秘書工作及公文寫作整理概述(文件)

　

【正文】 ，查閱相關背景資料，把握會議主旨，做到胸有成竹。單個議題的會議，如解決某一具體問題、研究某一方面工作的專題會議，紀要寫作應著眼會議的中心內容和討論的重點，記錄討論結果和議定事項，一般采用概括式的布局，將會議概況、會議內容、會議觀點和會議成果等按性質歸納成幾個方面逐一寫作。結尾部分一般標注出席人員、列席人員、缺席人員信息和文件公開屬性等，和其他公文不同，會議紀要結尾不標注發文機關，一般沒有附件。三是會議的要求，一般由“會議要求”“會議強調”等導語開頭，寫具體的工作安排和各部門要承擔的具體任務等。另一方面要反映會議的精神要點，既要詳盡細致又要提煉概括，可以根據議題的內容范圍和復雜程度進行篇幅上的安排，做到簡潔明快、詳略得當。很多重要工作都要在會議結束后馬上落實，需要拿會議紀要“說話”，太晚就有可能失去其自身價值。首先，內容要準。參會人員在討論或講話中，對一些專業術語、專有名詞可能一帶而過，說的是不規范簡稱或俗稱，比如把省(市)第屆人民代表大會第次會議、中國人民政治協商會議省(市)第屆委員會第次會議，統稱為屆省(市)人大(政協)第次會議，類似情況應在撰寫紀要時注意核對訂正。對于報領導討論決定的會議事項，一般只將最后議定的結果寫入紀要，不必記錄討論過程。為便于撰寫和查閱，應當按照一事一標題或一段的格式撰寫，順序應按議題的重要程度和類別進行排列。六要會“改”所謂改，就是在“借”的基礎上對部分材料進行再加工，這個過程不可或缺。首先要廣泛征求意見，避免出現方向性錯誤，必須向事項匯報部門、涉及部門和會上提出反對意見部門的主要領導征求意見，涉及重要大額資金使用的必須征求財務部門意見，視情況征求宣傳、人事、紀檢監察等部門意見。二要與督辦工作做好銜接，由相關人員將紀要中有關任務梳理成待辦事項進行督辦。領 命之后，寫作之前，可以先找兩篇文章。因為每種 內容的講話，在一定時期內，都有著相對固定的內容要求，這篇文章，解決的是“神似”的問題，就是文章最基本的內容、方向要準。那么，可以從哪些角度換位思考呢？概括起來，可以有以下五個： 第一，領導同志應該講什么？就是在這次總結大會上領導應該強調的內容、要求等。第五，上級希望領導同志講什么？每項工作都應該按照上級領導機關的部署和要求開展，科學地傳遞上級的要求也是講話的 題中應有之義。講 話開寫之前，要起草提綱。第四步，起草文章，方法是“一氣呵成”。因此，在公文寫作的培養階段，就要形成一個良好的寫作習慣，想清楚、寫清楚，按照提綱，從頭到 尾寫下來、順下來。這時候，就需要對自 己“狠一點”，進行自我否定、自我提升，要強迫自己多換角度、加深思考、提高站位，對已有的文稿反復琢磨，反復修改，有時甚至還要推倒重來。提 交初稿之后，領導往往會對文稿提出修改要求，有的時候還會有顛覆性意見，這是提升自己公文寫作水平最好的教材、最好的機會。有的同志將領導改過的花臉稿整理起來，形成個人的“錯題本”，就是一個很好的辦法。同樣以領導同志在群眾路線教育實踐活動機關總結大會上的講話 為例，可以嘗試把這篇講話改造成大會報告、會議紀要、學習通知、新聞通稿、評論員文章、社論文章、專欄文章、發言摘要等各類形式，雖然基本內容一致，但不 同形式對文章的要求是不同的，把一篇文章拆開了揉碎了，重新排列組合，反復咀嚼琢磨，就會對各種類型的文體有基本把握，也會大大加深對領導講話的理解。36 / 36。所謂的“五步”寫作法，只是為初學者提供一個最基本的思路和方法，如果希望真正 地提升公文寫作水平，恐怕還需要勤學苦練，孜孜以求，在工作之外多讀、多問、多思、多背、多寫，下苦功夫、深功夫、真功夫。寫 上一百篇文章，不如寫好一篇文章。每對照一次，就相當于和領導進行了一次間接的思想交流。經過這樣五個步驟，就形成了一個相對完整的寫作流程，寫出的講話初稿就可能達到基本的要求。好 文不厭百回改。好的講話稿應做到文氣貫通，如果材料豐富的、容易的、想清楚的先寫，會使文章看上去是 “拼湊”出來的，而不是“寫”出來的。 要切忌“找”提綱，翻閱各類材料，這里摘一個意思，那里找一個想法。通過多個角度的思考，我們就會對文章的主 體內容有較為充分的把握。第三，聽眾希望聽到什么？講話都是有對象、有聽眾的，聽眾對領導的講話往往都有具體期盼，或是答疑解惑，或是肯定 表揚，或是明確思路，等等，應該將聽眾的需求反映在領導講話之中。