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歸檔文件整理規(guī)則20xx(編輯修改稿)

2025-11-22 16:26 本頁面

　

【文章內(nèi)容簡介】 S0002 〔 2011〕 9號局館室司局關(guān)于進行數(shù)字檔案室試點工作的批復(fù) [及請示 ] 20200806 9 ?a）序號：填寫歸檔文件順序號。 ?b）檔號： ?c）文號：文件的發(fā)文字號。沒有文號的，不用標(biāo)識。 d）責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。 e）題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范，或者標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題，自擬內(nèi)容外加方括號“ [ ]” 。 ?f）日期：文件的形成時間，以國際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注年月日，如19990909。 ?g) 密級：文件密級按文件實際標(biāo)注情況填寫。沒有密級的，不用標(biāo)識。 ?h 頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。 ?i）備注：注釋文件需說明的情況。 ?A4紙，橫向設(shè)置，用軟件或者電子表格 ?歸檔文件目錄需要紙質(zhì)和電子兩種版本。紙質(zhì)歸檔文件目錄裝訂成冊。需要編制封面，歸檔文件目錄封面宜采用與歸檔文件目錄不同顏色的紙張打印。 ?歸檔文件目錄每年按照分類方案裝訂成冊目錄封面歸檔文件目錄全宗號全宗名稱年度保管期限 *機構(gòu)（問題）（ 6）裝盒與排架 ?將歸檔文件按照順序裝入檔案盒，不同年度、保管期限、機構(gòu)（問題）的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒 ?標(biāo)注檔案盒封面、盒脊 ?編制備考表 ?上架檔案盒 ?規(guī)格： 310MM長， 220MM寬，盒脊厚度 20MM， 30MM， 40MM， 50MM，也可根據(jù)需要特別定制 ?檔案盒用紙：無酸紙檔案盒：封面標(biāo)注全宗名稱盒脊 ?檔案盒盒脊應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置檢索項，包括全宗號、年度、保管期限、起止件號和盒號等必選項，設(shè)置機構(gòu)（問題）為選擇項。 ?盒號進館時填寫全宗號年度保管期限 *機構(gòu)（問題）起止件號盒號編制備考表：盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期 ?a）盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。 ?b）整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員簽名或簽章。 ?c）整理日期：歸檔文件整理完成日期。 ?d）檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或簽章。 ?e）檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。排架： ?按照分類方案，最好區(qū)分永久和定期兩個區(qū)域，以免進館后倒架的麻煩。電子歸檔文件的整理環(huán)節(jié)：組件 —分類排列 —編號 —編目 —格式轉(zhuǎn)換 — 元數(shù)據(jù)收集 —歸檔數(shù)據(jù)包組織 —存儲歸檔電子文件的整理 ?組件： ?一般情況下，歸檔電子文件以 “件 ”作為電子文件的整理單位。 ?歸檔電子文件的組件方式與紙質(zhì)文件一樣。 ?如發(fā)文類的電子文件，一 “件 ”原則上應(yīng)包含版式文件發(fā)文稿紙、版式文件正本和流式文件留痕稿；收文類電子文件原則上應(yīng)包含版式文件收文處理單和版式文件正本。 ?歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)一般保存在檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中，不會作為一個單獨的文檔與電子文件內(nèi)容保存在一起。 ?歸檔電子文件的件內(nèi)排列順序與紙質(zhì)文件一致，如發(fā)文類文件按照版式文件正本、版式文件發(fā)文稿紙和流式文件留痕稿順序排列等。分類： ?在國家標(biāo)準(zhǔn) 《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（ GB/T 291942020）中指出電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)“支持機構(gòu)建立和維護符合自身實際的分類方案”。 ?電子文件分類方案一般應(yīng)設(shè)置在機關(guān)辦公系統(tǒng)中，通過計算機和文件辦理人員的協(xié)同方式，對電子文件進行自動（半自動）分類，實現(xiàn)在電子文件辦理時期，即可對電子文件進行價值判斷，明確電子文件的承辦機構(gòu)、歸檔年度和保管期限。排列、編號與命名 ?電子文件的排列與紙質(zhì)文件一樣，一般按照時間先后就可以。 ?編號與命名： ? 編號就是編制電子文件的檔號。檔號應(yīng)能唯一標(biāo)識

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