企業內部控制標準管理手冊(留存版)

　　

【正文】 經授權或授權不當。 ３．2．6 所有購貨訂單或輸入屏幕的地點均必須予以保護，業務處理和批準過程中的內部控制程序必須完善，以防上未經授權的使用。 ３．2．13 必須建立程序確保所有因質量低劣，規格原因要退回供應商的生產材料，資本或費經過恰當的批準并妥善入帳。參照風險：Ｃ－３，Ｃ－４，Ｃ－5 C－6 貨物和勞務可能已被接受，但未予報告或報告不準確。參照風險：Ｃ－１，Ｃ－２，Ｃ．４，Ｃ７ 內部控制標準 未達到標準在在的風險 ３．4．１ 應付帳款職能必須：ａ．與購貨和驗收業務分開；ｂ．與應付帳款部門內的總帳入帳業務劃分開。必須對發票，支票申請單或費用報表予以審查，然后才能批準付款。參照風險：Ｄ－６，D７，應付帳款部門必須確定供應商已列入經批準的供應商名錄／數據庫中。參照風險：Ｅ－ｌ，Ｅ－２，ＥＳ３．５３支票，電子計算機轉帳，銀行轉帳申請單必須附有購貨訂單，驗收單據，原始發票，或者按照事業總部／集團政策規定，能夠證明為正當支出的憑證。這類支票必須予以記錄并妥善保存。Ｅ1０現金可能達不到最佳利用或者可能被盜用。３工資支付控制４，４工資發放４．1人事，報酬和福利４．１．１人力資源管理部門必須制定并堅持有關雇員的聘用，晉級，調職和解雇的政策和準則。參照風險：Ａ－７，Ａ－１０，Ａ11４．，其中包括工資核準，必須與工資發放和入帳職責分開參照風險：Ａ－９ Ａ－1可能雇用了不符合摩托羅拉雇用標準的人員，結果導致員工隊伍的數量及或質量不佳。參照風險：Ｂ－２４．２．４任何雇員離職或調職以及工資變動均須立即通知工資部門，以便調整工資記錄。１３在可行的情況下，工資編制職責必須與工資核準，支票簽字及支票發放等職責分開．如分工無法實現，必須建立彌補性控制措施。Ｂ－１１未能遵循統一的程序，導致工資信息錯誤、不完整或未及時處理以及支付給雇員的工資所得可能出現差錯。參照風險：Ｃ－３，Ｃ．４４．３．８工資發放之前，已完成的工資登記帳，記帳報告和工資帳戶轉帳申請（或者類似的工資支付證明文件）必須經適當的財務管理人員審查批準。參照風險：D－２４此外，如果雇員聲稱其未領工資，可能無據可查。參照風險：A－1，A－２，A－３，A－４，AＳ５A－４如果審查程序不完善，無法及時對生產計劃和戰略進行糾正。參照風險：B－４５．２．１０應采用機械化控制，授權核準控制或其它適當方式，確保倉庫發料記錄正確。B－１存貨可能遺失、被盜、被毀或者短時間內被挪用B－２差錯和違法問題發生的可能性急劇上升。如果這些方法能夠達到以下指南的目的，可以予以接受。ｂ．庫存零部件不足，可能造成生產中斷。Ｃ－４財務報告，記錄和生產報告可能誤報。參照風險：Ｃ－３，Ｃ．６５．３．８產品運出摩托羅拉之前，必須經過充分的質量檢查。B－７如果審查程序不健全，無法及時對存貨管理和報告進行糾正。ｅ．存貨準備可能誤報。參照風險：B－1，B－２，B－３，B－４５．２．６各事業總部／集團必須制定政策，按季度確定存貨的超儲和陳舊數量。ｅ．如果沒有記錄，生產用料和用工，生產階段可能已完成，但是沒有報告。參照風險：A－1，A－２，A．３５．１．２必須制定存貨成本標準，制造、采購和會計部門的人員至少每年要共同對存貨成本標準進行一次修改。D２確認支票遺失或挪用的責任時，沒有審查線索。C2尚未記錄入帳的工資支票可能已經發出，使財務報表誤報。參照風險：Ｃ－３４．３．５破損、作廢或注銷支票必須予以記錄并在有其他人員在場并作記錄的條件下，立即對這類支票銷毀。Ｂ－８工資處理可能不完整及或不準確。２該檔案必須包括所有現行的工資支付比率，預提扣除及稅率等的全部信息。參照風險：Ａ－２，Ａ－４，Ａ－５，Ａ－６，Ａ－８４．１．６人力資源部門指定管理人員必須負責管理雇員福利計劃。決定內部控制實施程度應使用的一般準則是：控制成本不應超出所產生的效益。關鍵決策所依據的可能是錯誤信息。簽字人中至少有一人是獨立于發票審批責任者，除非良好的業務慣例另有規定。D１０購貨可能：A。此種匯款應直接交付出納職能部門。數量超出或品目錯誤。驗收業務文件必須能夠單獨確認和查詢，并且必須定期進行會計處理。 ３．3．