秘書工作及其發展趨勢概述-免費閱讀

　　

【正文】 三、信息收集的方法有哪些？ 引導學生看書并明確： 根據信息收集的具體目的和所在組織的業務內容，以及環境條件的不同，信息收集的方法多種多樣，常用的信息收集方法有：觀察法、問卷法、閱讀法、收聽法、詢訪法、索取法、網絡法、量表法、交換法。 6. 國際信息： 來自國際社會的信息。領導的決策，從某種意義上講，就是對信息的掌握和處理，這就需要秘書和秘書部門十分重視信息收集工作。通過這節課的學習，我們明白了：秘書工作的一切方面都離不開信息，新時期特別要求秘書強化信息意識，研究并掌握信息工作的規律，只有這樣，才能發揮好參謀助手的作用。 3．信息社會化、全球化 世界上許多發達國家，已率先使越來越多的人共享信息的效益。就一般秘書部門來說，通常習慣將信息劃分為：綜合信息、專題信息；固定信息、流動信息；基本信息、派生信息；客觀信息、特殊信息。 【講授新課】 一、信息的概念與特征 1．信息的含義是什么？ 引導學生看書分析并明確： 信息是客觀世界中事物運動狀態的反映；信息又是客觀事物之間相互聯系、相互作用的直接或間接的表征；信息經過傳遞再現客觀事物的狀態。在兩地之間架起電報線，一頭發電報，另一頭收電報，就可以傳遞信息了。1815 年 1 月 8 日，美軍和英軍在新奧爾良附近打仗。要做到這一點，秘書應主動適應領導者的個性特點、思維方式、生活習慣和工作方法，而領導者也應該了解秘書的不同特點，在工作上善于揚長避短，充分發揮秘書的聰明才智。一天晚上——那是一場鏖戰之后——凡男爵干完活，兩眼睡意朦朧，一鉆進帳篷就倒下睡著了，自以為躺在行李袋上。更令秘書叫苦不堪的，是拿破侖那非凡的精力，那簡直是令人難以置信的。拿破侖見紙上一片空白，頓時像獅子般暴跳如雷，怒吼連聲。結果，陸軍部長辦公室的 S 先生被選中。另一方面，從領導人的角度來看，作為一個好的領導人，要注意充分調動身邊工作人員，尤其是秘書人員的積極性，關心愛護他們，幫助他們解除后顧之憂，讓他們一心一意投身于工作之中，這是矛盾的次要方面。總之，秘書和領導者應該相互取長補短。 【講授新課】 一、秘書人員與具體領導人相處的原則有哪些？ 引導學生看書思考并明確： 秘書人員與具體領導人相處的原則有： （1） 思想體系一致的原則 （2）知識互補的原則 （3）相互信任的原則 （4）相互適應的原則 二、具體分析秘書人員與具體領導人相處的四大原則 1．怎樣理解“思想體系一致”的原則？ 啟發學生思考并明確： 秘書人員是領導的助手和參謀，秘書職能實際上是領導人腦力和體能的補充和延伸，這就決定了秘書的職能活動要以領導意圖為轉移，其基點在于隨時正確地領會掌握領導的工作意圖，嚴格遵循、圍繞領導工作意圖，通過自己的調查研究、提供信息、參謀建議、撰寫公文、協調處事、接待交往等職能活動，輔助領導工作，體現、貫徹領導意圖。 （3）當向甲領導匯報乙領導對某工作、某問題的處理時，可在客觀陳述中，不露痕跡地強調其為工作著想的用心，對雙方矛盾的焦點方面盡量不講；非講不可時，也應客觀、謹慎，言詞緩和，一帶而過。 （5）在職責分工上同樣對待，對一把手和其他成員一視同仁。如通報情況后有關領導有不同意見，秘書則應建議幾位領導當面研究，不要往返傳話，以免引起誤會。2．民營企業、個體老板與其秘書之間的關系是雇傭關系。周恩來同志與秘書們的這種親密關系，充分體現了我們黨的領導同志與秘書之間在政治上的平等關系。他見曹操，嫌禮遇不厚就把曹大罵一頓；轉到劉表那里，又多次冒犯劉表；再到江夏太守黃祖處當秘書，黃重用他，很佩服他的文采，但終究在下棋時又把黃祖罵了，導致不可收拾的后果。 在資本主義社會，領導者與秘書的關系是雇傭關系。 （3）領導交辦的工作中的機密事項，如人事變動、機構調整、政策修訂等。 （5）重要領導人的活動、領導機關重要的 內部情況，也往往屬于機密內容。現代社會的秘書人員，不僅需要具有馬克思主義哲學、政治經濟學、科學社會主義、行政管理學和秘書業務方面的知識，而且需要了解與掌握其他方面的知識，即凡是領導工作所涉及的知識，秘書都要有所了解和掌握。 【導入新課】 通過前面兩節課的學習，我們了解到秘書工作在領導活動中的作用，那么秘書工作在領導活動中的特點又是什么呢？這節課我們重點分析這個問題。 （3）帶全面性的任務或活動，如校慶、廠慶，單位召開的全系統會議等。青年表彰的前期準備，都無例外地要在此時完成。