辦公室管理期末復習綜合練習題及答案(存儲版)

　　

【正文】 3)(1)會議的名稱；(2)出席會議者的姓名或組織,部門的名稱；(3)日期,時間(開始到結束的預定時刻)；(4)地點:(具體在幾樓幾號會議室)；（5)議題(或者議事日程)；(6)主辦者的聯絡處,電話號碼等；(7)開會所在地,建筑物名稱,幾樓,電話號碼(必要時可附上地圖)；(8)注意事項,是否備有餐點,有否停車場,或當天應備的資料等。將議事錄和開會的各項資料分發給會議缺席者；會議有關文件的整理和保管。8)(3)S——參加會議人員每小時人均其他收入數；其他收入為2．5元。德國代表團一行9人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。五、案例分析題、新加坡利達公司銷售部文員劉小姐要結婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請自己最好的朋友陳小姐暫時代理她的工作，時間為一個月。上司回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知上司。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒有注意。孫認為小曹與張關系親近些，支持過張，認為小曹有意與他作對；而張認為此業務是他引介的，小曹應先同他通氣。小王把總經理親啟件放在總經理辦公桌的抽屜里，又拆開總經理辦公室收件，一封是邀請總經理參加定于3月12日下午的研討會，小王想，總經理前幾天還談到準備參加這次研討會，12日他正好回來，一定會參加的。小林就滔滔不絕地講了起來。公司明天要與法國某公司談判，古總經理叮囑擔任翻譯的小沈和作會議記錄兼會議服務的小陳要好好準備。古總望著遠去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能！”小沈并不知道自己有什么過錯，為自己辯解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，與我有什么關系？”小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確？正確的做法應該是怎樣的？（1）沈和小陳的穿著打扮不符合工作環境,不符合特定的會談工作要求。2)在替客人拿行李前應征求同意:我替你拿可以嗎 (3)哪些行李可以放人行李箱中也要征得同意。接下來小劉忙于其他的事情，幾乎把通知的事忘了。請問，小劉究竟錯在哪些地方？正確的做法應該是怎樣的？(1)應該搞清銷售員的人數和姓名,準備這份名單(2)打印好書面通知(3)在三天內,當面發放通知或電話通知(電話中需要對方確認時間,地點,內容等)到名單上的每個人(4)通知不能寫在布告欄里,可能不被人注意(5)通知上應寫清會議的時間(開始到結束時間),地點(6)應詳細寫清會議內容,應做好哪些準備(7)應提前到會議室做好準備,做好簽到工作波揚公司資金積累在本市市中心召開大型新產品訂貨會，參加的有本單位，外單位的人員。劉小姐馬上打電話去問，對方回答機器已送出。(9)重要設備應考慮備用(或兩套方案).為迎接兄弟單位和上級部門的衛生檢查，某局要召開迎接衛生檢查動員大會，局長要秘書小萬寫一份通知。一查底稿，原來是打印人員翻重了頁，校對也馬馬虎虎，沒有更正。案卷四：；；；標題:東方學院各系關于開學準備,加強學生思想工作,提高教學質量的報告。如果這筆生意做成，可以賺進一百多萬元。某公司經理收到一封措辭無禮的信，是由某個與公司交往較深的代理商寫來的。⑤使用簡單、明了、易懂的餓語言，避免艱澀生僻。某公司經理某一天收到一封非常無理的信，是一位與公司交往較深的代理商寫來的。作為秘書也確實應具備這樣的品質，但僅僅具備“忠實和堅決”，對一位秘書而言是遠遠不夠的，如果僅僅這樣，仍是一種失職行為。按照公司慣例，職員到外地復職，時間最短一年，而且期間不得回家探親。案例二、秘書A小姐與它男朋友B供職于同一家公司，他們兩個準備在第二年春暖花開的時節結婚，但他們的關系至今公司內部無人知曉，不過他們準備在年底在公司公開關系。秘書想到自己是經理的助手，有責任提醒經理，因此，為了公司的利益，哪怕得罪了經理也值得，于是秘書對經理這樣說：“經理，這封信不能發，把它撕了算了！”C．秘書不僅沒有退下去打印，反而前進了一步，提出忠告：“經理，請您冷靜一點！給對方回一封這樣的信，后果會是什么呢？在這件事情上，我們難道就沒有應該反省的地方嗎？”D．當天快下班的時候，秘書將打印出的信遞給已經心平氣和的經理：“經理，可以把這封信寄走嗎？”作為秘書，你認為以上行為，哪一種正確？為什么？請闡述分析理由。確認預定。假設你是某公司的秘書，你的上司即將到廣州實業貿易有限公司出差，他通常都是住在當地的一所旅館里，喜歡單人套間，房間里要有能夠接外線的電話，并希望能夠俯視旅館外的公園，同時他還要一個接待室以召開商業會議，請秘書幫他在這家旅館里預定他想要的房間，收費轉到公司帳上。③可以事先練習發言，身體語言以及手勢等都可以提前考慮成熟。”皇朝貿易公司上下都非常沮喪，李麗更是懊惱無比，她想沒有提醒總經理及時采取快速行動，也責怪自己沒有時時注意德國代表團的動向。李麗說：“你也不要太在意，我們做秘書的要自己調節心情。39。