國家行政機關公文格式和寫作范例(完整版)

　　

【正文】 ／T 9704一1999《國家行政機關公文格式》中規定的公文用紙幅面尺寸的依據就是GB／T 148—1997《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》。對公文格式的完整要求應是把《國家行政機關公文處理辦法》中對公文格式的要求與本標準結合起來學習。命令標識上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣空2行居中標識標識令號；令號下空2行標識正文；正文下一行右空4字標識簽發人簽名章，簽名章左空2字標識簽發人職務；聯合發布的命令或令的簽發人職務應標識全稱。10　公文中表格公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應將頁碼放在橫表的左側，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。印發時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。　成文時間用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“○”；?！≈魉蜋C關標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。聯合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文著頁顯示正文。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm~5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂?！∮∷⒁箅p面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。5　公文用紙幅面及版面尺寸　公文用紙幅面尺寸公文用紙采用GB/T 148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm297mm，尺寸的允許偏差見GB/T 148?！∽帧ord標識公文中橫向距離的長度單位。其他機關公文可參照執行。本標準中所用公文用語與《國家行政機關公文處理辦法》中的用語一致。本標準為第一次修訂。使用少數民族文字印制的公文，其格式可參照本標準按有關規定執行。一個字指一個漢字所占空間。 　公文頁邊與版心尺寸 　　公文用紙天頭（上白邊）為：37mm177。黑色油墨應達到色譜所標BL100%，紅色沒墨應達到色譜所標Y80％，M80％。裁切成品尺寸誤差177。　秘密等級和保密期限如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。　發文字號發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送?！」纳俗R　單一發文印章單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文時間。　特殊情況說明當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。　版記中的反線版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。公文如需附A3紙型表格，且當最后一頁為A3紙型表格時，封三、封四（可放分送，不放頁碼）就為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應貼在文件最后一頁（封四）上。在簽發人簽名章下一行右空2字標識成文時間。　　　　　　　　　　　　　　　　　國家質量技術監督局1999－12－27批準發布 2000－01－01實施 　《國家行政機關公文格式》條文釋義(2)適用范圍本標準適用于國家各級行政機關的公文，其他機關、企事業單位的公文可參照執行。3 定義本標準采用下列定義。一“行”的概念(除2號標題外)指的是3號字高度加其7／8倍的距離。對于一些使用高檔印制設備的單位可以采用紙張質量不高于80g／m2的膠版印刷紙或復印紙。這也是公文用紙的一項重要指標。作出這項規定應該說是在進行大量調查研究和對改變公文用紙紙型將對我國相應工業系統產生何種影響作調查和分析的基礎上得出的。但考慮到我國的實際情況，在這兩項標準中，還規定了我國自己的標準16開型。紙型規格的不一，導致有的政府文件的前后頁大小不一，公文質量受到影響，也不嚴肅。6 公文中圖文的顏色 未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。7．4 裝訂要求公文應左側裝訂，不掉頁。