商品采購指南word文檔(專業版)

　　

【正文】 為采購部門之智囊單位。　　４．信守合同　　合同的履行情況好壞，不僅關系到商場經營活動的順利進行，而且也關系本商場的聲譽和形象。　　（２）接受提議。購買者有逾期結算貨款或提貨，臨時更改到貨地點等，應付違約金或賠償金。故采購商品時，應要求供應商配合辦理，否則可依罰則處理。　　（３） 對違反采購合同的信譽不良的供應商要毫不留情地給予淘汰。招標采購的開標按規定必須至少三家以上供應商從事報價投標方得開標，開標后原則上以報價最低的供應商得標，但得標的報價仍高過標底時，采購人員有權宣布廢標，或征得監辦人員的同意，以議價方式辦理。此時賣不完的退貨是交易條件之一。它一般是指中小超市為了取得規模采購的優勢，而進行的一種合作采購方法。它的優缺點基本上與國外采購相反，特別適用于政府管制進口的商品，以及需求量值都很小的外國制品；當國內、外采購品質與價格相同時，因為國內采購的安全存量較低，交易過程簡單，售后服務比較迅速，就以國內采購優先。　　（3） 行政組于15：00以前收集續訂貨申請單并輸入電腦完成正式訂單，并將正式訂單的號碼填入續訂貨申請單，于17：00以前將續訂貨申請單交給供應商，傳真后的續訂貨申請單作為追蹤的依據保存。　　◎ 聯營聯銷　　這一形式使工商、商商雙方利益發生了內在聯系，根據工商、商商雙方各司其責，利益均沾、風險同擔的原則實行聯營聯銷。　　◎ 品種繁多　　百貨采購總的特點是雜。對于超市而言，一般的食品干貨類商品帳期在貨到45天以上，百貨類商品的帳期在貨到60天以上。　　除以上基本文件外，各地工商，技術監督部門，衛生檢驗部門還可能會針對各地自身的情況，對上產或經銷商品的單位有一些特殊的規定和要求，例如針對外地企業生產的食品類商品，進入本地銷售，許多地方要求生產企業必須辦理進入當地銷售的許可證。如確定重點商品的預定銷售價格、采購價格、采購數量、采購來源等；　　（3） 進行采購作業。從超市的發展趨勢來看，分散采購是不可取的，因為它不易控制、沒有價格優勢以及采購費用高。超級市場商品部經理是一線管理人員，他們熟悉商品的經銷動態，比較了解消費者的偏好，可以根據貨架商品陳列情況以及倉儲情況靈活地進行商品采購決策，因此，這種形式比上述兩種形式更為有效。這里重點介紹市調工作，市調的內容包括：　　（1） 調查競爭對手的商品結構、價格、包裝、質量、促銷、貨源、陳列方式……。按工商名錄，電話號碼簿，市調商品包裝上的電話，朋友的信息，地方工商局的信息，其他供應商所提供的信息，及公司的招商大會等方式，尋找供應商的資料，并積極與其聯系。　　◎ 品質管理　　目前超市的經營品種均有食品、生鮮、果蔬等，其中食品類占很大的比重，所以品質好壞將影響到顧客健康及超市形象。　　采購管理的重點　　◎ 定位管理　　定位管理是使商品按照賣場配置及商品陳列表的規定“各就各位”，以創造最佳的業績。其內容如下：　　◎ 選擇適當的供應商　　所謂“只有錯買沒有錯賣”。　　步驟三：統計利潤內期初庫存及期末庫存之金額。采購經濟批量可由下面的公式計算： 　　Q＝2KD/PI　　其中：Q＝每批采購數量；　　K＝商品單位平均采購費用；　　D＝全年采購總數；　　P＝采購商品的單價；　　I＝年保管費用率。 　　關鍵點2：在這個庫存額的范圍內，制定備齊商品的計劃。(3)交貨時間。這些供貨者是商場首選的供貨渠道。(一)建立相應的商品采購機構　　商場的商品采購機構有兩種：一種是正式的采購組織，專門負責商品采購工作，人員專職化。 　　