項目管理see7設備采購管理(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 項目管理操作手冊 73 （ 2）綜合管理組。 （ 3）設備組。 （ 4）電氣、儀表組。 （ 5）材料組。 （ 6）運保組。 5 采購部各組的主要職責 綜合組： （ 1） 在采購經理的領導下開展工作。 （ 2） 協助采購經理工作。 （ 3） 各類文件、資料的收、發、保管。 （ 4） 各種文書的編制和匯編。 （ 5） 各類款項辦理的歸口部門。 （ 6） 協調各組的采購工作關系。 （ 7） 牽頭協調外部與采購管理接口關系。 （ 8） 內部日常事務的處理。 （ 9） 對外的接待管理。 (10) 負責通知參加采購部組織的會議等活動的人員。 各組的專業職能 (1) 設備組：負責業主采購的各類動轉、靜止、定型和非標等設備的采購管理。 (2)電氣、儀表組： 負責業主采購的各類電氣、儀表及配件的采購管理。 (3)材料組：負責業主采購的各類材料的采購管理。 (4)運保組： 負責業主采購的設備、材料的催提貨以及保管和發放工作。 各組的一般職能 在采購經理的領導下開展工作。 特種有機硅 工程 項目管理操作手冊 74 編制、調整、控制 執行采購進度計劃并書面報告執行情況。 編制、調整、控制、執行采購資金計劃并書面報告執行情況 負責對設備、材料請購單、技術標書的復核。 負責各類設備、材料的詢價。 起草商務標書并負責報審。 匯編招標文件并負責報審。 參加招標、評標工作。 參加技術、商務洽談、起草合同。 督促、跟蹤合同的執行。 對供貨商付款申請的審查。 組織業主采購的設備、材料的驗收。 參加處理合同糾紛、辦理索賠。 編寫工作報告。 負責收尾服務。 工作規定 采購計劃由綜合組匯編、編號后分發各組，各組分發到業務員執行。 設備、材料須在項目經理部認可的合格供貨商短名單范圍內進行招標采購，特殊情況各專業組報采購方案，須通過采購經理或項目經理書面同意方可執行。 洽談業務、簽定合同需兩人同時進行。 實行合同會簽單制度，業務員須按要求填寫。 各業務員按統一格式建立采購物資臺帳。 根據各業務員安排，運保組負責及時將設備、材料催提回廠 并妥善保存。 物資進廠，須有隨貨清單、合格證、質保書及價格等各類物資應有的相關資料，否則保管員有權拒收。所有資料統一交綜合組。 需檢測的物資，由業務員填寫報檢單，由綜合組聯系有關部門進行。 特種有機硅 工程 項目管理操作手冊 75 設備、大型電器、儀表等重要物資進廠后開箱驗收，由業務員、綜合組及施工部、設計部、監理、供應商等相關人員共同進行。資料由綜合組統一收存，逐項登記在冊，并由業務員簽字認可，然后，由綜合組將清單和資料交綜合部統一辦理歸檔手續。 領料需由施工部開出領料單，要詳細填寫物資名稱、型號 規格、數量、使用工號或崗位。 保管員要嚴格按領料單發放物資。及時做好各類物資發放的臺帳。 每周末綜合組將付款明細制出報表交經理，同時按項目分類進行統計。 各業務員根據合同或工程進度需要在每周末提出下周資金需求計劃交綜合組。綜合組匯總后打印成《 特種 有機硅工程項目周資金計劃安排表》一式 三 份交經理，用于資金平衡會上提出。 每月底綜合組將資金支付情況分項匯總后交經理備查。 各業務員應根據財務的要求及時向對方索取發票。 取得的發票須在 1 個月內報帳（按發票上開出的時間計算），超過有效期，稅務不讓抵扣稅部分，由責任人承擔損失。 報帳需由業務員、保管員、綜合組、經理簽字或蓋章后方可到財務報帳（要 符合 管理流程）。 報帳的物資須與財務存檔的合同、采購清單相符，才準予辦理財務結帳手續。 各類文件、資料的收發，均由綜合組負責，并進行登記，有關人員領取或借閱，要辦理相關手續。 6 工作內容 項目行政文件 （ 1）綜合組： 1）簽收各部門的來文，按附件 71 [來文登記表 ] 進行登錄。 2）按附件 72[來 文處理專用紙 ] 要求進行文件處理并負責傳送。 特種有機硅 工程 項目管理操作手冊 76 3）負責各種來文的執行情況的檢查與文件的保管。 （ 2）其他專業組負責對文件的執行并簽署辦理意見。 項目總控計劃編制 （ 1）綜合組 1）根據計劃部門的工程項目計劃綱要，按照采購經理的要求，負責各組編制的采購計劃（草案）的匯總，協調。 2）匯總計劃（草案）報送采購經理審批，牽頭會同其他部門協調、調整、編制（完成）項目總控計劃（采購計劃），經監理公司審查，項目經理認可后分發各組執行。 （ 2）其他專業組根據計劃綱要，按照采購經理的要求，結合本專業的具體情況編制專 業采購計劃（草案），負責送綜合組匯總、配合綜合組編制項目采購計劃并執行。 合格供貨廠商長名單 （ 1） 常規設備材料 1） 采用宏達新材總公司及長江分公司的合格供應商。 