如何進(jìn)行項(xiàng)目管理(編輯修改稿)

　

【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 計(jì)劃就無法提供一個(gè)有用的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)；如果里程碑?dāng)?shù)量太多，計(jì)劃又會(huì)變得雜亂不清。里程碑?dāng)?shù)量的限定決定了工作包的大小，而不是通過工作包的大小來決定里程碑?dāng)?shù)量。項(xiàng)目規(guī)模小的時(shí)候，只需編制里程碑計(jì)劃；項(xiàng)目規(guī)模大的時(shí)候，里程碑計(jì)劃是整體計(jì)劃的第一個(gè)層 次，需要進(jìn)一步細(xì)化。 掌握了以上選擇里程碑應(yīng)該注意的事項(xiàng)后，您就可以選擇合適的里程碑了。相信它會(huì)為您的工作帶來方便。 9 牢記要點(diǎn) 選擇里程碑時(shí)應(yīng)該關(guān)注的是： _ 選擇易于理解的里程碑 _ 選擇在定量與定性方面是可控制的里程碑 _ 選擇關(guān)注決策的里程碑 _ 選擇在恰當(dāng)?shù)膶哟紊献龀稣w概括的里程碑 一位工程師準(zhǔn)備設(shè)計(jì)一種設(shè)備，他最初估計(jì) 4 個(gè)月就能完工。他于年初接到任務(wù)時(shí)，上面明確規(guī)定在 4 月底必須交出設(shè)計(jì)成果以及他的工作范圍（具體的里程碑）。第一個(gè)月末，他想：既然整個(gè)工作預(yù)計(jì)需要 4個(gè)月，那他大概也該完成 1/4 的任務(wù)。他的月份進(jìn)度報(bào)告如 下所示： 1 月完成 25%設(shè)計(jì)任務(wù)； 2 月完成 50%設(shè)計(jì)任務(wù)； 3月完成 75%設(shè)計(jì)任務(wù)； 4 月完成 90%設(shè)計(jì)任務(wù)； 5 月全部完成設(shè)計(jì)任務(wù)。 設(shè)計(jì)工作也許最終完成了！這個(gè)案例的關(guān)鍵在于此工程師沒有設(shè)計(jì)和選擇定量的里程碑計(jì)劃，判斷某項(xiàng)工作何時(shí)完成了 25%或者 50%是非常困難的。只有在各個(gè)層次上做出合適的工作完成概括和描述，計(jì)劃才有可行性。 如果將此項(xiàng)工作分為幾個(gè)階段，各階段具體做哪些工作，或許更為可取。事實(shí)上，此例中這位工程師的估計(jì)實(shí)際上是無效的。 . 實(shí) 踐練習(xí) 請(qǐng)您根據(jù)自己的理解判斷下列說法的正誤，正確的請(qǐng)打 “√”，錯(cuò)誤的請(qǐng)打 “”： 1．里程碑必須是被所有參與項(xiàng)目的人所理解的。 （ ） 2．里程碑的的描述不一定是精確的。 （ ） 3． 技術(shù)性的里程碑應(yīng)給予定性的描述，其他的里程碑必須給予定量描述。 （ ） 4．里程碑是一張網(wǎng)絡(luò)圖，描述了如何通過中間產(chǎn)品形成項(xiàng)目的最終產(chǎn)品的策略方案。 （ ） 5．里程碑的數(shù)量是越多越好。 （ ） 6．定義一個(gè)里程碑完成不能簡(jiǎn)單地說： “當(dāng)報(bào)告完成的時(shí)候 ”， 還需要說明這份報(bào) 告能夠達(dá)到什么質(zhì)量要求。 （ ） 參考答案： 1.√； 2.； 3.； 4.； 5.； 6.√。 技能點(diǎn) 7 如何制定工作分解結(jié)構(gòu) 主 題 詞 項(xiàng)目管理 項(xiàng)目目標(biāo)和范圍管理 工作分解結(jié)構(gòu) 適用情景 當(dāng)想建立有效的工作分解結(jié)構(gòu)時(shí)，查看此技能。 7 技能描述 如何制定工作分解結(jié)構(gòu)取決于您和您的工作組成員對(duì)項(xiàng)目的熟悉程度、過去是否成功地做過相類似的項(xiàng)目以及使用過多少種新的方法和手段。根據(jù)您的項(xiàng)目的特點(diǎn)，選擇下面兩種方法將有助于您制定工作分解結(jié)構(gòu)： 1．