案卷二：；；；標題:東方學院關于招生工作,系主任調整,開學工作的會議紀要,決定,通知。這時卻出現了麻煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參加到哪一組討論。(7)租借會議廳應全面考慮內外部環境和設施,包括噪音,停車場等問題。會議開幕前，辦公室人員去黎明大廈布置會場，結果發現會議廳靠近熱鬧的馬路，噪音很大。公司一共有12位銷售員，事后去問另外4位，他們說，根本沒有看到通知。公司經理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午9：00到1l：00召開銷售員會議，要求小劉通知有關人員。一路上，小李非常關心地詢問了客人所在公司的情況，打聽客人的收入、福利和家庭情況，而這位客人似乎對這一切不很滿意，話越來越少。談判中討價還價時，古總一時性起，雙方爭執起來，小沈站在古總一邊，指責客商。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好……你認為小趙在這兩件事上做得怎么樣？他有什么失誤，他應該怎么做才對？(1)不能說總經理外出了,有什么事請跟我說吧,辦公室人員不能替上司做主；(2)接待來訪者應細心傾聽,不應邊看報表邊聽；3)對提重要建議的來訪者,應認真記錄,匯報上司；(4)應熱情,不能對來訪者冷嘲熱諷；5)對言辭激烈的來訪者應有禮有節,宣傳政策；(6)應盡快為總經理解圍,可以請保安或打110。某國營企業總經理辦公室人員小趙正在看當天準備上報的統計報表，本公司一位實習生，剛從大學經濟管理專業畢業的小林走了進來，小林針對該公司管理寫的畢業論文中的某些觀點和見解很得指導老師賞識，他本人也認為對公司改革有一定作用，他準備找總經理談談。小王從收發室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個郵包，總經理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信總經理曾關照過讓銷售科科長處理。(P73)（1）不應該直接把信堆到桌上，并一邊打電話一邊簽字，而應該當面點清郵件總數，并填寫“郵件收領單”，特別要寫清楚機要郵件、經辦人等項目；如有污損還應該當面指出，以分清責任；（2）不應隨意打開所有的信，而應按照一定的標準進行分類，允許拆封的信件應按正確的方式拆封，并規整好信件和信封；私人和不便拆封的信件要轉交給相應的個人和部門；（3）對于誤拆的信件，不應看信的內容，應馬上重新封口，信封上要寫上“誤拆”，并簽上姓名，當面交給對方并道歉；（4）交給上司的信件不能混合，要按重要程度從上至下堆疊；（5）寄至國外的信件，信封的打印應該按國外習慣，寄信人姓名和地址印在信封左上角，收信人姓名地址印在中部靠左下部位。文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負責處理公司的郵件。”來電者：“？”陳小姐：“對不起，不行的。 附上賀卡寫上中國公司的名稱,讓上司親自送給德方總經理14．總經理把保管單位公章和蓋印的任務交給了秘書小付，小付應該怎樣做？(P248)小付應把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險箱內,鑰匙隨身攜帶；每次用畢應將印章加鎖存放,隨印隨鎖。比較合適的生日禮物是有中國特色的,總經理又比較喜歡的物品(4)11．文秘人員經常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應考慮什么，怎樣做？(P223)(1)在贈禮前必須搞清贈禮目的,如是為周年慶典,生日,結婚,榮升,喬遷,或是圣誕節,中秋節等(2)還要清楚贈禮對象身份,愛好,文化背景,性格習慣等。n+后勤開支(2)G參加會議人員的每小時人均工資數；每個人每小時平均工資為10元，(2400247。洗滌煙灰缸,茶具等,并收拾妥當,倒去垃圾(8)攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回(9)關緊門窗并上鎖。這次會議由總經理辦公室負責安排。2單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規定答：(1).單位印章、套印章；(2).鋼印、領導人簽名章、其他印章認；(3).刻制公章有兩種情況：一種是由上級主管機關刻制頒發；(4).另一種由法人代表申請，經主管部門批準，公安部門登記后由專門刻制廠刻制；(5).公章一般由指定的文秘人員統一使用，其他印章也應專人專用；(6).加蓋公章，是哪一級的公章，須經哪一級的負責人批準，并審核簽名；(7).將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發人、領用人、蓋章人等項詳細登記；(8).加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整，不歪斜、更不能顛倒；(9).凡以單位名義發出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效。文員所作的完整的會議記錄應該包括哪些事項？