成功gtd時(shí)間管理(編輯修改稿)

　

【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 作用時(shí)，始終要把握其對(duì)項(xiàng)目人員管理的效率，即在可能出現(xiàn)問(wèn)題的地方爭(zhēng)取正面效應(yīng)。　　 二、項(xiàng)目定義　　 清晰的項(xiàng)目描述決定了你的項(xiàng)目控制能力，因?yàn)榻酉聛?lái)所有工作都在描述范疇之內(nèi)。不管你如何并為何要進(jìn)行描述，你要對(duì)你的項(xiàng)目進(jìn)行書(shū)面定義，讓項(xiàng)目各方和項(xiàng)目組隨時(shí)參考。　　 項(xiàng)目定義的形式和名稱各式各樣，包括：項(xiàng)目章程、提案、項(xiàng)目數(shù)據(jù)表、工作報(bào)告書(shū)、項(xiàng)目細(xì)則。這些名稱的共同點(diǎn)在于，項(xiàng)目主管方和其他相關(guān)各方面從上而下地傳達(dá)了他們對(duì)項(xiàng)目的期待。清晰的項(xiàng)目定義還包括以下方面：　　 項(xiàng)目目標(biāo)陳述 （一小段文字，對(duì)項(xiàng)目交付成果、工期、預(yù)期成本或人力進(jìn)行高層次的描述）　　 項(xiàng)目回報(bào)（包括商業(yè)案例或投資分析的回報(bào)）　　 使用中的信息或客戶需求　　 對(duì)項(xiàng)目范圍進(jìn)行定義，列出所有預(yù)期的項(xiàng)目成果　　 成本和時(shí)間預(yù)算目標(biāo)　　 重大困難和假設(shè)　　 描述該項(xiàng)目對(duì)其他項(xiàng)目的依賴　　 高風(fēng)險(xiǎn)、所需的新技術(shù)、　　 努力將盡可能多的具體信息，囊括在項(xiàng)目描述或章程中，并使其在項(xiàng)目主管方和相關(guān)方面獲得認(rèn)可，進(jìn)而生效。　　 三、合同與采購(gòu)管理　　 不管你在你的組織內(nèi)有多大的影響力和權(quán)力，你對(duì)受雇于其他公司的項(xiàng)目成員的影響會(huì)比較小。雖然不一定普遍適用，但你可以盡量不將項(xiàng)目工作外包，這是提高項(xiàng)目控制力的一個(gè)技巧。　　 在考慮啟用合同商或外部顧問(wèn)之前，對(duì)整體采購(gòu)流程進(jìn)行重檢。尋找有服務(wù)合同起草經(jīng)驗(yàn)并可以幫助你的人。　　 建立成功的外包關(guān)系需要時(shí)間和精力，這些工作要及早著手。為了不誤項(xiàng)目工期，你要及時(shí)做到所有細(xì)節(jié)到位，所有合同及時(shí)簽訂。你打算外包哪部分項(xiàng)目交付成果，對(duì)這部分工作的細(xì)化就是你實(shí)施項(xiàng)目控制的著手點(diǎn)。記錄這些細(xì)化內(nèi)容、評(píng)估和接收標(biāo)準(zhǔn)、所有相關(guān)要求、必要時(shí)間規(guī)劃。項(xiàng)目定義信息一定要包括在合同之內(nèi)，相關(guān)責(zé)任及早確定。和所有你考慮到的供應(yīng)商討論這些要求，這樣你的項(xiàng)目期望才會(huì)在各方之間明晰。　　 四、項(xiàng)目規(guī)劃、執(zhí)行、跟蹤　　 作為項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)，通過(guò)制定有力的規(guī)劃、跟蹤、執(zhí)行流程，你可以建立項(xiàng)目控制的基礎(chǔ)。爭(zhēng)取各方面的支持，進(jìn)而在項(xiàng)目?jī)?nèi)全面推廣。　　 讓項(xiàng)目組成員參與規(guī)劃和跟蹤活動(dòng)，這可以爭(zhēng)取大家的支持并提高積極性。睿智的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)往往大范圍地鼓勵(lì)參與，并通過(guò)流程匯聚大家的力量。