如何進行項目管理-資料下載頁

【導讀】本書從項目管理職能的角度，全面系統地為讀者展示了項目管理核心知識和實用技巧，全書共分為。九章，分別針對項目標和范圍，項目組織、項目人力資源、進度、采購、質量、溝通和項目風險的管理，進行了詳細地介紹。適用情景當想準確把握客戶的需求并達到所希望的目標時，查看此技能。它始于客戶的需求，結束于需求建議書的發布。定義客戶需求是為了使客戶所期望。對系統的研究包括獲得對現行系統功能。滿足客戶的真正需要，需求分析員就只能有一種近視的觀點。識別多元客戶以優先順序排列他們的需求。由于總是具有多元客戶，需求分析員應制定一份多個成員的名單并。由于任務小組是由代表不同利益方面的代表組成，這使得各種。兩個人確認的需求更具生命力，更為合理。他們找出其需求的明確要求，這可通過培訓客戶來實施。別是在考察備選方案時。指標要考慮項目目的和項目出資人的利益。計劃，它同時可以為項目實施階段提供計劃草案。

　　

【正文】 較細的特點，可以充分發揮分工的優勢；有利于對工作人員的培訓，提高工作技能；同時還有利于上級的領導。 （ 2）缺點。由于每個人都按照專業興趣或特長分配到某一相 同部門工作，他們往往易于強調本部門的利益，而忽視組織的總體目標和全局利益。同時在多變的環境中，這種結構適應性較差，缺乏一定的應變能力。 2．產品部門化或項目部門化歸類法 這種歸類法是以生產的產品或不同的項目為標志進行工作歸類。這種方法通常在規模較大、產品項目比較集中的企業中采用。具體地說，這種方法就是把某一產品系列的有關活動歸并到同一部門，然后在這個部門內按職能再進一步組建具體部門。 （ 1）優點。各個產品、項目部門的管理人員可以集中精力按照市場需求，隨時改進產品質量，因此應變能力即適應能力較強。 同時每個部門獨立核算、自負盈虧，有利于調動人員的積極性。 （ 2）缺點。由于每個產品（或項目）分部是相對獨立的單位，類似于大組織中的小組織，這樣不可避免地會出現機構重疊問題。同時，由于每個產品、項目分部具有相當大的權利，又會給總部的管理帶來控制工作上的困難。 3．地區部門化歸類法 這是以工作所在的區域范圍來劃分部門的方法。這種方法多用于一些地理位置比較分散的企業。特點是把同一地區或區域內發生的各種業務歸并入同一部門，然后在這一部門按照職能活動進一步建立職能部門。 （ 1）優點。由于每一區域內有其 特殊的環境條件，區域分部負責人更善于揚長避短，獲得區域經營最佳效益。同時每個區域又是一個自負盈虧的組織，這有利于減輕總部的工作負擔。另外，區域管理人獨立承辦區域內的業務，有利于把他們培養成全能型的管理者。 （ 2）缺點。由于每個分部是相對獨立的單位，加上時空的限制，往往給總部管理帶來麻煩。此外為了加強管理，總部還需要安排相應的管理人員和支付一定的管理費用。 除了上述三種基本的歸類方法以外，許多企業在實際工作中還根據自身的特點創造了一些其他的方法。當然每一種方法都有其優缺點，在進行組織設計時要充分考慮， 這樣才能揚長避短。 9 牢記要點 三種工作歸類方法優缺點比較： _ 職能部門化歸類法可以發揮分工優勢，但適應性較差，缺乏應變能力 _ 產品部門化或項目部門化歸類法具有應變能力，但容易產生機構重疊 _ 地區部門化歸類法有利于發揮積極性，但不便于總部管理 . 實踐練習 請您選擇下列部門是按照哪種工作歸類方法劃分的： A．職能部門化 B．產品部門化或項目部門化 C．地區部門化 1．學校教務處（ ） 2．電子工程部 （ ） 3．財務部 （ ） 4．醫院門診部 （ ） 5． 冶金項目部（ ） 6．微軟中國總代理 （ ） 參考答案： 1—A； 2—B； 3—A； 4—A； 5—B； 6—C。 技能點 5 如何劃分工作部門 主 題 詞 項目管理 項目組織管理 工作部門劃分 適用情景 當想使工作部門劃分得更合理時，查看此技能。 7 技能描述 要提高工作效率，必須對整個項目組織的工作進行分析，并明確歸類，從而形成部門。部門劃分的目的在于確定組織中各項任務的分配與責任的歸屬，以求分工合理、職責分明，有效實現項目組織的目標。 劃分部門有許多方法，按不同的方法劃分形成 的部門就會不同，究竟按哪種方法劃分部門，最終取決于企業的特點和具體條件，但是劃分部門應遵循分工原理。建立一個有效率的組織機構，通常要遵循以下原則： ? 力求維持最少部門 組織結構是由管理層次、部門結合而成的。組織結構要求精簡，部門必須力求最少，但這是以有效實現組織目標為前提的。