秘書(shū)工作及其發(fā)展趨勢(shì)概述-資料下載頁(yè)

　　

【正文】 草稿，絞盡腦汁地反復(fù)琢磨皇帝話語(yǔ)的含意，填補(bǔ)空白，組合句子。整理完畢，便交給拿破侖。此時(shí)，他若抖抖紙張，簽上名字，把文件往凡男爵的桌子上一扔，說(shuō)一聲發(fā)出去!那么，口授記錄工作便算是大功告成了。更令秘書(shū)叫苦不堪的，是拿破侖那非凡的精力，那簡(jiǎn)直是令人難以置信的。如有一次拿破侖想在楓丹白露籌建一所學(xué)校，曾一口氣口授了共計(jì) 517 項(xiàng)條款的詳細(xì)計(jì)劃。平時(shí)，拿破侖習(xí)慣于每天工作十五六個(gè)小時(shí)，而在每次戰(zhàn)役期間，他白天忙個(gè)不停地處理軍政大事，晚上稍稍休息一會(huì)兒，待到凌晨一兩點(diǎn)鐘，便起床閱讀戰(zhàn)報(bào)和情報(bào)，思考問(wèn)題，并立即就當(dāng)天的軍事行動(dòng)做出決定。據(jù)史載，1806 年秋對(duì)普魯士作戰(zhàn)期間。有一天，拿破侖除了外事活動(dòng)外，竟連續(xù)口述了 102 項(xiàng)命令和指示。拿破侖如此工作，當(dāng)然忙壞了他身邊的秘書(shū)們。作為秘書(shū)，無(wú)論何時(shí)何地、在何種情況下，他們都必須隨時(shí)恭候在桌邊，等待命令，工作之辛苦是可想而知的。有時(shí)累得精疲力竭，即使累得連眼皮都睜不開(kāi)，也得打起精神支撐住，小心翼翼地干，因?yàn)樗麄兩钪闷苼龅钠⑿?。一天晚上——那是一?chǎng)鏖戰(zhàn)之后——凡男爵干完活，兩眼睡意朦朧，一鉆進(jìn)帳篷就倒下睡著了，自以為躺在行李袋上。醒后才知道，晚上枕的軟綿綿的東西，竟是剛剛死去的一具尸體。有一天，拿破侖的情緒很好，高興地捏捏秘書(shū)的耳朵，對(duì)他說(shuō)：“你也會(huì)永垂不朽的?！钡拇_，拿破侖說(shuō)得不錯(cuò)，那些和他一起生活工作過(guò)的人，后來(lái)很多都由于他的緣故而名垂青史。當(dāng)拿破侖的秘書(shū)實(shí)在是一項(xiàng)可怕的差使，榮譽(yù)雖高，但是沒(méi)有多少人愿意并且能夠干到底的。 摘自中國(guó)新世紀(jì)讀書(shū)網(wǎng) 【課堂小結(jié)】 這節(jié)課主要分析了秘書(shū)人員與具體領(lǐng)導(dǎo)人相處的原則，即思想體系一致的原則、知識(shí)互補(bǔ)的原則、相互信任的原則、相互適應(yīng)的原則。秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)者在思想體系上應(yīng)當(dāng)保持一致，不允許南轅北轍，這是最基本的要求，但秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)者在知識(shí)構(gòu)成和知識(shí)面上卻可能是不一致的，有的甚至存在較大的差距，這就需要將秘書(shū)和領(lǐng)導(dǎo)的知識(shí)結(jié)合在一起，構(gòu)成領(lǐng)導(dǎo)者決策和處理工作所需要的較為全面的知識(shí)結(jié)構(gòu)，這對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作大為有利。同時(shí)，秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)者的左右手，他們是工作中合作的伙伴，只有相互理解和信任，才能達(dá)到思想一致，步調(diào)一致，情感和諧，形成工作上同心協(xié)力、默契配合的關(guān)系。要做到這一點(diǎn)，秘書(shū)應(yīng)主動(dòng)適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)者的個(gè)性特點(diǎn)、思維方式、生活習(xí)慣和工作方法，而領(lǐng)導(dǎo)者也應(yīng)該了解秘書(shū)的不同特點(diǎn)，在工作上善于揚(yáng)長(zhǎng)避短，充分發(fā)揮秘書(shū)的聰明才智?？傊?，秘書(shū)人員在處理與具體領(lǐng)導(dǎo)人之間的關(guān)系時(shí)，注意既要堅(jiān)持原則性，又要注意靈活性，原則性是靈活性的靈魂，靈活性為原則性服務(wù)，以達(dá)到促進(jìn)團(tuán)結(jié)、促進(jìn)工作的目的。 