企業(yè)內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)管理手冊(cè)(已修改)

　

【正文】 MOTOROLA內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn) １．０一般控制要求２．０收人周期３．０采購(gòu)周期４．０工資周期５．０制造周期６．０融資周期８．０計(jì)算機(jī)系統(tǒng)控制 一、序言自１９７９年，摩托羅拉就已正式闡明一項(xiàng)公司完善經(jīng)營(yíng)和財(cái)務(wù)控制制度的政策。內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)生，以文件的形式證明哈托羅拉始終不渝地遵守適用的法律和規(guī)定，實(shí)行可靠的經(jīng)營(yíng)和財(cái)務(wù)報(bào)告制度，以及保證本公司業(yè)務(wù)活動(dòng)和記錄的完整。“摩托羅拉內(nèi)部控制制度”及與之相關(guān)的外部環(huán)境的概述如下。此版標(biāo)準(zhǔn)的頒布，旨在保證控制標(biāo)準(zhǔn)符合自上一版以來由于不斷變化的全球商業(yè)環(huán)境，新制定的法律規(guī)定以及計(jì)算機(jī)技術(shù)和應(yīng)用的進(jìn)步使之成為必需的控制要求。此版亦加強(qiáng)了手冊(cè)向使用者傳達(dá)內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)則的有效性。對(duì)風(fēng)險(xiǎn)和標(biāo)準(zhǔn)信息進(jìn)行了修正，以保證在全公司內(nèi)得以適當(dāng)?shù)亟忉尯蛻?yīng)用。對(duì)上一版未包括的業(yè)務(wù)活動(dòng)增設(shè)了標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)１９８９版的重大更改的概要見附錄Ｃ。二、目標(biāo)正如總裁和財(cái)務(wù)總監(jiān)在引言中所述，良好的內(nèi)部控制是實(shí)現(xiàn)我們的主要?jiǎng)?chuàng)意和目標(biāo)之根本。例如，要達(dá)到和超過六個(gè)西格瑪質(zhì)量和不斷地縮短循環(huán)作業(yè)周期，不僅在我們的工廠，而且在維修中心，銷售中心，行政管理部門以及整個(gè)組織，都需要良好的程序管理。運(yùn)用本文件所述的控制標(biāo)準(zhǔn)可以有助于消除瓶頸，冗余和不必要的步驟。內(nèi)部可以防止資源損失，其中包括固定資產(chǎn)，庫(kù)存，專有資訊及現(xiàn)金。內(nèi)部控制可以有助于確保遵守適用的法律和內(nèi)部規(guī)定。按照內(nèi)部控制準(zhǔn)則定期進(jìn)行審計(jì)，可以確保一個(gè)控制過程始終是受到控制的。此文件的目標(biāo)旨在確保全公司具備基本的和一致的內(nèi)部控制。摩托羅拉內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)第三版是全公司各職能部門眾多摩托羅拉同事不懈努力的成果。其中的控制標(biāo)準(zhǔn)，是以達(dá)到我們內(nèi)部控制制度的基本目標(biāo)的方式撰寫的。這一制度認(rèn)識(shí)到，必需符合我們的客戶、股東的期望，遵循我們的法律規(guī)定，例如１９７７年國(guó)外反腐敗法案（見附錄Ｂ）和證券交易委員會(huì)條例。遵循這些控制是義不容辭的。摩托羅拉董事會(huì)審計(jì)委員會(huì)，公司審計(jì)部，以及我們各事業(yè)總部，集團(tuán)和分部的財(cái)務(wù)部門將監(jiān)察我們對(duì)這些標(biāo)準(zhǔn)的遵守。