國家行政機(jī)關(guān)公文格式和寫作范例(更新版)

　　

【正文】 后一面(封四)，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。了印發(fā)日期以公文付印的時(shí)間為準(zhǔn)，是為了界定生效時(shí)間與印發(fā)時(shí)間的區(qū)別。印發(fā)機(jī)關(guān)左空l字，印發(fā)日期右空1字。8．3．2 抄送機(jī)關(guān) 公文如有抄送機(jī)關(guān)，在主題詞下l行；左右各空1字，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)5抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。 附注應(yīng)用圓括號(hào)括入，左空2字標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間的下一行。為了堵上這個(gè)缺口，本標(biāo)準(zhǔn)作了規(guī)定，即在出現(xiàn)上述情況時(shí)，以采取調(diào)整行距或字距的措施加以解決。在具體排布印章時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)的印章在前，協(xié)辦機(jī)關(guān)的印章按照發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的順序依次排布。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。讀者可對(duì)照現(xiàn)行國務(wù)院文件和本標(biāo)準(zhǔn)所附的樣式來掌握。這樣要求是為了防止變?cè)旃模? 因?yàn)槿绻瞻走^大，就容易被人私自加入其他內(nèi)容，即“變?cè)臁惫摹．?dāng)印章下弧無文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。為了加強(qiáng)其準(zhǔn)確性，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定成文日期要用漢字書寫，即俗稱的“大寫”，不能用阿拉伯?dāng)?shù)字與漢字混用，同時(shí)年、月、日要齊全。因此，本標(biāo)準(zhǔn)對(duì)此做了較詳細(xì)的規(guī)定。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼(如“附件：1．”)；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 標(biāo)識(shí)主送機(jī)關(guān)時(shí)應(yīng)標(biāo)明主送機(jī)關(guān)的全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或同類型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱。在不違反這個(gè)原則的情況下，必要時(shí)可作適當(dāng)變通，如前所述發(fā)文機(jī)關(guān)多、簽發(fā)人會(huì)簽人多，本節(jié)所講的標(biāo)題長(zhǎng)以及下面講到的主送機(jī)關(guān)多，都可以采取變通的方法。這樣規(guī)定是使簽發(fā)人(會(huì)簽人)的姓名突出、醒目。8，1．6 簽發(fā)人 上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。另外，二者形狀也略有不同。如鐵道部文件的機(jī)關(guān)代字有“鐵辦”、“鐵財(cái)”等，“鐵”代鐵道部，“辦”、“財(cái)”代主辦這份鐵道部文件的鐵道部的辦公部門、財(cái)務(wù)部門。如果聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)過多(我們?cè)l(fā)現(xiàn)過有14家聯(lián)合行文)，就可能出現(xiàn)把正文擠出首頁的情況，而公文如果首頁沒有正文，使人一看首頁還不知道文件內(nèi)容是什么，是極不嚴(yán)肅甚至可以說是很滑稽的事。本標(biāo)準(zhǔn)以此為高限，就是要求除“國務(wù)院文件”以外，其他各級(jí)行政機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的字號(hào)要小于“國務(wù)院文件”，以顯示國務(wù)院作為最高國家行政機(jī)關(guān)的地位，具體字號(hào)各行政機(jī)關(guān)可根據(jù)機(jī)關(guān)名稱的字?jǐn)?shù)多少來定。 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)即人們通常所稱的“紅頭”。 如果遇到秘密等級(jí)和緊急程度需同時(shí)標(biāo)識(shí)時(shí)，按照秘密等級(jí)在上、緊急程度在下的次序分兩行頂格標(biāo)注在版心右上角。如公文針發(fā) 單位能夠知道保密期限，可按照國家保密局的要求在密級(jí)程度后 標(biāo)注保密期限，在秘密等級(jí)和保密期限間用“★”隔開。對(duì)份數(shù)序號(hào)，有的是用印號(hào)機(jī)手工在成文上加蓋，有的印刷設(shè)備帶有印號(hào)功能，可以與成文同時(shí)印刷，對(duì)此本標(biāo)準(zhǔn)不作統(tǒng)一規(guī)定，公文印發(fā)機(jī)夫可自行掌握。《辦法》規(guī)定帶有密級(jí)的公文要編制份數(shù)序號(hào)。由于按本標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定公文要雙面印刷，版記的位置有一個(gè)位于哪一面的問題； 如果公文有附件，版記還有一個(gè)是放在正文后還是放在附件之后的問題。 