當(dāng)大家看到自己的努力以及對(duì)項(xiàng)目的貢獻(xiàn)被肯定的時(shí)候，項(xiàng)目很快就從“他們的項(xiàng)目”變成“我們的項(xiàng)目”。當(dāng)項(xiàng)目成員視項(xiàng)目工作為己任的時(shí)候，項(xiàng)目控制就會(huì)簡(jiǎn)單得多。較之于漠不關(guān)心的團(tuán)隊(duì)，此時(shí)的項(xiàng)目管理成功幾率更大。運(yùn)用項(xiàng)目管理流程也會(huì)鼓勵(lì)項(xiàng)目成員的合作，這也讓你的項(xiàng)目控制工作更加輕松。　　 五、變化管理　　 技術(shù)性項(xiàng)目中問(wèn)題最集中的方面就是缺少對(duì)具體變化的管理控制。要解決這個(gè)問(wèn)題，需要在項(xiàng)目的各方面啟用有效的變化管理流程。　　 解決方法可以很簡(jiǎn)單，例如被項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、項(xiàng)目主辦方、相關(guān)方認(rèn)可的流程圖。這提醒了項(xiàng)目人員，變化在被接受之前會(huì)進(jìn)行細(xì)致地考察，并且提高了變化提案的門(mén)檻。　　 審查變化提案的時(shí)候，要注意該提案是否對(duì)變化有清晰到位的描述。如果變化提案的動(dòng)因描述得不清不楚，該提案就要打回去，并且要求對(duì)變化所帶來(lái)的益處進(jìn)行定量評(píng)估。對(duì)于那些僅局限于技術(shù)解決方案的變化提案，要多打幾個(gè)問(wèn)號(hào)，因?yàn)樘岚溉艘苍S不能全面地判斷問(wèn)題。如果變化提案過(guò)多地關(guān)注問(wèn)題的解決，而不注重實(shí)際問(wèn)題，打回去并要求關(guān)注具體的業(yè)務(wù)形勢(shì)。　　 最后，如果不接受某變化提案，一定要做到有理有據(jù)。而且，對(duì)項(xiàng)目時(shí)間、成本、精力等其他相關(guān)因素所受的影響，進(jìn)行合理的估計(jì)。 　　 六、風(fēng)險(xiǎn)管理　　 風(fēng)險(xiǎn)管理的流程能讓你制定出全面的規(guī)劃，找出潛在的麻煩，就風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題的解決方法達(dá)成一致，根除嚴(yán)重的問(wèn)題。　　 風(fēng)險(xiǎn)管理要做到事半功倍，就要與項(xiàng)目規(guī)劃同時(shí)進(jìn)行。進(jìn)行項(xiàng)目工作分解安排時(shí)，注意對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)的不恰當(dāng)理解；分配項(xiàng)目任務(wù)和開(kāi)展評(píng)估時(shí)，尋找風(fēng)險(xiǎn)；烽火獵聘資深顧問(wèn)認(rèn)為資源匱乏或項(xiàng)目資源不足，或項(xiàng)目工作依賴于某一個(gè)人時(shí)，要知道風(fēng)險(xiǎn)的存在。分析項(xiàng)目工作將遇到的困難，鼓勵(lì)所有參與規(guī)劃的人在規(guī)劃過(guò)程中，設(shè)想最壞的情況和潛在困難。　　 七、質(zhì)量管理　　 質(zhì)量管理提供了另一套搭建項(xiàng)目結(jié)構(gòu)的流程，保證項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)提出的工作要求一個(gè)不落地執(zhí)行到位。項(xiàng)目質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)分兩類：行業(yè)內(nèi)實(shí)行的全球質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，公司或項(xiàng)目獨(dú)有的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。　　 