【20xx年電大】20xx年專科電大辦公室管理重點總結考試必備(更新版)

　　

【正文】 以下規則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對方選擇適當的禮物即可。（5）寄發請柬。10．某公司成立三周年，準備舉行大型宴會，辦公室人員應該如何做好準備，要做哪些工作？(P126)答：（1） 客人的選擇。把上司作商務旅行時需要帶的用品列出清單。（4）把在出差時結識的有關人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。30247。6．某個下雨天，在利達公司內召開的新產品推介會結束了。會議上注意自己的表情和說話的語調，并控制發言的時間。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案？(P121)答：（1）接受任務；（2）了解來賓；（3）制訂計劃；（4）預訂食宿；（5）迎接來賓；（6）商議日程；（7）安排會議；（8）陪同參加；（9）送別客人；（10）接待小結。？答案：（1）會議名稱； （2）會議記錄人的姓名、蓋章；（3）時間（開始時間、結束時間）； （4）會議地點；（5）議題； （6）主持人、主席； （7）出席者名單；（8）會議的經過情形及結論； （9）相關的資料； （10）下次會議預定日期?！?。（6）及時復信。要一并裝訂。要注意掌握分寸。 文員受上司指示，向對方要求約會時應注意哪些要點？決定時間、地點時要注意什么？答：要獲得上司的許可如果用寫信的方式，在等到對方收到信后，再打電話給對方的文秘人員以確認；要正確告知對方赴約者的姓名、職務、目的、時間、地點、方式、所需要的時間等。已經簽發的文件，由文秘人員統一編排發文字號。人工提示系統的做法：設置基本辦公日程表、固定活動日期一覽表、使用提示性備忘錄、準備約會表、準備特殊提示卡、準備交往提示文件。接受指示后，要不失時機地貫徹實施。 什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應該怎樣運用受意方法？答：（1）受意是文員接受和領會上司意圖。（ ）68．文秘人員或文書人員依照已經編好的立卷類目，將已經處理完畢的文件，隨時按類目上的對應條款歸人卷內，即為年終歸卷工作。（ ）60．值班人員要認真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領導批示或轉交有關部門處理。（ ）53．口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同，對上司或長者說話，應文雅些；對一般同事或顧客說話，就可通俗。（ ∨ ）46．交際應酬要講求時效，若時機錯過再來補救，不但無法表達誠意，還會破壞彼此關系。（ ）38．假如對方所要求的日期已經被預約，除非有相當的確認，文秘人員切不可獨斷地拒絕，應該問明上司的意思，因為或許那是件必須取消原定約會的重要事情。（ ）31．代表會議依法定期召開，與會代表必須達到法定人數方為有效，因此文員應仔細核對出席人數。（ ∨ ）23．文員作介紹，應先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（ ）15．文員在工作時間如需要補妝，應該去洗手間。（ ）8．文秘人員對上司支票往來管理要謹慎小心，支票簿與印章應該一起收藏，以避免被盜用冒領。B．歸檔范圍、歸檔時間、歸檔耍求69．文書立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、（ A ）和歸檔要求。B．由過程先說62．接受忠告的正確反應是（ D ）。D．穿著短裙的下蹲姿勢，應跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時慢悠悠地彎下腰52．社交場合很講究次序禮儀，一般（ B ）。 B．說話的技巧 44．以下關于確認上司日程安排計劃的行為中，哪一項是不適宜的？（ A ）。 C．與發言者用詞不一致但意思完全一致36．會議中有時有人會要求把他發言的一段不作記錄處理，這時文員應（ D ）。 D．愛好28．文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內容的打印順序應該是（ C ）。 C．應隨時使用手機在飛機上、飯店里、大劇院等進行聯系20．以下哪個接打電話的行為是不正確的？（ A ）。 B．讓員工們隨意領取辦公用品12．以下文員的工作順序中，哪一項是正確的？（ B ）。 D．各種溝通、保密3．文員在進行辦公室布置時，以下哪些行為是不適宜的？（ C ）。文員制作日程安排計劃表時，以下哪一種情況應避免(A．最好到價格便宜的商店去購買，質量并不重要文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不適宜的(B．