根據簽收的設計部門提供的合格供貨廠商的長名單、各專業組提供的合格供貨廠商的長名單進行匯總，協調各專業組編制合格供貨廠商的短名單，報請采購經理審批查后，送監理公司審查，經項目經理認可后分發各專業組執行。 （ 2） 特殊設備材料 ：根據本專業設備、材料的具體情況，結合所掌握的實際數據 ，協調各專業編制合格供貨廠商的長名單 ， 報請采購經理審批查后，送監理公司審查，經項目經理認可后分發各專業組執行。 設備、材料請購單 （ 1）綜合組：收到設計部門的設備、材料請購單按專業進行分類，報請采購經理批準，分發到各專業組并負責匯總，經采購經理批準后送監理審查，項目經理認可，再下達執行計劃。設備、材料請購單詳見附件 74。 （ 2）各專業組：進行復核并熟悉技術條件，根據采購計劃初步組包，報監理公司審查。 特種有機硅 工程 項目管理操作手冊 77 招標（詢價）文件技術部分 綜合組：接收設計部門編制或審核的，經監理公司審查的，并經主管技術的項目經理審批的招標（詢價）文件技術部 分，按采購經理的要求，分發到相關專業組并負責匯總各專業組。 招標（詢價）文件商務部分 對于進口設備、材料 （ 1）各專業組：根據采購計劃，結合招標（詢價）文件技術部分內容，編寫本專業的、適用招標設備、材料的招標（詢價）商務文件和邀請投標函，交給綜合組，由綜合組報采購經理及監理工程師審核后報項目經理審批。 （ 2）各專業組根據審核和審批意見修改招標（詢價）商務文件和邀請投標函。 對于國產設備材料 （ 1）各專業組負責 編制 招標（詢價）商務文件。 （ 2）采購經理、監理工程師負責審核招標（詢價 ）商務文件。 （ 3）項目經理負責審批招標（詢價）商務文件。 設備、材料分類組包 （）各專業組：根據本專業設備、材料的屬性、采購計劃（進度、資金）編寫組包方案，送綜合組。 （ 2）綜合組：匯總、催促各專業組的設備、材料分類組包方案，報采購經理、監理公司審核后，經項目經理審批，各專業組按審核、審批意見修改并執行。 招標范圍確定 （ 1）各專業組：根據本專業設備、材料的屬性、采購能力，編寫本專業的甲供方案，報采購經理審核后，送監理公司、項目經理部各部門會審，經項目經理審批，各專業組按審核、會審和審批意 見修改并執行。 采購計劃調整 特種有機硅 工程 項目管理操作手冊 78 （ 1）各專業組：根據合同執行情況、總控計劃、資金計劃、施工計劃、采購計劃、外部環境變化情況，提報本專業的調整計劃并參與綜合調整與執行。 （ 2）綜合組：匯總、協調各專業組的調整計劃，負責報送采購經理審核，送項目經理部有關部門會審，調整的方案經監理公司審查，項目經理審批后，分發各專業組執行。 設備監制 各專業組： 1）編制監制方案， 報采購經理批準，送監理公司審查后分發執行。 2）執行監制工作，作好監制記錄，及時報告執行情況。 3）書面 向采購經理、監理公司 報告監 制的結果并對其負責。 催交 各專業組： 1）根據施工進度計劃、合同，編制催交方案， 報采購經理批準，送監理公司審查后分發執行。 2）根據批準的方案，具體的執行催交。 3）對催交的執行情況用書面形式報送 采購經理 。 包裝運輸（適用于特殊情況） 各專業組： 1）根據設備、材料的特性編制包裝、運輸方案， 報采購經理批準，送監理公司審查后分發執行。 2）運保組根據批準的方案組織執行。 3）運保組根據執行結果書面保管綜合組。 倉庫初驗收（適用于不宜立即或來不及開箱） （ 1）采購經理組織，外協單 位人員、各組相關人員參加。 （ 2）僅對外觀進行檢查、件數清點。 （ 3）簽證，記錄在案。 特種有機硅 工程 項目管理操作手冊 79 開箱驗收與現場交接 （ 1）采購經理組織。 （ 2）外協單位人員、各組相關人員、設計部門、施工部門、監理工程師、供貨商參加。 （ 3）開箱清點，（含技術文件）逐一登記（驗收記錄使用廠現行的表格），例出偏差。 （ 3）各方簽證，記錄（抄送有部門）記錄在案。 （ 4）憑材料、設備入庫（ 長江分公司 現行使用的 格式 憑單）單入庫。 （ 5）憑材料、設備領用（ 長江分公司 現行使用的 格式 憑單）單出庫（進入施工現場的設備材料由施工單位 按 監理審 批程序執行）。 收尾服務 （ 1）采購經理組織，各專業組具體執行。 1）根據綜合組的具體安排，與供貨商聯系，在最短時間內解決應 急問題。及時書面報告解決結果，送綜合組、監理公司備案。 2）根據合同、驗收記錄、照、錄相資料等，負責向供貨商要求賠償，直至負責辦理索賠手續。 （ 2）服務期限自開箱驗收至合同規定的保修期滿止。 （ 3）問題范圍 1）開箱驗收發現的問題。 2）施工部門在施工中發現的問題。 3）試車中發現的問題。 4）保修期內運轉發現的問題。 特種有機硅 工程 項目管理操作手冊 710 附件 71 來文登記表 序號 日 期 來文單位 標 題 歸檔編號 份 數 簽收人 年 月 日