如果你的公司實(shí)行或接受了質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，要注意該標(biāo)準(zhǔn)對(duì)你和你的團(tuán)隊(duì)有何要求。具體而言，這些標(biāo)準(zhǔn)會(huì)包括ISO 9000標(biāo)準(zhǔn)或六西格瑪。進(jìn)而確定質(zhì)檢清單、質(zhì)控流程及相關(guān)要求，并將其與你的項(xiàng)目規(guī)劃進(jìn)行整合。項(xiàng)目必須遵守的書(shū)面步驟、報(bào)告、評(píng)估，對(duì)團(tuán)隊(duì)成員是強(qiáng)有力的推動(dòng)，讓大家步調(diào)一致。標(biāo)準(zhǔn)比你的臨時(shí)要求更有效。　　 質(zhì)量管理流程還能將項(xiàng)目要求與客戶心聲聯(lián)系起來(lái)。不管你說(shuō)什么，只要是在傳遞客戶或用戶的要求，你都要加以強(qiáng)調(diào)。市場(chǎng)調(diào)查、標(biāo)桿分析、客戶訪談都是評(píng)估和記錄用戶需求并確定項(xiàng)目要求價(jià)值的好工具。　　 八、問(wèn)題管理　　 項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中問(wèn)題的出現(xiàn)不可避免。在項(xiàng)目初期，在資源、工期、優(yōu)先事項(xiàng)等其他方面為項(xiàng)目的問(wèn)題管理確定流程。爭(zhēng)取讓團(tuán)隊(duì)支持及時(shí)發(fā)現(xiàn)、跟蹤、解決問(wèn)題的流程規(guī)定。建立跟蹤流程，記錄當(dāng)前問(wèn)題。問(wèn)題記錄信息包括：?jiǎn)栴}描述、問(wèn)題特征或表現(xiàn)（用于溝通）、開(kāi)始時(shí)間、責(zé)任人、目前狀態(tài)、預(yù)計(jì)結(jié)束時(shí)間。　　 處理待解決問(wèn)題的流程很簡(jiǎn)單，包括列出新問(wèn)題的流程、定期復(fù)查待解決的問(wèn)題、處理老問(wèn)題的方法。對(duì)于沒(méi)有太多組織管理權(quán)的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)而言，問(wèn)題跟蹤流程的力量在于讓其把握了問(wèn)題狀態(tài)和進(jìn)度的實(shí)時(shí)信息。一旦問(wèn)題責(zé)任人承諾了問(wèn)題解決的時(shí)限，你可以任意公布問(wèn)題解決過(guò)程中的變數(shù)。不管問(wèn)題責(zé)任人是本項(xiàng)目成員，還是其他項(xiàng)目或部門(mén)的成員，誰(shuí)都不樂(lè)意隨時(shí)將自己的大名置于人們質(zhì)疑的目光中。問(wèn)題清單的公開(kāi)使得掌握該清單的人獲得一定的影響力和控制力。 　　 九、決策　　 項(xiàng)目管理時(shí)時(shí)有決策，快速得當(dāng)?shù)臎Q策對(duì)于項(xiàng)目控制至關(guān)重要。即使項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)掌握了控制權(quán)，完善的集體決策流程仍然裨益頗多，因?yàn)楣餐瑳Q策能獲得更多內(nèi)部支持，效果自然會(huì)更好。　　 項(xiàng)目工作中的決策絕非易事，項(xiàng)目組內(nèi)紛繁復(fù)雜的觀點(diǎn)讓決策更加困難。項(xiàng)目各方認(rèn)同的問(wèn)題解決流程可以簡(jiǎn)化決策的過(guò)程，照顧各方要求。　　 