長期以來，我們的公文缺乏一個較為系統的印刷和裝訂規范。所以在標準中規定的一般情況是相對特殊情況而言的。本標準將公文的裝訂要求加以規定，就是對形成公文的最后一道工序嚴格把關，以保證公文的質量。由于公文實質性的內容均在此部分，稱之為“主體”有其道理。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第l行。本標準規定編制份數序號用阿拉伯數碼，對編幾位未作規定。在國家行政機關的公文中應按照上述要求在公文中標識公文的秘密等級。具體“特急”和“急件”的時間要求是多少，由各地行政機關主管自行確定。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但一般應小于22mm15mm(高寬)。 發文機關標識的字體，本標準推薦使用小標宋體字，是因為小標宋體字顯得莊重，其他字體如楷體、隸書、魏碑等都帶有某 些書法藝術的成分，應該說不適于標識具有執法職能的國家行政機關的公文。 關于聯合行文，本標準規定“文件”兩字居于發文機關名稱右側上下居中。機關代字一般由兩個層次組成。注意六角括號不是數學公式的中括號，因為當引用公文時，標題后面的發文字號要用圓括號“( )”括起，如果年份用中括號括起，就違反了低級符號中不得包合高級符號的原則。 發文字號的位置，本標準規定在發文機關標識下空2行，規定在發文字號之下4mm處印一條與版心同寬的紅色反線，這樣就明確了發文機關標識與紅色反線之間的距離是3行位置，發文字號應標在第3行，并且不要緊貼紅色反線，空出約4mm的距離(實際掌握只要不貼紅色反線即可)。本標準規定應平行排列于發文字號右側，也就是要和發文字號同處在第3行，不過此時發文字號便不要居中了，要居左空1字，簽發人則右空1字，這樣排列起來對稱、美觀。在特殊情況下可以在不違背標準規定原則的前提下適當變通。本標準又講了當主送機關過多而使首頁不能顯示正文的變通辦法，即將主送機關移至版記中的主題詞之下。因為公文中的數字、年份不能出半點紙漏，數字、年份回行權易出現差錯，也易使讀者看錯。為了保證 這一點，需要在公文正文之后標注附件的序號和名稱，然后在附件同樣標識附件的序號和名稱， 以顯示附件與正文的不可分割的關系。 成文日期是公文生效的時間，是公文的一項重要內容。 8．2，6．1 單一發文印章 單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期。 對只蓋一個印章的單一機關發文，本標準規定落款處(即成文日期之上)不署發文機關名稱，只標識成文日期。一種稱之為“下套”方式，適用于帶有國徽、印章下弧沒有文字的印章。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。為了防止出現空白印章，本標準做了這樣的規定：所有的行文單位都要署單位名稱，將印章加蓋在單位名稱上，這樣便不會出現空白的印章。 現行公文常出現一種“此頁無正文”的格式，即當正文之后的空白容不下印章位置時，需將印章加蓋在下一空白頁上，于是在該空白頁第l行頂格標識“此頁無正文”，并用圓括號括起。 附注一般是對公文的發放范圍、使用時需注意的事項加以說明，如“此件發至縣團級”、 “此件可見報”等，不是對公文的內容作出解釋或注釋。 本標準規定主題詞居左頂格標識，“主題詞”三字用黑體，后標全角冒號；詞目用小標宋體字，詞目之間空1字。本標準特別說明，標識方法與抄送機關的標識方法相同，即也要注意上面提到的三點。一般來說，公文在領導簽發之后，也就是生效時間之后，往往需要經過打字、校對、復核等環節。要注意最后一個要素之下要有一條反線，具體標識方法可參見標準中的圖4。 (2)公文的篇幅如果在一個折頁(即有四面)以上，這時公文的頁數一般應是4的倍數，此時版記也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少(一般不會超過3面)。 規定空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼(包括印有版記的那面)是為了防止在空白頁私加文字。這樣放置可保證連續編排的表格可以依次順序向下看，否則有可能出現單雙頁表格全部放在釘口一邊或切口一邊，閱讀公文就要反復顛倒來看，很不方便。如需標識秘密等級或緊急程度，可置于武文線下1行版心左邊緣頂格標識。 (3) “信函式”公文的份數序號、 密級、緊急程度可以放在武文線下版心左上角頂格(一般說來，“信函式”公文很少同時出現這三項)，發文字號放在武文線下版心右上角頂格。 命令(令)可以說是國家行政機關發文的最高級形式。發文機關名稱后加“命令(令)”字。令文的內容一般都比較簡短，大多是一個自然段。會議紀要不加蓋印章。此類會議紀要的其他要素本標準只作了原則規定，即如果會議紀要具有本標準規定的要素，那就按本標準對該要素的規定辦。