企業內部控制標準管理手冊-文庫吧

【正文】 既定的客戶資信限額必須至少按年度審查，以查明是否充分。在適當情況下，資信限額的調整必須由財務管理部門作出和批準。參照風險：Ｂ－２ Ｂ一1資信審查方法不一致及或不充分。Ｂ－２產品或勞務可能售給未經核準的客戶，或售給不能接受的資信風險對象，結果導致壞帳。 ２．３裝運２．３．1所有從摩托羅拉設施裝運的產品或設備均需正當的授權。參照風險：Ｃ一1，Ｃ－２，Ｃ－３，Ｃ－４２．３．２銷售訂單或裝運授權應定期予以登記（至少每月一次）。參照風險：Ｃ－３，Ｃ－５，Ｃ．９２．３．３所有發貨必須準備適當準確的單據。參照風險：Ｃ－１，Ｃ－２２。３．４所有裝運的貨物單據必須有編號控制。貨運證明必須送交會計或開帳單部門。如果序號的完整性不是由計算機控制的，貨運單據必須預先編號。參照風險：Ｃ－３，Ｃ－７，Ｃ－８２．３．５必須從承運人那里獲取貨運證明，例如簽字的提單，以確定產品或設備的實際和合法轉讓。這類單據必須始終反映實際裝貨日期。參照風險：Ｃ－３，Ｃ－６，Ｃ．７２．３．６待裝運的產品的類型和數量必須至少以抽查的方式予以核實。參照風險：Ｃ－２，Ｃ－４２．３．７如良好的業務慣例所規定的。裝運部門地點應與生產和驗收設施劃分開。參照風險：Ｃ－４２．３．８進入裝運地區必須僅限于被授權的人員。參照風險：Ｃ－４２．３．９每一裝運場所必須建立同銷售截止程序，該程序必須經經營管理部門和有關財務管理部門批準。參照風險：Ｃ．７２．３．１０空白裝運核準單，數控裝運票據以及提單必須加以保護，防止未經授權的接觸和使用。參照風險：Ｃ－８２．３．１１裝運職能部門必須獨立于開票和應收帳款職能部門。參照風險：Ｃ－３，Ｃ－１０ Ｃ－１貨物可能發往錯誤的或未經核準的客戶，或發往錯誤的客戶地點。Ｃ－２裝運的產品或數量可能出現誤差；或者產品的裝運可能提前、拖后、或違反出口管制及或海關要求。Ｃ－３產品或貨物可能已經裝運，但未予開票據或未予記錄。Ｃ－４客戶的貨物可能被丟失，誤放或盜用。Ｃ－１貨物可能發往錯誤的或未經核準的客戶，或發往錯誤的客戶地點。Ｃ－２裝運的產品或數量可能出現誤差；或者產品的裝運可能提前、拖后、或違反出口管制及或海關要求。Ｃ－３產品或貨物可能已經裝運，但未予開票據或未予記錄。Ｃ－４客戶的貨物可能被丟失，誤放或盜用。Ｃ－５經核準裝運的產品可能未裝運。Ｃ－６摩托羅拉可能無法向承運人追償其丟失的產品。Ｃ－７由于完整的和準確的信息可能來送到會計或開票部門，收入和與之相關銷售成本可能記入錯誤的會計期間。Ｃ－８關于已裝運的產品無法進行會計處理。未開票及或被盜用的發貨可能無法查明。Ｃ－９可能無法及時查明和解決拖欠或丟失的銷貨訂單。Ｃ－１０可能發生有意制造差錯或資產私吞問題。 ２．４開票據２．４．１銷售業務的會計責任屬于財務部門的職責，不得授于任何其他職能部門。如果發票是由計算機制作的，財務部門必須確保發票制作的全面控制。參照風險：Ｄ1，Ｄ－２，Ｄ－３２．４．２開票職能部門必須獨立于裝運和應收帳款職能部門。參照風險：D３２．４．３開票業務必須依據發貨和訂單／審核單據及時處理。如果序號的完整性不是由計算機控制的，所有發票必須預先編號。