三、范圍這些標(biāo)準(zhǔn)適用于摩托羅拉在全世界各地的事業(yè)總部，集團(tuán)，分部，單位，子公司及各職能部門；適用于所有業(yè)務(wù)，無論是設(shè)備或部件制造廠家，維修中心，抑或，如適當(dāng)?shù)脑挘腺Y企業(yè)經(jīng)營(yíng)，均為適用。此標(biāo)準(zhǔn)一般性地反映控制目標(biāo)，并不試圖描述各組織所需的專門控制技術(shù)。這些內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)旨在就有關(guān)資源保護(hù)、經(jīng)營(yíng)和財(cái)務(wù)信息的可靠性以及遵守法律和規(guī)定等事項(xiàng)，提供合理的、而非絕對(duì)的保證。合理保證的概念認(rèn)為，控制的成本不應(yīng)超出可產(chǎn)生的效益。這一概念還認(rèn)識(shí)到，忠誠(chéng)不渝，良好的業(yè)務(wù)判斷以及一種良好的控制文化是必不可少的。就管理人員選擇控制程序和技術(shù)而言，實(shí)施控制的程度是一個(gè)合理業(yè)務(wù)判斷問題。如果其中任何控制標(biāo)準(zhǔn)都不切實(shí)際或不可行，如在小規(guī)模或偏遠(yuǎn)地區(qū)的業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)或合資企業(yè)經(jīng)營(yíng)，管理人員必須從下列備擇方案中作出選擇：通過加強(qiáng)監(jiān)察和審計(jì)改善現(xiàn)行管理；制定替代或補(bǔ)償性控制措施；和／或接受薄弱控制所固有的風(fēng)險(xiǎn)。四．過程此文件中的控制標(biāo)準(zhǔn)，正如內(nèi)部控制盤所表明，不應(yīng)被視為“孤立的”。內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)，工作程序準(zhǔn)則，財(cái)務(wù)和人力資源政策以及摩托羅拉行為準(zhǔn)則均應(yīng)被視為建立、維護(hù)和改進(jìn)摩托羅拉內(nèi)部控制制度過程的組成部分。內(nèi)部控制的過程，如下文所述，必須以我們的六個(gè)西格瑪質(zhì)量和縮短循環(huán)作業(yè)周期的創(chuàng)意為推動(dòng)力，發(fā)布反映我們授權(quán)于員工和不斷進(jìn)取的宗旨。所有各級(jí)組織必須全力支持。過程本身應(yīng)包括經(jīng)營(yíng)分析，制定控制程序和技術(shù)，交流及監(jiān)測(cè)。經(jīng)營(yíng)分析要求對(duì)風(fēng)險(xiǎn)作出評(píng)估和確定適當(dāng)?shù)目刂颇繕?biāo)。還必須對(duì)經(jīng)營(yíng)環(huán)境（例如自動(dòng)化水平，就地授權(quán)和資源）予以考慮并進(jìn)行成本一效益分析，以確保控制成本不超過其效益。根據(jù)經(jīng)營(yíng)分析，可以選擇專門的控制技術(shù)或程序。這些技術(shù)或程序可以包括批準(zhǔn)，授權(quán)，調(diào)整帳目，職責(zé)分工，審查以及文件記錄。在整個(gè)過程中，必須通過培訓(xùn)，意識(shí)和反饋的形式達(dá)到廣泛的交流。內(nèi)部控制一俟就緒，應(yīng)受到監(jiān)測(cè)和評(píng)價(jià)。這一點(diǎn)可以通行自行審計(jì)，內(nèi)部審計(jì)及外部審計(jì)在一定程度上的結(jié)合來完成。得到的反饋可以用來進(jìn)一步改進(jìn)內(nèi)部控制制度。五、責(zé)任所有摩托羅拉員工都有責(zé)任遵循內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)。