、以進促銷。此方式常用于一些小商店(小攤販)從本地區進貨。　　電腦在目前國內商場中使用還不普遍，而主要用于進行庫存管理、財務管理和人事管理，但隨著現代化管理技術POS條形碼在我國大城市的連鎖商店趨勢加強，隨著“金卡工程”（信用卡結算系統）的推行，電腦走入各商場營業點已為時不遠。　　2．購物車及購物籃　　一些商場如超級市場以經營消費者日常所需的消費品為主要內容，一般顧客的購貨量較大，為方便顧客選購商品，通常要在入口處準備一定數量的購物車及購物籃供顧客使用，購物車及購物籃的數量因商店而異，以不引起顧客糾紛和怨言為前提，一般為高峰期入店顧客數的1/10—3/10。商店的物質設備，按照使用場所的不同可分為兩部分：用于營業場所的和用于輔助業務場所的。貨架的構造一般采用通用的長方形，通用貨架制作成本低，互換性好，實用方便，但是，在布置商品陳列時，總使人感到單調、呆板、缺少變化。　　5．收銀機與電腦　　收銀機是顧客統一付款交易結算點，是商場最重要的經營設備之一，它的作用不僅在于提高銷售結算速度，減輕收銀員的勞動，提高商品營銷效率，更為重要的是，它能及時、準確地收集商品和顧客信息，為經營者的經營決策提供有效的信息服務，對于連鎖店要求信息快、結算方便、付款方式統一的特點，收銀機的使用顯得尤為重要。 　　優點：方法靈活，商店可根據自己的需求，有針對性地采購部分商品。 　　。為了保證企業采購到適銷對路的商品，必須認識了解采購過程，做好采購業務決策，加強對商品采購過程的監督，確保采購工作的圓滿完成。商場的供貨渠道可以分為三個方面：一是企業自有供貨者；二是原有的外部供貨者；三是新的外部供貨者。包括商品的花色、品種、規格、數量能否按商場的要求按時保證供應，信譽好壞，合同履約率等。商品驗收中要做好記錄，注明商品編號、價格、到貨日期。但如果商品采購太少，不能滿足顧客的需要，會使商店出現商品脫銷，失去銷售的有利時機；而且，每次采購商品過少又要保證商品供應，勢必增加采購次數，頻繁的采購會增加采購支出。　　2．最佳庫存量。 　　重點五：適當的時機：考慮過去販賣之變動情形、流行變化的趨勢、競爭者的狀況，進貨廠商配合情形以及商店的活動行業等因素，選定最有利的時機，進行采購的計劃。　　◎ 選擇適當的數量　　采購的數量不宜太多或太少，應避免“過與不及”。交叉比率=回轉率*毛利率，通常以每月或每季為計算期間。　　（4） 初步構建商品結構。　　凡事必須有輕重之分，凡是對自己任務達成最關鍵的事情最優先處理，與事情的緊急性無關。　　（2） 店長授權采購部門經理具體負責。在分散采購制度中，由于商品采購的決定權下放到各分店，對采購行為很難實施有效的約束，所以采購員的種種不規范行為屢禁不止。采購人員對于每月各店的營業額，有責任促其能達成預算實績，并對于毛利額預算的達成，有絕對的責任；　　（2） 制定銷售計劃及采購計劃。由于市場上供應商的數量特別多，并不是所有的供應商都能成為超市的供應商。若供應商提供的折扣數無法達到讓超市的商品售價能吸引他們上門，就算超市向供應商訂貨，這一關系也不可能持久，這種交易反而不利于超市的價格形象，故最好不要選擇這樣的供應商。就我國目前的百貨生產及集散地主要在珠江三角洲，蘇南經濟圈及以義烏為中心的浙江等地。　　◎ 企業代銷　　指商品銷售以后再辦理結算手續。在下廣告促銷品訂單時，須與采購組協調有關事項。