置于公文首頁紅色反線(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。 (3)在標(biāo)準(zhǔn)中給出印刷要求，是保證公文在印刷過程中的質(zhì)量控制。所以在修訂標(biāo)準(zhǔn)時(shí)將公文印制和裝訂的要求規(guī)定下來，主要目的是使從事公文印制和裝訂的同志能夠清楚了解怎樣印制和裝訂公文才是符合國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。為避免在本標(biāo)準(zhǔn)后面各章條的敘述重復(fù)，在此作總體規(guī)定。因此淘汰l 6開型公文用紙紙型，采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型作為公文用紙是十分必要的。為此GB／T 148和GB／T 788已作了修訂，明確規(guī)定國際標(biāo)準(zhǔn)A系列作為書寫紙和圖書雜志開本尺寸，這也為我國公文用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型，使我國公文用紙與國際標(biāo)準(zhǔn)接軌奠定了基礎(chǔ)。這種紙型由于充分考慮了人體工效的作用，即可容納較多的信息，又大小適中，讓使用者感覺比較舒適。這項(xiàng)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，存檔時(shí)間在200年以上的一般耐久紙，其用紙的pH值應(yīng)為7．5—9．5。 公文用紙紙張白度是根據(jù)與A等書寫紙和膠版印刷紙相關(guān)的國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)關(guān)于紙張白度的指標(biāo)，進(jìn)行分析總結(jié)得來的。由這兩個(gè)定義可以把公文中橫縱坐準(zhǔn)確地將公文中的任何一個(gè)要素加以定位。一個(gè)字指一個(gè)漢字所占空間。(3)特定范圍《辦法》規(guī)定，少數(shù)民族自治地區(qū)公文可以同時(shí)使用少數(shù)民 族文字。本標(biāo)準(zhǔn)適用于國家各級(jí)行政機(jī)關(guān)制發(fā)的公文。其他要素從本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)要素說明。11　公文的特定格式　信函式格式發(fā)文機(jī)關(guān)名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦用小標(biāo)宋體字，字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定；發(fā)文機(jī)關(guān)全稱下4mm處為一條武文線（上粗下細(xì)），距下頁邊20mm處為一條文武線（上細(xì)下粗），兩條線長(zhǎng)均為170mm。　版記　主題詞 主題詞”用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。當(dāng)印章下弧無文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時(shí)間上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時(shí)間上。數(shù)字、年份不能回行。發(fā)文字號(hào)之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。　發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后面加“文件”組成；對(duì)一些特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。無毛茬或缺損。　裝訂要求 公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。1mm 　　版心尺寸為：156mm225mm（不含頁碼）本標(biāo)準(zhǔn)以3號(hào)字高度加3號(hào)字高度7/8倍的距離為一基準(zhǔn)行。2　引用標(biāo)準(zhǔn)下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文，通過在本標(biāo)準(zhǔn)中引用而構(gòu)成為本標(biāo)準(zhǔn)的條文。本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：中國標(biāo)準(zhǔn)研究中心、國務(wù)院辦公廳秘書局。前　　言本標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的有關(guān)規(guī)定對(duì)GB/T　9704－1988進(jìn)行修訂。1　范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了國家行政機(jī)關(guān)公文通用的紙張要求、印刷要求、公文中各要素排列順序和標(biāo)識(shí)規(guī)則。GB 148－1977　印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸紙張白度為85％~90％，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85％，~。7　排版規(guī)格與印制裝訂要求　排版規(guī)格正文用3號(hào)仿宋字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?/4處，允許誤差177。置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。兩印章之間不相交或相切，相距不超過3mm。　