商品采購指南word文檔(文件)

　

【正文】 商還應(yīng)提供或填寫“供應(yīng)商簡介”、“供應(yīng)商基本資料表”、“供應(yīng)商報價單”、“新供應(yīng)商問卷調(diào)查表”及一套其完整的“產(chǎn)品目錄”或“樣品”。單獨與供應(yīng)商進行采購時，采購人員最好先分析成本或價格；數(shù)家供應(yīng)商進行競標(biāo)時，采購人員應(yīng)選擇兩三家較低標(biāo)價的供應(yīng)商，再分別與他們談判采購，求得公平合理的價格。　　價格是選擇供應(yīng)商的關(guān)鍵所在，也是最困難的項目，但愈是困難的項目，令人愈覺得有挑戰(zhàn)性，這也是供應(yīng)商選擇的難點所在。在國內(nèi)一般供應(yīng)商的付款期限（帳期）是月結(jié)30—90天左右，視不同的商品周轉(zhuǎn)率和產(chǎn)品的市場占有率而定。　　在正常情況下，超市的付款作業(yè)是在交易齊全時，按買賣雙方約定的付款天數(shù)（帳期），由銀行直接劃款至供應(yīng)商的帳戶，這是超市的一大優(yōu)勢，因為一般國內(nèi)的零售商在付款時，總是推三拖四，找一大堆借口，延遲付款，造成供應(yīng)商財務(wù)的困難。但是不切實際的壓短交貨期，將會降低供應(yīng)商商品的質(zhì)量，同時也會增加供應(yīng)商的成本，反而最終影響超市的價格優(yōu)勢及服務(wù)水平。在采購人員采購中，供應(yīng)商提供促銷支持的必要性，即超市每個門店的每期快訊發(fā)行數(shù)量達到30000—50000份，直接郵寄到公司的目標(biāo)顧客群中，影響力極大，對提高供應(yīng)商商品的品牌知名度及市場占有率有很大幫助，對于一些擔(dān)心快訊價格會擾亂其市場價格的供應(yīng)商，超市采購人員則應(yīng)強調(diào)超市是實行會員制的超市，會員顧客與非會員顧客之間享受不同的類別待遇，一般“非會員顧客不得購買”或采取“會員價與非會員價”方法，甚至可采取“每卡限購”、“印花限購”等方法或措施，加以控制，故不會對其價格體系造成很大的影響。例如，同是一件西服，有幾十元的、幾百元的、進口的名牌西服則高達幾萬元。商品結(jié)構(gòu)復(fù)雜，品種繁多，因為在經(jīng)營上、保管運輸上等都要求有一定的技術(shù)性。　　◎ 選購　　選購是指超市根據(jù)需要向供應(yīng)商選購商品，超市在進貨上有充分的自主權(quán)，供應(yīng)商也比較自由，這種方式能按需訂購，避免商品的積壓或脫銷。我國加入WTO后超市進口商品的手續(xù)將會越來越簡單。超市對于一些不收購、不訂購、不選購的商品，以及正在打開銷路的新產(chǎn)品等，由供應(yīng)商委托代銷，付給一定的手續(xù)費或給予一定的價格折率，這可使超市不擔(dān)風(fēng)險，放手銷售，既有利于開拓商品的銷路，促進工業(yè)生產(chǎn)的發(fā)展，又有利于擴大商業(yè)自身的采購業(yè)務(wù)，增加企業(yè)的收益。　　◎ 例行訂單的作業(yè)程序　　本作業(yè)程序適用于如下商品：　　較無季節(jié)性的商品　　貨源穩(wěn)定的商品　　價格穩(wěn)定的商品　　由百貨部門的營業(yè)組長來執(zhí)行續(xù)訂貨程序，其作業(yè)程序如下：　　（1） 組長查核訂單建議表，如有修改，則在旁邊注明。在中午12：00以前傳真給供應(yīng)商。大件商品：如衛(wèi)生紙、家具，因體積大，沒有很多空間可以儲藏，因此只能訂8天左右的數(shù)量。　　（2） 交給副經(jīng)理、經(jīng)理審批。　　◎ 百貨緊急訂單作業(yè)程序顧客大量購買或訂貨系統(tǒng)估計錯誤導(dǎo)致缺貨時。　　