秘書工作及其發(fā)展趨勢(shì)概述(專業(yè)版)

　　

【正文】 （5）調(diào)查渠道 ：帶著某個(gè)專題，深入到基層，廣泛收集多種資料。離開了信息，兩眼一摸黑，秘書工作是無法開展的，所以，秘書要想勝任自己的本質(zhì)工作，只有充分認(rèn)識(shí)秘書信息工作的特點(diǎn)、原則和要求。 （4）時(shí)效性 ：社會(huì)需求的瞬息萬(wàn)變，帶來了信息強(qiáng)烈的時(shí)效性。電報(bào)線連接著各大城市，并很快就對(duì)日常生活產(chǎn)生了重大影響。基于此，秘書與具體的領(lǐng)導(dǎo)人在相處時(shí)，應(yīng)遵循以下四條原則： （1） 思想體系一致的原則 （2）知識(shí)互補(bǔ)的原則 （3）相互信任的原則 （4）相互適應(yīng)的原則 第三章 信息及其在秘書工作中的作用第一節(jié) 信息及其在秘書工作中的作用 教學(xué)目標(biāo) 知識(shí)目標(biāo)：理解信息及其在秘書工作中的作用 能力目標(biāo)： 1．能準(zhǔn)確識(shí)別不同類型的信息 2．能分清信息工作在秘書活動(dòng)中的不同作用 3．能識(shí)別現(xiàn)代社會(huì)信息工作的基本特征 德育目標(biāo)：強(qiáng)化學(xué)生的信息意識(shí)，讓他們懂得信息工作在秘書活動(dòng)中的重要性 教學(xué)重點(diǎn)： 1．信息的概念與特征 2．現(xiàn)代社會(huì)信息工作的基本特征 3．信息工作在秘書活動(dòng)中的作用 教學(xué)難點(diǎn)：信息的特征及信息工作在秘書活動(dòng)中的作用 教學(xué)方法：設(shè)問導(dǎo)疑、啟發(fā)分析 教具安排：投影儀 課時(shí)安排：一課時(shí) 教學(xué)過程 【導(dǎo)入新課】 由下面的一篇文章導(dǎo)入新課，向?qū)W生介紹這篇文章的要點(diǎn)。有一天，拿破侖除了外事活動(dòng)外，竟連續(xù)口述了 102 項(xiàng)命令和指示。原來，S 先生入宮后，拿破侖打量了他一番，便叫他坐在靠近窗口的椅子上，然后就在房里大步地走來走去，指手畫腳，不時(shí)地從嘴里迸出一些含混不清的詞語(yǔ)。秘書要努力工作，不辜負(fù)領(lǐng)導(dǎo)的信任；領(lǐng)導(dǎo)人則既要做到“疑人不用，用人不疑”，又要經(jīng)常檢查指導(dǎo)秘書的工作，不能把信任當(dāng)成放任。 【課堂小結(jié)】 這節(jié)課我們主要學(xué)習(xí)了秘書與領(lǐng)導(dǎo)班子相處的主要原則，即“職權(quán)劃分、單向請(qǐng)示”的原則、按“規(guī)章制度辦事”的原則 、“不分親疏，一視同仁”的原則、“通報(bào)情況，維護(hù)團(tuán)結(jié)”的原則。 3．怎樣理解“不分親疏，一視同仁”的原則？ 組織學(xué)生討論并明確： 秘書人員應(yīng)該在工作、生活、感情聯(lián)絡(luò)各方面對(duì)所有領(lǐng)導(dǎo)成員都真正做到不分親疏，一視同仁。 參考答案（要點(diǎn)）： 我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，多種經(jīng)濟(jì)成分并存，秘書與領(lǐng)導(dǎo)者關(guān)系的類型歸納起來有： 1．黨政機(jī)關(guān)、國(guó)家企事業(yè)單位，領(lǐng)導(dǎo)與秘書的關(guān)系可歸納為以下三點(diǎn)： （1）在組織上是上下級(jí)關(guān)系，秘書要遵守組織紀(jì)律，嚴(yán)格維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威，為領(lǐng)導(dǎo)提供各方面良好的服務(wù)。因此，秘書與領(lǐng)導(dǎo)人在人格上是平等的，不必卑躬屈膝，惟命是從。 （3）凡是有關(guān)政策的問題決不能粗心大意，更不能不懂裝懂，隨心所欲地解釋有關(guān)政策規(guī)定，而必須兢兢業(yè)業(yè)，一絲不茍地處理好涉及政策性的一切政務(wù)、事務(wù)工作。 2．應(yīng)從哪些方面來正確認(rèn)識(shí)秘書工作的綜合性？ 引導(dǎo)學(xué)生看書思考并明確： 可以從三個(gè)方面來認(rèn)識(shí)秘書工作的綜合性： （1）從秘書工作的職能范圍來看 秘書并不承擔(dān)某一部門的具體工作，而是承擔(dān)著全面了解、聯(lián)系、溝通各職能部門的任務(wù)，起著全局聯(lián)絡(luò)、整體協(xié)調(diào)的作用。”小李說，我不怕，忙才有奔頭，不忙就意味著要下崗了，對(duì)吧？辦公室所有的人都笑了。