參照風險：Ｄ－ｌ，Ｄ－２，Ｄ－４，Ｄ－５２．４．４必須建立程序以確保所有裝運的貨物均已開出帳單，例外事項得以及時解決。參照風險：Ｄ－２，Ｄ－３，Ｄ－４２．４．５必須具備充分的審查或計算機審核，以確保發票記錄準確，收入記入有關會計期間。參照風險：Ｄ－１，Ｄ－２，Ｄ－４２．４．６帳單中的項目可絕對不允許錯列。參照風險：Ｄ－４，Ｄ－６，Ｄ．９２．４．７必須按照地方法律在帳單中列明銷售稅或增值稅。如果不開稅票，需有客戶免稅資格證明。必須取得該證明并予以存檔。參照風險：Ｄ－７２．４．８所有“免費”發票，或為非摩托羅拉單位提供貨運或勞務的其他“兔費”票據，必須具有財務管理部門以及，如果適當的話，市場營銷管理部門的書面批準。參照風險：Ｄ－８２．４．９所有為非摩托羅拉單位提供貨運或勞務開出的“備忘帳單”等文件必須有財務部門的書面批準。參照風險：Ｄ－Ｉ，Ｄ．３２．４．１０發票開具完畢必須直接送交客戶，不得返回資信／收帳部門修改。參照風險：Ｄ－１０２．４．１１必須建立合適的截止程序，以確保收入入帳的正確。參照風險：Ｄ－４２．４．１２所有向客戶發送的貸記憑單，必須在發出之前附有單據證明，并經財務部門批準。參照風險：Ｄ－３，Ｄ－１１２。４，１３貸記憑單必須按序號控制并定期予以登記。如果序號的完整性不是由計算機控制的，貸記憑單必須預先編號。參照風險：Ｄ－４，Ｄ－１２２．４．１４空白發票和貸記憑單必須予以安全保護。參照風險：Ｄ－１３２．４．１５所有租賃，工時和材料，勞務以及進度收款帳單必須按照有關的合同或協議及時予以處理。必須按照公認會計原則對取得的收入予以確認。參照風險：Ｄ－４，Ｄ－５２．４．１６“收帳通知單”或“見下”發票（沒有直接從工廠給客戶開票，而是分別開具發票）必須按照事業總部／集團的政策予以處理。這類發票需有財務管理部門的事先書面批準。參照風險：Ｄ－９，Ｄ－１４，Ｄ－１６２．４．１７“收帳通知單”或“見下”發票必須及時與購貨合同或協議以及有關工廠的發票核對。參照風險：Ｄ－９，Ｄ－１５，Ｄ－１６ Ｄ－１銷售業務的處理可能出現錯誤，帳單和其他條款可能有誤。Ｄ－２銷售業務可能已經發生，但是未予開出帳單及或未作記錄。Ｄ－３可能發生有意差錯或資產盜用。其中包括：產品可能裝運，但未開帳單。ｂ發運貨物可能開出帳單，但未做會計記錄。產品可能開出帳單并予以記錄，但未裝運。Ｄ－４收人和銷售成本記錄可能出現錯誤及或記錄于錯誤的會計期間。Ｄ－５由于帳單開出不及時，現金流動可能無法達到最大限度，可能形成無法收回的帳款。Ｄ－６可能違反出口條例要求。公司亦可能由于發票有誤而受到外界起訴。Ｄ－７如果檔案中沒有充足的證據證明免稅資格，摩托羅拉將負擔帳單中未列的銷售稅或增值稅。Ｄ－８“免費”業務可能無法如實地記入會計帳冊。公司內部往來交易可能無法查明。Ｄ－９摩托羅拉可能幫助客戶繞開客戶的內部控制制度。Ｄ－３可能發生有意差錯或資產盜用。其中包括：ａ產品可能裝運，但未開帳單。ｂ發運貨物可能開出帳單，但未做會計記錄。Ｃ產品可能開出帳單并予以記錄，但未裝運。Ｄ－４收入和銷售成本記錄可能出現錯誤及或記錄于錯誤的會計期間。Ｄ－５由于帳單開出不及時，現金流動可能無法達到最大限度，可能形成無法收回的帳款。