只有你所完成的事情和你的價(jià)值觀相符，你 才會(huì)覺(jué)得成功。為什么有的人成功之后，又會(huì)感 到空虛？為什么有的人得到名利后， 卻發(fā)現(xiàn)犧牲了更可貴的事物？鄧尼斯個(gè)人設(shè)定目標(biāo)可以說(shuō)是一個(gè)成功的例子。 在 1974年，美國(guó)著名證券經(jīng)紀(jì)人鄧尼斯是一個(gè)已干了 6年的證券經(jīng)紀(jì)人，以社會(huì)標(biāo) 準(zhǔn)來(lái)看，他是美國(guó)中產(chǎn)階級(jí)分子的典范：他擁有一個(gè)美滿的婚姻、三個(gè)聰明伶俐的孩 子、一棟房子、兩部車(chē)，但是患了潰瘍。證券經(jīng)紀(jì)商的收入雖然不錯(cuò)，卻與他的性格 格格不入。他希望活得更扎實(shí)，但現(xiàn)在卻無(wú)法支配自己的命運(yùn)，這使他覺(jué)得受挫。 第 16 頁(yè)，共 42 頁(yè) “只有自己與上帝才能支配我的命運(yùn) ”驚醒了他。 于是，他開(kāi)始設(shè)立自己的目 標(biāo)。他從小就愛(ài)好業(yè)余無(wú)線電，于是他決定創(chuàng)業(yè)，成立鄧特隆無(wú)線電公司，生產(chǎn)并銷 售 “火腿 ”（指業(yè)余無(wú)線電愛(ài)好者）的設(shè)備。 1974年 4月，鄧尼斯辭去工作，賣(mài)掉車(chē)子當(dāng)資金，以信用卡借款，開(kāi)始在他的地下 室生產(chǎn)業(yè)余無(wú)線電設(shè)備。鄧特隆公司誕生了。他的許多朋友與親戚都以憂傷和驚慌的 眼光看著他，斷定他發(fā)瘋了。 1974年 8月 24日，鄧特隆無(wú)線電公司成交了第一筆生意。 1975年 4月，公司搬到了 俄亥俄州崔斯堡的廠房中。到 1975年底，鄧特隆的營(yíng)業(yè)額超過(guò)了 100萬(wàn)元。今天 ，鄧尼 斯已是一家資產(chǎn)數(shù)百萬(wàn)元的工廠的股東與總裁。 如何制定目標(biāo) 一個(gè)目標(biāo)應(yīng)該具備以下五個(gè)特征才可以說(shuō)是完整的： 具體的（ specific） 可衡量的（ measurable） 可達(dá)到的（ attainable） 相關(guān)的（ relevant） 基于時(shí)間的（ timebased） 具體的： 有人說(shuō)： “我將來(lái)要做一個(gè)偉大的人 ”。這就是一個(gè)不具體的目標(biāo)。目標(biāo)一定要 是具體的，比如你想把英文學(xué)好，那么你就訂一個(gè)目標(biāo)：每天一定要背十