國家行政機關公文格式和寫作范例-文庫吧

【正文】 件相對差一些的單位可以采用紙張質量不低于60g／m2的膠版印刷紙，一般公文用紙可以采用70g／m2的膠版印刷紙。對于一些使用高檔印制設備的單位可以采用紙張質量不高于80g／m2的膠版印刷紙或復印紙。這種相對靈活的規定避免了一刀切的做法，各使用單位可根據自己的情況具體掌握，只要不低于下限或不高于上限均是符合標準的。 公文用紙紙張白度是根據與A等書寫紙和膠版印刷紙相關的國家標準和行業標準關于紙張白度的指標，進行分析總結得來的。紙張白度如果過低，看上去紙張較黑，如同報紙一般，很不莊重；紙張白度過高，反光度加大，看上去晃眼，特別是在晚間，紙張白度過高，對視力影響很大，時間長了很不舒服。 橫向耐折度≥15次是為了保證公文用紙的紙張不能太脆，必須保證一定的柔韌性。因為很多公文需要在較多的層次傳閱流轉，如果公文用紙過脆，沒看幾次紙張就發生斷裂，使公文不能完整地保存，將直接影響公文效力的發揮。 不透明度≥85％是為了保證公文不使用透明度過高的紙張。如果公文用紙的透明度過高，在正反兩面所印的文字就會出現相互洇透，看上去文字很花很亂，導致印制質量不高，影響公文的閱示傳看。這也是公文用紙的一項重要指標。 pH值為7．5—9．5是根據國家檔案局制定的行業標準DA／T 11一1994《文件用紙耐久性測試法》中的相關規定確定的。這項行業標準規定，存檔時間在200年以上的一般耐久紙，其用紙的pH值應為7．5—9．5。出于公文將作為檔案長期保存和使用的需要，因此有必要對此項指標加以規定。5 公文用紙幅面及版面尺寸5．1 公文用紙幅面尺寸公文用紙采用GB／T 148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm297mm，尺寸的允許偏差見GB／T 148。5．2 公文頁邊與版心足寸公文用紙天頭(上白邊)為：37mm177。lmm公文用紙訂口(左白邊)為：28mm177。1mm版心尺寸為：156mm225mm(不含頁碼) 本標準改變了我國公文用紙長期以來一直沿用的16開型，而將公文用紙的幅面尺寸改為國際標準紙型A4型。作出這項規定應該說是在進行大量調查研究和對改變公文用紙紙型將對我國相應工業系統產生何種影響作調查和分析的基礎上得出的。 作出這項重大改變主要是基于以下三方面的考慮：(1)采用國際標準已成為國際范圍公文用紙的普遍趨勢國際標準化組織(ISO)早在1975年就制定了書寫紙(書寫用紙即日常的辦公用紙)的規格標準，即ISO 262：1975，其主要內容就是規定了書寫用紙的規格為A4型 (2l0mm297mm)。這種紙型由于充分考慮了人體工效的作用，即可容納較多的信息，又大小適中，讓使用者感覺比較舒適。目前常用的復印機、打印機、計算機、傳真機等基本上是以A4型標準作為基本紙型的。鑒于A4型紙是國際標準的紙型，因此得到各國和各國際組織的廣泛應用，其公文用紙大多是采用A4型紙。國際會議也無一不是采用A4型紙作為會議文件用紙。在修訂該標準的過程中，修訂工作小組專門對許多國家和國際組織正式公文的公文用紙情況進行了調查，在所收集到的公文范例中，無一不是采用A4型紙作為公文用紙。 (2)我國已基本具備采用國際標準A4型公文用紙的條件我國在1987年和1988年分別等效ISO 6716和ISO 216制定了我國國家標準GB／T 788和GB／T 148。但考慮到我國的實際情況，在這兩項標準中，還規定了我國自己的標準16開型。隨著國際標準A4型的普及，各國普遍將A4型紙作為公文用紙和書寫用紙，同時各種辦公自動化設備具備處理A4型紙的功能，使A4型紙在我國作為書寫紙和圖書雜志用紙已是大勢所趨。為此GB／T 148和GB／T 788已作了修訂，明確規定國際標準A系列作為書寫紙和圖書雜志開本尺寸，這也為我國公文用紙采用國際標準A4型，使我國公文用紙與國際標準接軌奠定了基礎。 (3)淘汰16開型紙的必要性及基本條件分析長期以來，我國在公文用紙方面一直沿用16開型。這種紙型標準實際是日本早期用的標準?，F今日本已不再使用該種紙型。用這種紙型印制的公文承載有效信息量小，不利于與各國政府或國際組織進行公文交往。16開型紙作為公文用紙還有一個弊端是其本身無統一規格，還有用B5型紙與l 6開型紙混用的。紙型規格的不一，導致有的政府文件的前后頁大小不一，公文質量受到影響，也不嚴肅。而國際標準A4型規格比較嚴格，無論在哪里買到的A 4型紙其誤差不會超過lmm，可保證文件用紙紙型的統一。因此淘汰l 6開型公文用紙紙型，采用國際標準A4型作為公文用紙是十分必要的。將公文用紙由l 6開型改為國際標準A4型，是我國公文用紙的一場革命性轉變。從目前了解到的情況看，我國的印刷設備制造企業已完全能夠生產制造符合國際標準A系列的印刷設備，并將逐步淘汰舊式生產設備。而且目前使用中的復印機、打印機、輕印刷機，絕大部分都是以A4型作為基本紙型，很多政府部門的文印設備也逐步進行了更新，可以印制A4型公文。