【20xx年電大】20xx年專科電大辦公室管理重點總結考試必備(留存版)

　　

【正文】 過于復雜，應事先以5W2H的原則檢查是否遺漏；（6）如果覺得僅僅以口頭報告對方，對方不易明了，或者報告項目很多時，可以制作“報告備忘錄”提出來。3．康橋賓館位于本市南京西路45號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業準備在11月15日上午9:00到12：00召開全廠中層干部大會，討論第二年產品發展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的12樓會議室。公司的大型會議室有很各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來接送來賓，　為圓滿結束這次會議，辦公室人員在會后應該做些什么工作？(P134)答：（1）要替搭車回去的人安排車子；（2）在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領、冒領；（3）有留言時，切記務必傳達；（4）檢查會場有無物品遺漏；（5）要為參加會議的人員送行；（6）文秘人員離去前，要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅。（5）對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員，分別去函或去電表示感謝。確定名單， 再請上司核定。（5）要看對方的實際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對方。（10）歡送來賓、接待小結。”來電者：“你們是生產塑膠手套的嗎？”陳小姐：“是。這時，上司把寫有美國地址的英文名片，讓她打印一個寄往美國的信封，鄧小姐按照以往寫信的習慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。小王把總經理親啟件放在總經理辦公桌的抽屜里，又拆開總經理辦公室收件，一封是邀請總經理參加定于3月12日下午的研討會，小王想，總經理前幾天還談到準備參加這次研討會，12日他正好回來，一定會參加的。公司明天要與法國某公司談判，古總經理叮囑擔任翻譯的小沈和作會議記錄兼會議服務的小陳要好好準備。8．波揚公司資金積累在本市市中心召開大型新產品訂貨會，參加的有本單位，外單位的人員。10點，只剩下4位銷售員，也談不出什么東西，會議草草結束了，經理很不高興。小萬沒有認真校對材料，最后也沒能仔細審查所有會議材料，加以改正。過了幾天，李麗跟隨總經理去白天鵝賓館與德國某貿易代表團簽定正式合同時，超過了約定時間，還不見代表團的影子。（3）文員對待媒體尤其要小心謹慎，不可輕易得罪；即使不能引見給上司，同樣應禮貌待人。假如不一致，應打電話詢問正確的，再把錯誤的劃去。辦公室管理復習提要 第一章辦公室實務概述 一、辦公室的含義 辦公室，一個常用的很普通的名詞，卻有著多種含義： 1．廣義的：泛指一切辦公場所，區別于用于教學的教室，用于生產的車間，或是醫療室、實驗室等等。 請示形式：可以是口頭形式，也可能是書面形式。 、 四、辦公室環境布髓 目的：創造舒適而又工作效率高的環境；塑造組織形象；建立擋駕制度；有利于保密工作。會議的召開時間是8月9日上午十點整，而資料放時間是十點十五分。（2）應在清點后才能簽名。小胡回到辦公室的第一件事應該是做什么？（2） 小胡的做法是否正確？有沒有不妥之處？（3）如果這筆生意做成，可以賺進一百多萬元。一些特邀代表和列席代表認為是對他們不尊敬，紛紛離會而去，會場上出現了一陣騷亂。一直到星期三下午，經理問她會議通知了沒有，她才匆忙在公司的布告欄里寫了如下的通知：“茲定于星期四上午在會議室召開銷售員會議，會議重要，請務必出席。小李一把拿過客人的行李，放入汽車的行李箱，接著引導客人到副駕駛座位上，說：“坐在這里視野好。小趙說總經理不在，想請他們坐下來慢慢談，他們不相信，非要找總經理不可。4．某年3月5日，新欣化工公司的總經理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預定12日上午回來。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒有注意。五、案例分析題：1．新加坡利達公司銷售部文員劉小姐要結婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請自己最好的朋友陳小姐暫時代理她的工作，時間為一個月。（6）正式會談。主人方面的陪客，應插在客人中間坐，以便同客人接觸交談。（7）建立旅行－旅館信息資料庫。（2）回到公司上班后，應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報。以作查證。小李應該怎么做?(P13)答：電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機，右手做記錄；電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應的標識條；各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內；參考書應該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內；墨水放置在儲物架底層，復印紙放在下面幾層。