【課后練習(xí)】 論述題：秘書(shū)人員與具體的領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)怎樣相處？ 參考答案： 秘書(shū)如何處理好同具體領(lǐng)導(dǎo)人的關(guān)系，首先要明確秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)人（指直接服務(wù)對(duì)象）之間是一種工作關(guān)系。這種工作關(guān)系，在職能上，秘書(shū)要為領(lǐng)導(dǎo)人服務(wù)，即做領(lǐng)導(dǎo)人工作上的助手和參謀，具體任務(wù)就是辦文、辦會(huì)和辦其他的事；在組織上，秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)人是上下級(jí)關(guān)系，領(lǐng)導(dǎo)人領(lǐng)導(dǎo)秘書(shū)，秘書(shū)執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)人的指令?；诖?，秘書(shū)與具體的領(lǐng)導(dǎo)人在相處時(shí)，應(yīng)遵循以下四條原則： （1） 思想體系一致的原則 （2）知識(shí)互補(bǔ)的原則 （3）相互信任的原則 （4）相互適應(yīng)的原則 第三章 信息及其在秘書(shū)工作中的作用第一節(jié) 信息及其在秘書(shū)工作中的作用 教學(xué)目標(biāo) 知識(shí)目標(biāo)：理解信息及其在秘書(shū)工作中的作用 能力目標(biāo)： 1．能準(zhǔn)確識(shí)別不同類型的信息 2．能分清信息工作在秘書(shū)活動(dòng)中的不同作用 3．能識(shí)別現(xiàn)代社會(huì)信息工作的基本特征 德育目標(biāo)：強(qiáng)化學(xué)生的信息意識(shí)，讓他們懂得信息工作在秘書(shū)活動(dòng)中的重要性 教學(xué)重點(diǎn)： 1．信息的概念與特征 2．現(xiàn)代社會(huì)信息工作的基本特征 3．信息工作在秘書(shū)活動(dòng)中的作用 教學(xué)難點(diǎn)：信息的特征及信息工作在秘書(shū)活動(dòng)中的作用 教學(xué)方法：設(shè)問(wèn)導(dǎo)疑、啟發(fā)分析 教具安排：投影儀 課時(shí)安排：一課時(shí) 教學(xué)過(guò)程 【導(dǎo)入新課】 由下面的一篇文章導(dǎo)入新課，向?qū)W生介紹這篇文章的要點(diǎn)。 信息時(shí)代 一、通訊的歷史 信息是很重要的，其價(jià)值甚至超過(guò)措施。缺乏信息會(huì)浪費(fèi)很多的金錢，有時(shí)甚至?xí)奚S多人的生命。 新奧爾良戰(zhàn)役 這里的一個(gè)例子是發(fā)生在美國(guó)路易斯安那州新奧爾良市，當(dāng)時(shí)英國(guó)和美國(guó)正在打 1812年的戰(zhàn)爭(zhēng)。1815 年 1 月 8 日，美軍和英軍在新奧爾良附近打仗。新奧爾良戰(zhàn)役是一個(gè)著名的戰(zhàn)役，傷亡了數(shù)以百計(jì)的軍人。戰(zhàn)后，美國(guó)人和英國(guó)人才知道沒(méi)有必要打這一場(chǎng)戰(zhàn)役，因?yàn)槊?、英談判代表早在兩周前已?jīng)在比利時(shí)根特市簽署了一項(xiàng)和平條約。遺憾的是美軍和英軍在新奧爾良遭遇前，這項(xiàng)和平條約的消息尚未傳到美國(guó)，戰(zhàn)斗造成了慘重的傷亡。古時(shí)候，傳遞信息只能靠帆船和戰(zhàn)馬，甚至人的步行。人們也曾試過(guò)用別的辦法傳遞信息，有人試著讓鴿子傳遞信息，但這樣的傳遞不是很可靠。更快的辦法是到了電報(bào)的發(fā)明，電報(bào)是最早使用電線和電能來(lái)傳遞信息的設(shè)備。十九世紀(jì)三十年代，英國(guó)人和美國(guó)人率先使用了電報(bào)。在兩地之間架起電報(bào)線，一頭發(fā)電報(bào)，另一頭收電報(bào)，就可以傳遞信息了。不過(guò)，每個(gè)字母和數(shù)字都得用電報(bào)鍵單獨(dú)發(fā)送，收電報(bào)一方邊收邊記，發(fā)電報(bào)聲聽(tīng)起來(lái)就是“嘀??