（3） 行政組將資料輸入電腦完成正式訂單，將訂單號碼填入緊急訂貨申請單，立即傳真給供應(yīng)商，并同時通過電腦聯(lián)絡(luò)確認(rèn)。不過國外采購由于文化、語言的隔閡以及時空的差距，加上進口管理手續(xù)繁多，交貨過程復(fù)雜，采購效率很低，所需要的安全存量較高；并且一旦發(fā)生交貨糾紛，索賠困難，對于緊急交貨的要求，通常也無法配合。國內(nèi)采購是指向國內(nèi)的供應(yīng)商采購商品，通常是無須動用外匯。它可免去中間商的加價，也可以免去中途掉包影響品質(zhì)的事情。　　（2） 間接采購。間接采購的優(yōu)、缺點基本上與直接采購相反，因此比較適合于與中小制造商的零星交易，并以標(biāo)準(zhǔn)化商品為限，因為中間商沒有能力接受超市的定制，所修改經(jīng)銷商品的外觀或功能。聯(lián)合采購在國內(nèi)還不盛行，而在國外則非常流行。不過聯(lián)合采購由于參與的廠商太多，作業(yè)手續(xù)復(fù)雜，對于數(shù)量分配及到貨時間，通常引起許多爭端。又稱“經(jīng)銷”或“買斷”方式。如果供應(yīng)商的業(yè)務(wù)人員不積極配合，超市不會繼續(xù)與其合作。即超市的電腦系統(tǒng)中記錄詳細的供應(yīng)商及商品信息，在每月的付款日準(zhǔn)時按“當(dāng)期”的銷售數(shù)量及當(dāng)初雙方進貨時所認(rèn)可的商品進價付款給供應(yīng)商。有少部分商品（如服裝、鞋帽、散裝糖果、炒貨等），超市會以聯(lián)營的方式，及超市的電腦系統(tǒng)中記錄詳細的供應(yīng)商信息，但不記錄商品詳細的進貨信息。　　（2） 口頭電話采購。　　（4） 試控性訂單采購。投標(biāo)供應(yīng)商按公告的條件，在規(guī)定時間內(nèi)，交納投標(biāo)押金，參與投標(biāo)。　　（3） 比價采購。一般來說，詢價、比價和議價是結(jié)合使用的，很少單獨進行。隨著社會經(jīng)濟發(fā)展和人們收入水平的提高，消費者需求呈多樣化趨勢，消費者對商品要求越來越高。　　（２） 對那些存在質(zhì)量問題（如衛(wèi)生、安全、包裝等不合格）的商品要盡早停止訂貨有供貨。如與便利店要求便利所不同的是超市商品的采購必須求全求廉。　　◎ 合乎高流轉(zhuǎn)率的原則　　許多超市都趨向于倉庫與賣場合二為一，盡管整個營業(yè)區(qū)域很大，但用于存放貨物的地方還是較小，無法存儲太多的商品，因此在有限的陳列空間內(nèi)，惟有高流轉(zhuǎn)率的暢銷商品才能增加效益，壓低庫存量。　　◎ 合乎安全衛(wèi)生的原則　　近年不時有不合格商品（例：蜜餞、礦泉水等）在超市中銷售，這樣極易造成消費者食用后不適及超市形象受損的后遺癥。因此銷售不佳的商品須迅速自各分店中汰換，并要求供應(yīng)商處理退貨。　　◎ 追求差異化原則　　近年來零售業(yè)在大城市急速成長，各種新的業(yè)態(tài)不斷興起，超市都感受到競爭日益增強及客源被瓜分的壓力。商品采購合同的管理一、商場采購合同的內(nèi)容　　商場采購合同的條款構(gòu)成了采購合同的內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)在力求具體明確，便于執(zhí)行，避免發(fā)生糾紛的前下，具備以下主要條款：　　１．商品的品種、規(guī)格和數(shù)量　　商品的品種應(yīng)具體，避免使用綜合品名；商品的規(guī)格應(yīng)規(guī)定顏色、式樣、尺碼和牌號等；商品的數(shù)量多少應(yīng)按國寶統(tǒng)一的計量單位標(biāo)出。　　４．