(精品秘書工作手冊及公司公文寫作技巧及公文格式(帶示例)共261頁(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 M；l 總經理參加的會議開始接收通知回復或改請結束會后材料整理工作跟進反饋總經理參會會前提醒會前協助準備回復邀請部門并準備材料確認時間 判斷與總經理業務是否有關 N Y與對方確認后 另行安排 時間沖突 請示總經理 是否參加 N Y 注意：把握前往會議地點出發時間的安排。（二）外部會面安排l 總經理主持的外部會面接受會面請求 NO 婉拒或該請他人 注意：講明原因，以 免對方誤解 注意：在收到會面請求時，經與部門相關負責人及GM商討決定， 同時提供背景材料以供GM做出判斷Y與對方確認時間、 地點、人員、議程，并落實我方人員、地點擬定meeting agenda, ppt 修改（中英文標準版、及業務回顧） 發會議通知，并落實參會人員會前準備工作 會中服務 會中達成共識的跟蹤反饋 結束 注意事項：l 綜合考慮各種因素，選擇合適的會面地點、預定會議室；l 注意準備電子或紙制的歡迎牌、激光筆；l 會前與對方溝通是否需準備翻譯，如需要，提前確認；l 根據來訪公司的習慣及來訪者的級別準備禮物；l 在與來訪公司溝通中確認是否需安排車輛接送，如需要注意把握接送時間，并通知對方確切的會面時間及地點；l 考慮是否需要在會面時錄音或拍照，并提前準備；l 如需安排參觀，提前與行政后勤部聯系，填寫參觀申請，安排參觀陪同人；l 會前給總經理提供相關背景材料，如需要請相關部門負責人與總經理溝通洽談事宜；l 在會前擬制meeting agenda（見模版）l 在制作PPT時根據各部門情況、來訪者的需求酌情修改添加內容，注意內容的及時更新，并根據來訪者需求制作中/英文；初次會面PPT應包括：聯想總體情況及業務情況介紹；再次會面應注意：有針對性的業務回顧（可請相關業務部門提供資料）。l 幫總經理準備名片，并提醒會面時攜帶；l 提前30分鐘進行，調試設備，擺放材料，迎接客人，注意對待客人謙和有禮的態度；l 提醒總經理參會，在GM同意后陪同參會，參會中協助放映ppt，并關注會場內情況，隨機應變，靈活處理各種情況； l 會面結束后，代總經理或陪同送客人離去；之后整理筆記本電腦等儀器設備；l 總經理參加的外部會面總經理參加其他部門組織、主持的會面，秘書的工作可能就不像前面介紹的那樣繁多。但應從較專業的角度協助安排。并關注以下幾點：開始征詢GM是否參會婉拒并請對方改請接到參會邀請 N Y回復對方參會，并寫入日程表關注對方會議組織情況，并適時提出建議在會面前給GM提供背景材料提醒GM參會總經理參會結束注意事項：l 會前為總經理準備詳細的背景材料；l 會前了解會議的具體地點，如在不同辦公區，請注意把握出發參會時間；l 對會中決議，總經理希望詳細了解的，及時跟進并反饋；外部會面會議備忘模版 Guest Meeting TableGuest’s Company: AMDGuest’s Name and PositionLegend’s Participant and PositionMr. Hector de J. Ruiz COOMr. Raymond Lee of Asia Sales amp。 MarketingMr. Kelvin KwokSales Director of AsiaMr. Thomson ChanMarketing Director of AsiaMr. Perry ChanCountry Manager of ChinaMr. Jack LeeAssistant Sales ManagerMr. ――― Vice President of Legend Computer system General Manager of Desktop business DivisionMr. ――― Vice President of Legend Computer system General Manager of Notebook business DivisionMr. ――― General Manager of Material Management Division of DTBMiss. ――― Manager of Material Management Division of DTBMr. ――― InterpreterAppointed Time Period: 15:00 pm16:00 pm, June 2, 2000Venue : Phoenix hall at Erbiao building of Legend Computer Systems LimitedMeeting Agenda: 216。15:0015:05 Introduction 216。15:0515:10 AMD Introduction (Mr. Perry Chan) 216。15:1015:30 AMD update ( Mr. Raymond Lee) 216。15:3015:45 Legend update (Mr. ――) 216。