有時因上司太忙，不妨預先約好時間。拆封時，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內容的地方。（7）用印。（9）主題詞；（10）抄送單位、印發說明。（4）要具體了解對方的立場和意向，先注意聆聽對方所說的話，切勿以自己主觀的方式進行談話。（ ）57．凡是單位撤消，原公章應立即停用，不用通知有關單位。（ ∨ ）43．文員坐下時，腳尖在膝蓋垂直線以內，也可稍向左側后右側，膝蓋與大腳可分開。（ ）28．假如上司不準備參加某個會議，應立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。（ ∨ ）12．文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供大家閱讀。A．下級單位報送的報告，統計報表等67．以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標準立卷。D．應酬需要更換衣服，這是上司個人的需要，不必給予協助49．以下關于名片的使用方式，哪項是錯誤的？（ D ）。C．處理信件按照“分級負責、歸口辦理”原則，進行轉辦、交辦或自辦33．在會議開始前和進行過程中，文員的以下哪項活動是不恰當的？（ C ）。 C．標準的零用現金單據有一個簽名17．文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的？（ A ）。 D．可以按照文員自己的習慣進行工作14．文員必須管理好自己的時間，以下利用時間的行為中哪一項是不適宜的？（ C ）。 D．感謝信30．以下關于握手的禮節，不正確的是（ C ）。 B．代替上司制定約會計劃 46．以下關于預訂工作的行為中，哪一項是不適宜的？（ D ）。 A．有共同利益的話題 64．將同文多頁沿邊取齊后均勻錯開，從首頁到末頁，在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁確實是同時形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是（ A ）。（ ）10．文員代替上司傳達不利消息時，因為當這個信差很困難，所以要拖到最后一刻行動。（ ∨ ）25．同時介紹很多人時，可從右至左，按順序介紹。（ ∨ ）40．當上司要求文員協助私人事務時，就把它當作是上司利用文員下屬同事的關系來協助他解決私人的事務。如果上司不加采用，應說服上司。 辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應該怎么做，要領有哪些？答：（1）清楚地知道在所說服的事項中，最想說什么，以邏輯分析自己的意向，并對目的、效果、重要性、關聯性等，抓住重點。答：（1）版頭、發文字號、印刷順序號。對已經簽發的文件定稿進行謄清、復印或排版印制。（3）按作者特征立卷；（4）按文種特征立卷；（5）按時間特征立卷；（6）按地區特征立卷；（7）按通訊者特征立卷；（8）在運用六個特征立卷時，需要運用兩個或兩個以上的特征組合每一個案卷。課誦信可采取收信人復信，或承辦人復信兩種方式進行。18．安徽某企業欲與上海某企業合作，上海以品牌、技術入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產國內緊缺的產品。在會議上可分配工作任務，認真傾聽其他人意見，不要當眾批評某個人。（600247。通過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人信息。請柬一般要提前一至二周發出；（6）席次的排列。（3）預訂食宿。，在利達公司召開的新產品推介會結束了。(2)該記的沒有記錄(對方的姓名、公司、電話號碼)；（3）該說的沒有說（沒有及時向上匯報）；（4）不該說的卻說了（價格上的自作主張，不向上司請示）；（5）不懂得保護自己（即使自己自作主張拒絕了對方，犯了錯誤，也沒必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地）；（6）電話禮儀方面，鈴響了沒有自報家門；（7）不等對方說完，就“啪”掛上電話。遵照領導職權分工、單向請示的原則，既然向主管領導請示了，就應按孫的意見辦，不應多頭請示。小趙一邊聽，一邊看報表。古總經理與客商爭執，她應采取補救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續，而不是指責客商；（6）小沈受到上司批評，即使是過頭話，也應保持冷靜，不反駁，應理解上司的難處。眼看著各地方來賓已陸續進場，劉小姐心急如焚……突然外面一陣喧嘩，有人在大聲嚷嚷：“怎么這個地方連停車場也沒有……”問題：（1）假如你是劉小姐，對接下去可能發生的各種情況，應該如何處理？（2）假如放映機在十點十分還未送到，你還應該做些什么？（3）從這件事中你得到了什么教訓？答：（1）請租賃公司告知送貨員的聯系方法，想辦法聯系送貨員；（2）如果聯系不上送貨員，向總經理匯報，請求該如何辦；（3）馬上向總經理報告，不得擅自決定調整會議議程；（4）得到總經理指示，可否把資料放映的時間往后推移半個小時或一小時？