業務流程設計與優化教程-文庫吧在線文庫

　　

【正文】 er Customer queries about inprocess applications Independent surveys will show that Customers perceive us as the Customer Service leader in our industry. Marketing Administration Clerk 150 applications per month, growing 10% per year 作出重要改變 , 這項工作 ( 2 4 周 ) 意味著 浪費精力 39。 外部 39。 建議 39。10% of applications e from previously denied Applicants, and 10% from former Customers Notification Letter Credit Representative Unless we fix the process, our market share will continue to erode and closure of the operation is likely. 請提供我們需要的信息，如有必要請另附表單 姓名： 索賠類型 各類索賠的授權層級 ID號 APD 保留 解決 協商 職位： 負債 任現職時間： 所有權 任務 行動 （請提供以下處理索賠的信息） 指派 接受時間？（每天、每周幾次） 如何接受？（傳真、磁盤文檔還是紙面文檔） 調查 在何處證實你的調查工作？（實地文檔、主文檔） 如用實地文檔，文件何時轉至專家 存檔 何時建立索賠存檔？ 如何文檔化（通過記錄，在日志里） 當你要求存檔時，你的文檔發送給誰？（主管、秘書、文員） 雷士照明 BPI培訓班 索賠工作流調查 —— 索賠代表（續） （接上表） 附加單位 如何在索賠中要求加入附加單位？（通過記錄、日志、以特定形式） 誰批準申請？ 誰輸入附加單位？ 代位償清 代位償清如何在文檔中證明？（特殊格式、日志筆記、章） 輸入代位償清要收集哪些信息？ 索賠結算 在你的權限內誰將會涉入索賠的協商流程？（請解釋你的主管何時及如何涉入） 結算金額如何批準？（支票申請單、日志、結算通知） 支票是否交給你以發送出去？ 最后的款項付清后會發生什么？（將文檔還給你、將文檔歸檔、將文檔交給主管） 文檔 按時間表案例多久重審一次？ 案例重審時看哪些文檔？ 你多久上報文檔的狀況報告？ 雷士照明 BPI培訓班 內容 一、關注流程、關注顧客 二、流程識別與流程設計 流程識別的方法 邏輯流程圖 物理流程圖 三、流程優化 流程優化的步驟 選擇流程和組建團隊 收集信息 面談和流程現狀建模 流程評估和分析 設計未來的流程 四、如何管理流程的持續優化 雷士照明 BPI培訓班 為什么要了解現狀流程（ AsIs Process) 思考：能否跳過這一步？ ?了解現狀流程的理由： ? 為了識別流程改進機會點 ?關注事實而非印象 ?建立績效改進的基線 ?顯示利益相關者 ?識別與其他流程和系統的關聯性 雷士照明 BPI培訓班 現狀流程建模面談的準備工作 在展開現狀流程建模面談前，要進行一些必要的準備工作 ?創建故事板 ?選擇一個墻上可以張帖的會議室或房間 ?材料準備（海報紙、充足的黃紙貼、粗筆等） ?將流程拆分成幾個部分，并準備多張海報紙分別來記錄面談結果 雷士照明 BPI培訓班 創建故事板 在對現狀流程建模前，要先建立一張故事板，然后根據故事的情節一步步展開面談和建模 用“云”表示展開的故事情節客戶角色1角色2角色3角色4角色5?????? 雷士照明 BPI培訓班 黃紙貼的革命－記錄和整合頭腦風暴的結果 如何使用黃紙貼？ ?現狀流程建模面談－－記錄現狀流程活動、流程角色、流程問題點 ?現狀流程評估和分析－－記錄流程優點、流程問題點、 root cause、改進建議 ?未來流程設計－－記錄未來流程的改進點、活動、角色 黃紙貼代表集體的智慧，通過對記錄的黃紙貼進行分類、組合，可以產生奇特的效果 雷士照明 BPI培訓班 面談的基本規則 通過與雇員代表面談，來完善故事板 ?借力 ?安排充足的時間 ?安排單獨的會面地點 ?創造友好的氛圍 ?積極地聆聽 ?選擇適當的人來執行面談 (主訪者、被訪者、記錄者） 雷士照明 BPI培訓班 面談的步驟 ?面談計劃 (Plan to interview,P) ?面談預演 (Rehearse interview,R) ?面談開始 (Open interview,O) ?收集數據 (Collect data,C)— 開放式提問、事實型提問 ?面談結束 (End interview,E) ?