如上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者考慮問題習(xí)慣于運(yùn)用宏觀思維，而下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者考慮問題習(xí)慣于運(yùn)用微觀思維；上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者致力于鞏固和維護(hù)整體利益；而下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者則致力于鞏固和維護(hù)本部門的局部利益；上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)下級(jí)的要求和希望是服從，而下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)上級(jí)的要求和希望是支持等。 （2）秘書工作的“智囊”作用主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是提供依據(jù)，即向領(lǐng)導(dǎo)提供真實(shí)的情況、可靠的材料、有關(guān)政策和法律的規(guī)定，作為決策和指導(dǎo)工作的依據(jù)；二是綜合意見，即在領(lǐng)導(dǎo)作出重要決策和工作部署之前，將有關(guān)部門的意見、設(shè)想?yún)R總起來，盡可能列成方案，陳述利弊，供領(lǐng)導(dǎo)酌定；三是出謀獻(xiàn)策，即在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，提出解決問題的意見或建議。由此可見，貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖是秘書工作的核心。 3．領(lǐng)導(dǎo)意圖是領(lǐng)導(dǎo)與群眾的智慧相結(jié)合的產(chǎn)物 領(lǐng)導(dǎo)意圖是主要領(lǐng)導(dǎo)者與其他領(lǐng)導(dǎo)者相互作用形成的合力，領(lǐng)導(dǎo)者與廣大被領(lǐng)導(dǎo)者（群眾）的智慧綜合、聯(lián)系、作用的結(jié)果。 德育目標(biāo)：培養(yǎng)學(xué)生做任何事情都應(yīng)該有積極主動(dòng)的意識(shí) 教學(xué)重點(diǎn)： “領(lǐng)導(dǎo)意圖”的含義及“領(lǐng)導(dǎo)意圖”的形成 教學(xué)難點(diǎn)： “領(lǐng)導(dǎo)意圖”是怎樣形成的 教學(xué)方法： 設(shè)問導(dǎo)疑與案例分析相結(jié)合 教具安排： 投影儀 課時(shí)安排：一課時(shí) 教學(xué)過程 【導(dǎo)入新課】 上一節(jié)課我們主要學(xué)習(xí)了“秘書工作的環(huán)境——領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)”，我們由此了解到?jīng)]有領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)，就沒有秘書工作。這三個(gè)要素在領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)中的作用怎樣，關(guān)系又是怎樣呢？我們具體來分析； 1．領(lǐng)導(dǎo)者、被領(lǐng)導(dǎo)者、作用客體分別指什么？ 明確：（1）領(lǐng)導(dǎo)者——是領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的主體，是領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的核心，是一定群體或利益的代表者，對(duì)群體活動(dòng)起著率領(lǐng)、引導(dǎo)、組織、指揮的作用。 教學(xué)重點(diǎn)：理解秘書工作的環(huán)境 教學(xué)難點(diǎn)：領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)三要素之間的關(guān)系 教學(xué)方法：設(shè)問導(dǎo)疑 教具安排：投影儀 課時(shí)安排：一課時(shí) 教學(xué)過程 【導(dǎo)入新課】 在日常生活中，人們常說秘書是領(lǐng)導(dǎo)的耳目、助手和參謀，也有稱秘書為領(lǐng)導(dǎo)的“智囊”和“管家”的，這說明秘書與領(lǐng)導(dǎo)有著非同尋常的密切關(guān)系。科學(xué)決策較之經(jīng)驗(yàn)決策，工作量大大增加，且更需要經(jīng)過專門培訓(xùn)的專業(yè)秘書人員來充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的助手、參謀。 【講授新課】一、我國(guó)秘書工作的發(fā)展趨勢(shì)是什么？