秘書工作及其發展趨勢概述(完整版)

　　

【正文】 著社會主義市場經濟的快速發展，這必然使得新事物、新矛盾層出不窮，并且錯綜復雜。案件發生前四個月，該省政府領導機關就收到有關部門發來的建議取消這筆交易的函電。此外，還要幫上司辦理買的轎車手續、上司的住宅物業管理費自動支付的手續等這樣一些工作范圍之外的工作。 三、秘書工作的主要任務是什么？ 明確：根據秘書工作的各項具體任務的性質，可分為政務和事務兩類主要任務。可以說秘書工作中龐雜的、具體的、瑣碎的各種服務工作，不僅是領導體力的輔助，而且是其腦力的輔助。在國際事務中則指一種外交官的職稱，如一等秘書、二等秘書、三等秘書等。后來，秘書成為一種官職，是指對擔任某種工作的人的稱呼。 【講授新課】 一、我國歷史上最早的秘書，是指人嗎？ 引導學生看書并得出答案：指物而不是指人。國際職業秘書組織則認為秘書是具有熟練的辦公室工作能力，不需上級敦促 即能主動負責、積極進取、干練果斷、能在授權范圍內作正確決定的經理助手。 二、秘書工作的基本屬性 1．秘書工作的基本屬性包括哪幾個方面？ 明確：秘書工作的基本屬性包括三個方面 ① 輔助性 ② 政治性 ③ 服務性 2．怎樣理解秘書工作基本屬性中的輔助性？ 引導學生看書并明確： 在我國，秘書工作與行政管理有著不可分割的關系。如果說現代社會有 360 個行業，那么就會產生 360種不同類型的秘書。上司雖不在，但工作仍然很多。秘書工作也是如此，無論是工作領域還是工作方式，或是辦公手段，都產生了重大變化，呈現出三大發展趨勢，那么，這三大發展趨勢的具體內容是什么呢？這節課我們重點來分析。秘書可以建議領導下達緊急電話通知，暫緩此交易的進行，等有關領導層層批閱完結，手續完成后，正式終止交易。在社會主義市場經濟體制下，各類矛盾層出不窮，錯綜復雜，憑經驗辦事已不能適應飛速發展的社會需要，必須借助于控制論、信息論、系統論等科學理論和方法，按照科學的程序去解決問題，因此，實行科學決策就更為迫切。在三大發展趨勢中，參謀職能強化趨勢讓我們了解了新時期秘書工作由過去的純事務性任務向既處理事務，又為領導出謀劃策的方向轉變。第二章 秘書工作的基本原則、特點和作用第一節 秘書工作的環境——領導活動知識與技能目標： 1．領導和領導活動的含義 2．領導活動的三要素——領導者、被領導者、作用客體 過程和方法目標：通過對秘書工作環境——領導活動的全面了解，準確把握秘書工作的環境是領導活動 情感態度與價值目標：讓學生認識到秘書在領導活動中必須正確地認識自我，始終保持清醒的頭腦，擺正自己的位置，甘當配角，甘當無名英雄。擔任領導的人；領導者：如39。 二、領導活動的三要素 我們可將社會組織的領導活動視為一個系統的整體，在這個系統整體中包含有三個基本要素，即領導者、被領導者和作用客體，這也就是我們通常所說的領導活動的三要素，三者的有機結合，就構成為領導活動。 （2）由于作用客體的不同，形成了不同形式的領導活動。 第二節 秘書工作的核心——領導意圖 教學目標 知識目標： 1．理解“領導意圖”的含義 2．“領導意圖”的形成 能力目標：讓學生了解怎樣圍繞領導意圖開展一系列的秘書工作，并在工作中真正起到參謀助手的作用。那么領導意圖是不是領導根據自己的喜好，或是心血來潮，想怎么提出就怎么提出呢？并非如此，領導意圖的形成要合乎事物發展的規律，要符合人民群眾的愿望，要集思廣益，要有正確的原則作指導。