面談總結 (Summarise interview,S) ?面談綜合 (Synthesize interview,S) 面談的主要步驟可以概括為“ PROCESS”： 雷士照明 BPI培訓班 創建現狀流程模型的技巧 面談時五個關鍵的問題 ?What makes it go? ?Is anyone else involved? ?Does the name of the step accurately convey the result? ?Are all outes shown? ?If there is a handoff,how does it get there? One more question: Can we stop now? 雷士照明 BPI培訓班 初始版，用“5 個問題”檢查之前申請人CRC技術人員Rating技術人員完成和報送申請檢查申請分派注冊費處理申請發生什么？等等其它流程？何時？如何檢查？為什么檢查？何時？如何處理？ 雷士照明 BPI培訓班 改進版，用“5個問題”檢查之后申請人郵寄服務裝運碼頭郵寄處行政服務CRC技術人員RATING技術人員完成和提交申請發運郵件將托盤發送到郵寄處將收到的郵件分類遞送和收集郵件找回申請單，確定是否完成???YesNo10:30am 3:30pm10:00am 3:00pm1 0 分鐘之內——沒有明顯延誤繼續——沒有明顯延誤注意郵件錯配！cont. 雷士照明 BPI培訓班 改進版，用“5個問題”檢查之后申請人郵寄服務裝運碼頭郵寄處行政服務CRC技術人員RATING技術人員找到申請單，決定是否完成???YN10:00am 3 : 0 0 p m注意——又一個延誤！將申請單放在寄出郵件的盒子里發送和收集郵件將內部郵件分類發送和收集郵件從鴿籠式分類中找回申請10:00am 3:00pm 9 : 0 0 a m 1 : 0 0 p m又一天沒了！時間這樣安排真糟透了 雷士照明 BPI培訓班 綜合面談結果，建立現狀流程模型 客戶故障處理流程現狀圖客戶客戶代表（大陸）中心機房值班人員網絡工程師客戶代表（香港）維修主管維修工程師報障001判斷故障類別是否由大陸維修香港終端機ENDNo003派單Yes002報價、下終端機維修單大陸終端機005上門維修是否大陸基站網絡故障能否自行解決007解決故障008實地檢修009安排香港有關人員處理轉香港故障處理流程YesYesNoNo004維修終端機（公司內）是否仍需報價是否仍需報價006現場報價Yes是否已處理完畢No是否已處理完畢NoR1YesR 1R2R2R2NoNoYesYesA客戶經理檔案管理時間1天13天 雷士照明 BPI培訓班 創建現狀流程模型的難點 應該如何應對這些困難呢？ ?缺少參與 ?黑箱區域 ?將現狀流程與未來的理想流程混淆 ?不能達成一致或多種流程版本 雷士照明 BPI培訓班 內容 一、關注流程、關注顧客 二、流程識別與流程設計 流程識別的方法 邏輯流程圖 物理流程圖 三、流程優化 流程優化的步驟 選擇流程和組建團隊 收集信息 面談和流程現狀建模 流程評估和分析 設計未來的流程 四、如何管理流程的持續優化 雷士照明 BPI培訓班 評估是基于部分現狀、部分未來 了解現狀流程 設計未來流程 評估現狀 評估時兩類流程都考慮 雷士照明 BPI培訓班 流程現狀評估和分析的關鍵步驟 1 、 確 認 流 程 的 目 標2 、 捕 捉 對 流 程 強 處 和 弱 處 的 第 一 印 象3 、 制 訂 流 程 處 理 的 初 步 決 策4 、 識 別 和 分 析 流 程 中 的 杠 桿 點5 、 根 據 流 程 使 能 器 進 行 評 估6 、 評 估 流 程 單 個 步 驟7 、 集 成 改 進 點 雷士照明 BPI培訓班 關鍵步驟之一：確認流程的目標 ?確定流程的主要測評指標 ?對流程的愿景和目標達成一致 雷士照明 BPI培訓班 EXECUTING WAITING TIME TIME INVOLVEMENT EFFICIENCY COST Cycle time Idle People Scrap Cost per execution Work time Transit Departments Rework Time worked Queue Handoffs Defect by type Cost of defects Setup Job Errors Fixed versus classifications variable costs Labor unions Iterations Locations Customer contacts Languages Complaints Countries/ Compliments