明確：我國(guó)秘書工作呈現(xiàn)出三大發(fā)展趨勢(shì)，即參謀職能強(qiáng)化趨勢(shì)、秘書工作管理科學(xué)化趨勢(shì)、辦公手段現(xiàn)代化趨勢(shì)。秘書服務(wù)領(lǐng)域之廣，是現(xiàn)代社會(huì)中任何一種職業(yè)都無法比擬的。盡管它們 各自的表述不同，但都指出秘書是一種社會(huì)職業(yè)和職務(wù)，是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的工作人員。具體說來，在中國(guó)古代，秘書一詞最早出現(xiàn)于漢代，是指皇宮內(nèi)秘藏的書籍或讖緯圖箓之類的文圖資料。無論是作為各級(jí)政權(quán)組織中的秘書工作，還是為某一私人服務(wù)的秘書工作，從一開始就始終處在一種輔助其領(lǐng)導(dǎo)（或雇主、上司）工作的位置上。如果上司準(zhǔn)備宴請(qǐng)客人，那么秘書要為宴會(huì)作準(zhǔn)備（如時(shí)間、地點(diǎn)和費(fèi)用等等）。 （2）新時(shí)期秘書工作參謀職能不斷強(qiáng)化，主要原因有兩方面：一方面是飛速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)建設(shè)的客觀需要。 【課后練習(xí)】某中學(xué)趙校長(zhǎng)，清晨上班第一件事就是打開計(jì)算機(jī)，由教育信息網(wǎng)進(jìn)入本市教育信息中心，查看當(dāng)天市教委的有關(guān)會(huì)議通知與工作安排，并動(dòng)手把與自己學(xué)校有關(guān)的內(nèi)容另存入本校文檔。39。自然條件、生產(chǎn)力、生產(chǎn)關(guān)系等方面構(gòu)成領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的大環(huán)境；具體的機(jī)會(huì)、外界環(huán)境和條件又是領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)不可忽視的客觀因素。這一原則已列入黨的章程。秘書和秘書部門在輔佐領(lǐng)導(dǎo)決策的過程中，怎樣準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖？ 明確：秘書和秘書部門要善于領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，除正確理解領(lǐng)導(dǎo)的明確意見和指示外，主要靠秘書平時(shí)的積極思考，如“假若我是領(lǐng)導(dǎo)該怎樣處理這個(gè)問題”、“領(lǐng)導(dǎo)平時(shí)處理這類問題主要采用什么方法”等，同時(shí)留心觀察領(lǐng)導(dǎo)者的一言一行，一舉一動(dòng)，仔細(xì)聆聽領(lǐng)導(dǎo)者在會(huì)議上和非正式場(chǎng)合講話中對(duì)某些問題的態(tài)度和看法，來領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。 2．秘書人員和秘書部門輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的具體內(nèi)容有哪些？ 引導(dǎo)學(xué)生看書并明確： （1）文書處理 （2）篩選文件 （3）文字把關(guān) （4）事務(wù)處理 （5）督促作用 3．引導(dǎo)學(xué)生看“參謀作用”部分文字并思考以下幾個(gè)問題： （1）為什么說秘書工作在領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)中具有參謀作用？ （2）秘書工作的“智囊”作用主要表現(xiàn)在哪些方面？ （3）在發(fā)揮參謀作用時(shí)，秘書人員如何處理好參與和“參謀”的關(guān)系？ 明確：（1）給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)參謀，是對(duì)秘書人員的高度信任，也是對(duì)秘書工作的高度要求。 【課后練習(xí)】（投影） 一、多項(xiàng)選擇題： 1．秘書部門處在組織的中心位置，因此成為（ ）的咽喉。辦公室工作頭緒最多，工作最忙，用 ‘不管部39。 【課堂小結(jié)】 這節(jié)課重點(diǎn)分析了秘書工作在領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)中輔助協(xié)調(diào)作用、不管部作用及窗口作用。 （2）領(lǐng)導(dǎo)同志的談話、指示、會(huì)議記錄中的機(jī)密。要處理好這個(gè)關(guān)系，首要的問題就是弄清秘書與領(lǐng)導(dǎo)者之間究竟是什么關(guān)系。他身為總理，但他從不擺領(lǐng)導(dǎo)者的架子，不以教訓(xùn)人的口吻說話，與秘書的關(guān)系十分融洽；他關(guān)心秘書疾苦，常到秘書們的家中串門，問寒問暖，與秘書親如一家。