只有把上級指示與本單位的具體情況結合起來，才能形成正確的領導意圖。”鎮長批評他：僅“僅靠手腳勤快是不行的，當一名合格的秘書，你還要努力啊！”讓學生討論并歸納總結：上面案例中的小趙之所以被鎮長批評，是因為他只滿足于工作中當搬“運工”、“二傳手”，滿足于勤奮工作，而不能起到參謀助手的作用。秘書人員是領導的助手和參謀，秘書職能實際上是領導人腦力和體能的補充和延伸，這就決定了秘書的職能活動要以領導意圖為轉移，其基點在于隨時正確地領會掌握領導的工作意圖，嚴格遵循、圍繞領導工作意圖，通過自己的調查研究、提供信息、參謀建議、撰寫公文、協調處事、接待交往等職能活動，輔助領導工作，體現、貫徹領導意圖。從某種意義上講，秘書工作服從并服務于領導工作，因而可將它看成是領導工作的組成部分；同時它也是機關、單位能正常、有效運轉的基本保障，可見秘書工作的作用是很大的，秘書工作在領導活動中的作用有哪些呢？這節課我們重點來了解它們。由此可見，秘書工作在領導活動中具有參謀作用。秘書工作的參謀作用貫穿于領導中樞和領導者的指揮、管理、協調、監控等各個方面，貫穿于領導活動的整個過程中。 【講授新課】 一、如何認識秘書工作在領導活動中的輔助協調作用？ 先由教師結合實際作如下分析： 由于所處地位和職責各不相同，上下級領導無論在看問題的立場、觀點和方法上，還是在解決問題的戰略、策略和舉措上，都會存在一些差異。這種調節或者協調，是領導者在管理工作中的職責，而秘書部門則是輔助領導者進行行政協調的主要部門。小李，你對此要有充分的思想準備啊。秘書和秘書部門的禮儀如何、態度如何、談吐如何、形象如何，不僅表現了秘書本人的修養、素質、辦事能力和精神風貌，而且也反映了秘書部門的工作態度、工作質量和工作效率，并從一個側面反映了機關、單位的整體素質、工作作風、精神面貌和總體形象。 （2）依附性是秘書工作的一個本質特征，在工作中必須注意兩點： ① 只能為領導提供材料、政策依據、建議、情況匯總及分析等，決不能越俎代庖，自作主張，強加于領導； ② 不能反客為主，隨意插手、干擾和影響職能部門的工作。4．為什么秘書工作在領導活動中具有機密性的特點？秘書接觸的機密主要有哪幾類？ 引導學生看書明確： 秘書和秘書部門處于機關的樞紐位置，每天直接與領導來往，接觸著大量的機密，這就決定了秘書工作具有機密性的特點。 （2）秘書人員必須熟悉并正確掌握有關方針、政策、法律、法令，提高自己的政策水平。 第四節 秘書與領導者相處的基本原則教學目標 知識目標： 1．了解秘書與領導者的關系 2．了解秘書與領導班子相處的主要原則 3．了解秘書人員與具體領導人相處的原則 能力目標： 1．如何正確處理秘書人員與領導班子的關系 2．如何正確處理秘書人員與領導者個人的關系 德育目標：培養學生自尊自愛的良好品質，學會與他人和睦相處 教學重點： 1．秘書與領導者的關系 2．秘書與領導班子相處的四個主要原則 3．秘書人員與具體領導人相處的四個原則 教學難點：怎樣理解秘書與領導班子或具體領導人相處的原則 教學方法：設問導疑、啟發分析 教具安排：投影儀 課時安排：三課時 教學過程 第一課時 教學要點：秘書與領導者的關系 【導入新課】 如何正確處理秘書人員與領導班子或領導者個人的關系，是秘書人員應十分關心的實際問題，它滲透于秘書工作的各個方面，在很大程度上影響著秘書功能的充分發揮，影響著秘書工作的質量與效益，也影響著秘書自身的心理健康。 