Ｄ－９摩托羅拉可能幫助客戶繞開客戶的內部控制制度。Ｄ－１０可能發生有意更改發票及或應收帳款問題。Ｄ－１１貸方業務事項可能反映不恰當的業務處理或有悻于良好的業務慣例。Ｄ－１２未能將所有貸方業務事項記入會記帳冊。Ｄ－14可能發生未經批準使用單據問題，結果造成收入損失或給摩托羅拉的聲譽造成不利影響。Ｄ－15帳單錯誤可能無法立即查明和解決，導致收入損失。Ｄ－１６帳單錯誤可能導致客戶不滿。 ２．５應收帳款２．５．1負責應收款帳目的人員不得兼負帳單處理或匯款責任。參照風險：Ｅ－ｌ２．５．２應收帳款明細帳必須根據經核對的給客戶的帳單和匯款為依據予以記錄。必須制定程序以保證準確和及時地記錄發出帳單和客戶付款。參照風險：Ｅ－２，Ｅ－３，Ｅ－６２．５．３應收帳款明細帳必須按月與總分類帳調節。應妥善處理任何差額。該項調節應經上一級會計主管人員批準。參照風險：Ｅ－４，Ｅ－６２．５．４應收款帳齡分析必須由財務部門審查，以查清有無異?；驀乐氐耐锨穾た铐椖?。帳齡分析必須準確無誤，不得歪曲客戶債務種類（例如，訂金，預付款，或未分配的現金或資信額度）。參照風險：Ｅ－３，Ｅ－５２．５．５必須采用應收款帳內部管理報告制度。內部報告或檔案包括，應收款收帳周期，帳齡分析，拖欠帳款清單，潛在核銷帳項，以及收帳工作是否健全等等。參照風險：Ｅ－３２．５．６所有對應收帳款余額的調整（例如：貸記通知，銷售退回，折讓，應收款帳的核銷，借記通知）必須根據有關事業總部／集團的政策經批準后予以調整，并于確定調整時記入當期帳目。已確認的帳款調查不得耽擱或推延。參照風險：Ｅ－６，Ｅ－７，Ｅ－８２．５．７各事業總部／集團財務總監必須制定一套應收款（如果適當的話，應包括長期租賃應收帳款）估價準備政策，以便反映應收款可變現凈值。該政策必須包括壞帳準備，以及，如果適當的話，帳單調整準備的計提規定。參照風險：Ｅ－５２．５．８必須至少按季度審查估價準備，以查明是否充分合理，并按照要求作出調整。參照風險：Ｅ－５２．５．９應收帳款明細帳必須妥善保護，以防丟失，毀損或未經授權擅自接觸。參照風險：Ｅ－９，Ｅ－１０２．５．１０應收雇員及其帳齡分析，包括差旅費借款，必須與客戶應收帳款明細帳分開保管，并且必須按月審查和核對。參照風險：Ｅ－３，Ｅ－４，Ｅ－６，Ｅ－１１ Ｅ－１可能發生有意制造差錯或資產私吞問題，例如：銷售發票開出，但未記錄?，F金一經收訖，即被私吞。ｂ現金收入入錯客戶帳戶及或被私吞或挪用。Ｅ－２由于發票及或現金收入可能未予記錄，記錄錯誤或記錄于錯誤的會計期間，明細分類帳可能不準確。Ｅ－３收帳工作效率低下，及或因帳齡分析有誤造成怠誤客戶匯款或核銷拖欠帳款。Ｅ－４總分類帳或明細分類帳的差錯可能無法及時查明并更正。Ｅ－５應收帳款和長期租賃的估價準備計算可能有誤。應收款凈額和有關的財務報表可能誤報。Ｅ－６財務記錄和財務報表可能誤報。Ｅ－７所進行的調整可能不符合良好的業務慣例，或可能無法發現調整中出現的差錯。Ｅ－８能夠收回的應收帳款可能被核銷，及或現金收入可能被私吞。Ｅ－３收帳工作效率低下，及或因帳齡分析有誤造成怠誤客戶匯款或核銷拖欠帳款。Ｅ－４總分類帳或明細分類帳的差錯可能無法及時查明并更正。