嘀??嘀 ” 莫爾斯電碼操作員（美國(guó)國(guó)會(huì)圖書(shū)館照片） 十九世紀(jì)五十年代，電報(bào)高手每分鐘可以發(fā)送 35 至 40 個(gè)單詞。遇到信息量大時(shí)，得發(fā)送好幾個(gè)小時(shí)。但是，電報(bào)還是讓生活在城市的人們大大地加快了通訊速度。電報(bào)線連接著各大城市，并很快就對(duì)日常生活產(chǎn)生了重大影響。政府、商行和個(gè)人使用電報(bào)發(fā)送信息，報(bào)社則使用電報(bào)獲取信息。有時(shí)，報(bào)紙一天要印刷 4～5 次，以快速報(bào)道新消息。無(wú)疑，電報(bào)是將信息從一個(gè)地方傳送到另一個(gè)地方的最快辦法。 【講授新課】 一、信息的概念與特征 1．信息的含義是什么？ 引導(dǎo)學(xué)生看書(shū)分析并明確： 信息是客觀世界中事物運(yùn)動(dòng)狀態(tài)的反映；信息又是客觀事物之間相互聯(lián)系、相互作用的直接或間接的表征；信息經(jīng)過(guò)傳遞再現(xiàn)客觀事物的狀態(tài)。一般所說(shuō)的信息，都是經(jīng)過(guò)自然或人工的傳遞，能夠再現(xiàn)事物狀態(tài)的信息。 2．信息是多方面的、十分復(fù)雜的，人們可以從不同的角度對(duì)它進(jìn)行分類，那么從不同的角度來(lái)看，信息有哪些種類呢？ 明確：（1）按信息源的性質(zhì) ：可分為兩大類，一類是自然信息，這是自然界自發(fā)產(chǎn)生的。另一類是社會(huì)信息，這是社會(huì)各界有目的、有意識(shí)地發(fā)出的信息，可分為政治信息、經(jīng)濟(jì)信息、文化信息、教育信息、軍事信息、科技信息、體育信息等。 （2）按信息的表現(xiàn)形式：可分為語(yǔ)言信息、文字信息、數(shù)據(jù)信息、圖象信息。 （3）按信息來(lái)源的方向 ：可分為橫向信息、縱向信息；外部信息、內(nèi)部信息。 （4）按信息的穩(wěn)定狀態(tài) ：可分為靜態(tài)信息、動(dòng)態(tài)信息。 （5）按信息存在或作用時(shí)間 ：可分為長(zhǎng)時(shí)信息、短時(shí)信息。就一般秘書(shū)部門來(lái)說(shuō)，通常習(xí)慣將信息劃分為：綜合信息、專題信息；固定信息、流動(dòng)信息；基本信息、派生信息；客觀信息、特殊信息。3．作為一種客觀存在，信息有哪些特征呢？ 明確：信息具有四個(gè)主要特征： （1）開(kāi)發(fā)性 ：信息是可開(kāi)發(fā)、可再生，取之不竭的“資源”，能夠產(chǎn)生巨大的動(dòng)力，推動(dòng)物質(zhì)世界的發(fā)展與變革，人們研究信息，正是為了開(kāi)發(fā)利用這一資源。 （2）共享性 ：信息不像一般的物質(zhì)那樣具有單一的歸屬性，它可以讓眾多的人共同享用。 （3）無(wú)限性 ：物質(zhì)世界是無(wú)限的，人們對(duì)物質(zhì)世界的認(rèn)識(shí)也是無(wú)限的，所以無(wú)論從時(shí)間還是從空間范疇來(lái)說(shuō)，信息都是無(wú)限的，是永不枯竭的資源。 （4）時(shí)效性 ：社會(huì)需求的瞬息萬(wàn)變，帶來(lái)了信息強(qiáng)烈的時(shí)效性。這種時(shí)效性反映了信息的價(jià)值，過(guò)時(shí)的信息相對(duì)來(lái)說(shuō)價(jià)值就小，甚至毫無(wú)價(jià)值。 二、現(xiàn)代社會(huì)信息工作的基本特征有哪些？ 引導(dǎo)學(xué)生看書(shū)明確： 1．信息載體多樣化 現(xiàn)代社會(huì)記錄和儲(chǔ)存信息的載體，一方面向多樣化發(fā)展，出現(xiàn)了非紙質(zhì)材料，如膠卷，磁帶，磁盤；另一方面日趨縮微化。 2．信息傳遞迅速化 現(xiàn)代科技高度發(fā)展，使信息傳遞越來(lái)越不受時(shí)空的限制。 3．信息社會(huì)化、全球化 世界上許多發(fā)達(dá)國(guó)家，已率先使越來(lái)越多的人共享信息的效益。 三、信息工作在秘書(shū)活動(dòng)中的作用 1．秘書(shū)部門信息工作指的是什么？ 