盡早和你的項(xiàng)目組一起設(shè)立決策流程，或采用現(xiàn)有流程，或?qū)ΜF(xiàn)有流程做適當(dāng)?shù)男薷摹：玫臎Q策流程能為你的項(xiàng)目控制提供強(qiáng)有力的支持。該流程應(yīng)該包括以下步驟：　　 清楚地陳述必須解決的問(wèn)題。　　 吸納所有需要參與決策或?qū)?huì)受該決策影響的成員參與決策過(guò)程，這樣可以爭(zhēng)取團(tuán)隊(duì)支持。 　　 與項(xiàng)目組一道重審項(xiàng)目陳述，必要時(shí)進(jìn)行修正，讓每位成員獲得一致認(rèn)識(shí)。　　 針對(duì)決策標(biāo)準(zhǔn)（如：成本、時(shí)間、有效性、完整性、可行性），開(kāi)展頭腦風(fēng)暴或討論。選擇那些與計(jì)劃目標(biāo)關(guān)聯(lián)的、可執(zhí)行、可供項(xiàng)目各方參考供決策之用的標(biāo)準(zhǔn)。 　　 與項(xiàng)目組一道確定各標(biāo)準(zhǔn)的權(quán)重（所有標(biāo)準(zhǔn)的權(quán)重總和為100個(gè)百分點(diǎn)）。 　　 設(shè)定決策的時(shí)限，規(guī)定用于調(diào)查、分析、討論、最終決策的時(shí)間。　　 開(kāi)展頭腦風(fēng)暴，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)盡可能多地產(chǎn)生決策想法。多方發(fā)展整個(gè)項(xiàng)目組都能接受的想法。 　　 通過(guò)集體投票的方法進(jìn)行篩選，至多確定六個(gè)考慮項(xiàng)進(jìn)行具體分析。分析其與決策標(biāo)準(zhǔn)的契合度。　　 理性對(duì)待討論中出現(xiàn)的異議。有必要的話，可增加決策標(biāo)準(zhǔn)。 　　 根據(jù)評(píng)估和權(quán)重標(biāo)準(zhǔn)，將這些選項(xiàng)進(jìn)行排序。 　　 考慮采用首位選項(xiàng)的結(jié)果。如果沒(méi)有異議，則結(jié)束討論并開(kāi)始實(shí)施決策。 　　 將決策寫(xiě)入文件，并與團(tuán)隊(duì)成員及項(xiàng)目相關(guān)方面溝通決策結(jié)果。　　 十、信息管理　　 項(xiàng)目信息是非常關(guān)鍵的資源，如何管理值得仔細(xì)思考。有的項(xiàng)目使用網(wǎng)站和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，或信息管理系統(tǒng)，進(jìn)行項(xiàng)目重要信息的存儲(chǔ)。有的項(xiàng)目則使用群件來(lái)維護(hù)項(xiàng)目文件，并提供電子郵件等服務(wù)。　　 不管你用何種方式存儲(chǔ)項(xiàng)目數(shù)據(jù)，要保證所有項(xiàng)目成員能隨時(shí)獲得所需信息。將最新的項(xiàng)目文件存儲(chǔ)在方便查找的位置，進(jìn)行清楚地標(biāo)記，及時(shí)刪除過(guò)時(shí)信息。網(wǎng)站： 新建項(xiàng)目在操作臺(tái)選擇[項(xiàng)目管理]，如下圖：打開(kāi)項(xiàng)目管理頁(yè)，在項(xiàng)目樹(shù)單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇新增輸入名稱，然后按回車(chē)鍵保存，單擊，來(lái)修改項(xiàng)目屬性，如圖：網(wǎng)站： 修改項(xiàng)目單擊，來(lái)修改項(xiàng)目屬性。如圖：修改完成之后，單擊來(lái)保存項(xiàng)目網(wǎng)站： 刪除項(xiàng)目單擊刪除當(dāng)前選擇的項(xiàng)目，需特別注意：在刪除項(xiàng)目的時(shí)候會(huì)刪除和項(xiàng)目關(guān)聯(lián)的工作日志、任務(wù)、日程、代辦事項(xiàng)，需特別謹(jǐn)慎。 