2．在工作上是同志關系，不是主仆關系，無貴賤之分，只有分工不同，都是為人民服務。在正確處理領導者與秘書的關系中，周恩來給我們樹立了光輝的榜樣。試結合我國社會主義市場經濟體制下，秘書與領導者關系的不同類型，談談你的看法。秘書要為領導服務，其中就包括為領導班子服務，為了能更好地為領導班子服務，秘書在具體協調與領導班子的關系時，必須遵守幾條主要原則，這幾條主要原則是什么呢？這節課，我們重點來了解它們。 2．“按規章制度辦事”的原則指的是什么？ 明確：“按規章制度辦事”的原則是指：秘書人員應以黨內政治生活的若干準則、黨紀國法、本單位本部門的各種有關規章制度、各組織機構的職責分工、各項工作任務完成的程序方法等，作為處理與領導層成員關系的原則和依據，力求做到說話辦事都有依據。工作中領導之間有不同意見，出現矛盾，均屬正常。 （6）領導班子成員如因出差、外出開會，未能參加例會，秘書應主動把會議情況和決議向缺席者通氣。特別是在管理工作的各個環節上，秘書要力爭能和領導人保持思想體系的一致，如有分歧、爭論，也應在堅持原則的前提下、努力與領導人取得一致的看法。秘書在工作中的不足或差錯，領導人應主動承擔責任；領導人工作安排有誤或批評不恰當時，秘書應主動出謀獻策，釋疑補缺，維護領導人的威信。（放投影） 拿破侖與秘書 拿破侖在歐洲軍事、政治舞臺上的杰出才能和輝煌業績，使他成為法國人崇拜的偶像。在眾人驚訝萬分的目光中，他訴說了剛剛在杜伊勒利宮的遭遇。對付拿破侖的口授，跟隨他多年的首席秘書凡男爵卻有一套辦法。據史載，1806 年秋對普魯士作戰期間。”的確，拿破侖說得不錯，那些和他一起生活工作過的人，后來很多都由于他的緣故而名垂青史。這種工作關系，在職能上，秘書要為領導人服務，即做領導人工作上的助手和參謀，具體任務就是辦文、辦會和辦其他的事；在組織上，秘書與領導人是上下級關系，領導人領導秘書，秘書執行領導人的指令。遺憾的是美軍和英軍在新奧爾良遭遇前，這項和平條約的消息尚未傳到美國，戰斗造成了慘重的傷亡。但是，電報還是讓生活在城市的人們大大地加快了通訊速度。另一類是社會信息，這是社會各界有目的、有意識地發出的信息，可分為政治信息、經濟信息、文化信息、教育信息、軍事信息、科技信息、體育信息等。 （3）無限性 ：物質世界是無限的，人們對物質世界的認識也是無限的，所以無論從時間還是從空間范疇來說，信息都是無限的，是永不枯竭的資源。 （2）起草文件必須依靠信息。作為知識經濟時代的秘書，時時、事事、處處都要跟信息打交道。秘書人員信息收集內容隨服務領域與目的的不同而有差異，一般應包括： 1．系統內信息： 這是機關單位所管轄和隸屬系統內的信息。 （4）社會團體渠道 ：社會團體渠道是指通過對各種社會團體召開的會議、組織的社會活動、編印的文字資料進行收集，以拓寬信息收集的覆蓋面。 2．問卷法。 （6）媒體渠道 ：主要指通過各種印刷品取得信息的渠道。3．平行信息： 不相隸屬的機關單位的相關信息。 那么，秘書信息工作的特點、原則和要求到底是怎樣的呢？這節課我們來了解它們。 （4）做好日常管理工作必須依靠信息。這種時效性反映了信息的價值，過時的信息相對來說價值就小，甚至毫無價值。 （3）按信息來源的方向 ：可分為橫向信息、縱向信息；外部信息、內部信息。