自上而下法制定工作分解結(jié)構(gòu) 自上而下法是從最高層次開始并且系統(tǒng)地為所有作業(yè)制定不斷增加的層次細(xì)節(jié)，對(duì)熟悉的項(xiàng)目最好使用此種方法，其步驟是： （ 1）詳細(xì)說明將要完成的整個(gè)項(xiàng)目所有的工作任務(wù)。 （ 2）確定完成每一個(gè)工作任務(wù)所需的所有任務(wù)。 （ 3）詳細(xì)說明完成每一個(gè)任務(wù)所需的子任務(wù)。這一點(diǎn)要看是否有必要，也就是看它下面是否還有子任務(wù)。 （ 4）繼續(xù)上面的方法，直到您已經(jīng)足夠詳細(xì)地描述了您的整個(gè)項(xiàng)目。 2．集思廣益法制定工作分解結(jié)構(gòu) 集思廣益法適合于您和您的工作組成員以前沒有做過的不熟悉的項(xiàng)目。您可以記錄您能夠想像的 所有必須做的作業(yè)，然后將它們分類。其步驟是： （ 1）在一個(gè)單獨(dú)的清單上記下您認(rèn)為必須要對(duì)您的項(xiàng)目做的所有工作。在記錄時(shí)不要擔(dān)心重疊或者某些細(xì)節(jié)的層次，不要討論工作的措辭或其他的細(xì)節(jié)，不要對(duì)工作的適當(dāng)性做任何評(píng)判，要把每件事都記下來。 （ 2）研究清單。把工作分成具有共同特征的幾個(gè)主要類別，并注意在每一類里面必須是按照同一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)劃分的。 （ 3）把一個(gè)特定工作任務(wù)中的工作分成一些小任務(wù)。 （ 4）使用自上而下法來確定可能遺漏的、任何需要追加的工作。 以上兩種方法是制定工作分解結(jié)構(gòu)的基本方法，相信 能給您在制定工作分解結(jié)構(gòu)時(shí)提供一點(diǎn)幫助。 9 牢記要點(diǎn) 制定工作分解結(jié)構(gòu)的方法有： _ 自上而下法制定工作分解結(jié)構(gòu) _ 集思廣益法制定工作分解結(jié)構(gòu) . 實(shí)踐練習(xí) 請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題： 下面是一份報(bào)告的若干個(gè)工作分解結(jié)構(gòu)圖，每個(gè)分解結(jié)構(gòu)圖只列出其中的部分，請(qǐng)對(duì)照工作分解結(jié)構(gòu)的要求，然后回答問題 : 上面 A、 B、 C 三個(gè)工作分解結(jié)構(gòu)圖例哪些是對(duì)的？哪些是錯(cuò)的？為什么？ 參考答案： A、 B 是對(duì)的， C 是錯(cuò)的：因?yàn)?C圖里面的 “寫草稿 ”可以包含在 “第一章 ”、 “第二章 ”兩個(gè)目錄里的 任何一個(gè)，它和第一章、第二章不具有共同特征，不能并列，這種分法導(dǎo)致混亂。 技能點(diǎn) 8 如何制定并完善工作分解結(jié)構(gòu)樣板 主 題 詞 項(xiàng)目管理 項(xiàng)目目標(biāo)和范圍管理 工作分解結(jié)構(gòu)樣板 適用情景 當(dāng)想提高工作分解結(jié)構(gòu)的準(zhǔn)確性時(shí)，查看此技能。 7 技能描述 一個(gè)工作分解結(jié)構(gòu)樣板就是一個(gè)預(yù)先設(shè)計(jì)的工作分解結(jié)構(gòu)，它包含了您的項(xiàng)目中的典型工作。要做好項(xiàng)目，在使用中不斷完善工作分解結(jié)構(gòu)樣板很有必要。完善工作分解結(jié)構(gòu)樣板需要做好以下工作： ? 為經(jīng)常執(zhí)行的任務(wù)制定樣板也為整個(gè)項(xiàng)目制定樣板 為 經(jīng)常的任務(wù)制定樣板，這有助于以后的工作分解，對(duì)一個(gè)完整的項(xiàng)目來說，各項(xiàng)任務(wù)可融入到一個(gè)更大的工作分解結(jié)構(gòu)中。 ? 根據(jù)以前做過的項(xiàng)目制定和修改工作分解結(jié)構(gòu)樣板 您常常在項(xiàng)目的開始時(shí)就制定了一個(gè)詳細(xì)的工作分解結(jié)構(gòu)，但在實(shí)際工作的時(shí)候?qū)τ谠黾恿艘恍┰谀畛跤?jì)劃中所忽略的、而您卻沒有及時(shí)修改的工作，往往會(huì)使您措手不及。