國家行政機關公文一(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 就只能由行政機關制發（企事業單位和社會團體亦可循例制發），黨的組織系統則不能選用。 （ 2）按組織的級別權限選用文種 18種黨政公文并非各級組織均可選用，其中大部分公文確可通用（如通知、通報、請示、報告等等），有的卻只能是一定級別的機關才可選用。如命令、公告，制發者只能是縣級以上的行政機關；條例則是黨的中央組織才能制發的法規規章性公文。 （ 3）按組織之間的工作關系選用文種 組織之間的工作關系主要隸屬（上下級）關系和不相隸屬關系兩大類型，隸屬關系的組織之間行文，應選用上行文（下級向上級行文）和下行文（上級向下級行文），不相隸屬關系的組織之間行文，選用平行文。 （ 4）按公文的適用范圍選用文種 18種黨政公文各有其適用范圍即具體用途，行文者必須以 《 辦法 》 、 《 條例 》 關于公文種類的闡述為依據，掌握各文種具體各別的用途，選擇不同用途的文種辦理不同事由的公務。例如，向上級匯報工作、反映情況選用報告行文，提出建議則選用意見行文。 《 條例 》 和 《 辦法 》 所規定的 18種公文，基本上能滿足各級各類社會組織實際工作中的公文應用之需。而且， 《 條例 》 、 《 辦法 》 中對各公文文種的屬性劃分、職能分工、相互關系的設計也是合理的，各文種既相對獨立又相互銜接，有機地形成了一個較為完善的公文體系。嚴格按照 《 條例 》 、 《 辦法 》 的規定選取和使用公文文種，能夠有效地實現開展各種公務活動的行文意旨。 然而，在公文實踐中，文種選用的混亂現象相當普遍和嚴重，應予高度重視和治理。概括起來，這種混亂現象主要表現在以下三個方面： （ 1）混用公文文種 ① 混用文種的現象之一 是不了解或不熟悉 《 條例 》 、 《 辦法 》 中關于各種公文的適用范圍，不辨相近文種的區別而在行文時混同使用。這種現象常常表現為公告與通告、決議與決定、請示與報告、條例與規定、請示與函等幾組相近文種混用。以公告與通告為例：不少單位無權發布公告，卻在應該使用通告以周知有關事項時使用公告。再如請示和函的混用：不分行文對象是上級機關或不相隸屬機關，凡是有所請求均使用請示。 ②混用文種的現象之二 是將不同文種 “ 混合 ” 聯用。最常見的是將報告和請示兩個文種合二而一，并稱 “ 請示報告 ” ，在向上匯報工作、反映情況的同時提出請示事項。 （ 2）生造公文文種 生造文種是指不按 《 條例 》 、 《 辦法 》規定選用法定公文，隨心所欲生造文種并以正式公文行文的現象。常見的生造文種有 《 關于 的思路 》 、 《 關于 的請求 》 、 《 關于 的吹風 》 ，另外還有“匯報”、“構想”、“思考”、“框架結構”等生造文種也常被一些單位作為正式公文使用。 （ 3）誤用公文文種 誤用公文文種是指將其它應用文、特別是事務文書，誤作為正式公文文種使用。主要表現在本應使用規定、決定、意見、報告、通知、通報等公文，卻使用計劃類、總結類、簡報類事務文書，以 “ 要點 ” 、 “ 打算 ” 、“ 安排 ” 、 “ 小結 ” 、 “ 體會 ” 、 “ 設想 ”等形式行文，如 《 中共 省委 2022年工作要點 》 、 《 縣人民政府關于 2022年二季度的工作安排 》 ，就是明顯的誤用文種，正確的做法可能應是選用通知、意見或決定。 《 國家行政機關公文處理辦法 》 行文規則規定 行文規則即行文中應遵循的規矩、要求和原則。規定如下： 第十三條 行文應當確有必要，注重效用。 第十四條 行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。 第十五條 政府各部門依據部門職權可以相互行文和向下一級政府的相關業務部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。 部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。 第十六條 同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。 第十七條 屬于部門職權范圍內的事務，應當由部門自行行文或聯合行文。聯合行文應當明確主辦部門。須經政府審批的事項，經政府同意也可以由部門行文，文中應當注明經政府同意。 第十八條 屬于主管部門職權范圍內的具體問題，應當直接報送主管部門處理。第十九條 部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文 ，上級機關應當責令糾正或撤銷。 