企業內部控制標準管理手冊(專業版)

　　

【正文】 Ｃ－２生產可能因以下問題受到影響：ａ，生產的產品未經授權，產量過高，超過了可接受的程度。參照風險：Ｃ－1，Ｃ－２，Ｃ．３，Ｃ．４５．３．４對進出生產帳的材料和人工成本，應正確地進行會計業務處理。c如果采購或存貨耗用沒有準確記錄，存貨可能誤報。B－４財務報表，記錄或生產報告可能有誤。年末時對在途存貨（ＦＯＢ條款）進行測算，與帳面數對比，進行必要的調整。參照風險：A1參照風險：A一1，A－２，A－３ A－１財務報表，記錄及或生產報告可能有誤。管理部門選擇控制程序和技術的過程中，實施控制的程度是一個合理的業務判斷。如果當地法律或習慣要求必須以現金支付，必須有完善的程序保證現金發放中有適當的控制。Ｃ－２尚未記錄入帳的工資支票可能已經發出，使財務報表誤報。向該帳戶拔入的款額必須與編制的工資支付凈額一致。B－５管理報告和雇員所得記錄可能不正確。同時必須建立良好的控制程序避免重復輸入或輸入未經批準的工資資料。Ａ－７預借款可能無法收回。報酬形式還包括傭金、獎金和使用公司財產（其中包括公司車輛），此類額外報酬必須經過正當授權。Ｅ－５可能發生重復支付，支付金額可能出現誤差，或支付給未經核準或不存在的供應商。Ｅ－２可能發生敏感性支付和公司內部往來事項。參照風險：Ｅ－４，Ｅ－６，Ｆ－７，Ｅ．１０３．５．７支票付款不得使用現金支票或不記名支票。D4應退回或拒收的貨物被接受下來，并支付了款項。參照風險：Ｄ－５，Ｄ－６，Ｄ－７ D－8 記錄可能丟失或毀損。可能未記負債，庫存和應付帳款可能錯報。參照風險：Ｃ－６ C－8 可能提前或拖后收到材料，結果導致業務中斷或庫存積壓。參照風險：Ｂ－７，Ｂ．８ 3．3驗收 內部控制標準 未達到標準在在的風險 ３．3．１ 驗收部門地點應與生產設施和裝運部門分開，除非良好的業務慣例另有規定。 ３．2．8 購貨訂單／業務事項必須指示供應商將其帳單直接送交應付帳款部門。差錯和違反法規的可能性急劇增大。參照風險：Ａ－ｌ，Ａ－２，Ａ３ Ａ－5 未經授權的人員可能濫用或更改記錄，從而有損于摩托羅拉及其供應商。事業總部／集團政策必須明確，選擇供應商過程涉及采購、工程設計和制造，質量保障，財務與銷售等方面。未確認的匯款必須立即調查和解決。 ２．６收帳２．６．ｌ各摩托羅拉單位必須制定正式的書面收帳程序并付諸實施。Ｅ－２由于發票及或現金收入可能未予記錄，記錄錯誤或記錄于錯誤的會計期間，明細分類帳可能不準確。應妥善處理任何差額。其中包括：ａ產品可能裝運，但未開帳單。參照風險：Ｄ－９，Ｄ－１４，Ｄ－１６２．４．１７“收帳通知單”或“見下”發票必須及時與購貨合同或協議以及有關工廠的發票核對。參照風險：Ｄ－４，Ｄ－６，Ｄ．９２．４．７必須按照地方法律在帳單中列明銷售稅或增值稅。Ｃ－４客戶的貨物可能被丟失，誤放或盜用。參照風險：Ｃ－３，Ｃ－７，Ｃ－８２．３．５必須從承運人那里獲取貨運證明，例如簽字的提單，以確定產品或設備的實際和合法轉讓。在適當的情況下，“無限”資信額度是可接受的。參照風險：Ａ－９２．１．８未結清訂單必須定期予以審查，以查明有無拖欠訂單。１．