因 而，在您的項(xiàng)目開始時(shí)如果您僅根據(jù)準(zhǔn)備好的工作分解結(jié)構(gòu)更新您的工作分解結(jié)構(gòu)樣板的話，就不能反映實(shí)際過程中的情況。因此，要根據(jù)以前做過的項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)來制定您的工作分解結(jié)構(gòu)，而不是根據(jù)看起來很完美 的計(jì)劃來制定它。 ? 嚴(yán)格驗(yàn)證工作，分解結(jié)構(gòu)樣板 工作分解結(jié)構(gòu)樣板只是項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)的雛形，而不是最終的版本。每個(gè)項(xiàng)目和以前的項(xiàng)目即使相似，也都有不同之處，如果樣板沒有經(jīng)過嚴(yán)格驗(yàn)證，您就會(huì)遺漏一些以前雖然沒有做過而這個(gè)項(xiàng)目卻包含的工作。 ? 在以前項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)上不斷更新樣板 對(duì)過去項(xiàng)目的評(píng)估是檢驗(yàn)和鑒定您的項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)的好機(jī)會(huì)。因此不可忽視以前的工作，要經(jīng)常反思，找出工作中的一些不足和原因，從而改善您為現(xiàn)在的項(xiàng)目所做的工作分解結(jié)構(gòu)樣板。 以上是完善工作分解結(jié)構(gòu)樣板的一些常用的方法和技 巧，如果您能合理運(yùn)用到工作中去，一定會(huì)使您的工作效率得到提高。 9 牢記要點(diǎn) 制定工作分解結(jié)構(gòu)樣板的方法： _ 為經(jīng)常執(zhí)行的任務(wù)制定樣板也為整個(gè)項(xiàng)目制定樣板 _ 根據(jù)以前做過的項(xiàng)目制定和修改工作分解結(jié)構(gòu)樣板 _ 嚴(yán)格驗(yàn)證工作分解結(jié)構(gòu)樣板 _ 在以前項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)上不斷更新樣板 假設(shè)每季度您都為您的部門準(zhǔn)備預(yù)算。做過一些預(yù)算之后，您就知道大部分工作需要什么樣的元素，起草預(yù)算、請(qǐng)求批準(zhǔn)以及打印最終的文件。每一次完成另一預(yù)算后，您就會(huì)修改您的工作分解結(jié)構(gòu)樣板，添加您從最近完成的項(xiàng)目中收集來 的新信息。 下一次您再開始制定預(yù)算時(shí)，您就可以在您以前制定的工作分解結(jié)構(gòu)樣板基礎(chǔ)上開始您的工作分解結(jié)構(gòu)。然后再以適當(dāng)?shù)男问浇o這項(xiàng)預(yù)算準(zhǔn)備做一些添加和刪除。 . 實(shí)踐練習(xí) 請(qǐng)根據(jù)您對(duì)制定工作分解結(jié)構(gòu)樣板的理解判斷下列說法的正誤，正確的請(qǐng)打 “√”，錯(cuò)誤的請(qǐng)打 “”： 1．利用以前的經(jīng)驗(yàn)來制定樣板可以節(jié)省時(shí)間，提高準(zhǔn)確性。 （ ） 2．根據(jù)計(jì)劃來制定和修改工作分解結(jié)構(gòu)。 （ ） 3．一個(gè)工作分解結(jié)構(gòu)樣板就是一個(gè)預(yù)先設(shè)計(jì)的工作分解結(jié)構(gòu)。 （ ） 4．在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)使用樣板。 （ ） 參 考答案： 1.√； 2.； 3.√； 4.。 關(guān)于這方面的學(xué)習(xí)資源有很多，例如 :? 《第一次做項(xiàng)目經(jīng)理》，曾昊等著，中國(guó)經(jīng)濟(jì)出版社， 2020年。 ? 《項(xiàng)目管理全攻略》，陸海、許保山編著，世界圖書出版公司， 2020年。 