秘書工作及公文寫作整理概述(留存版)

　　

【正文】 同志說：“再請鹽城的有關(guān)同志核實一下，據(jù)我所知，我省有的地方生豬價格已經(jīng)出現(xiàn)高位回落跡象。但是當天市領(lǐng)導(dǎo)和分管秘書長在外接待上級領(lǐng)導(dǎo)，直到晚上十一點左右，我才得以通過電話把主持講話稿的內(nèi)容逐字逐句向分管秘書長作了匯報。從此以后，在文稿起草中我特別慎重引用其他稿件內(nèi)容，對自己不熟悉的領(lǐng)域一一認真查究，防止發(fā)生實體性失誤。儲存資料不是為擺門面，資料再多再好，不知道有用的東西在哪里，不知道怎么使用，資料就是廢料。無論哪一級領(lǐng)導(dǎo)，對新形勢的判斷和分析，對重大問題的思考和觀察，對工作的創(chuàng)新和突破，都不可能一步到位，而是有一個實踐——認識——再實踐——再認識的過程。著眼單位建設(shè)面臨的新形勢、大背景，也是全局。講一個問題，要看看這方面的情況以前講到什么程度，現(xiàn)在再講，既要避免重復(fù)，又不能自相矛盾。跟習(xí)大大學(xué)寫講話稿起點要高領(lǐng)導(dǎo)講話稿應(yīng)充分表達領(lǐng)導(dǎo)的思想和主張，體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的個性和特點，反映領(lǐng)導(dǎo)的能力和水平。因此，撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話稿務(wù)必在觀點求新、彰顯個性上下更大功夫，特別是在闡述一些“大道理”時，轉(zhuǎn)換一下論述方式、變換一個角度、改變一種說法、語句稍加一些修飾，就能體現(xiàn)一種新意，收到很好的效果。這就決定了講問題時要推心置腹，使人心悅誠服；提要求時要講清道理，使人能夠由衷接受。一旦定下來，這幾個方面都應(yīng)是并列關(guān)系，沒有時間上的排序。在寫文章時，一件事情涉及哪些方面，要按照直接關(guān)聯(lián)為重的原則來處理，間接關(guān)聯(lián)服從于直接關(guān)聯(lián)。我們寫文章經(jīng)常要引用中央文件或者中央領(lǐng)導(dǎo)的講話，一定注意，要以最新論斷為主，既往論斷為輔。二是思想論斷上的創(chuàng)新。文章有沒有新觀點，有沒有新角度，有沒有新語言，三個當中有一個，就是成功的。二是會議的成果，一般由“會議明確”“會議決定”等導(dǎo)語開頭，寫會議對問題怎么辦、工作怎么干等總體上的決策和部署。其次，用語要準。七要會“報”會議紀要初稿寫成后，如何報領(lǐng)導(dǎo)批準也是一門學(xué)問。替 領(lǐng)導(dǎo)起草講話稿，當然要站在領(lǐng)導(dǎo)的角度去看待、思考問題，學(xué)會“換位思考”是最基本的方法。這是公文寫作的大忌。要提升公文寫作水平，聚焦目標、集中火力是一個很好的辦法。當文章最后成稿后，還應(yīng)該對一稿、二稿、三稿甚至更多的修改過程進行重 溫，這樣常常會有新的啟發(fā)，也會逐步找到寫公文的竅門。擬定提綱，最起碼要寫到二級，想得清楚的地方要寫到三級。第二篇，要找上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或者同級其他機關(guān)群眾路線教育實踐活動總結(jié)大會上的講話。在使用資料上要敢借、會借，一般來說，對于順利通過的議題，會議材料的請示事項就可以借用為會議紀要的決定事項，領(lǐng)導(dǎo)講話的主要提綱可以借用為會議紀要的強調(diào)(要求)內(nèi)容，有選擇性地把會議材料借用為紀要內(nèi)容，實際上是一個對資料進行收集、篩選、提煉、組合的過程。二是求“準”準確性是會議紀要的基本要求。前言部分交代會議概況，包括會議時間、地點、主持人、發(fā)言人、會議目的和任務(wù)、主要議題等。