明確：秘書(shū)部門的信息工作，主要是根據(jù)上級(jí)與主管部門的要求，了解情況，掌握動(dòng)態(tài)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，然后進(jìn)行篩選處理，綜合分析，提供信息資料給領(lǐng)導(dǎo)參考。 2．信息工作在秘書(shū)活動(dòng)中的作用有哪些？ 明確：信息工作在秘書(shū)活動(dòng)中的作用主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面： （1）輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策，必須依靠信息。 （2）起草文件必須依靠信息。 （3）信訪咨詢工作需要依靠信息。 （4）做好日常管理工作必須依靠信息。 【課堂小結(jié)】 這節(jié)課的學(xué)習(xí)內(nèi)容包括信息的含義、信息的分類、信息的主要特征、現(xiàn)代社會(huì)信息工作的基本特征以及信息工作在秘書(shū)活動(dòng)中的作用。在這些內(nèi)容中，要注意區(qū)分信息的主要特征與現(xiàn)代社會(huì)信息工作的基本特征，不要將這兩項(xiàng)內(nèi)容混為一談。通過(guò)這節(jié)課的學(xué)習(xí)，我們明白了：秘書(shū)工作的一切方面都離不開(kāi)信息，新時(shí)期特別要求秘書(shū)強(qiáng)化信息意識(shí)，研究并掌握信息工作的規(guī)律，只有這樣，才能發(fā)揮好參謀助手的作用。 第二節(jié) 秘書(shū)信息工作的特點(diǎn)、原則和要求教學(xué)目標(biāo) 知識(shí)目標(biāo)：理解秘書(shū)信息工作的特點(diǎn)、原則和要求 能力目標(biāo)： 1．準(zhǔn)確辨別秘書(shū)信息工作的不同特點(diǎn) 2．運(yùn)用秘書(shū)信息工作的原則來(lái)解決實(shí)際問(wèn)題 3．按照秘書(shū)信息工作的基本要求來(lái)做好信息收集工作 德育目標(biāo)：培養(yǎng)學(xué)生樹(shù)立強(qiáng)烈的信息意識(shí)，為將來(lái)的工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ) 教學(xué)重點(diǎn)： 1．秘書(shū)信息工作的特點(diǎn) 2．秘書(shū)信息工作的原則 3．秘書(shū)信息工作的基本要求 教學(xué)難點(diǎn)：對(duì)秘書(shū)信息工作的原則的理解 教學(xué)方法：設(shè)問(wèn)導(dǎo)疑、啟發(fā)分析 教具安排：投影儀 課時(shí)安排：一課時(shí) 教學(xué)過(guò)程 【導(dǎo)入新課】 當(dāng)今世界，被稱之為“信息爆炸”的時(shí)代，信息已成為事業(yè)成功和經(jīng)濟(jì)發(fā)展不可或缺的重要戰(zhàn)略資源。信息工作滲透到了秘書(shū)工作的各個(gè)方面。作為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的秘書(shū)，時(shí)時(shí)、事事、處處都要跟信息打交道。離開(kāi)了信息，兩眼一摸黑，秘書(shū)工作是無(wú)法開(kāi)展的，所以，秘書(shū)要想勝任自己的本質(zhì)工作，只有充分認(rèn)識(shí)秘書(shū)信息工作的特點(diǎn)、原則和要求。 那么，秘書(shū)信息工作的特點(diǎn)、原則和要求到底是怎樣的呢？這節(jié)課我們來(lái)了解它們。 【講授新課】 一、秘書(shū)信息工作的特點(diǎn) 1．秘書(shū)信息工作的特點(diǎn)是什么？ 明確：（1）針對(duì)性 （2）綜合性 （3）時(shí)效性 （4）經(jīng)常性2．秘書(shū)信息工作的針對(duì)性、綜合性、時(shí)效性、經(jīng)常性的具體內(nèi)容分別是什么？ 引導(dǎo)學(xué)生看書(shū)思考并明確： 秘書(shū)信息工作的針對(duì)性，主要包括以下幾方面內(nèi)容： （1）結(jié)合業(yè)務(wù) 即注意信息工作的專業(yè)性 （2）圍繞中心 即圍繞政策的貫徹落實(shí)與中心工作進(jìn)行 第三節(jié) 信息的收集 教學(xué)目標(biāo) 知識(shí)目標(biāo)：理解信息收集的內(nèi)容、收集的渠道和收集方法 能力目標(biāo)： 1．