９所有經營單位和設施必須制定向經營管理部門證明和報告舞弊，貪污及違反法律和商業道德行為的程序。內部控制標準１．１所有雇員必須遵守摩托羅拉行為準則（見本文附錄Ａ）。如果員工懷疑已經發生舞弊行為，必須向當地財務總監和保安經理報告。他們必須保證本手冊所提出的控制準則在其組織內得以確立，適當地形成文件和貫徹執行。接受薄弱控制所固有的風險。按照內部控制準則定期進行審計，可以確保一個控制過程始終是受到控制的。“摩托羅拉內部控制制度”及與之相關的外部環境的概述如下。遵循這些控制是義不容辭的。過程本身應包括經營分析，制定控制程序和技術，交流及監測。調查表明，因舞弊給公司造成的損失已占年收入的０．０５％到２％，其中大多數事件或舉報的舞弊行為是業務關聯單位所為。修改建議通過摩托羅拉內部控制委員會提出。１．３必須在公司所有的職能領域建立和維護充分的職責和管理責任劃分。決定內部控制實施程度的一般準則是，控制成本不應超出所產生的效益。Ａ－３可能根據無效訂單支付銷售傭金。參照風險：Ｂ2２．２．４既定的客戶資信限額必須至少按年度審查，以查明是否充分。參照風險：Ｃ－４２．３．８進入裝運地區必須僅限于被授權的人員。未開票及或被盜用的發貨可能無法查明。參照風險：Ｄ－Ｉ，Ｄ．３２．４．１０發票開具完畢必須直接送交客戶，不得返回資信／收帳部門修改。ｂ發運貨物可能開出帳單，但未做會計記錄。Ｄ－９摩托羅拉可能幫助客戶繞開客戶的內部控制制度。內部報告或檔案包括，應收款收帳周期，帳齡分析，拖欠帳款清單，潛在核銷帳項，以及收帳工作是否健全等等。Ｅ－６財務記錄和財務報表可能誤報。參照風險：Ｆ－３，Ｆ４２．６．４沖銷客戶應收帳款應按照各事業總部／集團和融資部門的政策備有充分的文件證明并經過批準。Ｇ－２丟失的，錯記的及或被盜用的現金收入可能無法及時查明和糾正。當有幾家供應商能夠提供產品或材料但僅使用其中一家時，則屬于單一供應渠道。 ３．2．４ 采購申請單必須在作出購貨承諾之前由申請部門正式發出并經過恰當批準。 ３．2．10 購貨訂單或類似文件必須送至收貨部門以便與進貨核對，還應送至應付帳款部門，以便與供應商帳單核對；參照風險：Ｂ－１，Ｂ－３，Ｂ－６，Ｂ－９，Ｂ－１２ Ｂ－１０ 可能無法向外部的法律，稅務或審計部門提供記錄。參照風險：Ｃ－ｌ，Ｃ－２ C－4 記錄可能丟失或毀損。參照風險：Ｃ－４，Ｃ－７ ３．3．10 驗收業務資料必須要妥善保護，以防被盜，毀損或未經授權任意使用。包括：ａ．未訂購的貨物；ｂ．不符合質量標準；C。參照風險：Ｄ－４，D６３．，并要求對超過９０大的未付金額匯款。D9記錄可能被濫用或更改，從而損害摩托羅拉及其供應商利益。參照風險：Ｅ一互，Ｅ－２，Ｅ－４，Ｆ－５，Ｅ－８３．５．１０超出事業總部／集團財務總監提出，公司融資部經理批準的各業務單位支付限額時，凡屬于手工簽字的支票和本票，必須要求雙簽字。Ｅ－６可能錯報財務報表記錄和經營報告。管理人員選擇控制程序和技巧過程中，實施控制的程度是合理業務判斷。必須對水久性工資帳目進行定期抽查，保證工資資料與人力資源部的檔案相符。 ４．2工資編制與安全４，２．１必須保存一份全部員工主文件。參照風險；Ｂ－１２４Ｂ－７總分類帳可能輸入錯誤數據，可能錯報財務報表。