秘書工作的輔助協調作用還不止這一點，請同學們看書上的有關文字！引導學生看書思考并得出結論： 任何組織系統都有自己的運行目的和目標。（要點） 第二課時 教學要點：分析秘書工作在領導活動中的輔助協調作用、“不管部”作用和“窗口”作用。一般而言，為領導出主意，想辦法，提供多種決策方案供領導選擇，不論是口頭表達還是文字表達，都是參謀作用。但是，一個人的精力和時間畢竟有限。 2．從秘書工作在領導活動中的特點上，培養學生做任何事都應像秘書人員一樣，勤勤懇懇，任勞任怨，甘當無名英雄。 【課堂小結】 這節課，主要學習了領“導意圖”的含義及領導意圖的形成過程。各項生產或業務活動的特定專業性質同樣要受到這些專業規律的制約。上級下達的指令、指示、任務、要求、規定，是下級領導意圖形成的思想來源之一。 領導意圖的實質：領導意圖是適應管理社會組織的需要，為達到某一目標，完成某一任務，由領導者提出的確定意見，而不是正在思考、醞釀過程中的不成熟的想法；是在管理活動中需要實施的工作意見，而不是作參考的備忘錄；是領導者工作意見總體表達的實質、目的、核心，而不只是具體的、某一部分的要求，或是細枝末節問題的規定。 【課后練習】（投影） 一、單選題 1．（ ）是領導者決策、意圖的實施者、行動者。 2．領導者、被領導者、作用客體三者之間的關系怎樣？ 啟發學生思考并分析：（1）領導者與被領導者共同處于一個大系統中，二者相互依存。 2．領導活動的含義是什么？ 明確：領導活動是在一定領導環境確定的范圍內進行的一種有向性的人的綜合活動。為什么這么說呢？這節課我們來分析這個問題。錢秘書打開計算機本校文檔，把有關內容整理后，直接由網絡下達給各職能部門，并結合趙校長的工作布置，提出了完成有關工作的具體要求。其中計算機是處理信息、使辦公室設備智能化的主要工具；現代通信技術是在辦公手段現代化的環境下，辦公室之間相互傳遞信息所依賴的主要技術手段。這些工作，僅靠少數領導者是無法完成的，還需要有一大批領導者的助手、參謀來協助完成。事后在處理有關領導的瀆職罪時，有幾個秘書也被處理。 第二節 我國秘書工作的發展趨勢知識與技能目標：了解我國秘書工作的發展趨勢 過程和方法目標： 通過討論秘書在工作中如何為領導出謀獻策，秘書工作如何做到管理科學化從而了解辦公手段現代化的含義 情感態度與價值目標：讓學生了解秘書在工作中要積極主動，在工作中要有強烈的責任感，從而培養學生對事業的主動性和責任感。 （2“事物”）類任務 主要有文件的收發、傳遞與管理，文書的繕印與校對，文書的立卷與歸檔，文件的清繳與銷毀，機要通信，承辦會議，接待來訪，印章管理，公務接洽等。 秘書工作的政治性主要體現在： （1）鮮明的階級性 （2）明確的政策性 （3）高度的機要性 3．秘書工作的服務性應從哪幾個方面來理解？ 明確：秘書工作的服務性可以從三個方面來理解，具體說來： （1）秘書工作具有多層次的服務對象。 【布置作業】 闡述“秘書”一詞含義的演變過程。 三、秘書的含義是什么？ 明確：《現代漢語詞典》對秘書的定義是掌管文書并協助機關或部門負責人處理日常工作的人員。第一章 秘書工作及其發展趨勢 第一節 秘書工作知識與技能目標： 1．理解秘書和秘書工作的含義 2．理解秘書工作的基本屬性和基本任務 過程和方法目標： 通過了解秘書工作的多種服務手段，準確識別政務和事務兩類主要任務 情感態度與價值目標：培養學生樹立為人民服務的思想 教學重點：秘書及秘書工作的概念 教學難點：秘書工作的基本屬性及主要任務 教學方法：設問導疑、案例教學 教具安排：投影儀 課時安排：二課時 教學過程 第一課時 教學要點： “秘書”的含義 【導入新課】 同學們，改革開放的政策，促使我國經濟飛速發展，多種經濟成分并存，使得秘書職業成為社會上最普遍的工作之一，秘書工作在建設有中國特色的社會主義事業中發揮著越來越大的作用。《辭海》對秘書一詞的定義是職務名稱之一。 第二課時 教學要點：“秘書工作”的含義；秘書工作的基本屬性；秘書工作的主要任務 【導入新課】 上一節課，我們明確了“秘書”一詞的含義，了解到秘書一詞由物到人的演變過程那么“秘書”的含義，與“秘書工作”的含義是不是一回事呢？這節課，我們重點來分析“秘書工作”的含義的有關內容。我國黨政機關的秘書部門，歷來堅持的宗旨，即為領導機關服務，為各部門服務，為人民服務，其中核心是為人民服務。 