每一事業(yè)總部，集團(tuán)，分部單位，子公司以及設(shè)施的總經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理或財(cái)務(wù)總監(jiān)都要“身先士卒”，為遵守內(nèi)部控制創(chuàng)造合適的環(huán)境。他們必須保證本手冊(cè)所提出的控制準(zhǔn)則在其組織內(nèi)得以確立，適當(dāng)?shù)匦纬晌募拓瀼貓?zhí)行。這些標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況，將由公司審計(jì)部的定期審查以及，如果可能的話，以自行審計(jì)來監(jiān)督，并將納入各事業(yè)總部和集團(tuán)呈交公司財(cái)務(wù)管理部門的報(bào)告書。六、舞弊舞弊是有意的盜竊、挪用、侵吞摩托羅拉公司的財(cái)產(chǎn)。摩托羅拉公司的財(cái)產(chǎn)包括，但不限于；現(xiàn)金、產(chǎn)品、原料、設(shè)備、用具、廢品、殘品、維修服務(wù)、軟件和知識(shí)財(cái)產(chǎn)。公司員工，客戶，供應(yīng)商等其他人員均可能有舞弊行為。調(diào)查表明，因舞弊給公司造成的損失已占年收入的０．０５％到２％，其中大多數(shù)事件或舉報(bào)的舞弊行為是業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位所為。舞弊行為已發(fā)展到被認(rèn)為是一種可乘之機(jī)或可以接受的合理行為。在登記和報(bào)告公司帳目中也會(huì)發(fā)生舞弊。財(cái)務(wù)報(bào)告全國(guó)監(jiān)察委員會(huì)對(duì)報(bào)告舞弊有如下定義：財(cái)務(wù)報(bào)告舞弊屬于有意或疏忽行為，無論是否有意或者疏忽：結(jié)果都是產(chǎn)生有重大誤導(dǎo)的財(cái)務(wù)報(bào)表。財(cái)務(wù)報(bào)告舞弊涉及許多因素，以許多形式表現(xiàn)出來，可以是蓄意、嚴(yán)重地歪曲公司記錄，例如盤存標(biāo)簽，或者是虛假的業(yè)務(wù)事項(xiàng)，例如虛假的銷售和訂單數(shù)字，可以是濫用會(huì)計(jì)原則。公司任何一級(jí)的員工，上至最高級(jí)管理人員，到中層管理人員，下至最低層員工均有可能牽涉到舞弊事件中。”對(duì)舞弊的威攝和預(yù)防摩托羅拉的每一位經(jīng)理都有職責(zé)創(chuàng)造一個(gè)控制體制和環(huán)境，它能夠防止員工、供應(yīng)商、客戶等其他人員所處的地位不同時(shí)具備舞弊的方法和機(jī)會(huì)。摩托羅拉的管理當(dāng)局已經(jīng)建立了一種結(jié)構(gòu)，通過推行內(nèi)部控制，將其作為良好的商業(yè)行為，防止公司存在舞弊的機(jī)會(huì)。這一結(jié)構(gòu)包括：摩托羅拉行為準(zhǔn)則，內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)、工作程序準(zhǔn)則，財(cái)務(wù)準(zhǔn)則，電子資訊安全標(biāo)準(zhǔn)和公司的其它標(biāo)準(zhǔn)和政策。舞弊的檢查和報(bào)告摩托羅拉每一位員工都有職責(zé)協(xié)助預(yù)防舞弊的發(fā)生。如果員工發(fā)現(xiàn)可能發(fā)生舞弊的情形，應(yīng)向其管理部門報(bào)告。如果員工懷疑已經(jīng)發(fā)生舞弊行為，必須向當(dāng)?shù)刎?cái)務(wù)總監(jiān)和保安經(jīng)理報(bào)告。所有實(shí)際發(fā)生的舞弊行為，必須向總公司保安部部長(zhǎng)報(bào)告。對(duì)于懷疑的舞弊行為，員工不應(yīng)試圖進(jìn)行個(gè)人調(diào)查。