秘書工作及公文寫作整理概述(專業版)

　　

【正文】 第二，豐富完善，方法是“傷其十指，不如斷其一指”。長 期用電腦寫作，很多人往往養成“容易的先寫”和“復制粘貼”的習慣。找出這“兩篇文章”，通過學 習和模仿，之后寫出來的文章，最起碼在結構上、內容上不會出現大的偏差。比如，領導在會上脫稿部署工作、提出要求時，可能會講得過于詳細、層次稍顯不清、前后略有重復，在這種情況下，要對會議記錄進行修改加工，再寫入會議紀要，既體現領導真實意圖，又符合會議紀要準確務實的基本要求。會議議定的重要事項比如經費、時限、責任人等一定要準確翔實地記錄下來，不能有任何出入。會議紀要的主體部分是核心內容，寫好主體部分決定著會議紀要的質量。不管寫什么，這四個方面的創新，都是應該有的。大的框架結構很難改變，能夠創新的點就在這幾條上。應該注意，有什么事情就說什么事情，哪些是“爺爺輩”的，哪些是“孫子輩”的，要搞清楚。所以，寫文章時涉及黨的重要文件、領導人，不能僅僅按照文章、形式、時間邏輯來排，不然要出問題的。二是橫向布局。感情要真 “感人心者，莫先乎情”。習近平總書記用著名學者王國維關于治學的三種境界，來論述讀書學習要有“望盡天涯路”的追求，有耐得住“昨夜西風凋碧樹”的清冷和“獨上高樓”的寂寞，也要有“衣帶漸寬”“人憔悴”的心甘情愿，更要“眾里尋他千百度”，最后在“燈火闌珊處”領悟真諦。每個領導都有自己的個性語言，個性語言可以使人產生親切感和新鮮感，因此，講話稿要體現出領導的個人特點，最忌千人一面、眾口一詞。四是“瞻前顧后”。出思想，定路子，首先要全局在胸。機關干部要做有心人、細心人，平時跟領導一起下基層、交談工作時要注意用心記錄，并連續起來思考，深入集中分析，努力把握領導講話的脈絡，總結梳理出共性的、規律性的基本思想，用以指導領導講話起草，這對提高寫作效率和質量非常有益。這種“臨陣磨槍”式的學習，因為帶著問題、緊貼主題，往往了解情況快，打下烙印深，取得成效比較明顯。事后，我查找了該錯誤說法的出處，是源自市委、市政府一次重大招商活動的宣傳畫冊，其他領導講話稿中也引用過這一錯誤表述。【案例3】遲到的市領導講話稿某日，市委、市政府召開城建工作會議，臨時決定由我對口服務的市領導主持這次重要會議。報的時候既沒有重新核實情況，也沒有報請領導審簽，就以“鹽城市反映生豬價格高位繼續上漲”為題直接報了上去。其次要深挖細節，注重積累，把格式排版、文字表述、適用政策及執行程序等方面易犯的錯誤收集起來，形成《公文常見錯情集》，時刻警醒自己。公文的標點符號使用不能馬虎，要注意頓號、逗號、分號、句號等點號表示的是不同層次的停頓，使用得當，句子就能形成起伏均勻的節奏感。要保障新聞發言人正常開展工作，確保其列席重要會議、閱讀重要文件、參與重大事件處置，了解全面情況，及時獲取第一手資料，掌握重要信息。為什么這么改 ——公文修改五例一要層次清楚，忌“眼花繚亂”有一《關于進一步加強公共交通安全防范工作的實施意見》初稿，開頭為：“根據中央綜治辦關于加強公共交通安防工作電視電話會議精神和市委、市政府有關要求，按照中央綜治辦《關于加強公共交通安保工作的若干意見》和公安部、交通運輸部《關于切實加強城市公共交通安保工作的通知》的要求，更好固化世博安保工作機制和‘亞信峰會’安保工作成功做法，為保證本市公共交通各行業日常運作安全有序和平穩健康發展，依據國家和本市有關法律規定，現就進一步加強本市公共交通安全防范工作提出如下實施意見：……”這段中，其一，既有“根據……”，又有“按照……”，還有“依據……”，讓讀者眼花繚亂。新聞發言人可向本單位主要負責同志建議開展新聞發布活動的時機、內容、形式和人選。后來，這段修改為：“，齊抓共管。注重積累知識點，把經常運用、容易混淆、不易記牢的業務知識和政策規定記錄下來，形成《重點業務知識集》，邊用邊學邊記。省信息處的同志看了這條信息后很感興趣，立即呈送辦公廳分管領導審簽，準備報有關省領導參閱。會議前一天接到起草市領導主持講話的任務，在城建處的協助下，當天晚上不到八點就把主持講話稿寫好了。認真反思失誤發生的原因，主要是我思想上沒有重視文稿實體內容的表述，工作上對全市一些基本情況不熟悉，文稿起草時過分相信所謂的“出處”。三是用活積累的資料。二是捕捉領導思想的最新閃光點并努力深化發展下去。什么是全局？貫徹黨的路線方針政策和上級的指示要求，是最大的全局。