目前，淘汰16開型紙，采用A4型紙作為公文用紙的時機已經基本成熟。所以在《國家行政機關公文處理辦法》和《國家行政機關公文格式》國家標準中都明確規定公文用紙規格一般采用國際標準A4型。6 公文中圖文的顏色 未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。 公文在一般情況下，除了發文機關標識、眉首的反線和發文機關印章為紅色外，其余部分均為黑色。為避免在本標準后面各章條的敘述重復，在此作總體規定。7 排版規格與印制裝訂要求7．1 排版規格正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字，一般每面排22行，每行排28個字。7．2 制版要求版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過lmm。7．3 印刷要求雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BLl00％，紅色油墨應達到色譜所標Y80％，M80％。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。7．4 裝訂要求公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各l／4處，允許誤差177。4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm一5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差177。lmm，四角成90度，無毛茬或缺損。長期以來，我們的公文缺乏一個較為系統的印刷和裝訂規范。因此一些公文在印制和裝訂時由于不知道或不清楚有哪些統一要求，使得公文印制和裝訂不規范，質量差，也不嚴肅。所以在修訂標準時將公文印制和裝訂的要求規定下來，主要目的是使從事公文印制和裝訂的同志能夠清楚了解怎樣印制和裝訂公文才是符合國家行業標準的。 (1)在標準中給出排版規格是保證公文行數和字數的統一。此規定，是為解決上述經常出現的問題而采取的必要措施。在正常一面滿排公文正文的情況下，應按照這一規定執行。但如果遇到下一面將有可能出現空白頁時，就需要調整某一面的字數和行數， 以保證下一面有公文的正文內容。這種情況就屬特殊情況。所以在標準中規定的一般情況是相對特殊情況而言的。(2)在標準中給出制版要求，是保證采用制版印制公文的部門在制版過程中能夠有一可操作的規定，以保證公文印制質量，減少不合格公文的出現。 (3)在標準中給出印刷要求，是保證公文在印刷過程中的質量控制。關于印刷制品的質量標準是有很多指標的，在此標準中僅給出最基本和最通用的一些印刷技術指標；這些指標只要認真對待是很容易實現的。值得提出的是，為使今后公文在油墨的色譜上能夠基本達到一致，在標準中給出了黑色油墨和紅色油墨的色譜指標，只要按標準中給出的油墨色譜來印制公文，就可以基本保證公文的顏色的相對一致。 (4)在標準中給出裝訂要求，是保證公文在裝訂過程中的質量控制。由于公文的特殊作用和為保證公文的長期保存，對公文在裝訂方面作出統一規定是十分必要的。在我們的調查中發現，一些公文在裝訂時不規范，散頁明訂的現象普遍，壞釘現象時有發生，釘鋸的釘位也很不規范，因而導致公文掉頁現象出現，直接影響公文的完整性。本標準將公文的裝訂要求加以規定，就是對形成公文的最后一道工序嚴格把關，以保證公文的質量。8 公文中各要素標識規則本標準將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。 置于公文首頁紅色反線(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統稱眉首；置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統稱主體；置于主題詞以下的各要素統稱版記。本標準將公文各要素劃分為眉首、主體、版記三部分，是采用了具有多年從事公文處理工作實踐經驗的同志的建議而確定的。其中“眉首”、“版記”兩個概念在公文印制行業已多年使用，“主體”是本標準提出的新概念。之所以這樣劃分，是為敘述方便，更重要的是這三個部分各有其特點，具有相對的獨立性，界限比較明顯。眉首的特點是位置相對固定，掌握了本標準對眉首所合各要素位置的規定，就可以設計文件的“紅頭”部分(具體設計方法后文介紹)。主體的特點是位置經常變動，依公文內容的長短而定。由于公文實質性的內容均在此部分，稱之為“主體”有其道理。版記的特點是位置要依公文主體的構成而定。由于按本標準的規定公文要雙面印刷，版記的位置有一個位于哪一面的問題； 如果公文有附件，版記還有一個是放在正文后還是放在附件之后的問題。因此版記有必要作為一個單獨部分加以敘述?！