交貨期限、地點和發(fā)送方式　　交（提）貨期限（日期）要按照有關(guān)規(guī)定，并考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。在簽訂合同時，應(yīng)明確規(guī)定，供應(yīng)者有以下三種情況時應(yīng)付違約金或賠償金：　　（１）未近合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應(yīng)商品；　　（２）未按合同規(guī)定的商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)交貨；　　（３）逾期發(fā)送商品。　　二、采購合同的簽訂　　１．簽訂采購合同的原則　　（１）合同的當(dāng)事人必須具備法人資格。　　（３）必須堅持平等互利，充分協(xié)商的原則簽訂合同。　　２．簽訂采購合同的程序　　簽訂合同的程序是指合同當(dāng)事人對合同的內(nèi)容進行協(xié)商，取得一致意見，并簽署書面協(xié)議的過程。提議人在答復(fù)期限內(nèi)不得拒絕承諾。新的要約提出后，原要約人變成接受新的要約的人，而原承諾人成了新的要約人。　　（５）報請簽約機關(guān)簽證，或報請公證機關(guān)公證。在簽訂合同之前，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真研究市場需要的和貨源情況，掌握商場的經(jīng)營情況、庫存情況和合同對方單位的情況，依據(jù)本商場的購銷任務(wù)，收集各方面的信息，為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據(jù)；二是對簽訂合同過程加強管理，在簽訂合同時，要按照有關(guān)的合同法規(guī)定的要求，嚴(yán)格審查，使簽訂的合同合理合法。協(xié)商不成，可以向國家工商行政管理部門申請調(diào)解或仲裁，也可以直接向法院起訴。　　（二）商品銷售情況之分析與檢討。　　（六）市場情報之搜集與反應(yīng)，如商品資訊（價格、流行趨勢等）、廠商情報等。　　２．商品采購地區(qū)：依商品來源地區(qū)為基礎(chǔ)劃分，因為國內(nèi)、外采購的手續(xù)、廠商地址、條件均大不相同，因此分別設(shè)立部門，以利作業(yè)與管理。　（二）市場調(diào)查單位　　負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)外部有關(guān)各種資料的搜集、分析、解讀、建議等。　　采購流程并非僅是單純的詢價、議價、訂貨等步驟，而是一個必須經(jīng)歷多種分析、考慮多種因素的精密過程。　　３．?dāng)M定采購計劃，依據(jù)上述兩個步驟的結(jié)果擬定采購計劃。　　１．確認(rèn)企業(yè)經(jīng)營方針、策略，擬定采購政策。　　（三）新商品開發(fā)單位　　負(fù)責(zé)新商品之開發(fā)、研究、導(dǎo)入等工作。　　上列標(biāo)準(zhǔn)亦可合并使用，如分設(shè)國外服飾、國內(nèi)服飾課等，或可加入其他標(biāo)準(zhǔn)（如商品價值、采購功能等）更細分組織。　　（一）采購單位　　此單位為采購部門的核心，擔(dān)負(fù)商品企劃、采購等業(yè)務(wù)。　　（四）日常采購業(yè)務(wù)，如詢價、議價、訂貨等。連鎖企業(yè)的采購組織與流程一、采購部門的功能　　在討論采購組織之前，應(yīng)先對采購部門在一個連鎖體系中所必須扮演的角色與功能有所認(rèn)識，而依據(jù)這些功能目標(biāo)，考量公司特性及策略來設(shè)計部門組織。