Ｅ－５應收帳款和長期租賃的估價準備計算可能有誤。應收款凈額和有關的財務報表可能誤報。Ｅ－６財務記錄和財務報表可能誤報。Ｅ－９應收款帳目記錄的丟失，毀損或涂改可能導致無法收回應收帳款。Ｅ－１０未經授權使用客戶應收帳款資料可以給摩托羅拉的競爭地位和聲譽產生不良影響。Ｅ－１１可能無法向被解雇雇員收回其欠款。 ２．６收帳２．６．ｌ各摩托羅拉單位必須制定正式的書面收帳程序并付諸實施。這些程序必須由事業總部／集團財務管理部門審查和批準。參照風險：Ｆ－１２．６．２收帳部門必須定期審查應收帳款（借方及貸方）余額，并對所有超過銷售條款規定期限的帳款開展收帳工作。收帳工作應形成文件記錄，妥善地存入客戶資信檔案。參照風險：Ｆ－２，Ｆ－３２．６．３對客戶來信（對帳單／裝運貨物的投訴，勞務問題等等）必須予以及時的調查和解決。參照風險：Ｆ－３，Ｆ４２．６．４沖銷客戶應收帳款應按照各事業總部／集團和融資部門的政策備有充分的文件證明并經過批準。參照風險：Ｆ－３，Ｆ－４ Ｆ－ｌ實施的收帳政策和程序可能不健全或不一致，結果可能導致收帳工作不恰當、無效率。Ｆ－２由于不健全的收帳工作，拖欠帳款可能不得不核銷。Ｆ－３可能無法及時查明和糾正現金收入的挪用或盜用。Ｆ－３可能無法及時查明和糾正現金收入的挪用或盜用。Ｆ－４客戶的不滿可能導致喪失客戶。 ２．７現金收人２．７．１所有現金收入，一經收訖，必須立刻嚴格背書（劃線）和妥善保管。參照風險：Ｇ．ｌ２．７．２現金收入必須每日登記日記帳并存入銀行，或按良好業務慣例規定辦理。現金收入日記帳必須與銀行報表核對，并按月記入總帳。參照風險：Ｇ－２，Ｇ－３２．７．３如良好業務慣例允許，控制和負責支票／現金的收取和存入銀行的人員，不得兼任以下責任：ａ．記錄應收款明細帳；ｂ記錄總分類帳；Ｃ．收回拖欠應收款；ｄ．批準核銷壞帳；ｅ．批準貸記通知，折扣，折讓或客戶退貨；ｆ．準備帳單文件參照風險：Ｇ－１，Ｇ－２２．７．４應鼓勵客戶將付款直接匯至上鎖信箱（如果可行的話）或摩托羅拉在銀行開立的存款帳戶。參照風險：Ｇ－ｌ，Ｇ－３２．７．５所有客戶匯款必須立即記入應收款明細帳和具體的客戶帳目。未確認的匯款必須立即調查和解決。參照風險：Ｇ－２，Ｇ－４，Ｇ－５，Ｇ－６２．７．６必須制定客戶匯款月截止程序。參照風險：Ｇ－５，Ｇ－６２．７．７必須對客戶的雜項匯款收入制定健全的控制程序。這些程序必須由有關財務管理部門批準。參照風險：Ｇ－ｌ，Ｇ－２ Ｇ－１現金收入可能丟失及或被盜用。Ｇ－２丟失的，錯記的及或被盜用的現金收入可能無法及時查明和糾正。Ｇ－３現金流動可能達不到最大限度。Ｇ－２丟失的，錯記的及或被盜用的現金收入可能無法及時查明和糾正。Ｇ－３現金流動可能達不到最大限度。Ｇ－４由于客戶應收帳款不準確，收帳工作的效率可能不佳。Ｇ－５應收帳款內部管理報告所列入的應收帳款余額及或應收款帳齡分析可能不準確。Ｇ－６財務記錄和財務報表可能錯報。 ３．０采購周期采購周期包括如下職能：保證供應來源并確定供應商資格；提出材料、設備、貨物、用品或勞務請購單；從經批準的供應商處索取貨源和價格資料；發出訂單；檢查驗收材料或商品；計算應付供應商的款額；以有控和有效的方式辦理支付。管理人員選擇控制