建立組織結構切忌按照完全相同的方式劃分業務工作，切忌建立起一種平衡的以連續性和對等性為特征的刻板結構。 ? 組織機構應具有彈性 劃分部門應隨業務的需要而增加。在一定時期劃分的部門，不是一成不變的，應隨著工作的需要增加或 撤消。比如出現緊急工作任務而來不及建立新的部門時，可以設立臨時部門來解決臨時出現的問題。 ? 確保目標的實現 必要的職能、組織均要具備，以確保目標的實現。當某一職能與兩個以上部門有聯系時，要明確規定各個部門的權力和責任。以免發生因職責不明導致兩個部門互相推諉的事情發生。 ? 職務指派應達到平衡 各部門的職務安排應該合理平衡，避免忙閑不均或者工作量分攤不均。平衡職務安排既不會引起部門之間的矛盾，同時又可提高工作效率。 ? 檢查職務部門與業務部門分設 考核和檢查業務部門的人員，不應該隸屬 于受其檢查評價的部門，這可以避免因人情因素而影響工作評價客觀公正的問題，同時還可以提高業務水平，避免業務上出現問題。 總之，正確劃分部門可以解決因管理寬度的限制而約束項目組織規模擴大的問題，同時把目標安排到各個部門中去，有利于目標的實現。 9 牢記要點 劃分高效率的工作部門的原則有以下幾點： _ 力求維持最少部門 _ 組織機構應具有彈性 _ 確保目標的實現 _ 職務指派應達到平衡 _ 檢查職務部門與業務部門分設 . 實踐練習 下面的 A、 B兩圖是同一個規模不大的建筑公司 的兩種部門設計方案簡圖，請您根據劃分高效部門的原則，看哪個圖的部門設置是合理的，哪個是不合理的，為什么？ 參考答案： B 圖合理， A圖不合理。因為該建筑公司規模不大，所以建立組織應本著 “力求維持最少部門的原則 ”，這樣可以提高部門工作效率。后勤保障部就可以包含采購部與后勤部，信息技術部可以包含信息部、技術部、監理部。 技能點 6 如何建立項目辦公室 主 題 詞 項目管理 項目組織管理 項目辦公室 適用情景 當想建立一個組織機構確保項目統一協調時，查看此技能。 7 技能描述 項 目辦公室是項目經理、高層管理者以及從事項目工作的職能部門經理的支援小組。項目辦公室不是用來取代高層管理者和項目經理的決策部門，其職能是準備信息和報告，為高層管理者的決策提供依據。 項目辦公室的規劃取決于組織的意愿。它可以簡單到只有幾個人，主要負責執行計劃、匯報工作、質量保證、收集工作情況，其職能就像服務于幾個項目的交流中心。項目辦公室按組織的業務需求來安排工作，并力求適應業務的發展。 從開始建立項目辦公室到使其具備成熟的管理能力通常需要經過如下幾個階段： ? 確定項目辦公室提供的服務內容 項目辦公室的啟動是為了在組織中減少項目職能管理的成本，同時改進呈報給高層管理者的信息的質量，為高層管理者的決策提供輔助報告。因此，它的服務內容必須得到高級管理層和項目經理的認可。 ? 確定對項目辦公室人員的職責和技能要求 項目辦公室為高層管理者及時提供項目執行過程中出現的問題報告，并提供匯總后的各方的意見給管理者，因此所指派人員的職責與技能水平很重要，這決定了他們所能提供的服務水平的高低。 ? 建立項目辦公室并宣布其開始運作 項目辦公室成立之初，應制定一個能支持總經理和項目經理工作的計劃 ，并通過宣傳已經取得的成功來擴大項目辦公室的影響。 ? 與項目管理層保持密切聯系 在工作中，項目辦公室必須與總經理和項目經理保持密切聯系以便了解他們的需求并滿足這些需求。這有助于項目經理從日常事務中解脫出來。 ? 為客戶提供最佳的服務 項目辦公室的建立必須有高層管理者的支持，但是其運行的成功與否取決于 “客戶 ”。如果客戶對其服務不滿意，那么來自高層管理者的支持就會削弱，項目辦公室也就無法生存下去。 項目辦公室的建立，為項目經理提供了很多方便，因此要很好利用項目辦公室的職能，促進工作效率的提 高。 9 牢記要點 建立成熟的項目辦公室所要經歷的幾個階段是： _ 確定項目辦公室提供的服務內容 _ 確定對項目辦公室人員的職責和技能要求 _ 建立項目辦公室并宣布其開始運作 _ 與項目管理層保持密切聯系 _ 為客戶提供最佳的服務 一家能源公司和一家軟件公司都有自己的項目辦公室，由于兩家公司的業務范圍不一樣，因此，他們各自的項目辦職能也存在需求上的差異。 能源公司建立項目辦公室的目的是管理和維護項目。由于項目經理缺乏經驗，從成立那天起，該項目辦的管理能力就較低，最近公司實 施重組，項目辦公室的職能不能滿足公司的需求。