每位領(lǐng)導(dǎo)人按其分工開展職責(zé)范圍內(nèi)的工作，如重大問題由集體研究決定，分頭去辦；一般問題由分管領(lǐng)導(dǎo)人直接處理。秘書在具體工作中應(yīng)做到： （1）領(lǐng)導(dǎo)人彼此間的議論，秘書人員要心中有數(shù)，慎重處理，一般應(yīng)保持沉默，不附和。此時(shí)，秘書人員應(yīng)巧妙地在不影響領(lǐng)導(dǎo)人威信的前提下，給以適當(dāng)?shù)奶嵝鸦驈浹a(bǔ)。是許多人夢(mèng)寐以求的愿望。對(duì)此，凡男爵的辦法是不管三七二十一，先聽多少記多少，恰當(dāng)?shù)亓粝驴瞻祝愿险f話人的思路，一俟口授中途停止或最后結(jié)束，就趕緊整理殘缺不全的草稿，絞盡腦汁地反復(fù)琢磨皇帝話語(yǔ)的含意，填補(bǔ)空白，組合句子。 摘自中國(guó)新世紀(jì)讀書網(wǎng) 【課堂小結(jié)】 這節(jié)課主要分析了秘書人員與具體領(lǐng)導(dǎo)人相處的原則，即思想體系一致的原則、知識(shí)互補(bǔ)的原則、相互信任的原則、相互適應(yīng)的原則。人們也曾試過用別的辦法傳遞信息，有人試著讓鴿子傳遞信息，但這樣的傳遞不是很可靠。 （3）按信息來源的方向 ：可分為橫向信息、縱向信息；外部信息、內(nèi)部信息。 （4）做好日常管理工作必須依靠信息。3．平行信息： 不相隸屬的機(jī)關(guān)單位的相關(guān)信息。 2．問卷法。秘書人員信息收集內(nèi)容隨服務(wù)領(lǐng)域與目的的不同而有差異，一般應(yīng)包括： 1．系統(tǒng)內(nèi)信息： 這是機(jī)關(guān)單位所管轄和隸屬系統(tǒng)內(nèi)的信息。 （2）起草文件必須依靠信息。另一類是社會(huì)信息，這是社會(huì)各界有目的、有意識(shí)地發(fā)出的信息，可分為政治信息、經(jīng)濟(jì)信息、文化信息、教育信息、軍事信息、科技信息、體育信息等。遺憾的是美軍和英軍在新奧爾良遭遇前，這項(xiàng)和平條約的消息尚未傳到美國(guó)，戰(zhàn)斗造成了慘重的傷亡。”的確，拿破侖說得不錯(cuò)，那些和他一起生活工作過的人，后來很多都由于他的緣故而名垂青史。對(duì)付拿破侖的口授，跟隨他多年的首席秘書凡男爵卻有一套辦法。（放投影） 拿破侖與秘書 拿破侖在歐洲軍事、政治舞臺(tái)上的杰出才能和輝煌業(yè)績(jī)，使他成為法國(guó)人崇拜的偶像。特別是在管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)上，秘書要力爭(zhēng)能和領(lǐng)導(dǎo)人保持思想體系的一致，如有分歧、爭(zhēng)論，也應(yīng)在堅(jiān)持原則的前提下、努力與領(lǐng)導(dǎo)人取得一致的看法。工作中領(lǐng)導(dǎo)之間有不同意見，出現(xiàn)矛盾，均屬正常。秘書要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，其中就包括為領(lǐng)導(dǎo)班子服務(wù)，為了能更好地為領(lǐng)導(dǎo)班子服務(wù)，秘書在具體協(xié)調(diào)與領(lǐng)導(dǎo)班子的關(guān)系時(shí)，必須遵守幾條主要原則，這幾條主要原則是什么呢？這節(jié)課，我們重點(diǎn)來了解它們。在正確處理領(lǐng)導(dǎo)者與秘書的關(guān)系中，周恩來給我們樹立了光輝的榜樣。 第四節(jié) 秘書與領(lǐng)導(dǎo)者相處的基本原則教學(xué)目標(biāo) 知識(shí)目標(biāo)： 1．了解秘書與領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)系 2．了解秘書與領(lǐng)導(dǎo)班子相處的主要原則 3．了解秘書人員與具體領(lǐng)導(dǎo)人相處的原則 能力目標(biāo)： 1．如何正確處理秘書人員與領(lǐng)導(dǎo)班子的關(guān)系 2．如何正確處理秘書人員與領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人的關(guān)系 德育目標(biāo)：培養(yǎng)學(xué)生自尊自愛的良好品質(zhì)，學(xué)會(huì)與他人和睦相處 教學(xué)重點(diǎn)： 1．秘書與領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)系 2．秘書與領(lǐng)導(dǎo)班子相處的四個(gè)主要原則 3．