時(shí)間管理GTDGTD（無(wú)壓工作）：GTD是“Getting Things Done”的縮寫(xiě)，是由效率管理專家戴維艾倫（David Allen）開(kāi)創(chuàng)的一套完整個(gè)人時(shí)間管理系統(tǒng)。GTD是一套讓你變得輕松自如，事半功倍的方法。讓你完全有可能做到，既高效地處理工作上的事務(wù)，又能品味生活的快樂(lè)滋味。戴維艾倫簡(jiǎn)介：戴維艾倫是戴維艾倫有限公司的總裁。作為一名行政管理培訓(xùn)專家和教育家，他擁有20多年豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，被譽(yù)為在提高工作效率方面最具建樹(shù)和影響力的思想家之一，并且一直擔(dān)任甲骨文公司、世界銀行、。在《盡管去做——無(wú)壓工作的藝術(shù)》一書(shū)中，戴維艾倫將和你分享在全美巡回講座以及頂級(jí)企業(yè)培訓(xùn)（包括微軟公司、洛克希德公司和美國(guó)司法部等）中已得到驗(yàn)證的成功策略。和其它空洞的時(shí)間管理不一樣的地方是：GTD是一種切實(shí)可行的方法論，我們所需要做的，是如何將這種方法論和自己的環(huán)境、性格結(jié)合起來(lái)，提煉出一種屬于自己的GTD方法。GTD的理念：GTD的核心理念在于只有將你心中所想的所有的事情都寫(xiě)下來(lái)并且安排好下一步的計(jì)劃，你才能夠心無(wú)掛念，全力以赴地做好目前的工作，提高效率。而當(dāng)你總是有些事縈繞在心頭，懸而未決的時(shí)候，你要么就是會(huì)不時(shí)地想起它而影響現(xiàn)在的工作，要么就是會(huì)忘記了去做。而GTD通過(guò)將所有的這些事都羅列出來(lái)再進(jìn)行分類，確定下一步的處理方法，將所有這些懸而未決之事都納入我們可控制的一個(gè)管理體系中。GTD的基本方法：GTD的具體做法可以分成收集、整理、組織、回顧與行動(dòng)五個(gè)步驟。收集：就是將你能夠想到的所有的未盡事宜統(tǒng)統(tǒng)羅列出來(lái)，放入工作籃中，這個(gè)工作籃既可以是用來(lái)放置各種實(shí)物的實(shí)際的文件夾或者籃子，也需要有用來(lái)記錄各種事項(xiàng)的紙張或軟件（在成功助手中是工作籃）。收集的關(guān)鍵在于把一切趕出你的大腦，記錄下所有的工作；處理：將未盡事宜放入工作籃之后，就需要定期或不定期地進(jìn)行整理，清空工作籃。將這些未盡事宜按是否可以付諸行動(dòng)進(jìn)行區(qū)分整理，對(duì)于不能付諸行動(dòng)的 內(nèi)容，可以進(jìn)一步分為參考資料、日后可能需要處理以及垃圾幾類，而對(duì)可行動(dòng)的內(nèi)容再考慮是否可在兩分鐘內(nèi)完成，如果可以則立即行動(dòng)完成它，如果不行對(duì)下一步行動(dòng)進(jìn)行組織；組織：個(gè)人感覺(jué)組織是GTD中的最核心的步驟，組織主要分成對(duì)參考資料的組織與對(duì)下一步行動(dòng)的組織。對(duì)參考資料的組織主要就是一個(gè)文檔管理系統(tǒng)，而對(duì)下一步行動(dòng)的組織則一般可分為：待辦事項(xiàng)、工作任務(wù)、委托任務(wù)、日程。待辦事項(xiàng)則是記錄延遲處理且沒(méi)有具體的完成日期的未來(lái)計(jì)劃、電子等等；工作任務(wù)則是具體的工作，現(xiàn)在可以做，而且你也是完成的最佳人選（對(duì)工作任務(wù)最好的處理是運(yùn)用魅力無(wú)限的2分鐘原則）；委托任務(wù)主要是記錄那些你不是完成任務(wù)的最佳人選，需要委派他人去做的工作；日程則是特定時(shí)間需要完成的任務(wù)。