一篇文章，從哪個角度切入，也是創(chuàng)新點。第二個，對問題的認識，對某個領(lǐng)域工作特點的概括，這個可以創(chuàng)新。很多工作匯報、調(diào)研報告，這方面的問題特別多，分不清楚哪個是“爺爺輩”，哪個是“孫子輩”，經(jīng)常帽子是“爺爺”的，身段是“兒子”的，腿部是“孫子”的。比如，在寫領(lǐng)導(dǎo)工作信息的時候，誰的職務(wù)高，誰就放在前面。重要文件和領(lǐng)導(dǎo)的講話，先談事情的重要性、重要意義、重要認識，再談面臨的形勢，遇到的新情況、新挑戰(zhàn)，下面再講有什么艱巨任務(wù)，應(yīng)該采取什么辦法。它一掃人們反感的大話、套話、空話和“官話”，似春水一般清澈，令人耳目一新。只有觀點創(chuàng)新，才能打動聽者，才能發(fā)人深省，才能更好地傳達意旨。不同的表達風(fēng)格有時要根據(jù)講話的場合和內(nèi)容來確定，在堅持一種常用風(fēng)格的同時，也不妨吸收其他風(fēng)格。最后，不固執(zhí)己見，但也不能隨波逐流，要有堅持自己意見的勇氣。素材的取舍，結(jié)構(gòu)的安排，語言的運用，都是圍繞表現(xiàn)思想觀點來展開的。領(lǐng)導(dǎo)工作經(jīng)歷多、經(jīng)驗豐富，對問題的思考和認識比較成熟，形成了基本的思想，有的見解獨到深刻，我們要注意學(xué)習(xí)，認真領(lǐng)會。領(lǐng)導(dǎo)講話一般都有一個重點，突出一個主題，這是領(lǐng)導(dǎo)講話的靈魂和統(tǒng)帥。幾易其稿后，領(lǐng)導(dǎo)從內(nèi)容到文字都比較滿意，推介活動也取得了很好效果。就這樣，一份公文讓領(lǐng)導(dǎo)簽了兩次擬辦意見。當時，我手頭正在處理一件急事，加上這條調(diào)研信息篇幅很長，條理又有點亂，編輯加工需要較長時間，就準備隔天再處理。可以說，公文處理工作程序、環(huán)節(jié)繁多，真可謂細節(jié)無處不在、無時不有，必須將每個細節(jié)牢記于心，做到心中有數(shù)、胸有成竹。還有，第一點的結(jié)尾用的是句號，而第二點的結(jié)尾用的卻是分號，也是前后不一致。公文要言簡意賅，使讀者一看就明白，切忌反復(fù)“嘮叨”，隨意用詞。其三，語言表述順序一般為目的在前，依據(jù)在后。三要直截了當，忌“穿靴戴帽”有一《意見》初稿，在第二個小標題“進一步加強液化氣安全管理工作的原則和目標”下，有段話：“為切實加強本市液化氣安全管理，要以‘安全為先、屬地為主、依法監(jiān)督’為原則，各區(qū)（縣）政府和相關(guān)單位要將液化氣的安全管理工作制度化、常態(tài)化，實現(xiàn)液化氣管理的‘三個轉(zhuǎn)變’目標，即：由保供應(yīng)向保安全、保供應(yīng)轉(zhuǎn)變，由市管為主向市區(qū)共管、屬地為主轉(zhuǎn)變，由用戶自行換瓶向規(guī)范統(tǒng)一配送轉(zhuǎn)變。重在治理。細節(jié)防不勝防，應(yīng)時刻警惕從事公文處理工作，幾乎每天都做著相同的“動作”，不斷重復(fù)“昨天的故事”。”核實的結(jié)果是我們鹽城的生豬價格果然也于一天前“掉頭”回落了。隨后，又根據(jù)分管秘書長提出的意見，作了一些簡單的修改。寫好領(lǐng)導(dǎo)講話稿要注意這四點注意學(xué)習(xí)，運用好資料《禮記?學(xué)記》有一句名言：“學(xué)然后知不足。用活資料的前提是學(xué)習(xí)資料。有時領(lǐng)導(dǎo)談的幾句話或某個問題，有可能就是他們關(guān)注的方向。按照黨委、領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖開展本單位工作，同樣是全局。