國家行政機(jī)關(guān)公文格式和寫作范例-預(yù)覽頁

　

【正文】 如有附注，用3號仿宋體字，居左空2號字加圓括號標(biāo)識在成文時(shí)間下一行。　印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間位于抄送機(jī)關(guān)之下（無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用3號仿宋體字。　版記的位置版記應(yīng)置于公文最的一頁，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。空白頁和空白頁以后的頁不標(biāo)識頁碼。兩線之間各要素的標(biāo)識方法從本標(biāo)準(zhǔn)相應(yīng)要素說明。分送機(jī)關(guān)標(biāo)識方法同抄送機(jī)關(guān)。會議紀(jì)要不加蓋印章。 1 范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了國家行政機(jī)關(guān)公文通用的紙張要求、印制要求、公文中各要素排列順序和標(biāo)識規(guī)則。本章規(guī)定了標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容范圍、適用范圍和特定范圍。所謂參照執(zhí)行的含義是可以結(jié)合自己的實(shí)際執(zhí)行。由于該標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)國際標(biāo)準(zhǔn)ISO 218等同采用過來的，因此其中的紙張幅面尺寸完全與國際標(biāo)準(zhǔn)一致。3．1 字 Word 標(biāo)識公文中橫向距離的長度單位。 在本標(biāo)準(zhǔn)中為確定公文中各項(xiàng)要素的位置，就需要對公文的縱向和橫向的定位給出統(tǒng)一的規(guī)定。因此在標(biāo)準(zhǔn)中所指的一行就是一個(gè)固定的數(shù)量單位。 由于公文的特殊地位，一方面要考慮其外觀嚴(yán)肅、莊重，另一方面更要考慮其頻繁使用和作為檔案長期保存的要求，因此對公文用紙的技術(shù)指標(biāo)必須作出相應(yīng)的規(guī)定。這種相對靈活的規(guī)定避免了一刀切的做法，各使用單位可根據(jù)自己的情況具體掌握，只要不低于下限或不高于上限均是符合標(biāo)準(zhǔn)的。因?yàn)楹芏喙男枰谳^多的層次傳閱流轉(zhuǎn)，如果公文用紙過脆，沒看幾次紙張就發(fā)生斷裂，使公文不能完整地保存，將直接影響公文效力的發(fā)揮。 pH值為7．5—9．5是根據(jù)國家檔案局制定的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA／T 11一1994《文件用紙耐久性測試法》中的相關(guān)規(guī)定確定的。5．2 公文頁邊與版心足寸公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為：37mm177。 作出這項(xiàng)重大改變主要是基于以下三方面的考慮：(1)采用國際標(biāo)準(zhǔn)已成為國際范圍公文用紙的普遍趨勢國際標(biāo)準(zhǔn)化組織(ISO)早在1975年就制定了書寫紙(書寫用紙即日常的辦公用紙)的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，即ISO 262：1975，其主要內(nèi)容就是規(guī)定了書寫用紙的規(guī)格為A4型 (2l0mm297mm)。國際會議也無一不是采用A4型紙作為會議文件用紙。隨著國際標(biāo)準(zhǔn)A4型的普及，各國普遍將A4型紙作為公文用紙和書寫用紙，同時(shí)各種辦公自動化設(shè)備具備處理A4型紙的功能，使A4型紙?jiān)谖覈鳛闀鴮懠埡蛨D書雜志用紙已是大勢所趨。現(xiàn)今日本已不再使用該種紙型。而國際標(biāo)準(zhǔn)A4型規(guī)格比較嚴(yán)格，無論在哪里買到的A 4型紙其誤差不會超過lmm，可保證文件用紙紙型的統(tǒng)一。而且目前使用中的復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、輕印刷機(jī)，絕大部分都是以A4型作為基本紙型，很多政府部門的文印設(shè)備也逐步進(jìn)行了更新，可以印制A4型公文。 公文在一般情況下，除了發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、眉首的反線和發(fā)文機(jī)關(guān)印章為紅色外，其余部分均為黑色。7．3 印刷要求雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm一5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。因此一些公文在印制和裝訂時(shí)由于不知道或不清楚有哪些統(tǒng)一要求，使得公文印制和裝訂不規(guī)范，質(zhì)量差，也不嚴(yán)肅。在正常一面滿排公文正文的情況下，應(yīng)按照這一規(guī)定執(zhí)行。(2)在標(biāo)準(zhǔn)中給出制版要求，是保證采用制版印制公文的部門在制版過程中能夠有一可操作的規(guī)定，以保證公文印制質(zhì)量，減少不合格公文的出現(xiàn)。 (4)在標(biāo)準(zhǔn)中給出裝訂要求，是保證公文在裝訂過程中的質(zhì)量控制。