（5）聯系新的租賃公司加急送一臺放映機（或原租賃公司再送一臺）；（6）召開大型會議，各種準備工作，包括音響、電子類裝置應至少提前一天安排；（7）租借會議廳應全面考慮內外部環境和設施，包括噪音、停車場等問題；（8）不能僅憑電話聯系，應實地查看；（9）重要設備應考慮備用（或兩套方案）9．公司經理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午9：00到1l：00召開銷售員會議，要求小劉通知有關人員。這時卻出現了麻煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參加到哪一組討論。在一次閑聊時，陳珍妮說最近的心情不太好，因為公司生意一直不佳，總經理急得茶飯不思，并且常常把氣出在她的身上。但小胡一查經理的日程安排，卻并沒有發現有約會。這時上司把寫有美國地址的英文名片，讓她打印一個寄往美國的信封，鄧小姐按照以往寫信的習慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。而公司沒有放映機。 1．我國文秘工作：主要包括：文書撰寫；文書制作；文書處理；檔案管理；會議組織；調查研究；信息資料；信訪工作；接待工作；協調工作；督查工作；日程安排；日常事務；辦公事鈴刪；其他臨時交辦的事項。緊急的事，文員可先作口頭請示，及時辦理，事后再補寫書面請示，留檔備查。 3，特指的：黨和政府機關、企事業單位內的綜合辦事機構。（8） 打印寄往美國的信封，收件人地址、姓名打印在信封的右下角，把公司的地址打印在左上角。，上司讓她處理公司的郵件。令她百思不得其解的：羅浪斯公司是怎樣獲取德國代表團的情報的？他們是如何搶走生意的？問題：（1）羅浪斯公司是怎樣獲得德國代表團的購貨合同的？（2）秘書與親朋好友談話或閑聊時，是否可以不分場合、不分對象暢所欲言？（3）企業的機密有哪些？（4）秘書在日常工作中應該怎樣做好保密正作？答：（1）李麗在談話中無意透露出的信息，給羅浪斯公司的陳珍妮抓住了機會，得到了這筆生意。此辦法是其中的一種。請問，小劉究竟錯在哪些地方？正確的做法應該是怎樣的？答：（1）應該搞清銷售員的人數和姓名，準備這份名單；（2）打印好書面通知(3)在三天內，當面發放通知或電話通知到名單上的每個人；（4）通知不能寫在布告欄里，可能不被人注意；（5）通知上應寫清會議時間、地點；（6）應詳細寫清會議內容，應做好哪些準備；（7）應提前到會議室做好準備，做好簽到工作；10．為迎接兄弟單位和上級部門的衛生檢查，某局要召開迎接衛生檢查動員大會，局長要秘書小萬寫一份通知。預定會議廳和租借黎明大廈的會議廳。古總經理與法國客商在接待室內寒暄時，小陳拿來了托盤準備茶水，只見她花枝招展，一對大耳環晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。小王拆開郵包，發現是產品研發中心為了開發新產品，在前幾天訂購的新型材料，一共有五個品種，小王憑印象覺得訂購的是三種，多了兩種。如不一致，應打電話詢問正確的，再把錯誤的劃去。”說完，“啪”掛上了電話。加蓋單位公章，須經總經理批準，并審核簽名；并要將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發人、領用人、蓋章人等詳細登記。（8）文秘人員應準備一張節日名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或提出一些其他的意見、以及標明價格范圍。（3）會場的選擇。（2）制定約會計劃。參加會議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設一個月工作30天、一天工作8小時。他應該考慮哪些問題？(P123)答:他應考慮L1)會議名稱。（9）凡以單位名義發出的公文、信函等都必須加蓋單位章方能有效。（4）逐項登記。 文員進言是指什么？進言具有什么作用？方法和要求是什么？答：（1）進言是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規勸；（2）參謀作用；（3）補缺作用；（4）增進關系作用；（5）適事。指擬稿人員的上級負責人對初稿的審查和核實。要做到：備好記錄本，記錄下批示要點。（ ∨ ）64．注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結果。（ ）50．宴請的請柬一般要提前一至二周發出，以便客人及早安排，已經口頭約定的就不要補發請柬了。（ ）35．上司自己安排的約會忘了事先告訴你，出現約會沖突，解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。（ ）19．如果會客室的門是拉開的，文員進入會客室后，才能讓客人進入。（ ）4．沒有兩位辦公室人員一天的工作內容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項是否一致則是典型的工作。 D．吃西餐時用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去57．以下餐巾的使用方法是正確的（ C ）。 A．審查功能 40．有時應上司要求，文員參與會見或會談，以下哪項內容不是文員的任務？（ B ）。C．按私人公務標準分揀