答：會議記錄事項如下：①.會議名稱；②.會議記錄人的姓名、蓋章；③時間（開始和結束時間）；④會議地點；⑤.議題；⑥.主持人、主席；⑦.出席者名單；⑧.會議經過情形及結論；⑨.相關資料；⑩.下次會議預定日期。⑦.用印。③.簽發。有時因上司太忙，不妨預先約好時間；(2).不要弄錯報告對象及順序。用鋼筆將寫信人的姓名、職業、單位或住址、寫信時間、收發日期、主要內容、要求、收信單位(人)以及承辦后的情況、結果和立卷存檔號等詳細記載，便于統計、查找和催辦；(5).認真處理。進言要求：①.適事，反復思考確實認為合理的事；②.適時考慮時機，重要的事、緊急的事應立即進言。請說明這一系列過程。（2）不要弄錯報告對象及順序，要直接向指示工作的人報告，順序基本上是先說結論，接著依照必要說明理由及經過，事先要把要說的事及順序整理好，一定要簡短、扼要、流暢；復雜的報告，內容要按5W2H的原則檢查是否有遺漏。職工,群眾直接給機關,單位領導的信件. (2),不要損壞郵票,要信,或有過激言語的來信,要處理及時,報告上司,信紙在前,信封在后,要一并裝訂. (3),也可用顏色筆為領導標明信中的重點,或在信紙的空白處注明參閱某卷宗39。（√）117． 交際應酬要講求時效，若時機錯過再來補救，不但無法表達誠意，還會破壞彼此關系。（√）109． 辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。（√）101． 文員第一次做一項工作時應該快一些，如果錯誤可以再做一遍。（√）90． 小辦公室的優點是節省空間，空氣流通，聯系方便。（）82．文員傳達上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻來轉達。（ ∨ ）64．注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結果。（ ）56．合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。（ ）50．宴請的請柬一般要提前一至二周發出，以便客人及早安排，已經口頭約定的就不要補發請柬了。（ ∨ ）42．如果是沿著人行道走，兩個人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個人并行，則在中間。（ ）35．上司自己安排的約會忘了事先告訴你，出現約會沖突，解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。 （ ∨ ）27．為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會者預定房間，只要弄清有多少人數即可。（ ）19．如果會客室的門是拉開的，文員進入會客室后，才能讓客人進入。（ ）11．如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長，你跟對方的文員說完之后就應該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會來聽電話，讓上司直接與對方通話。（ ）4．沒有兩位辦公室人員一天的工作內容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項是否一致則是典型的工作。 7以下哪個接打電話的行為是不正確的(受到通話對方極大的責難,應針鋒相對回擊).7文員根據上司指示,向對方要求約會時,以下哪種做法是錯誤的(如果上司出差,可以在他回來的當天安排約會).7以下關于名片的使用方式,哪項是錯誤的(名片只能當面遞送,寄去是不禮貌的).7文員要做好檔案收集,應該收集的文書資料是(下級單位報送的報告,統計報表等).7值班人員不應該做以下哪類事情(簽發文件). 7接受忠告的正確反應是(切勿感情用事). 80、以下哪點不是辦公室事務管理的特征(決策性).} 8文員根據上司指示，向對方要求約會時，以下哪些做法是錯誤的 （如果上司出差，可以在他回來的當天安排約會）8以下關于名片的使用方式，哪些是錯誤的 （名片只能當面遞送，寄去是不禮貌的）8文員要做好檔案收集，應該收集的文書資料是 （下級單位報送的報告、統計報表等）8值班人員不應該做以下哪類事情 （簽發文件）8 辦公室布置要注意 （各種溝通、保密）8 傳真機的使用哪一項是不對的 （隨時隨地可向對方發送）8 在會議開始前和進行過程中，文員的以下哪項活動是不恰當的 （作會議記錄時離開會議室接聽電話）8以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項是不適宜的 （讓員工們隨意領取辦公用品） 8社交場合很講究次序禮儀，一般（以右為尊）90、辦公室人員在社交活動中應如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？(有共同利益的話題) 9郵件的寄發不要考慮以下因素（愛好）9文員做會議記錄時，可以在會議記錄中（與發言者用詞不一致但意思完全一致） 9以下哪些標準不是文員分揀郵件應該遵守的？（按私人公務標準分揀）94傳真機最好用來傳送以下哪種郵件？（一般的圖紙）95以下哪些不是文員在準備辦公用品時