所有發出、作廢或未使用的工資支票必須定期清點。Ｃ－７支票可能重復編號或漏編號碼。參照風險：Ｄ－６ D－1由于對一工資主文件可能做了不當的增改，一時能出現侵吞資金的問題，用于發放工資的工時數可能有誤。４存貨盤存程序５．1成本會計５．１．1必須保持成本會計系統，恰當準確地積累，區分制造成本（如按成本中心或者按產品），為分析實際制造成本，標準成本和其他保持存貨和存貨計價所需信息提供充分的資料。ｄ．如果明細記錄無法反映持有的產品，存貨數量可能誤報。參照風險；B－1，B－２，B－３，B－４，B－５５．２．５應建立實物或其他輔助性控制措施，保證存貨的安全，未經授權不得使用。ｄ．如果材料和人工沒有全部記入帳目，生產已經完成，但可能沒有報告。報廢品售價可能不恰當或者售給信用風險差的單位。參照風險：Ｃ－５５３．７生產過程（包括最后的檢驗）完成后，必須妥善保管產成品，避免被盜或者變質。Ｃ－３存貨保管，授權和業務處理中的差錯和疏漏可能無法查出。Ｃ．工廠生產能力未能充分發揮，無法滿足客戶的具體要求或者服務水準。５．３．１必須編制詳細的銷售預測并由管理部門批準。存貨可能被盜且未能查出。參照風險：B－1，B－２，B－３，B－４，B－５．１１存貨必須妥善保管，避免變質，存貨價值應有適當的損失保險。A－５生產可能受到影響。１Ｄ－６機密的工資資料可能被查閱或泄露，損害摩托羅拉及其雇員的利益。參照風險：D－３４．４．４未領取或未發放的工資應退回人事部。參照風險：Ｃ－６４．３．，凡是超過各事業總部，集團財務總監確定的限度的．必須要有雙簽字。Ｂ－１２不符合政策要求及或計算錯誤導致被政府課以罰款和處罰。參照風險；B－］３ Ｂ－1工資主文件中的錯誤數據可能導致工資支付錯誤，工資中的預扣稅金可能有誤。參照風險：Ｂ－３，Ｂ5，Ｂ６４．２．５不享受免稅的雇員，應根據當地法律和習慣，及時提交考勤卡，考勤表，或其他經核準的記錄之后再進行工資處理。Ａ－２可能因此向雇員支付的金額有誤。人力資源管理部門必須以具體標準和程序的形式對政策和準則作出明確的界定。Ｅ－１可能采用了繞開現行內部控制技術的方法。這些支票可以銷毀。這些文件應發給支票簽字人，由其進行審查，然后再簽發支票。對于未列入數據庫的供應商必須按照事業總部／集團政策予以確認。參照風險：Ｄ－５，Ｄ－６，Ｄ－７，Ｄ8 D－6 貨物或勞務可能沒有收到或尚未收到，但貨款已付。參照風險：Ｄ－ｌ，Ｄ．２ D－ｌ 購貨可能被盜，丟失，毀損或暫時挪用。負債可能未予記錄，庫存與銷售成本可能錯報。參照風險：Ｂ－１３ Ｂ－1３ 對次品的處理可能不嚴格，誤送回倉庫及或出現記錄錯誤。參照風險：Ｂ－ｌ，Ｂ－２，Ｂ－４，Ｂ－５ B－6 貨物和勞務可能已接受，但未予報告或報告不準確。ｂ．購自未經批準的供應商。選擇／證明資格確認標準應包括：；ｂ．供應商的技術能力；ｃ．為企業提供恰當服務的能力，其中包括對需求和變化的反應能力；ｄ．評價供應商現行的質量管理規劃，其中包括殘次品自動檢查的過程控制，質量管理報告及記錄保管是否完善；ｅ．按時交貨記錄；ｆ．供應商潛在的人力及或能力局限性；ｇ．