印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間位于抄送機(jī)關(guān)之下（無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用3號(hào)仿宋體字。空白頁和空白頁以后的頁不標(biāo)識(shí)頁碼。兩線之間各要素的標(biāo)識(shí)方法從本標(biāo)準(zhǔn)相應(yīng)要素說明。會(huì)議紀(jì)要不加蓋印章。本章規(guī)定了標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容范圍、適用范圍和特定范圍。由于該標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)國際標(biāo)準(zhǔn)ISO 218等同采用過來的，因此其中的紙張幅面尺寸完全與國際標(biāo)準(zhǔn)一致。 在本標(biāo)準(zhǔn)中為確定公文中各項(xiàng)要素的位置，就需要對(duì)公文的縱向和橫向的定位給出統(tǒng)一的規(guī)定。 由于公文的特殊地位，一方面要考慮其外觀嚴(yán)肅、莊重，另一方面更要考慮其頻繁使用和作為檔案長(zhǎng)期保存的要求，因此對(duì)公文用紙的技術(shù)指標(biāo)必須作出相應(yīng)的規(guī)定。因?yàn)楹芏喙男枰谳^多的層次傳閱流轉(zhuǎn)，如果公文用紙過脆，沒看幾次紙張就發(fā)生斷裂，使公文不能完整地保存，將直接影響公文效力的發(fā)揮。5．2 公文頁邊與版心足寸公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為：37mm177。國際會(huì)議也無一不是采用A4型紙作為會(huì)議文件用紙。現(xiàn)今日本已不再使用該種紙型。而且目前使用中的復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、輕印刷機(jī)，絕大部分都是以A4型作為基本紙型，很多政府部門的文印設(shè)備也逐步進(jìn)行了更新，可以印制A4型公文。7．3 印刷要求雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm一5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。在正常一面滿排公文正文的情況下，應(yīng)按照這一規(guī)定執(zhí)行。 (4)在標(biāo)準(zhǔn)中給出裝訂要求，是保證公文在裝訂過程中的質(zhì)量控制。之所以這樣劃分，是為敘述方便，更重要的是這三個(gè)部分各有其特點(diǎn)，具有相對(duì)的獨(dú)立性，界限比較明顯。把公文各要素分為“頭”、 “身”、“腳”三部分，既便于從總體上掌握其聯(lián)系，又便于對(duì)其進(jìn)行“解剖”，掌握其區(qū)別。當(dāng)文件需要收回保管或銷毀的時(shí)候，就可以對(duì)照份數(shù)序號(hào)掌握其是否有遺漏或丟失。 秘密等級(jí)是標(biāo)識(shí)公文保密程度的一種標(biāo)志。8．1．3 緊急程度 如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。對(duì)于上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm。規(guī)范化簡(jiǎn)稱應(yīng)由該機(jī)關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)規(guī)定。要注意，即使上述3項(xiàng)要素均不需要標(biāo)識(shí)，也要留出這段空白，也就是說，在設(shè)計(jì)文件紅頭時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)位置應(yīng)自上頁邊起留出天頭37mm十25mm＝62mm的距離。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿宋體字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔 ]”括入；序號(hào)不編虛位(即1不編為O01)，不加“第”字。有的文件機(jī)關(guān)代字有七八個(gè)、十幾個(gè)字之多，可能各有所代的層次，但盡量以簡(jiǎn)化為好。一般都是按文件的形式統(tǒng)一編，即是哪個(gè)部門主辦的，只要是同一發(fā)文形式，就要統(tǒng)一按順序編號(hào)。 簽發(fā)人標(biāo)識(shí)僅是在上報(bào)的公文中才出現(xiàn)。 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定公文標(biāo)題在紅色反線之下空2行標(biāo)識(shí)，居中排布。8．2．2 主送機(jī)關(guān) 標(biāo)題下空l行，左側(cè)頂格用3專仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。數(shù)字、 年份不能回行。 公文正文中有一些內(nèi)容，如圖表、名單、規(guī)定等，如穿插在公文正文中，往往隔斷公文前后意思的聯(lián)系而造成閱讀上的不便。三是對(duì)一些細(xì)節(jié)做了規(guī)定，如：附件序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 8．2．6 公文生效標(biāo)識(shí) 公文生效標(biāo)識(shí)是證明公文效力的表現(xiàn)形式。印章還是鑒定公文真?zhèn)蔚淖钪匾臉?biāo)志。國家行政機(jī)關(guān)的印章均帶有國微，把國微蓋歪了是極不嚴(yán)肅和極不負(fù)責(zé)的態(tài)度。中套的要求是印章的中心線壓在成文日期上。 