機關工作具有一定的穩定性，即使隨著形勢發展，提出了新的問題和新的工作側重點，這些問題和工作同以往的情況也不能截然分開，確立講話材料的思想觀點時，應該注意到工作的連續性。在起草領導講話稿時，要盡可能多用反映領導個人身份、體現領導個性氣質、符合領導講話習慣、表達領導親身感受的語言，使寫出的講話稿確實符合領導的語言習慣。這種新穎的觀點和巧用的語言比一般地提學習要求更妙趣橫生、意味深長。許多成功的講話稿，都是把真摯的情感流露于字里行間，拉近與聽者的距離，讓人倍感親切、溫暖和感動。這種布局的文章也比較多，主要是看文章主題涉及哪幾個方面。二是直接關聯與間接關聯。四是最新論斷與既往論斷。這幾個創新點插到文章中，就使文章顯得有精氣神，而不是流水賬。不一定四條都要有，四條中有那么一兩條，文章就有了魂，有了神，有了新意。主體部分按照邏輯關系可以分成三塊，一是會議的精神，一般由“會議認為”等導語開頭，寫工作的總體情況分析、工作的重要意義和主要原則等。例如，關于經費使用的決議，要詳細寫明金額、撥款單位、撥款時間、撥款方式，防止日后出現問題無從對證。由于修改工作要求較高，紀要撰寫人員需不斷提升理論功底和文字水平。第二步，琢磨內容，方法是“換位思考”。好的講話稿應做到文氣貫通，如果材料豐富的、容易的、想清楚的先寫，會使文章看上去是 “拼湊”出來的，而不是“寫”出來的。寫 上一百篇文章，不如寫好一篇文章。有的同志將領導改過的花臉稿整理起來，形成個人的“錯題本”，就是一個很好的辦法。第四步，起草文章，方法是“一氣呵成”。因為每種 內容的講話，在一定時期內，都有著相對固定的內容要求，這篇文章，解決的是“神似”的問題，就是文章最基本的內容、方向要準。六要會“改”所謂改，就是在“借”的基礎上對部分材料進行再加工，這個過程不可或缺。首先，內容要準。結尾部分一般標注出席人員、列席人員、缺席人員信息和文件公開屬性等，和其他公文不同，會議紀要結尾不標注發文機關，一般沒有附件。這里就不多說了。第三個，報告后半部分經常提出幾條要求，這也是可以創新的地方。有的工作匯報，一開頭根據中央什么決定，按照領導講話，大帽子一戴，一下子就把“爺爺”搬出來了，搞得非常大，下面說的事又是“孫子”的事。因為職務的高低所帶來的影響、產生的作用是不一樣的。縱向布局的文章非常多。因此，撰寫領導講話稿要在探求聽者易于接受的表達方式上下力氣，可巧借寓言、析事明理，善打比方、深入淺出，妙取新話、引人警醒，使復雜的問題簡明化、抽象的道理具體化、枯燥的內容生動化、深奧的理論通俗化，做到臺上娓娓道來，臺下津津有味。這就決定了講話稿所闡發的觀點必須具有獨特視角和鮮明個性，而不能人云亦云、“如法炮制”、單調老套。三是把握好語言風格。如果說工作中要強調服從意識，研究材料時，則應該多發揚民主。提煉思想觀點，是寫講話材料過程中比較難過的關口，我認為應該把握這樣幾條：一是著眼大局。有時領導對一些問題的思索并不是系統、完整地呈現出來，而是在某個場合、某次講話或交談中冒出一些火花，有時可能只是一句話、一個例子。前期的學習要圍繞主題內容展開：對主題涉及的一些背景資料、能夠烘托和闡述主題的材料、可能涉及的新鮮思想及典型事例等，都要“現炒現賣”進行研究和把握，努力使自己在較短時間內成為所寫問題的“專家”。但時隔一個月，領導嚴肅地批評了我，指出該推介發言中“我市某項指標在蘇北領先”是個重大錯誤，該指標事實上是蘇北倒數。這個失誤讓我意識到，做好公文流轉工作應加強與文電處聯系，及時掌握公文流轉方面的新規定，遇到吃不透的情況要及時詢問，防止憑經驗辦事。但接下來的幾天都忙于其他事情，未能及時編輯報送這條信息，結果一直拖到四天后才報出。細節蘊藏學問，應勤學苦鉆首先要吃透細節，深入學習、經常溫習《黨政機關公文處理工作條例》等業務“教材”，搞懂每個細微的規定要求、細小的環節要素，如上行文與下行文版頭的細節、領導簽批為“閱示”和“閱”的公文送簽順序細節等。這些都應該統一起來，才顯得對稱。后來，這段修改為：“（二）明確新聞發言人工作范疇。其二，把“依據國家和本市有關法律規定”放在最后，明顯不妥，且本市也不可能作出法律規定。”這樣，避免了內容重復，語言也比較簡潔。分級負責。還要研究細節，加強典型案例研究，從事件背景、起因、經過、結果等方面進行綜合分析，找出細節之間的聯系和規律，形成《工作典型案例集》，便于指導今后工作。辦公廳分管領導在審簽這條信息時，對承辦的