評價供應商的成本結構和未來成本預測／降低的合理性，其中包括單位數量假設；ｈ．供應商對工程協助的接受能力；ｉ．供應商設施地點與摩托羅拉的距離；ｊ．供應商在類似情況下與其它客戶進行交易的歷史；ｋ．供應商的財務穩定性。Ｇ－６財務記錄和財務報表可能錯報。 ２．７現金收人２．７．１所有現金收入，一經收訖，必須立刻嚴格背書（劃線）和妥善保管。應收款凈額和有關的財務報表可能誤報。參照風險：Ｅ－５２．５．９應收帳款明細帳必須妥善保護，以防丟失，毀損或未經授權擅自接觸。Ｄ－１６帳單錯誤可能導致客戶不滿。Ｄ－７如果檔案中沒有充足的證據證明免稅資格，摩托羅拉將負擔帳單中未列的銷售稅或增值稅。參照風險：Ｄ－４，Ｄ－１２２．４．１４空白發票和貸記憑單必須予以安全保護。參照風險：D３２．４．３開票業務必須依據發貨和訂單／審核單據及時處理。Ｃ－３產品或貨物可能已經裝運，但未予開票據或未予記錄。參照風險：Ｃ－３，Ｃ－５，Ｃ．９２．３．３所有發貨必須準備適當準確的單據。保密資訊可能被利用，給公司造成損失。參照風險：Ａ－５２．１．４接受訂單的正式確認書必須及時送至客戶，除非合理的業務慣例另有其他規定。１．６公司的記錄必須按照既定和認可的記錄保管政策予以維護。通常，一個周期包含一項業務從開始到完成的全過程。”對舞弊的威攝和預防摩托羅拉的每一位經理都有職責創造一個控制體制和環境，它能夠防止員工、供應商、客戶等其他人員所處的地位不同時具備舞弊的方法和機會。內部控制一俟就緒，應受到監測和評價。這一概念還認識到，忠誠不渝，良好的業務判斷以及一種良好的控制文化是必不可少的。二、目標正如總裁和財務總監在引言中所述，良好的內部控制是實現我們的主要創意和目標之根本。對１９８９版的重大更改的概要見附錄Ｃ。合理保證的概念認為，控制的成本不應超出可產生的效益。在整個過程中，必須通過培訓，意識和反饋的形式達到廣泛的交流。公司任何一級的員工，上至最高級管理人員，到中層管理人員，下至最低層員工均有可能牽涉到舞弊事件中。業務周期的定義是一系列相關的事件或過程。被盜，更改或未經授權的接觸。３客戶要求的貨物或勞務，如未作專門規定或與客戶購貨承諾不符，須經財務管理部門批準之后才可處理。Ａ－９銷貨訂單可能丟失、銷毀或更改。參照風險：Ｃ一1，Ｃ－２，Ｃ－３，Ｃ－４２．３．２銷售訂單或裝運授權應定期予以登記（至少每月一次）。Ｃ－２裝運的產品或數量可能出現誤差；或者產品的裝運可能提前、拖后、或違反出口管制及或海關要求。參照風險：Ｄ1，Ｄ－２，Ｄ－３２．４．２開票職能部門必須獨立于裝運和應收帳款職能部門。如果序號的完整性不是由計算機控制的，貸記憑單必須預先編號。公司亦可能由于發票有誤而受到外界起訴。Ｄ－15帳單錯誤可能無法立即查明和解決，導致收入損失。參照風險：Ｅ－５２．５．８必須至少按季度審查估價準備，以查明是否充分合理，并按照要求作出調整。Ｅ－５應收帳款和長期租賃的估價準備計算可能有誤。Ｆ－４客戶的不滿可能導致喪失客戶。Ｇ－５應收帳款內部管理報告所列入的應收帳款余額及或應收款帳齡分析可能不準確。 ３．１．２ 選擇和確認供應商資格過程中所使用的所有標準必須形成文件并妥善保管。參照風險：Ｂ－１，ＢＺ B－ｌ 購貨可能：ａ．未