國家行政機關公文格式和寫作范例-wenkub

　

【正文】 ) 本標準改變了我國公文用紙長期以來一直沿用的16開型，而將公文用紙的幅面尺寸改為國際標準紙型A4型。出于公文將作為檔案長期保存和使用的需要，因此有必要對此項指標加以規定。如果公文用紙的透明度過高，在正反兩面所印的文字就會出現相互洇透，看上去文字很花很亂，導致印制質量不高，影響公文的閱示傳看。紙張白度如果過低，看上去紙張較黑，如同報紙一般，很不莊重；紙張白度過高，反光度加大，看上去晃眼，特別是在晚間，紙張白度過高，對視力影響很大，時間長了很不舒服。經濟條件相對差一些的單位可以采用紙張質量不低于60g／m2的膠版印刷紙，一般公文用紙可以采用70g／m2的膠版印刷紙。4 公文用紙主要技術指標 公文用紙一般使用紙張定量為60g／m一80g／m2的膠版印刷紙或復印紙。在這兩項定義中，“字”指的就是漢字的橫向距離。3．2 行 line 標識公文中縱向距離的長度單位。因此GB／T 9704一1999《國家行政機關公文格式》中規定的公文用紙幅面尺寸的依據就是GB／T 148—1997《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》。由于少數民族文字的字體、字型和書寫習慣與漢字不同，執行本標準在某些地方可參照本標準另行規定。對公文格式的完整要求應是把《國家行政機關公文處理辦法》中對公文格式的要求與本標準結合起來學習。其他機關公文可參照執行。　會議紀要格式會議紀要標識由“會議紀要”組成。命令標識上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣空2行居中標識標識令號；令號下空2行標識正文；正文下一行右空4字標識簽發人簽名章，簽名章左空2字標識簽發人職務；聯合發布的命令或令的簽發人職務應標識全稱。每行居中排28個字。10　公文中表格公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應將頁碼放在橫表的左側，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。9　頁碼用4號半角白體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距離版心下邊緣7mm。印發時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。　抄送公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。　聯合行文印章當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。　成文時間用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“○”；。　附件公文如有附件，在正文下一行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。　主送機關標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。　簽發人上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。聯合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文著頁顯示正文。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm~5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。　印刷要求雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。6　公文中圖文的顏色未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。5　公文用紙幅面及版面尺寸　公文用紙幅面尺寸公文用紙采用GB/T 148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm297mm，尺寸的允許偏差見GB/T 148。　字　Word標識公文中橫向距離的長度單位。本標準出版時，所示版本均為有效。其他機關公文可參照執行。本標準主要起草人：孟辛卯、房　慶、李志祥、劉碧松、范一喬、張榮靜、李穎。本標準中所用公文用語與《國家行政機關公文處理辦法》中的用語一致。國家行政機關公文格式本標準為第一次修訂。使用少數民族文字印制的公文，其格式可參照本標準按有關規定執行。所有標準都會被修訂，使用本標準的各方應探討使用下列標準最新版本的可能性。一個字指一個漢字所占空間。4　公文用紙主要技術指標公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2~80g/m2的膠版印刷紙或復印紙。 　公文頁邊與版心尺寸 　　公文用紙天頭（上白邊）為：37mm177。黑色油墨應達到色譜所標BL100%，紅色沒墨應達到色譜所標Y80％，M80％。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。裁切成品尺寸誤差177。8　公文中各要素標識規則本標準將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。　秘密等級和保密期限如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。對于上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。　發文字號發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如“附件：1.”）；附件名稱后不加標點符號。　公文生效標識　單一發文印章單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文時間。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。　特殊情況說明當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。　版記中的反線版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。公文如需附A3紙型表格，且當最后一頁為A3紙型表格時，封三、封四（可放分送，不放頁碼）就為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應貼在文件最后一頁（封四）上。發文機關名稱及雙線均印紅色。在簽發人簽名章下一行右空2字標識成文時間。用紅色小標宋體字，字號由發文機關酌定。　　　　　　　　　　　　　　　　　國家質量技術監督局1999－12－27批準發布 2000－01－01實施 　《國家行政機關公文格式》條文釋義使用少數民族文字印制的公文，其格式可參照本標準按有關規定執行。(2)適用范圍本標準適用于國家各級行政機關的公文，其他機關、企事業單位的公文可參照執行。2 引用標準GB／T 148—1997 印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸在本標準中引用的國家標準GB／T 148—1997《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》，主要規定了印刷、書寫和繪圖紙的幅面尺寸，在一般的公文用紙中，主要是采用印刷紙和書寫紙。