于是，能源公司決定聘請項目辦公室顧問，調整項目辦公室的職能。 而軟件公司的項目辦公室少了一些雄心，軟件公司具有不斷積累的項目管理的經驗，于是高層決定將隨機的管理方法改為統一的管理方法。但高層管理者不理解項目辦公室的職能，一些項目經理將項目辦公室看成是一種阻礙甚至是對他們的一種威脅。因而，擁有 4名顧問的項目辦公室遇到了嚴峻的挑戰。最后，軟件公司項目辦公室的顧問由 4 名減為 3名，又由 2 名減到 1 名，顧問的職能最后只是行政性事務。 . 實踐練習 根據您對項目辦公 室的理解，結合以上案例，請您回答下列問題： 1．您覺得能源公司在項目辦公室的問題上做得對嗎？ 2．如果您是軟件公司的一名項目經理，您覺得應該怎么辦？ ？為什么？ 參考答案： ； ，所以他們的做法是對的；因為項目管理辦公室是為項目管理人員服務的。軟件公司的管理者具備較高的技術和管理水平，因此對項目辦公室的專業性要求不高，所以項目辦公室只提供行政性服務職能即可。 技能點 7 如何選擇項目組織 主 題 詞 項目管理 項目組織管理 項目組織 適用情景 當想選擇合理的組織結構時，查看此技能。 7 技能描述 選擇什么樣的組織，要根據項目本身的規模大小、活動特點和環境因素綜合考慮，從而選擇適合于項目本身的組織結構。一般有以下三種項目組織可供選擇： 1．職能式組織：規模較小，偏重于技術的項目采用 職能式組織是根據項目管理中工作任務的相似性來設立管理部門的。在職能式組織結構中，每一部門都有不同的責任和義務。比如，在一家制造企業，意味著工程、制造、設計、市場等各部門是分開的，每個部門都是按照 既定的職能行事。因此，職能式組織結構既有優點，也有缺點。 （ 1）優點 ① 有較強的智力和技術支持。采用職能式組織結構的企業在實施項目時，一般都需從不同的職能部門選出一些成員成立項目小組，這種結構的每一職能部門都聚集著該領域的專業人才，這為項目課題的攻關提供了強有力的智力和技術支持。 ② 人員使用比較靈活。項目組所需要的某一方面的專業或技術人才可以從相應的職能部門選擇，當一個職能部門同時為若干個項目組服務時，這種靈活的人員調配方式更顯其優越性。 ③ 實現了專業化分工。由于各個部門是按職能、專業 進行劃分的，這有利于各部門的專業人才進行技術創新和工作方法的改進。 （ 2）缺點 ① 協調難度較大。由于項目組的成員是從不同的職能部門中選派的，因而往往難以協調。 ② 容易影響項目目標的實現。項目組的成員尚屬于原來的部門，未必能與項目組織的目標保持高度一致，這樣就必然影響項目目標的實現。 ③ 職責難以明確。項目組成員的雙重身份決定著沒有人愿意主動承擔責任和風險，且成員具有一定的流動性，更使責任難以明確。 （ 3）適用原則 掌握了職能式組織結構特點后，就可以根據項目的需要，選擇是否建立職能 式組織結構。當想建立一個規模較小、技術含量比較高、人員使用比較靈活且實現專業化分工的組織時，職能式組織是結構首選。 2．項目式組織結構：項目較多，規模較大時采用 在大規模的企業中，按項目對企業活動進行分組的形式日益顯示出其重要性。 這種組織結構形式最突出的特點就是 “集中決策、分散經營 ”，即總公司控制著整個公司的重大決策和戰略目標，分公司或事業部獨立經營，這是在組織領導方式上從集權制邁向分權制的一種改革。 項目式組織擁有自己的技術人員和行政管理機構，依靠階段性的項目進度報告同總公司保持簡單的聯 系，成為獨立自主的單位。項目式組織結構與職能式組織結構最明顯的差異就在于，前者有自己獨立、完整的組織及項目隊員，項目經理對項目隊員有完全控制權，而后者的組織結構趨于松散，項目經理往往難以控制。這種項目式的組織結構常見于一些規模大、項目多的公司。 （ 1）優點 ① 結構比較嚴謹。項目式組織擁有自己的項目經理、穩定的項目團隊、職責分明的職能部門。 ② 責權明確。項目式組織結構中的項目組織管理層次分明、責權明確，便于組織管理的運行。 ③ 便于統一指揮。由于每一項目組織都是一個獨立核算的分單位，這便于 統一協調、指揮，發揚團隊精神，以實現項目組織的目標。 （ 2）缺點 ① 容易造成資源重復配置。每一個相對獨立的項目組織都設有自己的職能部門，會導致結構重復。 ② 技術創新能力低。由于每一項目組織都是一個相對獨立的分組織，即使某一項目組織急需某一方面的人才和專家，而另一組織的人才和專家出現空閑時，也難以協調；因此這種組織結構創新能力可能要比同等條件下的職能式組織的創新能力低。