【課堂小結】 這節課講授的內容主要包括秘書工作和含義及秘書工作的基本屬性和主要任務，其中秘書工作的基本屬性應比較全面地理解每一個方面。 教學重點：秘書工作的三大發展趨勢，即參謀職能強化趨勢，秘書工作管理科學化趨勢，辦公手段現代化趨勢。 問題：（1）沒有審批權力的秘書為什么要負責任？ （2）這個案例說明了什么？從這個案例中，我們得到什么啟示？啟發學生思考并明確： （1）秘書雖無直接責任，但有失職之處。另一方面是領導決策由經驗決策向科學決策轉變的需要。 （2）辦公手段現代化追求的目標是什么？ 明確：提高辦公室的辦公效率和質量，盡量減少差錯，縮短辦公活動周期，減少行政開支。 請結合以上材料，分析在當前高科技時代，秘書工作有了哪些變化？參考答案： 從以上案例中可以看出：實現了辦公手段現代化，秘書人員就能有更多的時間和精力從事分析研究、輔佐決策等創造性勞動，從而提高管理水平和科學決策水平。 【講授新課】 一、領導和領導活動 1．領導的含義是什么？ 教師啟發學生思考并分析：“領導”這一詞語，《現代漢語詞典》（修訂本）的釋義是率領并引導朝一定方向前進：如‘集體領導39。 對上述含義的理解要注意：“在一定領導環境確定的范圍內”指的是作為領導者，他的領導活動是在人與人之間進行的，而有向性的人的綜合活動則是指領導者通過決策、威望和領導藝術的感召力引導人們朝著一定方向前進的一種社會實踐活動，或者說是領導者指引和影響社會組織內的人們在特定的時空條件下實現預定目標的過程。一方面領導者應反映、代表、符合大多數被領導者的要求，否則將失去其從事領導活動的基礎和后盾。 A．作用客體 B．被領導者 C．客觀環境 D．領導活動2．農民與農民的領導者作用客體是（ ） A．農民的房屋 B．可種植的土地 C．農業收入 D．糧食 二、有困難，找市長與有困難，找市場各屬于什么時期的領導活動？市長的作用能否完全被市場取代？為什么？ 參考答案： “有困難，找市長”屬于計劃經濟時期的領導活動；“有困難，找市場”屬于市場經濟時期的領導活動。例如，命令、指示、決定、交辦意見、口頭要求等，都是領導意圖的表達形式。這是問題的一個方面。 三、課堂知識的延伸拓展 看下面的案例，并思考這個案例給了你什么樣的啟示？ 你這秘書不夠格小趙從工廠辦公室調到鎮政府辦公室當秘書，他上班最早、手腳最勤、嘴巴最甜。秘書人員必須正確理解領“導意圖”的含義，圍繞領導意圖開展一系列的秘書工作，才能真正起到參謀、助手的作用。 教學重點： 1．秘書工作在領導活動中的六個方面作用 2．秘書工作在領導活動中的五個特點 教學難點：如何理解秘書工作在領導活動中的作用和特點 教學方法：設問導疑、案例分析 教具安排：投影儀、自制的秘書工作樞紐作用示意圖 課時安排：三課時 教學過程 第一課時 教學要點：秘書工作在領導活動中的作用，重點分析樞紐作用、助手作用、參謀作用 【導入新課】 同學們，新時期信息量猛增，工作節奏加快，許多領導人雖然博學多才、見多識廣、精明能干，但個人的知識、能力、精力總是有限的。俗話說：“一個籬笆三根樁，一個好漢三人幫。 【課堂小結】這節課主要分析了秘書工作在領導活動中的樞紐作用、助手作用及參謀作用。 【導入新課】 上一節課，我們了解了秘書工作在領導活動中的作用，并重點分析了秘書工作在領導活動中的樞紐作用、助手作用及參謀作用。要使組織系統沿著正確的軌道運行，使眾多的局部成為完整和諧的有機體系，相互配合運轉，就必須不斷地對運行進行調節。這些工作，都是辦公室來承擔的。 （4）為領導服務的其他事項，如陪同領導視察，看望患病職工，慰問退休職工，代表領導參加某些活動等。 【講授新課】 一、秘書工作在領導活動中的特點有哪些？其中最主要的反映秘書工作本質特點的是什么？ 引導學生看書并明確： 秘書工作在領導活動中的特點有： （1）依附性（本質特點） （2）綜合性 （3）服務性 （4）機密性 （5）政策性 二、具體分析秘書工作在領導活動中的特點 1．怎樣理解秘書工作在領導活動中的依附性？ 引導學生思考并明確： （1）秘書工作是依附于領導活動而存在的。除了知識能力外，秘書還要具備文字表達與口頭表達的語言能力，具備運用辦公現代化手段的實際能力，還要具備處理人際關系的公關能力等。 5．從哪些方面來認識秘書工作在領導活動中的政策性特點？ 先請學生討論，然后明確： （1）秘書和秘書部門是領導的助手，是輔助性工作部門。 （4）承理領導機關和領導者電話中的機密。 在社