３ 所有購進的材料、貨物和用品必須在每一設施的指定驗收站驗收，除非按照事業總部／集團政策另有安排和批準。 ３．2．11 由于價格或數量的提高，購貨訂單超過采購人員批準權限，對購貨訂單進行的修改必須符合事業總部／集團的政策并經過批準。參照風險：b1,b2 B－4 記錄可能丟失或毀損。參照風險：Ａ－２，Ａ－３，Ａ．６ Ａ－6 可能提前或拖后收到材料，結果導致業務中斷或庫存積壓。 Ａ－２ 可能發生敏感性付款，違反出口管制，公開。Ｇ－３現金流動可能達不到最大限度。參照風險：Ｆ－３，Ｆ－４ Ｆ－ｌ實施的收帳政策和程序可能不健全或不一致，結果可能導致收帳工作不恰當、無效率。Ｅ－７所進行的調整可能不符合良好的業務慣例，或可能無法發現調整中出現的差錯。參照風險：Ｅ－３２．５．６所有對應收帳款余額的調整（例如：貸記通知，銷售退回，折讓，應收款帳的核銷，借記通知）必須根據有關事業總部／集團的政策經批準后予以調整，并于確定調整時記入當期帳目。Ｄ－１０可能發生有意更改發票及或應收帳款問題。產品可能開出帳單并予以記錄，但未裝運。參照風險：Ｄ－１０２．４．１１必須建立合適的截止程序，以確保收入入帳的正確。Ｃ－９可能無法及時查明和解決拖欠或丟失的銷貨訂單。參照風險：Ｃ－４２．３．９每一裝運場所必須建立同銷售截止程序，該程序必須經經營管理部門和有關財務管理部門批準。在適當情況下，資信限額的調整必須由財務管理部門作出和批準。Ａ－４產品或勞務可能售給一未經核準或資信不足的客戶，結果導致帳款無法收回。收入循環包括的具體職能或部門是：２．ｌ訂單入帳／審核 ２．５應收帳款２．２資信 ２．６收帳２．３裝運 ２．７現金收入２．４開具帳單２．１一般而言，保管、處理／經營和會計等責任應予以劃分，以便獨立地審查和評估公司的運作。所有有關標準的修訂，均將由公司總監辦公室審查和認可。舞弊行為已發展到被認為是一種可乘之機或可以接受的合理行為。經營分析要求對風險作出評估和確定適當的控制目標。摩托羅拉董事會審計委員會，公司審計部，以及我們各事業總部，集團和分部的財務部門將監察我們對這些標準的遵守。此版標準的頒布，旨在保證控制標準符合自上一版以來由于不斷變化的全球商業環境，新制定的法律規定以及計算機技術和應用的進步使之成為必需的控制要求。內部控制可以有助于確保遵守適用的法律和內部規定。制定替代或補償性控制措施；和／或每一事業總部，集團，分部單位，子公司以及設施的總經理、財務經理或財務總監都要“身先士卒”，為遵守內部控制創造合適的環境。如果員工發現可能發生舞弊的情形，應向其管理部門報告。下面的控制矩陣是按照上述標準處理所有業務事項的一般準則：控制矩陣控制矩陣目標 輸入 處理 輸出 授權 來源是否經過授權？ 程序是否被批準？ 是否與所批準的相符？ 記錄 是否準確和完整？是否及時？是否有文件證明？ 由誰處理？何時處理？是否遵循程序？是否可恢復？管理人員的審查是否充分？ 是否準確和完整？是否有審計線索？管理人員的審查是否充分？是否平衡？ 保護／安全 應由誰控制？責是否劃分？ 誰可進入？職職責是否劃分？遵循的程序是否完善？ 是否有保密性？誰應持有？差異是否得以妥善的解決？ 驗證 來源是否正當？ 關于差異的調查和審查是否充分？ 管理人員的審查是否充分？ １．０一般控制要求下列一般控制目標適用于所有業務周期，摩托羅拉的所有經營均應予以采納。處理保密／專有信息亦需具備充分的安全措施。參照風險：Ａ－８２．１．７客戶訂單信息必須嚴加保護，未經授權不得接觸。參照風險：Ｂ－１，Ｂ．２２．２．２必須對每一客戶確立資信限額。如果序號的完整性不是由計算機控制的，貨運單據必須預先編號。Ｃ－３產品或貨物可能已經裝運，但未予開票據或未予記錄。參照風險：Ｄ－１，Ｄ－２，Ｄ－４２．４．６帳單中的項目可絕對不允許錯列。這類發票需有財務管理部門的事先書面批準。Ｄ－３可能發生有意差錯或資產盜用。參照風險：Ｅ－２，Ｅ－３，Ｅ－６２．５．３應收帳款明細帳必須按月與總分類帳調節。ｂ現金收入入錯客戶帳戶及或被私吞或挪用。Ｅ－１１可能無法向被解雇雇員收回其欠款。參照風險：Ｇ－ｌ，Ｇ－３２．７．５所有客戶匯款必須立即記入應收款明細帳和具體的客戶帳目。“采購周期”包括的具體職能或部門是：３．