三個(gè)單位聯(lián)合行文，會(huì)出現(xiàn)至少有一個(gè)以上的印章無法壓在成文日期上，也就會(huì)出現(xiàn)至少有一個(gè)以上的印章是空白印章。同樣應(yīng)保證印章間既不相切也不相交，每排印章中心線對(duì)齊。本標(biāo)準(zhǔn)明確規(guī)定，出現(xiàn)上述情況時(shí)不得采取標(biāo)識(shí)“此頁無正文”的方法解決。標(biāo)注主題詞是文書部門和檔案部門相互銜接的一項(xiàng)工作。二是抄送機(jī)關(guān)回行時(shí)與上一行的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊，這與標(biāo)題之下的主送機(jī)關(guān)回行時(shí)仍頂格不同。這里的印發(fā)機(jī)關(guān)是指公文的印制主管部門，一般應(yīng)是各機(jī)關(guān)的辦公廳(室，)或文秘部門。因此，印發(fā)機(jī)關(guān)如果字?jǐn)?shù)太多，可以自行簡(jiǎn)化；本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定印發(fā)日期用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，也有盡量縮小位置的考慮，以保證一行位置能容下印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。因?yàn)楣牡拈_始部分很明顯，即印有紅頭的首頁，而結(jié)束部分就是本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的版記。單頁碼居右空l字，雙頁碼居左空1字。 在實(shí)際工作中，有些公文需要附一些表格。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱及雙線均印紅色。由于不加“文件”二字，這時(shí)的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱一般不用簡(jiǎn)稱，如國務(wù)院這種，“信函式”公文，機(jī)關(guān)名稱便標(biāo)識(shí)為“中華人民共和國國務(wù)院”，而不像“文件式”公文那樣用規(guī)范化簡(jiǎn)稱標(biāo)識(shí)為“國務(wù)院文件”。在簽發(fā)人簽名章下空1行右空2字標(biāo)識(shí)成文日期。本標(biāo)準(zhǔn)對(duì)命令(令)的格式規(guī)定具體為： (1)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱應(yīng)用全稱，不能用簡(jiǎn)稱包括規(guī)范化簡(jiǎn)稱。令號(hào)的編制自發(fā)第1號(hào)令開始，不受年度限制，這與發(fā)文字號(hào)不同，發(fā)文字號(hào)序號(hào)以年度為限。 (6)命令(令)的版記格式從本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)規(guī)定，只有一點(diǎn)不同，即命令(令)不分主送、抄送，而用“分送”這一特定形式，這一點(diǎn)要注意。 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)識(shí)用紅色小標(biāo)宋體字，字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)自定。主要用于發(fā)布重要的行政法規(guī)和規(guī)章,采取重大的強(qiáng)制性的行政措施,任免、獎(jiǎng)懲有關(guān)人員,撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定等。除此之外,負(fù)有特殊使命的機(jī)構(gòu),經(jīng)政府授權(quán),也可適用此文種。　　第二條　本辦法所稱計(jì)量器具,是指用于貿(mào)易結(jié)算的工作器具,主要包括:秤、尺、里程計(jì)價(jià)表、電子計(jì)時(shí)器、燃油加油機(jī)、流量計(jì)、電能表、水表、煤氣表(天然氣表)、定量容器、計(jì)量罐、計(jì)量罐車、食用油售油器。（二）指示的寫作范例中共中央、國務(wù)院關(guān)于認(rèn)真做好防御特大洪水的緊急指示(1983年7月30日)　　今年我國氣候異常。要求在洪水面前，每個(gè)人能以大局為重，一切行動(dòng)聽指揮，不允許違抗上級(jí)命令。　　（1）標(biāo)題　　①發(fā)文機(jī)關(guān)加事由加文種。現(xiàn)予公布，自2000年8月3日起施行。批準(zhǔn)性決議先寫什么會(huì)議審議了某個(gè)議案，依據(jù)什么理由，決定批準(zhǔn)否，再寫對(duì)被審議案的具體評(píng)價(jià)，最后以指出、認(rèn)為之語引出號(hào)召。　　第二條　本規(guī)定所稱建筑施工現(xiàn)場(chǎng),是指經(jīng)市、區(qū)(市)縣人民政府有關(guān)部門批準(zhǔn),進(jìn)行工業(yè)和民用項(xiàng)目的房屋建筑施工、建筑裝飾等施工活動(dòng)的場(chǎng)地。　　①標(biāo)題　　一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種或者事由、文種組成。按照國家有關(guān)基本建設(shè)誰投資,誰受益,的原則,四川省電力工業(yè)局擁有寶珠寺水電站工程(包括水庫)的管理權(quán)和開發(fā)權(quán),寶珠寺水電廠直接受四川省電力工業(yè)局領(lǐng)導(dǎo),是寶珠寺水電站工程管理和開發(fā)的直接主體。 　　以上意見,特此函告。它寫在標(biāo)題之下，外用括號(hào)。這一部分一般用一個(gè)自然段落，用特決定如下或特做如下決定與主體部分銜接。