讓員工們隨意領取辦公用品以下文員的工作順序中，哪一項是正確的(BB ) B．隨時隨地可向對方發送在會議開始前和進行過程中，文員的以下哪項活動是不恰當的( B)。A )。有時應上司要求，文員參與會見或會談，以下哪些內容不是文員的任務（B．決策性 2．辦公室布置要注意（ D ）。D．應設置電腦的桌面屏幕保護功能10．以下哪些不是文員在準備辦公用品時的職責？（ B ） B．制11．以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項是不適宜的？（ B ）。 B．應該有自己的個性，盡可能使別人服從自己 19．以下接打電話的行為中，哪一項是不適宜的？（ C ）。D．應提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦27．郵件的寄發不要考慮以下哪個因素？（ D ）。A．文員按照上司的指示，應事先調查時間安排對參加者是否方便B．什么日期、時間召開會議應要考慮議題的緊急程度C．會議場所的選擇，要根據會議時間長短、花費多少作決定D．文秘人員必須配合會議議程，詳細檢查各項工作35．文員做會議記錄時，可以在會議記錄中（ C ）。D．日程安排計劃筆記本如果已經使用一年以上，可以廢棄43．在某些情況下，文員在安排日程計劃表時可能獲得上司的完全信任，取決于兩點：一是掌握足夠的知識，了解業務的輕重緩急；另一是具有（ B ），了解要求約會者的心理。D．請教對方“可否請問一下，這個字怎么念？”51．以下關于交際禮儀的舉止行為，哪一項是比較適宜的？（ D ）。 A．通知上司家人把衣服送達61．以下關于說話的要領中，哪一項不適宜？（ B ）。A. 按通訊者特征立卷 一定的制度，包括以下方面（ B ）。（ ）7．文員對支票管理要謹慎，支票簿與印章應該一同鎖入抽屜。（ ∨ ）14．文員在工作時間如需要補妝，應隨時隨地進行。（ ∨ ）22．介紹地位相同的人時，應按照到職的先后，先介紹新進的職員；若同時到職，就先介紹年紀較輕的人。（ ∨ ）30．會議租用的設備，文員必須確保賓館（或其他供應者）把所需用設備都送過來，并在會議開始前有足夠的時間布置好，這些設備應由文員具體操作和負責。（ ）37．對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對”，并把它退回去。（ ∨ ）45．當與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，或因事中途離坐時，都要招呼一聲。（ ∨ ）52．雞尾酒會一般要安排好座次，在請柬上注明對著裝的要求。（ ）59．文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。（ ）67．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。（7）讓對方打開心扉，使對方對自己的看法產生興趣；（8）不可傷害對方的自尊心。如有不同意見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式、態度。 文員利用提示系統提醒上司的工作，有哪些提示系統？具體做法是怎樣的？答：有電子提示系統和人工提示系統；電子提示系統的做法：在電腦中設置日程表、報警系統、一周計劃及其他提示事項，文員應該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。（4）編號。（8）登記；（9）分發?？磮龊?；（8）適度。拆開后在裝訂時，信紙在前、信封在后。處理信件應該按照“分級負責、歸口處理”的原則，進行轉辦、交辦或自辦。要直接向指示工作的人（上司）報告；（3）報告的順序基本上是先說結論，接著依照必要說明理由及經過，如：“結果是這樣，理由有三個，一是。1提高會議效率可以有哪些做法?答：遵循法律法規；合理確定會議目標；確定必要的與會者；減少會議數量；縮小會議規模；簡化會議程序；縮短會議時間；控制會議經費；分析會議成本。上海代表團一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。（8）注意事項、是否備有餐點、有否停車場，或當天應備的資料等4．文秘人員如何主持會議？應注意哪些細節？(P145)答：文秘人員如果在會議上要發言，應先把要講的內容作一個總結結構的構思，簡略記下發言的要點?？墒箽夥蛰p松。(P161)答：（1）會議成本＝23[（G+S）T]n+后勤開支＝6（G＋S）＋后勤開；（2）G－參加會議人員的每小時人均工資數；每個人每小時平均工資為10元，（2400247。（3）盡快恢復正常工作和生活狀態，繼續做旅行前未完成的工作。（4）決定旅行用品。（8）辦理旅行保險，如意外傷害保險等。應符合對方的飲食習慣，從賓客的身份、宴請層次、目的等方面去考慮，至少要提供2份菜單，供上司挑選。