發布性命令一般由發布性命令正文和發布性命令附件組成。　?、芗为劻?。指示（一）指示的寫作格式　　指示是上級領導機關對下級機關部署工作時經常使用的一種公文，它是領導機關闡明工作原理和基本要求的具有指導意義的文件。中共中央、國務院特向參加這一斗爭的廣大干部和群眾，向解放軍指戰員，表示親切的慰問，希望再接再厲，奪取全勝。對制造謠言、聚眾哄搶的為首分子，對乘機搶劫、盜竊國家、集體和個人財產，破壞防洪搶險設施，以及其他破壞防洪救災工作的犯罪分子，可采取特別措施和必要手段堅決鎮壓、嚴厲打擊，依法從重從快懲處，以確保防汛工作的順利進行。內容必須是真正的要事，要高度概括；大多是消息性，一般不提出執行要求?！　Q議由標題、通過日期、正文三部分組成。議案（一）議案的寫作格式　　議案是各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項時,所使用的公文?！　　　〉谌邨l　本規定具體應用中的問題,由成都市人民政府負責解釋。（二）函的寫作范例四川省電力工業局關于在寶珠寺水電站庫區進行開發有關意見的函廣元市人民政府:　　寶珠寺水電站于1996年10月開始蓄水,1996年年底首臺機組投產發電,水庫已基本形成。　　二、根據國務院頒發的《水庫大壩安全管理條例》第十條興建大壩時,建設單位應當按照批準的設計,提請縣級以上人民政府依照國家規定劃定管理和保護范圍的規定,寶珠寺水電站應劃定管理和保護范圍。決定除會議作出外，也可以由領導機關制發?！　?2) 正文　　決定的主體部分也就是正文?！　≈黧w。見諸報刊時，可在文末署發文機關名。但是，由于多種原因，鄉鎮企業發展的區域分布很不平衡，占全國人口約三分之二的廣大中西部地區只擁有鄉鎮企業產值的三分之一，已成為我國中西部與東部地區經濟發展差距的重要原因。因為它是下級機關、相關單位及所屬個人必須執行的準則，所以要求寫得明確、具體、詳盡。一個篇幅較長的決定，其內容通常包括兩層意思：一層是說明形勢和有關情況，作出決定的目的與意義；另一層是說明決定的具體事項，落實決定的政策、措施和要求等等?！　?1) 標題和日期　　決定的標題要完整地寫出發文機關、決定事由和文種三項內容?！　「鶕端畮齑髩伟踩芾項l例》第十七條在大壩管理和保護范圍內修建碼頭、魚塘的,須經大壩主管部門批準和《水利水電工程管理條例》第十一條確有必要在水利水電工程保護范圍內進行建設等活動,應征得水利電力主管機關的同意的規定,任何單位在寶珠寺水電站大壩管理和保護范圍內進行開發活動,必須經四川省電力局批準后方可實施,未經我局批準擅自在大壩保護和管理范圍內搞開發,都是違反國務院規定的。為保障水庫和大壩的安全運行,現將我局有關意見函告如下。成都市人民政府制定并于1996年3月6日發布的《成都市建筑施工現場監督管理規定》同時廢止?！　∽h案的開頭部份可簡明扼要地闡述提出議案的目的或原因,也可直截了當地提出需要審議的事項。　　通過日期一般寫在標題下，在小括號內注明會議名稱及通過時間，也可只寫年月日。公告標題系發文機關名稱加文種的，也可不寫公告發布機關名稱。屬于公開宣布的告曉性公文，它與其它告曉一般事件的通知和用于表揚、批評和傳達重要情況的通報不同，它具有高度的莊嚴性和權威性。據氣象部門分析，對此必須有高度警惕，中共中央、國務院要求各省、市、自治區都要做好防御特大洪水的充分準備，認真檢查落實各項防范措施，做到有備無患，力爭在發生不可抗御的特大洪水時，盡可能減少損失。對于特殊重大的方針、政策問題，對于重大的工作任務問題，就使用決議或決定；而對于貫徹方針、政策所作的工作部署，對下級機關闡明工作活動的指導原則，則使用指示?！　、谛姓?指揮令)。 為方便從事公文處理的同志準確理解和掌握本標準，在標準說明之后附有6張公文式樣。 本標準中的會議紀要的格式主要是針對國家行政機關的辦公會議紀要而言。簽名章用紅色，右空4字。標識的位置按本標準的規定可以這樣計算：上白邊37mm十20mm即57mm下標識。從命令(令)的適用內容也可以看出其權威性、重要性。其他各要素的標識方法均同“文件式”公文格式。 在制發機關公文的實踐今，經常使用一種只標識發文機關名稱而不標識“文件”二字的“信函式”公文，用于處理日常事務的平行文或下行文，而且使用頻率很高。ll 公文的特定格式11．1 信函式格式 發文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦用小標宋體字，字號由發文機關酌定；發文機關全稱下4mm處為一條武文線(上粗下細)，距下頁邊20mm處為一條文武線(上細下粗)，兩條線長均為170mm。如果想在公文主體部分之后私加文字而冒充公文的主體，就需要在該頁標識頁碼，印有版記的那面也就要標識頁碼，這樣，真假公文一相對照，假公文在頁碼上就會露出馬腳。如果附件最后的空白能夠容下版記，而該頁又正是4的倍數，此時版記應置于該空白處，以免造成不必要的浪費。 本標準規定版記置于最