同時，可以加強與合同對方的聯(lián)系，密切雙方的協(xié)作，以利于合同的順利實現(xiàn)。對沒有法律規(guī)定必須簽證的合同，雙方可以協(xié)商決定是否簽證或公證。　　（３）填寫合同文本。接受提議是指被對方接受，雙方對合同的主要內(nèi)容表示同意，經(jīng)過雙方簽署書面契約，合同即可成立，也稱承諾。訂約提議是指當(dāng)事人一方向?qū)Ψ教岢龅挠喠⒑贤囊蠡蚪ㄗh，也稱要約。委托別人代簽，必須要有委托證明。　　（２）合同必須合法。　　７．合同的變更和解除條件　　在什么情況下可變更或解除合同，什么情況下不可變更或解除合同，通過什么手續(xù)來變更或解除合同等情況，都應(yīng)在合同中予以規(guī)定。　　５．商品驗收辦法　　合同中要具體規(guī)定在數(shù)量上驗收和在質(zhì)量上驗收商品的辦法、期限和地點。　　２．商品的質(zhì)量和包裝　　合同中應(yīng)規(guī)定商品所應(yīng)符合的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，注明是國家或部頒標(biāo)準(zhǔn)；無國家和部頒標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)由雙方協(xié)商憑樣訂（交）貨；對于副、次品應(yīng)規(guī)定出一定的比例，并注明其標(biāo)準(zhǔn)；對實行保換、保修、保退辦法的商品，應(yīng)寫明具體條款；對商品包裝材料、包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標(biāo)志、及包裝物的處理等，均應(yīng)有詳細規(guī)定。　　此外，在采購時，除了必要的暢銷品外，更應(yīng)掌握市場趨勢及顧客需求，以開發(fā)引進差異化商品。　　◎ 合乎非營業(yè)收益的原則　　超市由于受房租高漲、競爭激烈、人事費用逐年遞增等經(jīng)營成本沉重的影響，各連鎖超市都以開發(fā)非營業(yè)收益為主要開源途徑。　　◎ 合乎進、退貨規(guī)定的原則　　近年來，由于超市連鎖體系越來越多，為增加配送效率及門市處理效率，一般采取由配送中心或中央倉庫直接以多樣少量、多次的配送方式，所以采購時，應(yīng)衡量供應(yīng)商在配送作業(yè)的頻率、最低訂購量等配合狀況，以合乎各分店的訂貨及進貨需求。此外，為增加商品回轉(zhuǎn)及品項，相同或類似的功能、口味、規(guī)格商品通常只重點采購一兩種品牌商品，其他的則可以適當(dāng)控制。譬如有些超市經(jīng)營賣生鮮，有的則不賣；有些店提供服務(wù)性商品，有些店則不提供；有些店設(shè)立量販?zhǔn)圪u商品，有的店則無法配合……各種因素所產(chǎn)生的差異性，均會導(dǎo)致商品組合的不同，進而影響商品的采購作業(yè)。　　◎ 控制采購付款　　雖然支付貨款最終由超市財務(wù)部門實施，但貨款支付的時間、數(shù)量等其他交易條件應(yīng)根據(jù)采購合同的條款，在采購部門控制下執(zhí)行。　　◎ 淘汰滯銷商品，淘汰不良供應(yīng)商　　為了更好地適應(yīng)消費者需求的變化，也為了更有效地利用有效的賣場空間，提高銷售業(yè)績，超市采購部門在開發(fā)新商品的同時，必須認(rèn)真做好滯銷商品的淘汰工作。超市采購人員在公開交易或拍賣時，隨時機動地采購，因此大宗需要或價格變動頻繁的商品常用此法采購商品采購的功能及原則商品采購的功能　　商品采購是超市向其他企業(yè)、公司購進商品的業(yè)務(wù)經(jīng)營活動，它是超市一項十分重要的經(jīng)營活動，是其經(jīng)營的起點，做好商品采購工作具有重要的意義。　　（4） 議價采購。　　