調(diào)查工作將由保安部、法律部和審計(jì)部進(jìn)行舞弊報(bào)告熱線電話如果員工懷疑有舞弊行為，應(yīng)使用美國(guó)電話８００－５－ＥＴＨＩＣＳ報(bào)告。七、修訂根據(jù)需要，將對(duì)內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)加以修訂。修改建議通過摩托羅拉內(nèi)部控制委員會(huì)提出。所有有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的修訂，均將由公司總監(jiān)辦公室審查和認(rèn)可。八、控制標(biāo)準(zhǔn)的例外在極少數(shù)情況下，從成本的觀點(diǎn)出發(fā)，或?qū)σ?guī)模較小的機(jī)構(gòu)和偏遠(yuǎn)場(chǎng)所，內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)的某些部分可能不切實(shí)際，在這類情況下，該組織應(yīng)請(qǐng)求準(zhǔn)許遵循不同的控制程序。要求采用替代控制程序，應(yīng)按照各事業(yè)總部／集團(tuán)的政策予以審查和批準(zhǔn)。內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)論本文件中的基本控制目標(biāo)是按業(yè)務(wù)周期的模型分別闡述的，以便于實(shí)施，參考和后續(xù)評(píng)估。業(yè)務(wù)周期的定義是一系列相關(guān)的事件或過程。通常，一個(gè)周期包含一項(xiàng)業(yè)務(wù)從開始到完成的全過程。例如，一項(xiàng)業(yè)務(wù)的收入周期包括；接受客戶定單，裝運(yùn)材料，為客戶開具票據(jù)，保持應(yīng)收帳款記錄，以及記錄客戶的支付。每一周期內(nèi)部的控制準(zhǔn)則，旨在符合我們內(nèi)部控制制度的基本目標(biāo)和外部要求，其中包括公認(rèn)會(huì)計(jì)原則以及適用的法律和規(guī)定。然而控制標(biāo)準(zhǔn)之根本是：（ｉ）按照管理部門一般或特定的授權(quán)處理業(yè)務(wù)事項(xiàng)；（ii）業(yè)務(wù)事項(xiàng)要予以正當(dāng)?shù)恼f明和準(zhǔn)確及時(shí)的記錄；（ｉｉｉ）公司的資產(chǎn)和記錄要予以妥善的保護(hù)。下面的控制矩陣是按照上述標(biāo)準(zhǔn)處理所有業(yè)務(wù)事項(xiàng)的一般準(zhǔn)則：控制矩陣控制矩陣目標(biāo) 輸入 處理 輸出 授權(quán) 來源是否經(jīng)過授權(quán)？ 程序是否被批準(zhǔn)？ 是否與所批準(zhǔn)的相符？ 記錄 是否準(zhǔn)確和完整？是否及時(shí)？是否有文件證明？ 由誰處理？何時(shí)處理？是否遵循程序？是否可恢復(fù)？管理人員的審查是否充分？ 是否準(zhǔn)確和完整？是否有審計(jì)線索？管理人員的審查是否充分？是否平衡？ 保護(hù)／安全 應(yīng)由誰控制？責(zé)是否劃分？ 誰可進(jìn)入？職職責(zé)是否劃分？遵循的程序是否完善？ 是否有保密性？誰應(yīng)持有？差異是否得以妥善的解決？ 驗(yàn)證 來源是否正當(dāng)？ 關(guān)于差異的調(diào)查和審查是否充分？ 管理人員的審查是否充分？ １．０一般控制要求下列一般控制目標(biāo)適用于所有業(yè)務(wù)周期，摩托羅拉的所有經(jīng)營(yíng)均應(yīng)予以采納。內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)１．１所有雇員必須遵守摩托羅拉行為準(zhǔn)則（見本文附錄Ａ）。高級(jí)雇員需定期確認(rèn)對(duì)行為準(zhǔn)則的遵守。１．２所有有關(guān)組織必須奉行摩托羅拉有關(guān)政策和程序指南。