ｌ選擇和保留供應商３．２購貨３．３驗收３．４應付帳款３．５付款３．ｌ選擇和保留供應商 內部控制標準 未達到標準在在的風險 ３．１．１ 必須按照事業總部／集團政策制定供應商選擇和資格確認的程序，并經過批準。供應商選擇過程和財務驗證一經完成，應將供應商補入供應商名錄／數據庫。參照風險：Ｂ－１，Ｂ２ B－２ 可能發生敏感性付款；違反出口管制，公司內部往來或利益沖突問題。價格或條件未經批準便予以接受。參照風險：Ｂ－１，Ｂ－６ ３．2．15 應根據供應管理目標對購貨代理人，采購人員和商品采購小組進行評價，即降低庫存，提高質量，降低成本以及持續可靠的提交貨物（即公司總成本）。不得辦理驗收業務。參照風險：Ｄ－２，Ｄ－４，Ｄ－５，Ｄ－６，Ｄ－７，Ｄ－８ D－２ 購貨可能已被收到，但沒有報告或報告不準確。如沒有原始發票，應按照事業總部／集團政策規定得到恰當批準之后，才可使用發票副本。可能未記負債，庫存和應付帳款可能錯報。絕不能延誤或推遲費用的恰當確認。偷盜和差錯的可能性急劇增加。可能未記負債，庫存可能錯報，可能多付或少付供應商款額。報酬的增減必須經過批準。Ａ－６業務事項未經核準便予以處理，結果導致支付不當，或給空頭雇員支付工資。參照風險：B－４，Ｂ－５，Ｂ－６，Ｂ－７４．２．７必須通過充分的審核控制工資資料處理，確保工資源文件屬實和輸入正確。Ｂ－４對雇員未工作的時間支付了工資或對已工作的時間未予支付工資，入錯部門的費用可能未被發現。１工資必須從定額或零余額銀行帳戶中支付。財務報表可能誤報。參照風險：Ｄ－４４．４．５應避免以現金形式發放工資。本文所述的控制指南旨在確立這一復雜周期中的基本控制要求，而不是實施控制措施所需的大量詳細的作業程序。參照風險：A－1，A－２，A－３５．１．８必須根據事業總部／集團的政策和一般公認的會計原則設立存貨準備（例如：損耗、價格、陳舊等）每季度應對存貨準備的恰當合理性進行審查并做必要的修改。參照風險：B－１，B－２，B－３５．２．２貨物的所有權一經轉移，應及時記錄存貨帳以及相應的負債或付款帳，其中包括入庫前帳目（貨已收到，但尚未入庫）和零部件帳。B－３可能無法查出實物保管，授權和業務事項處理過程中的差錯和疏漏。ｂ．如果出庫沒有記錄，可能造成存貨多報。參照風險：Ｃ－２５．３．３應設置產品用料帳并隨時更新，以反映材料使用和生產狀況。發生差錯和違法事項的可能性急劇上升。ｂ．庫存零部件不足，可能造成生產中斷。應與財務部門協調月末結帳程序。ｄ如果材料和人工沒有全部記入帳目，生產已經完成，但可能沒有報告。重大決策所依據的可能是錯誤信息，造成以下結果：ａ．存貨記錄與實際存貨不符，使存貨數錯報。參照風險：B－２，B－３，B－４５．２．３必須建立存貨在廠內轉移和出入廠區控制程序，其中包括單據填寫記錄責任。重大決策所依據的可能是錯誤信息，造成以下結果：a．存貨成本標準可以沒有恰當反映產品的標準成本。決定內部控制實施程度的一般準則是，控制成本不應超出所產生的效益。工資發放時，必須取得雇員的簽收證據。Ｃ－３可能發生未經核準便使用或發出工資支票的問題，無法查出盜用現金的情況。參照風險：Ｃ1４Ｂ－６可能發生未經核準支付工資，或盜用獎金的問題。參照風險：Ｂ－５，Ｂ－６，Ｂ－７，Ｂ－８４．２．８有關部門經理必須對實際工資成本與預算成本進行比較，以查明是否合理。A一８可能無法發現和糾正支付差錯。參照風險：Ａ－２，Ａ．４４．１．４所有報酬和福利文件必須由人力資源管理部門妥善和準確保管。Ｅ－６可能錯報財務報表記錄和經營報告。Ｅ－３貨物或勞務可能由未經授權的人員訂購和收貨。參照風險：ＥＩ，Ｅ４，Ｅ5３．５．８帶有摩托羅拉或其財務機構標志的全部空白支票，必須予以保護，以防止毀損，或未經核準的使用。包括：A。 ．９過期的，不相符的購貨訂單，驗收單據和發票，必須定期予以審查，調查和解決。 ３．4．３ 如果采用其它處理方法，例如，貨到付款，使用供應商倉庫方案，或電子數據交換，必須具備完善的控制，以確保價格和收貨數量正確。 ３．3．7 如果沒有行之有效的供應商資格審查和績效監督程序，必須采用抽樣檢驗方法，對購進的貨物加以清點，稱重或測量，以確定供應商發貨的準確性。參照風險：Ｃ一1，Ｃ－２