（2） 詢價現(xiàn)購。　　◎ 按采購價格方式分類　　（1） 招標(biāo)采購。　　（3） 書信電報采購。　　◎ 按采購訂約方式分類　　（1） 訂約采購。代銷商品的庫存清點差異通常是由供應(yīng)商來承擔(dān)的。　　（2） 代銷方式。基本上超市的絕大部分商品均以購銷方式進貨，換貨退貨是不存在的。　　總之，聯(lián)合采購買方勢單力薄，以及進口管制下發(fā)生緊急采購，此時數(shù)量都比較小，因此惟有“積少成多”，才能引發(fā)供應(yīng)商報價的興趣，增加買方談判的籌碼。聯(lián)合采購就是匯集同業(yè)的超市向供應(yīng)商訂購。超市委托中間商進行采購，如委托代理商采購等。換話說，超市并非直接向商品的制造者購入。況且制造商因投資規(guī)模龐大，不會因業(yè)績下降或無利可圖而停業(yè)，與其來往可建立長期的供需關(guān)系。　　◎ 按采購進行的方式分類　　（1） 直接采購。象世界零售巨頭沃爾瑪?shù)膰獠少彅?shù)量就非常巨大，光在中國一年就采購幾十億美元的商品。超市商品采購的方法根據(jù)不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)，超市商品采購的方法有如下一些：　　◎ 按采購地區(qū)分　　（1） 國外采購。其作業(yè)程序如下：　　（1） 組長填寫緊急訂貨申請單。　　（4） 供應(yīng)商：供應(yīng)商收到訂單后回電告知行政組。在下廣告促銷品訂單時，須與采購組協(xié)調(diào)有關(guān)事項。　　（6） 驗收組收貨時，憑供應(yīng)商的訂單復(fù)印件，輸入電腦即可打印訂單作為依據(jù)。　　（3） 行政組于17：00以前收集訂單建議表，將內(nèi)容輸入電腦。　　　　　　　　　　　　　　　　　百貨采購的作業(yè)程序　　百貨采購的作業(yè)程序主要包括制定采購計劃、下達訂貨單及驗收處理。　　◎ 企業(yè)代銷　　指商品銷售以后再辦理結(jié)算手續(xù)。　　◎ 進口商品　　超市還根據(jù)國家的政策，結(jié)合市場需要，向國外供應(yīng)商訂購。　　　　　　　　　　　　　　　　　百貨采購的方式　　百貨采購的方式是根據(jù)商品的銷售情況，商品本身的特點和市場供求情況來確定的，百貨的采購方式主要有以下幾種：　　◎ 訂購　　訂購也稱訂貨，超市和供應(yīng)商，通過簽訂合同方式預(yù)先進行訂購，也可以提供樣品進行訂購，供應(yīng)商則按照合同規(guī)定的商品品種、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量、交貨時間等進行交貨。百貨的種類多，同一品牌的型號，花色也很多。就我國目前的百貨生產(chǎn)及集散地主要在珠江三角洲，蘇南經(jīng)濟圈及以義烏為中心的浙江等地。一般而言，本地供應(yīng)商的交貨期為2—3天，外地供應(yīng)商的交貨期為7——10天。在以往的經(jīng)驗中，由于超市采用了國際上先進的商業(yè)運作模式，與國內(nèi)傳統(tǒng)的商業(yè)模式有很大區(qū)別，一些供應(yīng)商（尤其是內(nèi)陸城市的供應(yīng)商）對此相當(dāng)陌生，另外超市開業(yè)初期，許多流程尚未順暢，導(dǎo)致供應(yīng)商付款不及時，影響超市與供應(yīng)商之間的配合與合作。而且由于超市實行每月統(tǒng)一付款，供應(yīng)商實際收到貨款的時間要比合同平均延長15天。若供應(yīng)商提供的折扣數(shù)無法達到讓超市的商品售價能吸引他們上門，就算超市向供應(yīng)商訂貨，這一關(guān)系也不可能持久，這種交易反而不利于超市的價格形象，故最好不要選擇這樣的