摩托羅拉各經(jīng)營(yíng)單位內(nèi)部制定的政策和程序最低限度必須符合公司政策所規(guī)定的控制要求，不得與其沖突。政策和程序必須予以定期審查和更新。１．３必須在公司所有的職能領(lǐng)域建立和維護(hù)充分的職責(zé)和管理責(zé)任劃分。一般而言，保管、處理／經(jīng)營(yíng)和會(huì)計(jì)等責(zé)任應(yīng)予以劃分，以便獨(dú)立地審查和評(píng)估公司的運(yùn)作。如果充分的責(zé)任劃分無法實(shí)現(xiàn)，必須建立其他補(bǔ)償性控制，并形成文件。１．４任何人不得直接或間接偽造或促使偽造公司的任何帳冊(cè)，記錄和帳目。１．５所有組織必須制定一項(xiàng)內(nèi)部控制制度，確保公司的資產(chǎn)和記錄得以妥善的保護(hù)，以防丟失、破壞。被盜，更改或未經(jīng)授權(quán)的接觸。１．６公司的記錄必須按照既定和認(rèn)可的記錄保管政策予以維護(hù)。1．７所有經(jīng)營(yíng)單位的成本和費(fèi)用必須保持在預(yù)算控制以下。必須定期對(duì)實(shí)際費(fèi)用與預(yù)算進(jìn)行比較，所有重大出入均須予以調(diào)查。1．８必須就公司信息的敏感性／保密性對(duì)雇員進(jìn)行教育，未經(jīng)授權(quán)雇員不得向公司以外的個(gè)人或“無需知道”的公司雇員泄露此類信息。處理保密／專有信息亦需具備充分的安全措施。１．９所有經(jīng)營(yíng)單位和設(shè)施必須制定向經(jīng)營(yíng)管理部門證明和報(bào)告舞弊，貪污及違反法律和商業(yè)道德行為的程序。任何重大事件的報(bào)告必須送交公司的法律，審計(jì)和保安部門。１．１０公司業(yè)務(wù)循環(huán)中的重要業(yè)務(wù)事項(xiàng)，必須是可追查的，經(jīng)授權(quán)的，經(jīng)鑒定的，完整的，并必須按照既定和批準(zhǔn)的記錄保管政策加以保存。２．０收人周期 收入周期包括如下職能：收取客戶訂單；給客戶確定資信；裝運(yùn)或交付貨物、設(shè)備或勞務(wù)；開具銷售和租賃業(yè)務(wù)帳單井予以記錄；維護(hù)和監(jiān)督應(yīng)收帳款；建立有效的收帳程序；記錄和控制現(xiàn)金收入；以及恰當(dāng)?shù)毓纼r(jià)應(yīng)收款余額。管理人員選擇控制程序和技術(shù)過程中，實(shí)施控制的程度是一個(gè)合理的業(yè)務(wù)判斷。決定內(nèi)部控制實(shí)施程度的一般準(zhǔn)則是，控制成本不應(yīng)超出所產(chǎn)生的效益。收入循環(huán)包括的具體職能或部門是：２．ｌ訂單入帳／審核 ２．５應(yīng)收帳款２．２資信 ２．６收帳２．３裝運(yùn) ２．７現(xiàn)金收入２．４開具帳單２．１１訂單必須予以記錄，記錄的依據(jù)只能是客戶的訂貨訂單或其他證明客戶正式訂貨的證據(jù)。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ａ－１，Ａ－２，Ａ．３２．１．２在接受或裝運(yùn)新客戶訂貨之前必須對(duì)其資信加以審查。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ａ－４２．１３客戶要求的貨物或勞務(wù)，如未作專門規(guī)定或與客戶購(gòu)貨承諾不符，須經(jīng)財(cái)務(wù)管理部門批準(zhǔn)之后才可處理。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ａ－５２．１．４接受訂單的正式確認(rèn)書必須及時(shí)送至客戶，除非合理的業(yè)務(wù)慣例另有其他規(guī)定。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ａ－６２．