在一個材料中，前后的觀點、提法也要互相照應(yīng)，不能“打架”。這就決定了其所講問題要具有全局意義，而不能事無巨細、就事論事。層次要清領(lǐng)導(dǎo)講話稿是講給人聽的，這就決定了通篇講話既要順理成章易于“講”，又要條理分明便于“聽”。習(xí)近平總書記常常用詩一般的語言抒發(fā)內(nèi)心洶涌澎湃的家國情懷，體現(xiàn)平等、平易、平實的風(fēng)格特點。三是交叉布局。有一年，我們寫了一篇文章，主要是講互聯(lián)網(wǎng)等新興媒體的建設(shè)和發(fā)展。寫文章之前要把這個問題的相關(guān)論述找出來，以最近、最新的論斷作為根據(jù)來寫。這個創(chuàng)新不是在那里瞎編、冥思苦想、抄抄文章就能搞出來的。不管寫什么，只要在這幾個方面有所創(chuàng)新，文章就有新意。三是會議的要求，一般由“會議要求”“會議強調(diào)”等導(dǎo)語開頭，寫具體的工作安排和各部門要承擔的具體任務(wù)等。參會人員在討論或講話中，對一些專業(yè)術(shù)語、專有名詞可能一帶而過，說的是不規(guī)范簡稱或俗稱，比如把省(市)第屆人民代表大會第次會議、中國人民政治協(xié)商會議省(市)第屆委員會第次會議，統(tǒng)稱為屆省(市)人大(政協(xié))第次會議，類似情況應(yīng)在撰寫紀要時注意核對訂正。首先要廣泛征求意見，避免出現(xiàn)方向性錯誤，必須向事項匯報部門、涉及部門和會上提出反對意見部門的主要領(lǐng)導(dǎo)征求意見，涉及重要大額資金使用的必須征求財務(wù)部門意見，視情況征求宣傳、人事、紀檢監(jiān)察等部門意見。那么，可以從哪些角度換位思考呢？概括起來，可以有以下五個： 第一，領(lǐng)導(dǎo)同志應(yīng)該講什么？就是在這次總結(jié)大會上領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該強調(diào)的內(nèi)容、要求等。因此，在公文寫作的培養(yǎng)階段，就要形成一個良好的寫作習(xí)慣，想清楚、寫清楚，按照提綱，從頭到 尾寫下來、順下來。同樣以領(lǐng)導(dǎo)同志在群眾路線教育實踐活動機關(guān)總結(jié)大會上的講話 為例，可以嘗試把這篇講話改造成大會報告、會議紀要、學(xué)習(xí)通知、新聞通稿、評論員文章、社論文章、專欄文章、發(fā)言摘要等各類形式，雖然基本內(nèi)容一致，但不 同形式對文章的要求是不同的，把一篇文章拆開了揉碎了，重新排列組合，反復(fù)咀嚼琢磨，就會對各種類型的文體有基本把握，也會大大加深對領(lǐng)導(dǎo)講話的理解。每對照一次，就相當于和領(lǐng)導(dǎo)進行了一次間接的思想交流。 要切忌“找”提綱，翻閱各類材料，這里摘一個意思，那里找一個想法。因為每種類型的講話，都有著相對固定的套路和邏輯，這篇 文章，解決的是“形似”的問題，就是文章結(jié)構(gòu)、語言風(fēng)格要像。五要會“借”會議信息量大，撰寫紀要需全面廣泛占有資料，把會議材料、領(lǐng)導(dǎo)講話、記錄稿件、錄音錄像以及會議涉及的相關(guān)文件資料搜集齊全，通讀理解，只有自己弄明白了才有可能把紀要寫明白。這就要求我們平時做好基礎(chǔ)工作，準備好各種會議的紀要模版，程序化填充文字內(nèi)容。正確處理層級結(jié)構(gòu)會議紀要的正文一般由前言、主體和結(jié)尾三個部分組成。四是闡述角度上的創(chuàng)新。創(chuàng)新的點在哪里?第一個，就是上面說的經(jīng)驗體會，可以想想怎么創(chuàng)新，各人的體會不一樣，對工作的把握也不一樣。好多人寫文章就不注意同級序列和同源序列，什么東西都往一起堆。第二，涉及一些黨的文件和領(lǐng)導(dǎo)人，怎么處理，也要搞清楚。還有另一種，是按照事情的邏輯關(guān)系來安排。這些很接地氣