象世界零售巨頭沃爾瑪的國外采購數量就非常巨大，光在中國一年就采購幾十億美元的商品。超市委托中間商進行采購，如委托代理商采購等。　　（2） 代銷方式。　　◎ 按采購價格方式分類　　（1） 招標采購。　　◎ 淘汰滯銷商品，淘汰不良供應商　　為了更好地適應消費者需求的變化，也為了更有效地利用有效的賣場空間，提高銷售業績，超市采購部門在開發新商品的同時，必須認真做好滯銷商品的淘汰工作。　　◎ 合乎進、退貨規定的原則　　近年來，由于超市連鎖體系越來越多，為增加配送效率及門市處理效率，一般采取由配送中心或中央倉庫直接以多樣少量、多次的配送方式，所以采購時，應衡量供應商在配送作業的頻率、最低訂購量等配合狀況，以合乎各分店的訂貨及進貨需求。　　５．商品驗收辦法　　合同中要具體規定在數量上驗收和在質量上驗收商品的辦法、期限和地點。訂約提議是指當事人一方向對方提出的訂立合同的要求或建議，也稱要約。同時，可以加強與合同對方的聯系，密切雙方的協作，以利于合同的順利實現。　　上列標準亦可合并使用，如分設國外服飾、國內服飾課等，或可加入其他標準（如商品價值、采購功能等）更細分組織。　　采購流程并非僅是單純的詢價、議價、訂貨等步驟，而是一個必須經歷多種分析、考慮多種因素的精密過程。　　（二）商品銷售情況之分析與檢討。新的要約提出后，原要約人變成接受新的要約的人，而原承諾人成了新的要約人。　　二、采購合同的簽訂　　１．簽訂采購合同的原則　　（１）合同的當事人必須具備法人資格。　　◎ 追求差異化原則　　近年來零售業在大城市急速成長，各種新的業態不斷興起，超市都感受到競爭日益增強及客源被瓜分的壓力。如與便利店要求便利所不同的是超市商品的采購必須求全求廉。　　（3） 比價采購。有少部分商品（如服裝、鞋帽、散裝糖果、炒貨等），超市會以聯營的方式，及超市的電腦系統中記錄詳細的供應商信息，但不記錄商品詳細的進貨信息。不過聯合采購由于參與的廠商太多，作業手續復雜，對于數量分配及到貨時間，通常引起許多爭端。它可免去中間商的加價，也可以免去中途掉包影響品質的事情。　　◎ 百貨緊急訂單作業程序顧客大量購買或訂貨系統估計錯誤導致缺貨時。　　◎ 例行訂單的作業程序　　本作業程序適用于如下商品：　　較無季節性的商品　　貨源穩定的商品　　價格穩定的商品　　由百貨部門的營業組長來執行續訂貨程序，其作業程序如下：　　（1） 組長查核訂單建議表，如有修改，則在旁邊注明。商品結構復雜，品種繁多，因為在經營上、保管運輸上等都要求有一定的技術性。　　在正常情況下，超市的付款作業是在交易齊全時，按買賣雙方約定的付款天數（帳期），由銀行直接劃款至供應商的帳戶，這是超市的一大優勢，因為一般國內的零售商在付款時，總是推三拖四，找一大堆借口，延遲付款，造成供應商財務的困難。　　除以上基本文件資料外，供應商還應提供或填寫“供應商簡介”、“供應商基本資料表”、“供應商報價單”、“新供應商問卷調查表”及一套其完整的“產品目錄”或“樣品”。主要有：本店商品銷售信息收集；顧客商品需求信息；競爭店商品銷售信息；供應商商品變動信息等的收集。　　◎ 部分分散采購　　部分分散采購形式是超市總部對各分店的地區性較強的商品（如一些地區性的特產就只適合于該地區銷售），以及一些需要勤進快銷的生鮮品實行分散采購，由各分店自行組織進貨，而總部則對其他的商品進行集中采購。　　集中統一的商品采購是連鎖超市實現規模化經營的前提和關鍵，只有實行統一采購，才能真正做到統一陳列、統一配送、統一促銷策劃、統一核算，才能真正發揮連鎖經營的優勢。　　