秘書人員與具體領(lǐng)導(dǎo)人相處的四個(gè)原則 教學(xué)難點(diǎn)：怎樣理解秘書與領(lǐng)導(dǎo)班子或具體領(lǐng)導(dǎo)人相處的原則 教學(xué)方法：設(shè)問導(dǎo)疑、啟發(fā)分析 教具安排：投影儀 課時(shí)安排：三課時(shí) 教學(xué)過程 第一課時(shí) 教學(xué)要點(diǎn)：秘書與領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)系 【導(dǎo)入新課】 如何正確處理秘書人員與領(lǐng)導(dǎo)班子或領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人的關(guān)系，是秘書人員應(yīng)十分關(guān)心的實(shí)際問題，它滲透于秘書工作的各個(gè)方面，在很大程度上影響著秘書功能的充分發(fā)揮，影響著秘書工作的質(zhì)量與效益，也影響著秘書自身的心理健康。4．為什么秘書工作在領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)中具有機(jī)密性的特點(diǎn)？秘書接觸的機(jī)密主要有哪幾類？ 引導(dǎo)學(xué)生看書明確： 秘書和秘書部門處于機(jī)關(guān)的樞紐位置，每天直接與領(lǐng)導(dǎo)來往，接觸著大量的機(jī)密，這就決定了秘書工作具有機(jī)密性的特點(diǎn)。秘書和秘書部門的禮儀如何、態(tài)度如何、談吐如何、形象如何，不僅表現(xiàn)了秘書本人的修養(yǎng)、素質(zhì)、辦事能力和精神風(fēng)貌，而且也反映了秘書部門的工作態(tài)度、工作質(zhì)量和工作效率，并從一個(gè)側(cè)面反映了機(jī)關(guān)、單位的整體素質(zhì)、工作作風(fēng)、精神面貌和總體形象。這種調(diào)節(jié)或者協(xié)調(diào)，是領(lǐng)導(dǎo)者在管理工作中的職責(zé)，而秘書部門則是輔助領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行行政協(xié)調(diào)的主要部門。秘書工作的參謀作用貫穿于領(lǐng)導(dǎo)中樞和領(lǐng)導(dǎo)者的指揮、管理、協(xié)調(diào)、監(jiān)控等各個(gè)方面，貫穿于領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的整個(gè)過程中。從某種意義上講，秘書工作服從并服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)工作，因而可將它看成是領(lǐng)導(dǎo)工作的組成部分；同時(shí)它也是機(jī)關(guān)、單位能正常、有效運(yùn)轉(zhuǎn)的基本保障，可見秘書工作的作用是很大的，秘書工作在領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)中的作用有哪些呢？這節(jié)課我們重點(diǎn)來了解它們。”鎮(zhèn)長(zhǎng)批評(píng)他：僅“僅靠手腳勤快是不行的，當(dāng)一名合格的秘書，你還要努力啊！”讓學(xué)生討論并歸納總結(jié)：上面案例中的小趙之所以被鎮(zhèn)長(zhǎng)批評(píng)，是因?yàn)樗粷M足于工作中當(dāng)搬“運(yùn)工”、“二傳手”，滿足于勤奮工作，而不能起到參謀助手的作用。那么領(lǐng)導(dǎo)意圖是不是領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)自己的喜好，或是心血來潮，想怎么提出就怎么提出呢？并非如此，領(lǐng)導(dǎo)意圖的形成要合乎事物發(fā)展的規(guī)律，要符合人民群眾的愿望，要集思廣益，要有正確的原則作指導(dǎo)。 （2）由于作用客體的不同，形成了不同形式的領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)。擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)的人；領(lǐng)導(dǎo)者：如39。在三大發(fā)展趨勢(shì)中，參謀職能強(qiáng)化趨勢(shì)讓我們了解了新時(shí)期秘書工作由過去的純事務(wù)性任務(wù)向既處理事務(wù)，又為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策的方向轉(zhuǎn)變。秘書可以建議領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)緊急電話通知，暫緩此交易的進(jìn)行，等有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層層批閱完結(jié)，手續(xù)完成后，正式終止交易。上司雖不在，但工作仍然很多。 二、秘書工作的基本屬性 1．秘書工作的基本屬性包括哪幾個(gè)方面？ 明確：秘書工作的基本屬性包括三個(gè)方面 ① 輔助性 ② 政治性 ③ 服