１．５訂單在送交生產(chǎn)及或裝運(yùn)之前，必須有適當(dāng)?shù)淖C明并全面審核。需經(jīng)審查的項(xiàng)目包括：有關(guān)的合同格式，購(gòu)貨訂單條件，裝運(yùn)和支付條件，資信批準(zhǔn)，適用稅賦單據(jù)及計(jì)算，價(jià)格總金額，產(chǎn)品的適當(dāng)性以及是否遵守聯(lián)邦，州及地方政府的法律和規(guī)定及出口管制要求。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ａ－ｌ，Ａ－２，Ａ－４，Ａ－７，Ａ－８２．１．６折扣和折讓如超出事業(yè)總部／集團(tuán)管理人員所規(guī)定的數(shù)額，需經(jīng)市場(chǎng)營(yíng)銷部和財(cái)務(wù)管理部門批準(zhǔn)。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ａ－８２．１．７客戶訂單信息必須嚴(yán)加保護(hù)，未經(jīng)授權(quán)不得接觸。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ａ－９２．１．８未結(jié)清訂單必須定期予以審查，以查明有無拖欠訂單。拖欠訂單應(yīng)予以研究和解決。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ａ－１０２．１．９在接受銷售和租賃合同之前，必須制定審查和批準(zhǔn)政策和程序，并編制成文件。參照風(fēng)險(xiǎn)Ａ－１１ Ａ－１可能在沒有有效的客戶承諾的情況下制造和裝運(yùn)產(chǎn)品，或履行勞務(wù)。Ａ－２制造訂單上的產(chǎn)品、數(shù)量、售價(jià)、付款條件、銷售或運(yùn)送地址可能有誤。Ａ－３可能根據(jù)無效訂單支付銷售傭金。Ａ－４產(chǎn)品或勞務(wù)可能售給一未經(jīng)核準(zhǔn)或資信不足的客戶，結(jié)果導(dǎo)致帳款無法收回。Ａ－５裝運(yùn)的產(chǎn)品可能與客戶訂單不符，并可能由客戶轉(zhuǎn)為個(gè)人使用。Ａ－６在制造和裝運(yùn)之前可能無法查明和更正訂單Ｌ的錯(cuò)誤（如產(chǎn)品、數(shù)量、價(jià)格）Ａ－７不遵守政府規(guī)定可能導(dǎo)致巨額罰款、處罰及或出口優(yōu)先權(quán)的喪失。Ａ－８可能接受、處理了管理部門不能接受的價(jià)格及或條件的訂單。Ａ－９銷貨訂單可能丟失、銷毀或更改。保密資訊可能被利用，給公司造成損失。Ａ－１０可能無法表明拖欠訂單，結(jié)果導(dǎo)致客戶不滿及或撤銷訂單。Ａ－１１銷售和租賃合同在定價(jià)、條件、處罰條款或資信風(fēng)險(xiǎn)方面可能為管理部門所不能接受。 ２．２資信２．２．ｌ摩托羅拉的每個(gè)單位內(nèi)部均須制定正式的書面資信政策和程序，并已必須由事業(yè)總部／集團(tuán)財(cái)務(wù)管理部門審查和批準(zhǔn)。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－１，Ｂ．２２．２．２必須對(duì)每一客戶確立資信限額。在適當(dāng)?shù)那闆r下，“無限”資信額度是可接受的。必須在客戶的資信記錄上記入資信限額，資信限額必須以對(duì)于客戶支付能力的審查為依據(jù)。應(yīng)使用可靠的外部信息來確定這種限度。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ－２２．２．３在接受及或裝運(yùn)客戶追加訂貨之前，必須審查經(jīng)批準(zhǔn)的資信限額和現(xiàn)有應(yīng)收帳款余額。超出資信限額，需先經(jīng)財(cái)務(wù)管理部門認(rèn)可。參照風(fēng)險(xiǎn)：Ｂ2２．２．４