（4） 與新老供應商研究市場的現狀與趨勢，及業績/毛利增長點。采購人員就分別在公司洽談室約見這些供應商，提供一份供應商手冊，給有潛力的供應商參考，并概述超市的背景及發展前景，正式展開采購。新開張的超市在構建商品結構時，應參照“商品結構表”所制定的參數，采購人員構建商品結構程序如下：　　（1） 選定競爭對手。所以采購人員對商品在賣場中的實際陳列位置，應隨時加以了解。　　◎ 選擇適當的品質　　超市根據所處地段的消費群體的消費水平確定采購商品的檔次與品質。 　　最佳庫存量　　在決定了年度采購預算之后，我們便須去估算各月份適當 之最佳庫存量，以便于采購運作降低不必要的庫存與資金的浪 費。 確定供貨商和進貨時間 　　確定了采購商品的品種和數量后，還要確定從哪里采購，什么時間采購，以保證無缺貨事故的發生。當然，以上這個公式僅僅是銷售成本計算公式，它并沒有估計到庫存量的實際變化。供貨商能否提供供貨服務和質量保證服務，供貨商是否同意商場售后付款結算，是否可以提供送貨服務和提供現場廣告促銷資料和費用，供貨商是否利用本地傳播媒介進行商品品牌廣告宣傳等。而從加工廠或車間加工訂做，產銷銜接快，批量靈活。非正式采購組織一般不設專門采購人員，而由銷售人員兼職從事商品采購。 　　。 　　方式5：投機采購 　　投機采購是指估計到某類商品會漲價，事先大量購入，以降低進貨成本，加強商品的競爭性。因此，商場有必要購置幾部打碼機，打碼機上數字可靈活調整，以適應不同商品不同價位的需要。隨著城市居民生活水平的提高，生活節奏加快，對冰箱的依賴性增強，對食品衛生、營養與制作快速要求提高，在超級市場購買生鮮商品、速凍食品的數量會不斷增大，超級市場在設計時應考慮留有足夠的空間擺放冷凍設備。貨架的功能大致可分為：吸引、展示和誘導三方面。貨架的制造材料有很多種，如：玻璃、木制、金屬、塑料等形式，一般商店使用的是金屬貨架，堅固耐用，不會變形。此外，商店經營的大量食品，一些雖不必放入冷凍設備中，但在氣溫較低的環境中更不易變質。 　　方式2：集中采購　　集中采購是由零售商設置專門的部門或人員統一采購，營業部門專門負責銷售，與采購脫離，連鎖經營的零售商一般都采用這種方式。 　　采購要領　　、擇優錄取。所以這類商品也不能缺貨。商場還應經常開展市場調研預測：分析市場需求變化趨勢，了解新產品開發情況，根據企業條件，增加市場前景好的商品經營。　　3．，市場競爭激烈，新產品不斷出現，企業需要增加新的供貨者。供貨商按約交貨，采購方支付貨款。在此過程中，除了要考慮過去選擇商品項目的經驗，市場流行趨勢，新產品情況和季節變化等外，還要重點考慮主力商品和輔助商品的安排。此乃由于中小型零售業不同于大型零售業多以專柜方式經營，而是自營的比率占大多數，需要采購的商品亦多。 　　重點二：適當的品質：針對商品之特性及定性，顧客層之需求等因素，選擇符合需求之商品品質。如果采購價格過高，將使超市負擔額外的成本，喪失了商品的競爭能力。超市的商品回轉率以每月或每季計算，正常的回轉率為每月4次（即商品每周約回轉一次）。市場調查時，可將各種情況簡單記錄在小紙上，然后整理成新開店前市調報告（一）。采購的最終極的任務是把“銷售、毛利額及其他收入最大化”，采購的一切工作都圍繞在這三方面。單店超市賣場規模一般比較小，經營商品通常在2000種以下，在競爭中往往處于劣勢。　　（2）有利于降低商品采購成本。　　（13） 負責