8 公文中各要素標(biāo)識規(guī)則本標(biāo)準(zhǔn)將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。之所以這樣劃分，是為敘述方便，更重要的是這三個(gè)部分各有其特點(diǎn)，具有相對的獨(dú)立性，界限比較明顯。版記的特點(diǎn)是位置要依公文主體的構(gòu)成而定。把公文各要素分為“頭”、 “身”、“腳”三部分，既便于從總體上掌握其聯(lián)系，又便于對其進(jìn)行“解剖”，掌握其區(qū)別。并不是所有的公文都需要編制份數(shù)序號。當(dāng)文件需要收回保管或銷毀的時(shí)候，就可以對照份數(shù)序號掌握其是否有遺漏或丟失。一般來說，應(yīng)根據(jù)公文的份數(shù)來決定編幾位，但至少應(yīng)不少于兩位，即“1”編為“01”，如果單編“l(fā)”，會使人不知其意，以為是誤印上去的。 秘密等級是標(biāo)識公文保密程度的一種標(biāo)志。 保密期限是對公文密級的時(shí)效加以規(guī)定的說明。8．1．3 緊急程度 如需標(biāo)識緊急程度，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行。在標(biāo)準(zhǔn)中只規(guī)定緊急程度的標(biāo)識位置是居于版心右上角頂格第l行。對于上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm。 聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前， “文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。規(guī)范化簡稱應(yīng)由該機(jī)關(guān)的上級機(jī)關(guān)規(guī)定。 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識的字號，本標(biāo)準(zhǔn)以22mm15mm為高限，現(xiàn)行“國務(wù)院文件”的字號即是22mm15mm。要注意，即使上述3項(xiàng)要素均不需要標(biāo)識，也要留出這段空白，也就是說，在設(shè)計(jì)文件紅頭時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)位置應(yīng)自上頁邊起留出天頭37mm十25mm＝62mm的距離。本標(biāo)準(zhǔn)還特別提出“文件首頁必須顯示正文”這一明確要求。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔 ]”括入；序號不編虛位(即1不編為O01)，不加“第”字。第一個(gè)層次是發(fā)文機(jī)關(guān)代字，第二個(gè)層次是發(fā)文機(jī)關(guān)主辦文件的部門的代字。有的文件機(jī)關(guān)代字有七八個(gè)、十幾個(gè)字之多，可能各有所代的層次，但盡量以簡化為好。 因此稱之為“六角括號”是基于與數(shù)學(xué)的中括號相區(qū)別。一般都是按文件的形式統(tǒng)一編，即是哪個(gè)部門主辦的，只要是同一發(fā)文形式，就要統(tǒng)一按順序編號。發(fā)文字號應(yīng)居中。 簽發(fā)人標(biāo)識僅是在上報(bào)的公文中才出現(xiàn)。還要注意“簽發(fā)人(會簽人)”三字用仿宋體，簽發(fā)人(會簽人)姓名用楷體。 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定公文標(biāo)題在紅色反線之下空2行標(biāo)識，居中排布。例如，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定公文首頁必須顯示正文，這就是原則，任何情況下不能違反。8．2．2 主送機(jī)關(guān) 標(biāo)題下空l行，左側(cè)頂格用3專仿宋體字標(biāo)識，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如果因僅差一行就可以不擠出正文時(shí)，主送機(jī)關(guān)在標(biāo)題下也可以不空1行，道理不再贅述。數(shù)字、 年份不能回行。8．2．4 附件 公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3號仿宋體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。 公文正文中有一些內(nèi)容，如圖表、名單、規(guī)定等，如穿插在公文正文中，往往隔斷公文前后意思的聯(lián)系而造成閱讀上的不便。如果正文之后的．附件序號和名稱與附件的序號和名稱不一致，在法律意義上講，可以不承認(rèn)該附件是正文的附件，附件便失去了其本應(yīng)有的與正文同等的效力。三是對一些細(xì)節(jié)做了規(guī)定，如：附件序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。公文如果沒有生效時(shí)間，在某種意義上說就是一紙空文。 8．2．6 公文生效標(biāo)識 公文生效標(biāo)識是證明公文效力的表現(xiàn)形式。成文日期右空4字；力g蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。印章還是鑒定公文真?zhèn)蔚淖钪匾臉?biāo)志。成文日期的橫向距離是右空4字；縱向與正文的距離要依印章的大小而定，其標(biāo)準(zhǔn)就是印章加蓋在成文日期上，上距正文l行之內(nèi)，也就是不到l行的空白。