技能點(diǎn) 9 如何做出合理的項(xiàng)目變更 主 題 詞 項(xiàng)目管理 項(xiàng)目目標(biāo)和范圍管理 項(xiàng)目變更 適用情景 當(dāng)項(xiàng)目的目標(biāo)、范圍等發(fā)生變化而需要做出合理的變更時(shí)，查看此技能。 7 技能描述 為了做出合理正確的項(xiàng)目變更，同項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)交流、協(xié)商是行之有效的方法。當(dāng)項(xiàng)目發(fā)生變化時(shí)，同團(tuán) 隊(duì)隊(duì)員交流，向他們?cè)儐栕兏姆桨福鼙苊鉀Q策時(shí)的盲目性，同時(shí)也可以避免團(tuán)隊(duì)隊(duì)員的敵對(duì)情緒。 在同團(tuán)隊(duì)隊(duì)員協(xié)商做出變更決策之后，采取如下方法，以確保項(xiàng)目變更達(dá)到既定效果： ? 明確界定項(xiàng)目變更的目標(biāo) 項(xiàng)目變更并非輕松隨便之舉，變更的真實(shí)目的是為了解決問題、更好地滿足客戶的要求。如果變更后項(xiàng)目的目標(biāo)模糊不清，團(tuán)隊(duì)隊(duì)員在實(shí)現(xiàn)中就難以確定努力的方向，即使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)完成了項(xiàng)目，也難以確定實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)是否真能滿足客戶的要求。 ? 把項(xiàng)目變化融入項(xiàng)目計(jì)劃中 把項(xiàng)目變化融入項(xiàng)目計(jì)劃中，這是一個(gè)新的項(xiàng)目規(guī)劃過 程，只不過這一規(guī)劃過程是以原來的項(xiàng)目計(jì)劃為框架，在考察項(xiàng)目變化的基礎(chǔ)上完成的。通過新舊計(jì)劃的對(duì)比，項(xiàng)目管理者可以清楚地看到項(xiàng)目變化對(duì)項(xiàng)目預(yù)算進(jìn)度以及資源配置的影響和沖擊。 ? 選擇沖擊量小的方案 項(xiàng)目的目標(biāo)、預(yù)算、團(tuán)隊(duì)隊(duì)員以及項(xiàng)目的進(jìn)度是決定項(xiàng)目計(jì)劃的主要因素，做出項(xiàng)目變更時(shí)，力求在盡可能小的變動(dòng)幅度內(nèi)對(duì)這些主要因素進(jìn)行微調(diào)。如果它們發(fā)生較大的變動(dòng)，就意味著項(xiàng)目計(jì)劃的徹底變更，這會(huì)使目前的工作陷入癱瘓狀態(tài)。 ? 做好詳盡的項(xiàng)目變更記錄 項(xiàng)目變更的監(jiān)控是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，它始于項(xiàng)目的變化，終于項(xiàng) 目計(jì)劃修訂的完成。在這一過程中，擁有充分的信息、掌握第一手的資料是對(duì)項(xiàng)目作合理變更的前提條件，而記錄這一變化過程，本身就是監(jiān)控的主要內(nèi)容。 ? 及時(shí)發(fā)布變更信息 在項(xiàng)目發(fā)生變更時(shí)，只有項(xiàng)目管理班子和部分項(xiàng)目關(guān)鍵人員才清楚和控制著這一變化過程的始終，而其他更多的團(tuán)隊(duì)隊(duì)員并未獲得項(xiàng)目變更的完全信息。因此，當(dāng)項(xiàng)目班子做出變更決策時(shí)，應(yīng)及時(shí)將變更信息和方案公布于眾。 項(xiàng)目變更是項(xiàng)目管理中一個(gè)重要的方面，作為項(xiàng)目經(jīng)理只有掌握了項(xiàng)目變更的方法和步驟，才能對(duì)項(xiàng)目做出合理的變更。 9 牢記要點(diǎn) 確保項(xiàng)目 變更達(dá)到既定效果采取的方法和步驟有以下幾個(gè)： _ 明確界定項(xiàng)目變更的目標(biāo) _ 把項(xiàng)目變化融入項(xiàng)目計(jì)劃中 _ 選擇沖擊量小的方案 _ 做好詳盡的項(xiàng)目變更記錄 _ 及時(shí)發(fā)布變更信息 在項(xiàng)目變更中，有時(shí)您可以采用最低預(yù)算方法（ ZBB）來幫助您有效地做出變更決策。 