∮靡粋€形象的比喻，眉首可稱之為公文的“頭”，主體稱之為公文的“身”，版記稱之為公文的“腳”。把公文各要素分為“頭”、 “身”、“腳”三部分，既便于從總體上掌握其聯系，又便于對其進行“解剖”，掌握其區別。這是本標準對公文結構劃分提出的新觀點，也是本標準在結構上的最大特點。8．1 眉首8．1．1 公文份數序號公文份數序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第l行。并不是所有的公文都需要編制份數序號?！掇k法》規定帶有密級的公文要編制份數序號。如果發文機關認為有必要，也可對不帶密級的公文編制份數序號，如國務院文件都編有份數序號。編份數序號的目的是準確掌握公文的印制份數和分發范圍和對象。當文件需要收回保管或銷毀的時候，就可以對照份數序號掌握其是否有遺漏或丟失。發文機關根據份數序號可以掌握每一份公文的去向。因此，發文機關在發文和收文機關在收文時，都要登記份數序號。本標準規定編制份數序號用阿拉伯數碼，對編幾位未作規定。一般來說，應根據公文的份數來決定編幾位，但至少應不少于兩位，即“1”編為“01”，如果單編“l”，會使人不知其意，以為是誤印上去的。對份數序號，有的是用印號機手工在成文上加蓋，有的印刷設備帶有印號功能，可以與成文同時印刷，對此本標準不作統一規定，公文印發機夫可自行掌握。本標準規定份數序號的位置在版心左上角頂格第1行。8．1．2 秘密等級和保密期限 如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第l行，兩字之間空l字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第l行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。 秘密等級是標識公文保密程度的一種標志。根據《辦法》的 規定，涉及國家秘密的公文應當按照國家秘密及其密級具體范圍 的規定分別標明“絕密”、“機密”和“秘密”?！敖^密”是最重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害；“機密”是重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害；“秘密”是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害。在國家行政機關的公文中應按照上述要求在公文中標識公文的秘密等級。 保密期限是對公文密級的時效加以規定的說明。如公文針發 單位能夠知道保密期限，可按照國家保密局的要求在密級程度后 標注保密期限，在秘密等級和保密期限間用“★”隔開。如：絕密★3個月，意味著該公文屬于絕密等級，保密的期限為3個月， 過期即可解密。在此需要說明的是，如不標識保密期限，秘密等 級兩字之間應空l字距離，如需標注保密期限，則秘密等級的兩字間則不空l字距離，以使該字段不致過長。8．1．3 緊急程度 如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。 緊急程度是對公文送達時限的要求。根據《辦法》規定，緊急公文應當分別標明“特急”、“急件”。具體“特急”和“急件”的時間要求是多少，由各地行政機關主管自行確定。在標準中只規定緊急程度的標識位置是居于版心右上角頂格第l行。 如果遇到秘密等級和緊急程度需同時標識時，按照秘密等級在上、緊急程度在下的次序分兩行頂格標注在版心右上角。8．1．4 發文機關標識 由發文機關全稱或規范化簡稱后加“文件”組成；對一些特定的公文可只標識發文機關全稱或規范化簡稱。友文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。如需標識公文份數序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度，可在發文機關標識上空2行向下依次標識(見圖三)。 發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但一般應小于22mm15mm(高寬)。 聯合行文時應使主辦機關名稱在前， “文件”二字置于發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。 發文機關標識即人們通常所稱的“紅頭”。它是由發文機關全稱或規范化簡稱加“文件”二字組成的。發文機關全稱應以批準該機關成立的文件核定的名稱為準。規范化簡稱應由該機關的上級機關規定。 有一些特定的公文在發文機關名稱后面不加“文件”二字， 如國務院就有“國務院任免通知”紅頭形式，本標準給這類“紅頭”留了余地，未規定一律要加“文件”二字，但只限于特定的公文。一般來說，行政機關的重要公文特別是上報的公文均應加 “文件”二字。 發文機關標識的字體，本標準推薦使用小標宋體字，是因為小標宋體字顯得莊重，其他字體