GTD對(duì)下一步行動(dòng)的處理與一般的todo list最大的不同在于，它作了進(jìn)一步的細(xì)化，比如按照地點(diǎn)（電腦旁、辦公室、電話旁、加利、超市）分別記錄只有在這些地方才可以執(zhí)行的行動(dòng)，而當(dāng)你到這 些地點(diǎn)后也就能夠一目了然地知道應(yīng)該做那些工作；回顧：回顧也是GTD中的一個(gè)重要步驟，一般需要每周進(jìn)行回顧與檢查，通過(guò)回顧及檢查你的所有清單并進(jìn)行更新，可以確保GTD系統(tǒng)的運(yùn)作，而且在回顧的同時(shí)可能還需要進(jìn)行未來(lái)一周的計(jì)劃工作；執(zhí)行：現(xiàn)在你可以按照每份清單開(kāi)始行動(dòng)了，在具體行動(dòng)中可能會(huì)需要根據(jù)所處的環(huán)境，時(shí)間的多少，精力情況以及重要性來(lái)選擇清單以及清單上的事項(xiàng)來(lái)行動(dòng)。戴維艾倫在過(guò)去的20多年中，作為一名“管理學(xué)顧問(wèn)”獨(dú)立地工作著，并與別人進(jìn)行了小范圍的合作。他的工作主要是圍繞本書(shū)中介紹的方法，針對(duì)個(gè)人進(jìn)行提升效率的培訓(xùn)，以及舉辦各種講座。戴維艾倫（和他的同事們）已經(jīng)指導(dǎo)了一千多人，訓(xùn)練了幾十萬(wàn)名專業(yè)人士，舉辦了幾百次公開(kāi)研討會(huì)。這就是他提取經(jīng)驗(yàn)和總結(jié)實(shí)例的背景情況。戴維艾倫的一位客戶曾經(jīng)生動(dòng)形象地描述了我所作出的承諾：“當(dāng)我習(xí)以為常地采納著本書(shū)中的各項(xiàng)原則時(shí)，它拯救了我的生命；當(dāng)我一絲不茍地運(yùn)用它們時(shí)，它改變了我的一生。這是一種疫苗，可以預(yù)防日常生活中的‘救火現(xiàn)象’（在某個(gè)工作日中，出現(xiàn)的所謂的緊急事件和危機(jī)）；同時(shí)也是一種解毒劑，能有效舒緩人們施加在自己身上不平衡的壓力。”我們建議你最好在生活中親身體驗(yàn)GTD的簡(jiǎn)單性和高效性。事實(shí)將證明，其效果對(duì)你個(gè)人來(lái)說(shuō)，不僅可能而且觸手可及。GTD模式簡(jiǎn)潔明了，通俗易懂，操作簡(jiǎn)單，而且效果顯著。事實(shí)上，你并不需要掌握新的技能，你早已經(jīng)知道如何做記錄，明確預(yù)期效果，決定下一步行動(dòng)方案，把事物歸納分類，及時(shí)地回顧檢查，以及憑借直覺(jué)作出選擇判斷。GTD為你提供一些方法，幫助你充分地利用這些基礎(chǔ)技能，將它們推向高效的新境界。 工作籃工作籃工作籃是用于處理日常進(jìn)入我們精神或現(xiàn)實(shí)世界但尚未找到歸屬的事情，如果這些事情沒(méi)有被實(shí)時(shí)的記錄下來(lái)，那么盤(pán)踞在我們大腦的問(wèn)題就會(huì)越來(lái)越多，從而造成處理的效率越來(lái)越低。所以，任何一件上述的事情，我們都應(yīng)該實(shí)時(shí)的記錄下來(lái)，以減輕大腦的壓力，然后再對(duì)這些信息進(jìn)行分析，分門(mén)別類以后一條一條處理。在GTD中，這個(gè)收集，定義，分析是提高效率的兩個(gè)最重要的步驟。在成功助手中，有一個(gè)工作籃供收集整理上述信息，在工作籃中先對(duì)這些信息進(jìn)行排序、整理，然后再把這些信息轉(zhuǎn)為待辦事項(xiàng)、工作日志、任務(wù)、日程或者是刪掉。工作籃窗口：網(wǎng)站： 工作籃工作籃是用于處理日常進(jìn)入我們精神或現(xiàn)實(shí)世界但尚未找到歸屬的事情，如果這些事情沒(méi)有被實(shí)時(shí)的記錄下來(lái)，那么盤(pán)踞在我們大腦的問(wèn)題就會(huì)越來(lái)越多，從而造成處理的效率越來(lái)越低。所以，任何一件上述的事情，我們都應(yīng)該實(shí)時(shí)的記錄下來(lái)，以減輕大腦的壓力，然后再對(duì)這些信息進(jìn)行分析，分門(mén)別類以后一條一條處理。在GTD中，這個(gè)收集，定義，分析是提高效率的兩個(gè)最重要的步驟。在成功助手中，有一個(gè)工作籃供收集整理上