最低預(yù)算方法（ ZBB）的原理非常簡(jiǎn)單。即把原計(jì)劃中的工作活動(dòng)按重要性進(jìn)行排序，在基本不影響項(xiàng)目目標(biāo)的前提下去掉排序中最后的幾項(xiàng)工作活動(dòng)，當(dāng)所剩工作活動(dòng)的總預(yù)算接近當(dāng)前可能的預(yù)算時(shí)，工作即告成功。 把必須要做的工作活動(dòng)從項(xiàng)目 活動(dòng)一覽表中分離出來是 ZBB 方法的精髓，即使在預(yù)算縮減的情況下也能基本實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)，在項(xiàng)目變更中，當(dāng)資金緊缺時(shí)，可以執(zhí)行基線以上必須做的各項(xiàng)工作活動(dòng)，以保證實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的基本目標(biāo)；當(dāng)次年的預(yù)算資金較為充足時(shí)（或在資金允許的情況下），可以繼續(xù)執(zhí)行其他項(xiàng)目活動(dòng)。 . 實(shí)踐練習(xí) 請(qǐng)您按照下面的設(shè)定情景，完成您的項(xiàng)目變更計(jì)劃： 在設(shè)計(jì)一個(gè)城鎮(zhèn)展銷會(huì)時(shí)，由于空間的限制和保險(xiǎn)費(fèi)用的原因，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)決定取消供成年人娛樂的騎馬設(shè)施。 ？ ？ 擇什么樣的方式發(fā)布您的變更計(jì)劃？ 技能點(diǎn) 10 如何建立項(xiàng)目變更控制程序 主 題 詞 項(xiàng)目管理 項(xiàng)目目標(biāo)和范圍管理 項(xiàng)目范圍變更控制 適用情景 當(dāng)想建立一套程序來有效控制范圍變更時(shí)，查看此技能。 7 技能描述 項(xiàng)目變更應(yīng)以其可行性為基礎(chǔ)，對(duì)項(xiàng)目變更實(shí)施有效控制也是非常重要的，應(yīng)該建立起一套有效的變化控制程序來控制和實(shí)施項(xiàng)目的變更，從而減少人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。下面這些指導(dǎo)性建議如果在合理、嚴(yán)格的前提下加以應(yīng)用，就可以用來建立一個(gè)有效的變化控制程序。 ? 建立描述性文件 所有項(xiàng)目合同或協(xié)議必須包括對(duì)如何在項(xiàng)目計(jì)劃、預(yù)算或者可交付成果中列出需要實(shí)施變化的描述。這樣項(xiàng)目變化的地方就一目了然，有助于管理層適時(shí)掌握項(xiàng)目的情況，對(duì)項(xiàng)目是否需要變化做出決策。 ? 將變化以變化指令的形式存在 所謂變化指令就是獲得變化的命令，也就是誰讓您對(duì)項(xiàng)目的計(jì)劃、安排等進(jìn)行變化，通常由上級(jí)管理層發(fā)出。 項(xiàng)目中的任何一個(gè)變化都將以變化指令的形式存在，變化指令將包括對(duì)達(dá)成一致的變化以及那些源于該變化的計(jì)劃、預(yù)算、進(jìn)度和可交付成果的各種變化的描述。 變化指令是項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目實(shí)施變化的依據(jù)，一 方面它可以保證項(xiàng)目變更順利實(shí)施，另一方面，如果項(xiàng)目變更出現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目不利的情況，變化指令可以有效減輕項(xiàng)目經(jīng)理的責(zé)任。 ? 變革要獲得書面的批準(zhǔn) 各種變革都必須獲得書面的批準(zhǔn)，這種批準(zhǔn)是由客戶的代理