3 定義本標準采用下列定義。本標準以3號字高度加3號字高度7／8倍的距離為一基準行；公文標題以2號字高度加2號字高度7／8倍的距離為一基準行。一“行”的概念(除2號標題外)指的是3號字高度加其7／8倍的距離。紙張白度為85％一90％，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值為7．5—9．5。對于一些使用高檔印制設備的單位可以采用紙張質量不高于80g／m2的膠版印刷紙或復印紙。 橫向耐折度≥15次是為了保證公文用紙的紙張不能太脆，必須保證一定的柔韌性。這也是公文用紙的一項重要指標。5 公文用紙幅面及版面尺寸5．1 公文用紙幅面尺寸公文用紙采用GB／T 148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm297mm，尺寸的允許偏差見GB／T 148。作出這項規定應該說是在進行大量調查研究和對改變公文用紙紙型將對我國相應工業系統產生何種影響作調查和分析的基礎上得出的。鑒于A4型紙是國際標準的紙型，因此得到各國和各國際組織的廣泛應用，其公文用紙大多是采用A4型紙。但考慮到我國的實際情況，在這兩項標準中，還規定了我國自己的標準16開型。這種紙型標準實際是日本早期用的標準。紙型規格的不一，導致有的政府文件的前后頁大小不一，公文質量受到影響，也不嚴肅。從目前了解到的情況看，我國的印刷設備制造企業已完全能夠生產制造符合國際標準A系列的印刷設備，并將逐步淘汰舊式生產設備。6 公文中圖文的顏色 未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。7．2 制版要求版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過lmm。7．4 裝訂要求公文應左側裝訂，不掉頁。4mm。長期以來，我們的公文缺乏一個較為系統的印刷和裝訂規范。此規定，是為解決上述經常出現的問題而采取的必要措施。所以在標準中規定的一般情況是相對特殊情況而言的。值得提出的是，為使今后公文在油墨的色譜上能夠基本達到一致，在標準中給出了黑色油墨和紅色油墨的色譜指標，只要按標準中給出的油墨色譜來印制公文，就可以基本保證公文的顏色的相對一致。本標準將公文的裝訂要求加以規定，就是對形成公文的最后一道工序嚴格把關，以保證公文的質量。其中“眉首”、“版記”兩個概念在公文印制行業已多年使用，“主體”是本標準提出的新概念。由于公文實質性的內容均在此部分，稱之為“主體”有其道理。　用一個形象的比喻，眉首可稱之為公文的“頭”，主體稱之為公文的“身”，版記稱之為公文的“腳”。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第l行。編份數序號的目的是準確掌握公文的印制份數和分發范圍和對象。本標準規定編制份數序號用阿拉伯數碼，對編幾位未作規定。8．1．2 秘密等級和保密期限 如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第l行，兩字之間空l字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第l行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。在國家行政機關的公文中應按照上述要求在公文中標識公文的秘密等級。在此需要說明的是，如不標識保密期限，秘密等 級兩字之間應空l字距離，如需標注保密期限，則秘密等級的兩字間則不空l字距離，以使該字段不致過長。具體“特急”和“急件”的時間要求是多少，由各地行政機關主管自行確定。友文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但一般應小于22mm15mm(高寬)。發文機關全稱應以批準該機關成立的文件核定的名稱為準。 發文機關標識的字體，本標準推薦使用小標宋體字，是因為小標宋體字顯得莊重，其他字體如楷體、隸書、魏碑等都帶有某 些書法藝術的成分，應該說不適于標識具有執法職能的國家行政機關的公文。第一種是用于平行文或下行文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm，也就是留出25mm(約2行)位置用于標識上述的份數序號、密級和緊急程度。 關于聯合行文，本標準規定“文件”兩字居于發文機關名稱右側上下居中。8，1．5 發文字號 發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。機關代字一般由兩個層次組成。有的機關代字還包合其他的層次，如國務院發文的機關代字有“國發”、 “國函”，“國”代國務院，而“發”和“函”則代“國務院文件”和“國務院函”這兩種發文形式。注意六角括號不是數學公式的中括號，因為當引用公文時，標題后面的發文字號要用圓括號“( )”括起，如果年份用中括號括起，就違反了低級符號中不得包合高級符號的原則。序號是發文的流水號。 發文字號的位置，本標準規定在發文機關標識下空2行，規定在發文字號之下4mm處印一條與版心同寬的紅色反線，這樣就明確了發文機關標識與紅色反線之間的距離是3行位置，發文字號應標在第3行，并且不要緊貼紅色反線，空出約4mm的距離(實際掌握只要不貼紅色反線即可)。 如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置于第l行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。本標準規定應平行排列于發文字號右側，也就是要和發文字號同處在第3行，不過此時發文字號便不要居中了，要居左空1字，簽發人則右空1字，這樣排列起來對稱、美觀。8，2 主體8．2．1 公文標題 紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。在特殊情況下可以在不違背標準規定原則的前提下適當變通。這樣，在執行本標準時便不會出現機械執行而不顧公文實際的做法，因為格式畢竟是為公文的內容服務的，是為公文的辦理服務的。本標準又講了當主送機關過多而使首頁不能顯示正文的變通辦法，即將主送機關移至版記中的主題詞之下。8．2．3 公文正文 主送機關名稱下l行，每自然段左空2字，回行頂格。因為公文中的數字、年份不能出半點紙漏，數字、年份回行權易出現差錯，也易使讀者看錯。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文字號并在其后標識附件(或帶序號)。為了保證 這一點，需要在公文正文之后標注附件的序號和名稱，然后在附件同樣標識附件的序號和名稱， 以顯示附件與正文的不可分割的關系。二是正文后的附件標識應與附件的標識前后一致。 成文日期是公文生效的時間，是公文的一項重要內容。　 由于印章一般要蓋在成文日期上，成文日期要依印章的位置而定，這一點在8，2．6條會分別介紹。 8．2，6．1 單一發文印章 單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期。一般情況除了會議紀要以外，不加蓋印章的公文應視為無效。 對只蓋一個印章的單一機關發文，本標準規定落款處(即成文日期之上)不署發文機關名稱，只標識成文日期。此話說來簡單，但執行起來卻要認真對待，特別是手工加蓋印章，稍一隨意