15:4516:00 Discussion about cooperation between AMD and Legend四、媒體采訪 時序總經理總經理秘書品牌市場部Y開始接到采訪申請品推安排?整理品推提供的采訪提綱NN轉交品推處理Y安排總經理采訪？征求總經理意見接受采訪結束接受采訪？結束采訪前一天采訪前一星期提醒總經理著裝了解記者需求，為記者提供相關資料Y修改審閱配合品推整理采訪問題答案N根據日程進行安排落實品推陪同人員及記者的聯系方式NY結束通知總經理收看與記者聯系，落實播出或見報時間總經理接受采訪檢查設備準備電話設備采訪結束采訪前20分鐘提醒總經理出發與品推陪同人聯系，再次落實時間檢查采訪場地Y定車接待記者預定會議室NY電話采訪？采訪在公司？N媒體采訪流程說明：接受采訪l 聯想電腦公司的采訪由品牌推廣部統一安排，集團采訪由企業傳訊部統一安排；除此之外的采訪需求必須轉交品牌推廣部處理； 對直接聯系的記者要特別禮貌，要向對方說明公司采訪規定，請對方理解；應記下記者的聯系方式，必要時可幫助對方聯系品推接口人；l 從品推得到采訪提綱；l 將整理好的采訪提綱和背景資料呈送總經理審閱，征求總經理意見；l 對總經理接受的采訪可根據日程進行安排，適合安排在一起的采訪盡量安排在一起；對總經理不接受的采訪經總經理授意后可向品推推薦其他人接受采訪，必要時可幫助品推人員進行溝通聯絡。采訪準備（采訪前一周）l 落實品推采訪陪同人和記者的聯系方式，出現意外情況時可進行聯系；l 配合品推幫助總經理整理采訪問題的答案，呈送總經理審閱并適時修改；對于常見問題的回答應該有所備份并及時更新；l 了解記者需求并進行準備：對于需要攝像或拍照的采訪對光線和電源會有要求，在預定采訪場地時應該注意；有些記者會要求得到公司、部門簡介或總經理的簡歷和照片，可事先為記者提供；對公司簡介、部門介紹、總經理簡歷和照片應分別準備電子版和打印版；采訪準備（采訪前一天）l 幫助總經理準備好采訪提綱和問題答案；l 對于需要攝像或拍照的采訪注意提醒總經理著裝和發型；l 如果是電話采訪要向行政后勤部通訊處事先借好電話會議設備；如果采訪在公司外進行要事先定車； 如果采訪在公司內進行要事先預定會議室，并根據采訪需要注意采光電源；采訪當天l 采訪前20分鐘必須與品推陪同人聯系，落實采訪時間；l 如果是電話采訪需要檢查會議設備；到采訪時間后接入記者打來的電話或幫助總經理撥通記者電話；l 如果采訪在公司外應該及時提醒總經理出發；l 如果采訪在公司內應該檢查采訪場地； 如果采訪在公司內，記者到后應由秘書先行接待，了解場地是否合適，對方是否需要其它背景資料； 安排停當后請總經理出面接受采訪；送記者離開，并了解播出或見報時間；采訪結束l 與記者溝通，及時了解播出或見報的確切時間；l 通知總經理收看，或收集采訪報紙呈送總經理；必要時可通知公司全體或部門員工收看。注意事項： 對記者的界面要非常友好。五、大型活動（一） 陪同總經理參加的大型活動： 部門時序總經理秘書總經理預定車輛安排日程Y征求總經理意見了解活動議程N活動后活動當天活動前一天接受活動邀請結束整理業務資料和名片關注總經理需要，為總經理擋駕帶好活動議程、名片等資料提醒總經理應參與哪幾項活動開始陪同總經理參加的大型活動流程說明： 接受活動邀請l 得到活動議程，判斷重要程度，征詢總經理意見；l 對于總經理同意參加的活動事先安排日程； 活動前一天的準備工作l 做好準備工作，如預定車輛等；l 提醒總經理應該參與活動的那幾項； 活動當天l 著大方的職業裝，化淡妝，發型整齊，工作時間要佩帶胸卡；l 帶好活動議程、名片等資料；l 活動中關注總經理的需要，注意保持在總經理的視線內，在必要時為總經理擋駕； 活動后l 整理業務資料和名片。（二）參與支持的大型活動： 部門時序總經理秘書總經理征求總經理意見總經理審閱Y活動后活動當天活動前三星期接受活動邀請根據總經理授意跟進工作結束根據錄音整理講話稿整理業務資料和名片配合演示PPT，做好錄音帶好活動議程、名片等資料參加分工演練N修改協助總經理準備發言稿、PPT、主持詞等安排日程NY了解活動議程開始參與支持的大型活動流程說明： 接受活動邀請l 得到活動議程，判斷重要程度，征詢總經理的意見；l 如果總經理同意參加活動，安排好日程； 活動前三星期l 參加分工會，明確總經理和自己的職責，了解其他人職責，將總經理日程細化落實； 如果講話稿、PPT是由秘書準備的，要給自己留出修改時間；l 幫助總經理準備PPT、發言稿、主持詞等，經總經理審閱后修改定稿；定稿的PPT和發言稿要交給會議組織者；l 參加彩排；對重大活動中需要配合演示的PPT一定要反復演練； 活動當天l 參加外部活動時，秘書應著端莊大方的職業裝，化淡妝，發型整齊，工作時間要佩帶胸卡；l 帶好如下物品：拷好資料的筆記本電腦和兩張備份軟盤、名片、激光筆、激光筆電池、簽字筆、錄音機、磁帶、麥克風、紙巾、潤喉片等；l 活動中配合演示PPT，做好錄音；l 活動中配合接待公司或外部領導，活動期間要保持在總經理的視線之內，在關注自己總經理需求的同時也關注其他總經理的需求；l 在突發緊急情況下不要慌亂，首先要關注自己總經理的需求或部署，可能情況下主動分擔會務人員的工作； 活動后l 整理業務資料和名片；l 根據錄音整理講話稿；l 總經理在活動中往往會遇到很多人，引發很多工作管理上的想法，需要秘書參會后跟進落實。