時間如何取決于當地的購物環境。德國代表團一行9人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。（8）陪同參觀游覽。這次會議由總經理辦公室負責安排。某一天，經理外出了，陳小姐正在公司打字，電話鈴響了，陳小姐與來電者的對話如下：來電者：“是利達公司嗎？”陳小姐：“是。陳小姐突口而出：“啊呀，上星期有人問1．6美元一打行不行，就說不行的。鄧小姐拿起一張信紙看了起來，只見上面寫著：“親愛的紅：……”，她意識到拆錯了信，匆匆看完了信，她把信又用膠水粘了起來（但是外表還是有些痕跡）。3．文員小曹向分管營銷業務的孫副經理請示了業務處理的意見后，又遇到了負責宣傳的張副經理，小曹又向他作了請示，結果兩位領導的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領導也因此矛盾加深。小王從收發室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個郵包，總經理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信總經理曾關照過讓銷售科科長處理。（4）在回信上應簽上自己的職稱，發出前復印一份，留待上司過目；（5）發現附件缺少，應該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數量，接著應及時打電話或寫信與寄信人聯系；（6）沒有訂購的東西不能簽收；（7）在移交郵包里的物品時，要先打印一份清單，注明收到的日期，請接受人員在上面簽字，并保存好；5．某國營企業總經理辦公室人員小趙正在看當天準備上報的統計報表，本公司一位實習生，剛從大學經濟管理專業畢業的小林走了進來，小林針對該公司管理寫的畢業論文中的某些觀點和見解很得指導老師賞識，他本人也認為對公司改革有一定作用，他準備找總經理談談。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好……你認為小趙在這兩件事上做得怎么樣？他有什么失誤，他應該怎么做才對？答：（1）不能說“總經理外出了，有什么事請跟我說吧”，辦公室人員不能替上司做主；（2）接待來訪者應細心傾聽，不應邊看報表邊聽；（3）對提重要建議的來訪者，應認真記錄匯報上司；（4）應熱情，不能對來訪者冷嘲熱諷；（5）對言辭激烈的來訪者應有禮有節，宣傳政策；（6）應盡快為總經理解圍，可以請保安或打110。談判中討價還價時，古總一時性起，雙方爭執起來，小沈站在古總一邊，指責客商。一路上，小李非常關心地詢問了客人所在公司的情況，打聽客人的收入、福利和家庭情況，而這位客人似乎對這一切不很滿意，話越來越少。會議開幕前，辦公室人員去黎明大廈布置會場，結果發現會議廳靠近熱鬧的馬路，噪音很大。9：00左右有6個銷售員來了，什么資料也沒帶，其中兩個說，他們已經約好客戶在10：00見面。小萬將通知下發后不久，就接到了不少部門的電話詢問開什么會議，言談中頗有些責怪的意思。如本人不在，應請代收人簽字，打電話確認是否出席。她經常與羅浪斯公司的總經理秘書陳珍妮在一起游玩。但這次談判確實非常順利。上司正在考慮、討論而未作定論，未公開宣布的內容。（2）正確。她抽出所有的信紙，放在一邊，而把所以的信封放在了另一邊。（4）不能呆板回信地址剪掉。標題：利華公司2003年工作計劃、總結案卷三：（3）市工商局關于年檢工作的通知；（6）市物價局關于物價檢查的通知；（11）市稅務局關于稅務自查的通知；標題：市工商局、物價局、稅務局關于年檢、物價檢查、稅務自查的通知；案卷四：（4）利華公司致香港凱福公司關于合作事宜的函；（7）香港凱福公司關于合作事宜給利華公司的復函；（9）利華公司與香港凱福公司會議紀要；標題：利華公司與香港凱福公司關于合作事宜的函件、會議紀要1波揚公司準備在本市市中心如開大型的新產品訂貨會。 問題：（1）假如你是劉小姐，對接下去可能發生的各種情況，應該如何處理？ （2）假如放映機在十點十分還未送到，你還應該做些什么？ （3）從這件事中你得到了什么教訓？答案: （1）請租賃公司告知送貨員的聯系方法，想辦法聯系送貨員； （2）如果聯系不上送貨員，向總經理匯報，請示該如何辦？ （3）馬上向總經理報告，不得擅自決定調整會議議程； （4）得到總經理指示，可能把資料放映的時間往后推移半個小時或一小時？（5）聯系新的租賃公司加急送一臺放映機（或原租賃公司再送一臺）； （6）召開大會型會議，各種準備工作，包括音響、電子類裝置應至少提前一天安排；（7）租借會議廳應全面考慮內外部環境和設施，包括噪音問題、停車場等。 4．專指的：某種專門的獨立的工作機構。 二、“優先順序”處理工作 第一階段，先將自己想做的工作以重要程度為標準分類；第二階段，其次以緊急程度和重要程度為標準分類；第三階段：同時考慮上司的意向和文員本身的工作效率，對于現在該做的重要且緊急的事情決定優先順序。