政府、商行和個人使用電報發送信息，報社則使用電報獲取信息。人們也曾試過用別的辦法傳遞信息，有人試著讓鴿子傳遞信息，但這樣的傳遞不是很可靠。 信息時代 一、通訊的歷史 信息是很重要的，其價值甚至超過措施。 摘自中國新世紀讀書網 【課堂小結】 這節課主要分析了秘書人員與具體領導人相處的原則，即思想體系一致的原則、知識互補的原則、相互信任的原則、相互適應的原則。拿破侖如此工作，當然忙壞了他身邊的秘書們。對此，凡男爵的辦法是不管三七二十一，先聽多少記多少，恰當地留下空白，以跟上說話人的思路，一俟口授中途停止或最后結束，就趕緊整理殘缺不全的草稿，絞盡腦汁地反復琢磨皇帝話語的含意，填補空白，組合句子。初來乍到的 S先生以為皇帝心緒不佳，嘴里嘟噥的東西與已無關，因此，并不注意聽，只是屏住呼吸偷偷地用目光注視拿破侖的一舉一動。是許多人夢寐以求的愿望。 4．應從哪些方面來理解“相互適應”的原則？ 引導學生看書思考并歸納明確： 可以分別從秘書和領導人的角度來理解“相互適應”的原則：一方面從秘書的角度來看，秘書對領導人的性格、思維方式、工作方法、生活愛好、工作經歷以及家庭情況等等，都要有所了解，這樣才能盡力做好服務工作。此時，秘書人員應巧妙地在不影響領導人威信的前提下，給以適當的提醒或彌補。這四項原則是秘書替領導班子服務應該遵循的原則，在具體執行時，作為秘書，一定要防止多頭請示、匯報和凡事都找一把手的做法；秘書人員在協調與領導班子的關系時一定要規章制度辦事；秘書在處理和協調與領導成員的關系時，一定要一視同仁，對領導班子成員要同等看待、同等協助，不論是哪位領導班子成員安排的工作，都要努力做好，不能有的去做，有的不去做，有的三心二意地去做；秘書一定要堅持有利于領導班子團結的原則，以事業為重，從工作出發，盡可能地維護領導班子的團結和威信。秘書在具體工作中應做到： （1）領導人彼此間的議論，秘書人員要心中有數，慎重處理，一般應保持沉默，不附和。這是秘書人員應具備的美德，也是處理好與領導關系的較為關鍵的一條原則。每位領導人按其分工開展職責范圍內的工作，如重大問題由集體研究決定，分頭去辦；一般問題由分管領導人直接處理。 （2）在工作上是同志關系，不是主仆關系，無貴賤之分，只有分工不同，都是為人民服務。他身為總理，但他從不擺領導者的架子，不以教訓人的口吻說話，與秘書的關系十分融洽；他關心秘書疾苦，常到秘書們的家中串門，問寒問暖，與秘書親如一家。 3．在職能上是主輔關系，秘書協助領導工作，不能越俎代庖，但“寸有所長，尺有所短”，領導與秘書應當相互信任，相互支持，相互關心，相互補償。要處理好這個關系，首要的問題就是弄清秘書與領導者之間究竟是什么關系。【課堂小結】 這節課主要學習了秘書工作在領導活動中的五個特點，這五個特點是相互聯系又相互區別的，其中最主要的反映秘書工作本質特點的是依附性，其他四個特性則是由此派生出的屬性。 （2）領導同志的談話、指示、會議記錄中的機密。 （2）從秘書工作本身的內容來看 秘書工作既有政務，又有事務，具有明顯的綜合性。 【課堂小結】 這節課重點分析了秘書工作在領導活動中輔助協調作用、不管部作用及窗口作用。 從上面的案例中，我們可以知道，秘書部門向來有“不管部”之稱。辦公室工作頭緒最多，工作最忙，用 ‘不管部39。這些差異的存在是客觀的，完全可以理解。 【課