國家行政機(jī)關(guān)的印章均帶有國微，把國微蓋歪了是極不嚴(yán)肅和極不負(fù)責(zé)的態(tài)度。掌握的標(biāo)準(zhǔn)是，印章的圖案(如國徽)和文字不壓成文日期，僅以下弧壓在成文日期上。中套的要求是印章的中心線壓在成文日期上。 當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋或套印在其上。 三個(gè)單位聯(lián)合行文，會出現(xiàn)至少有一個(gè)以上的印章無法壓在成文日期上，也就會出現(xiàn)至少有一個(gè)以上的印章是空白印章。印章每排最多排3個(gè)，這樣要求是防止印章邊緣超出版心。同樣應(yīng)保證印章間既不相切也不相交，每排印章中心線對齊。這樣做是考慮到了防止在空白頁私加文字，但正文之后的空白則留了缺口。本標(biāo)準(zhǔn)明確規(guī)定，出現(xiàn)上述情況時(shí)不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。對公文的注釋或解釋一般在公文正文中采取句內(nèi)括號或句外括號的方式解決，這一點(diǎn)在使用附注時(shí)要加以注意。標(biāo)注主題詞是文書部門和檔案部門相互銜接的一項(xiàng)工作。這里要注意“主題詞”三字與詞目所用的字體不同， 同時(shí)要注意詞目之間不要加頓號，而是空l字。二是抄送機(jī)關(guān)回行時(shí)與上一行的抄送機(jī)關(guān)對齊，這與標(biāo)題之下的主送機(jī)關(guān)回行時(shí)仍頂格不同。8．3．3 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期 位于抄送機(jī)關(guān)之下(無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下)占1行位置；用3號仿宋體字。這里的印發(fā)機(jī)關(guān)是指公文的印制主管部門，一般應(yīng)是各機(jī)關(guān)的辦公廳(室，)或文秘部門。本標(biāo)準(zhǔn)說明因此，印發(fā)機(jī)關(guān)如果字?jǐn)?shù)太多，可以自行簡化；本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定印發(fā)日期用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，也有盡量縮小位置的考慮，以保證一行位置能容下印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。8，3．5 版記的位置 版記應(yīng)置于公文最后一面(封四)，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。因?yàn)楣牡拈_始部分很明顯，即印有紅頭的首頁，而結(jié)束部分就是本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的版記。 (3)公文有附件。單頁碼居右空l字，雙頁碼居左空1字。也就是說，頁碼只標(biāo)識到公文主體部分結(jié)束的那頁。 在實(shí)際工作中，有些公文需要附一些表格。 公文如需附A3表格，也就是表格的開本比較大，而且是作為公文正文的最后一頁時(shí)，為避免表格的脫落，所以應(yīng)使表格處于封三之前位置，而不應(yīng)將表格貼在封四上。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱及雙線均印紅色。兩線之間其他要素的標(biāo)識方法從本標(biāo)準(zhǔn)相應(yīng)要素說明。由于不加“文件”二字，這時(shí)的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱一般不用簡稱，如國務(wù)院這種，“信函式”公文，機(jī)關(guān)名稱便標(biāo)識為“中華人民共和國國務(wù)院”，而不像“文件式”公文那樣用規(guī)范化簡稱標(biāo)識為“國務(wù)院文件”。首頁不放頁碼，最后一行(第22行)文字下邊緣與文武線距離6mm。在簽發(fā)人簽名章下空1行右空2字標(biāo)識成文日期。《辦法》規(guī)定，命令(令)適用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)定；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；獎懲有關(guān)人員；撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定。本標(biāo)準(zhǔn)對命令(令)的格式規(guī)定具體為： (1)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱應(yīng)用全稱，不能用簡稱包括規(guī)范化簡稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識用紅色小標(biāo)宋體字；字號由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定，但要掌握在不超過上級機(jī)關(guān)的字號的程度，可以同等大小，但不能超過。令號的編制自發(fā)第1號令開始，不受年度限制，這與發(fā)文字號不同，發(fā)文字號序號以年度為限。 (4)正文之下空l行標(biāo)識簽發(fā)人親筆名章，發(fā)文機(jī)關(guān)平時(shí)應(yīng)制備。 (6)命令(令)的版記格式從本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)規(guī)定，只有一點(diǎn)不同，即命令(令)不分主送、抄送，而用“分送”這一特定形式，這一點(diǎn)要注意。其他要素從本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)要素說明。 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定會議紀(jì)要的標(biāo)識用紅色小標(biāo)宋體字，字號由發(fā)文機(jī)關(guān)自定。12 式樣 A4型公文用紙頁邊及版心尺寸見圖1；公文首頁版式見圖2；上報(bào)公文首頁版式見圖3；公文末頁版式見圖4；聯(lián)合行文公文末頁版式l見圖5；聯(lián)合行文公文末頁版式2見圖6。主要用于發(fā)布重要的行政法規(guī)和規(guī)章,采取重大的強(qiáng)制性的行政措施,任免、獎懲有關(guān)人員,撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定等。附件為所發(fā)布的法律、法規(guī)或重大行政措施。除此之外,負(fù)有特殊使命的機(jī)構(gòu),經(jīng)政府授權(quán),也可適用此文種。是國家行政機(jī)關(guān)嘉獎作出突出貢獻(xiàn)的機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、人員的公文。　　第二條　本辦法所稱計(jì)量器具,是指用于貿(mào)易結(jié)算的工作器具,主要包括:秤、尺、里程計(jì)價(jià)表、電子計(jì)時(shí)器、燃油加油機(jī)、流量計(jì)、電能表、水表、煤氣表(天然氣表)、定量容器、計(jì)量罐、計(jì)量罐車、食用油售油器。　　從內(nèi)容來講，指示與決議、決定有明顯的不同。（二）指示的寫作范例中共中央、國務(wù)院關(guān)于認(rèn)真做好防御特大洪水的緊急指示(1983年7月30日)　　今年我國氣候異常。　　一、當(dāng)前長江洪水險(xiǎn)情未過，黃河、淮河、海河和松花江、遼河都進(jìn)入大汛時(shí)期，珠江流域仍有發(fā)生洪水和臺風(fēng)災(zāi)害的可能。要求在洪水面前，每個(gè)人能以大局為重，一切行動聽指揮，不允許違抗上級命令。公告（一）公告的寫作格式　　公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或法定事項(xiàng)。　　（1）標(biāo)題　　①發(fā)文機(jī)關(guān)加事由加文種。　　（3）簽署　　寫明公告發(fā)布機(jī)關(guān)全稱。現(xiàn)予公布，自2000年8月3日起施行。　　（1）標(biāo)題　　由發(fā)文機(jī)關(guān)(或會議名稱)、事由、文種類型組成，也可由事由和文種組成。批準(zhǔn)性決議先寫什么會議審議了某個(gè)議案，依據(jù)什么理由，決定批準(zhǔn)否，再寫對被審議案的具體評價(jià)，最后以指出、認(rèn)為之語引出號召。法定人數(shù)的人大代表及人大有關(guān)機(jī)構(gòu)也可提出議案。　　第二條　本規(guī)定所稱建筑施工現(xiàn)場,是指經(jīng)市、區(qū)(市)縣人民政府有關(guān)部門批準(zhǔn),進(jìn)行工業(yè)和民用項(xiàng)目的房屋建筑施工、建筑裝飾等施工活動的場地。　　第三十八條　本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。　　①標(biāo)題　　一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種或者事由、文種組成。據(jù)了解,目前庫區(qū)有關(guān)部門正積極籌劃在寶珠寺水電站庫區(qū)發(fā)展旅游業(yè)和養(yǎng)殖業(yè)。按照國家有關(guān)基本建設(shè)誰投資,誰受益,的原則,四川省電力工業(yè)局擁有寶珠寺水電站工程(包括水庫)的管理權(quán)和開發(fā)權(quán),寶珠寺水電廠直接受四川省電力工業(yè)局領(lǐng)導(dǎo),是寶珠寺水電站工程管理和開發(fā)的直接主體。但寶珠寺水電站首臺機(jī)組剛投產(chǎn),大壩未全部建成,大壩管理和保護(hù)范圍尚未劃定,依照批準(zhǔn)設(shè)計(jì)和國家有關(guān)規(guī)定,大壩上游35公里,以及整個(gè)庫區(qū)征地線以下,屬大壩管理和保護(hù)范圍。 　　以上意見,特此函告。決定一般由標(biāo)題和日期、正文、結(jié)尾三個(gè)部分組成。它寫在標(biāo)題之下，外用括號。其篇幅長短，由內(nèi)容多少決定。這一部分一般用一個(gè)自然段落，用特決定如下或特做如下決定與主體部分銜接。表達(dá)決定的具體內(nèi)容。　　結(jié)語。（二）決定的寫作范例國務(wù)院關(guān)于加快發(fā)展中西部地區(qū)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)的決定(一九九三年二月十四日)國發(fā)[1993]10號　　黨的十一屆三中全會以來，我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)異軍突起，為農(nóng)村發(fā)展和國民經(jīng)濟(jì)增長作出重大貢獻(xiàn)，成為我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)生機(jī)勃