了解秘書(shū)人員如何隨服務(wù)領(lǐng)域與目的的不同來(lái)收集信息 2．識(shí)別信息收集的渠道 3．如何收集信息 德育目標(biāo)：培養(yǎng)學(xué)生敏銳的觀察能力，做生活的有心人，養(yǎng)成積極主動(dòng)地收集信息的好 習(xí)慣 。 教學(xué)重點(diǎn)： 1．信息收集的內(nèi)容 2．信息收集的渠道 3．信息收集的方法 教學(xué)難點(diǎn)：信息收集的內(nèi)容、渠道、方法三者之間的區(qū)別 教學(xué)方法：設(shè)問(wèn)導(dǎo)疑、啟發(fā)分析 教具安排：投影儀 課時(shí)安排：一課時(shí) 教學(xué)過(guò)程 教學(xué)要點(diǎn)：信息收集的內(nèi)容、信息收集的渠道 【導(dǎo)入新課】 信息是領(lǐng)導(dǎo)決策的基礎(chǔ)和依據(jù)。領(lǐng)導(dǎo)的決策，從某種意義上講，就是對(duì)信息的掌握和處理，這就需要秘書(shū)和秘書(shū)部門十分重視信息收集工作。那么信息收集的內(nèi)容有哪些呢？信息收集的渠道又有哪些呢？這節(jié)課我們來(lái)了解這些內(nèi)容。 【講授新課】 一、信息收集的內(nèi)容有哪些？ 引導(dǎo)學(xué)生看書(shū)思考并明確： 秘書(shū)部門是綜合辦公部門，收集信息是為了領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)管理工作服務(wù)的，其收集信息的范圍十分廣泛，既有綜合性的，也有技術(shù)業(yè)務(wù)性的。秘書(shū)人員信息收集內(nèi)容隨服務(wù)領(lǐng)域與目的的不同而有差異，一般應(yīng)包括： 1．系統(tǒng)內(nèi)信息： 這是機(jī)關(guān)單位所管轄和隸屬系統(tǒng)內(nèi)的信息。 2．上級(jí)信息： 上級(jí)信息是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)下達(dá)的信息，是各級(jí)機(jī)關(guān)工作的依據(jù)。3．平行信息： 不相隸屬的機(jī)關(guān)單位的相關(guān)信息。4．社會(huì)信息： 社會(huì)上具有普遍性、傾向性的信息。 5. 歷史信息： 與本單位的工作和主管業(yè)務(wù)有關(guān)的一切歷史檔案資料。 6. 國(guó)際信息： 來(lái)自國(guó)際社會(huì)的信息。（板書(shū)以上加著重號(hào)的文字） 二、信息收集的渠道有哪些？ 組織學(xué)生討論并歸納總結(jié)： 1．根據(jù)獲取信息的方式，信息收集的渠道有： （1）信息網(wǎng)絡(luò)渠道 ：信息網(wǎng)絡(luò)是專門負(fù)責(zé)信息的收集、加工和處理的系統(tǒng)，包括信息組織、信息工作人員和信息工具等。 （2）行政組織渠道 （3）科研渠道 ：科研渠道即從科研機(jī)關(guān)或科研成果中獲得信息。 （4）社會(huì)團(tuán)體渠道 ：社會(huì)團(tuán)體渠道是指通過(guò)對(duì)各種社會(huì)團(tuán)體召開(kāi)的會(huì)議、組織的社會(huì)活動(dòng)、編印的文字資料進(jìn)行收集，以拓寬信息收集的覆蓋面。 （5）調(diào)查渠道 ：帶著某個(gè)專題，深入到基層，廣泛收集多種資料。 （6）媒體渠道 ：主要指通過(guò)各種印刷品取得信息的渠道。 2．根據(jù)獲取信息的來(lái)源，信息收集的渠道有； （1）外部渠道 ：外部渠道包括國(guó)內(nèi)信息渠道和國(guó)外信息渠道。（2）內(nèi)部渠道 ：內(nèi)部渠道是指組織內(nèi)部的各個(gè)部門。三、信息收集的方法有哪些？ 引導(dǎo)學(xué)生看書(shū)并明確： 根據(jù)信息收集的具體目的和所在組織的業(yè)務(wù)內(nèi)容，以及環(huán)境條件的不同，信息收集的方法多種多樣，常用的信息收集方法有：觀察法、問(wèn)卷法、閱讀法、收聽(tīng)法、詢?cè)L法、索取法、網(wǎng)絡(luò)法、量表法、交換法。 是觀察法 觀察法也稱直接考察法，是收集、獲取信息的最基本方法。觀察法最顯著的特點(diǎn)是所獲信息具有直接性。 2．問(wèn)卷