第二步，琢磨內容，方法是“換位思考”。因為每種類型的講話，都有著相對固定的套路和邏輯，這篇 文章，解決的是“形似”的問題，就是文章結構、語言風格要像。初學者的“五步”寫作法公文寫作是一項需要長期積累的工作，但對于一名沒什么經驗的新手，在接到任務后，有沒有一條“快速通道”，可以在較短時間內掌握其基本“思路”“流程”“方法”呢？這里，就以起草一篇領導在群眾路線教育實踐活動機關總結大會上的講話為例，介紹一下自己的“五步”寫作法。八要會“用”會議紀要批準后，要特別注意發揮其作用。由于修改工作要求較高，紀要撰寫人員需不斷提升理論功底和文字水平。五要會“借”會議信息量大，撰寫紀要需全面廣泛占有資料，把會議材料、領導講話、記錄稿件、錄音錄像以及會議涉及的相關文件資料搜集齊全，通讀理解，只有自己弄明白了才有可能把紀要寫明白。四是求“全”要突出完整性，對會議進行全面的記錄，最忌丟項落項或多項。紀要撰寫人員要全程參會，做好錄音和記錄，核對好參會人員，對于一些大型會議，經常會有“替會”情況發生，要以簽到情況為準記錄參會人員。例如，關于經費使用的決議，要詳細寫明金額、撥款單位、撥款時間、撥款方式，防止日后出現問題無從對證。這就要求我們平時做好基礎工作，準備好各種會議的紀要模版，程序化填充文字內容。在工作中，寫好會議紀要有“八字訣”可循。恰當進行取舍提煉一方面要進行適當的取舍，會議上各參會人員的意見可能不一致，但一次成功的會議，其宗旨和意見具有統一性。主體部分按照邏輯關系可以分成三塊，一是會議的精神，一般由“會議認為”等導語開頭，寫工作的總體情況分析、工作的重要意義和主要原則等。正確處理層級結構會議紀要的正文一般由前言、主體和結尾三個部分組成。會后，要整理會議記錄，吃透會議精神，盡快進行會議紀要的起草。會議紀要的寫法和八字訣會議紀要對于記錄會議主要情況、傳達會議議定事項、推動工作落實具有重要意義。不一定四條都要有，四條中有那么一兩條，文章就有了魂，有了神，有了新意。四是闡述角度上的創新。社會發展到今天，老百姓有自己的一套語言，官方文件有自己的官方語言，還有網絡語言、專業語言，我們的語言在相互交融。第一個，領導同志怎么說的，你了解了沒有，不了解不行。這幾個創新點插到文章中，就使文章顯得有精氣神，而不是流水賬。創新的點在哪里?第一個，就是上面說的經驗體會，可以想想怎么創新，各人的體會不一樣，對工作的把握也不一樣。一些重要公文，框架結構上已經有了一定之規，很難突破。除了中央文件、中央領導的最新論斷，還有我們自己提出的新論斷、新概括，這也是接下來要講的寫文章最難的事情，就是創新。四是最新論斷與既往論斷。好多人寫文章就不注意同級序列和同源序列，什么東西都往一起堆。無論寫什么文章，都要以直接關聯為主，間接關聯為輔。當時我們寫了四條，第一是從總體上講要抓住高科技發展的機遇來建設好互聯網，下面三條講的都是直接關聯。二是直接關聯與間接關聯。第二，涉及一些黨的文件和領導人，怎么處理，也要搞清楚。二、關 系關系也有四種：一是政治邏輯與文章邏輯。比如，前頭講歷史、講形勢、講任務，是縱向結構，接著講到現在的狀況，下半部分一條條地講怎么做，是橫向結構。這種布局的文章也比較多，主要是看文章主題涉及哪幾個方面。還有另一種，是按照事情的邏輯關系來安排。創新——關于重要公文寫作的幾個問題一、布 局布局有四種：一是縱向布局。”這段話直抒胸臆，真摯動人，親和、溫和、隨和躍然紙上，在不經意中感化人、教育人和引導人。許多成功的講話稿，都是把真摯的情感流露于字里行間，拉近與聽者的距離，讓人倍感親切、溫暖和感動。這些很接地氣的群眾語言，輕松自然、通俗易懂，口語味道很濃。語言要活聽者是否接受、聽了是否受益、反映和評價如何，是衡量領導講話稿是否成功的重要標準。如談到“中國是有著悠久文明的國家”時，首先描述了中華民族5000多年文明史、諸子百家及其思想體系，然后分析指出：他們提出的很多理念，至今仍然深深影響著中國人的生活。這種新穎的觀點和巧用的語言比一般地提學習要求更妙趣橫生、意味深長。觀點要新觀點是領導講話的靈魂，是領導通過講話所表達的看法或主張。習近平總書記講話為什么總會引起強烈共鳴，產生巨大反響，甚至讓人拍案叫絕？關鍵在于了解實際、深諳國情黨情民情，實事求是地講問題、擺現象。如他在參觀“復興之路”展覽時，把中華民族的昨天、今天