第二十條 向下級機關或者本系統的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。 第二十一條 “ 請示 ” 應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。 “ 報告 ” 不得夾帶請示事項。 第二十二條 除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送 “ 請示 ” 、“ 意見 ” 和 “ 報告 ” 。 第二十三條 受雙重領導的機關向上級行文，應當寫明主送機關和抄送機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。 （二）公文行文規范 《 條例 》 和 《 辦法 》 均在第四章分別就黨政系統的行文規則作了若干規定，擇要言之，有以下九大行文規則。 行文應當確有需要，注重實效，堅持少而精，可發可不發的公文不發，可長可短的公文要短，以克服文牘主義。 各級黨政機關的行文關系，都應根據本機關的隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示或報告。 （ 1）黨政各職能部門，在自己的權限內，可以相互行文，可以向下級機關相關業務部門行文；也可以根據本級黨委或政府的授權和有關規定，對下級黨委或政府直接行文；此外，除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級黨委或政府正式行文。 （ 2）屬于部門職權范圍內的事務，應當由部門自行行文或聯合行文。聯合行文應當明確主辦部門。 （ 3）須經上級審批的事項，經上級同意也可以由部門行文，文中應當注明經上級同意。 （ 4）部門內設機構除辦公廳（室）外，不得向外正式行文。 （ 1） 部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。 （ 2）未經各部門協商一致的有關問題，部門擅自行文的，上級機關應當責令糾正或撤銷。 （ 1）同級黨政機關、同級黨政各部門、上級黨政部門與下一級黨政機關可以聯合行文； （ 2）黨政機關及其部門與軍隊機關及其部門可以聯合行文； （ 3）黨政機關與同級人民團體和行使黨政職能的事業單位也可以聯合行文； （ 4）政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文。 （ 1）向下級機關或者本系統的重要行文，應同時抄送直接上級機關； （ 2）因特殊情況必須越級行文時，應當同時抄送被越過的上級機關； （ 3）受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關； （ 4）上級機關向受雙重領導的下級機關行文時，必要時應當抄送其另一上級機關。 、報告的規則 下級向上級報請示、報告公文要注意以下五個問題： （ 1）按級請示、報告 。各機關在一般情況下，應向直接上級請示，不得越級行文請示問題。 （ 2）請示、報告一般應一文一事 。 （ 3）請示、報告除領導直接交辦的外， 不得以機關名義向上級機關負責人報送請示， 應歸秘書部門統一處理。 （ 4）上報的請示、報告不要同時抄發給下級機關。 （ 5）不要多頭請示、報告 。一份請示、報告只應有一個主報機關，有關事項由這個機關負責批復和處理；受雙重領導的機關上報請示或報告，應根據內容寫明主報機關和抄報機關，由主報機關負責答復請示或報告的事項。 經批準在報刊等大眾傳媒上全文發布的公文，應視為正式公文，具備法定效力，可不另行文，發文機關可印制少量文本存檔備查。 對不符合行文規則的上報公文，上級機關的秘書部門可徑直退回下級呈報機關。 （三）公文語言規范 公文在長期的形成、發展和實踐過程中，逐步形成了一種特殊的公文語體。公文語體與非應用文類各體文章的語體相比，風格迥異，個性特點十分鮮明，其主要特點和要求概括起來是八個字： 準確、簡明、樸實、莊重 。 準確，是公文語言的本質特點、要求，它是公文語言其它特點的前提和條件。 《 辦法 》 明確指出，公文應 “ 觀點明確，表述準確 ” 。為使公文用語準確，要注意以下幾點： （ 1） 精選同義詞準確達意 漢語擁有詞匯量浩若煙海，詞匯的豐富為達意的準確提供了條件，同時也增加了選詞的難度。漢語詞匯量之大，原因之一在于同義詞甚多，一個基本意思的表達，可以選用的同義詞有若干，但其中必有一個是最恰當的。同義詞在詞義輕重、褒貶意義、語體風格、范圍大小、程度深淺等諸多方面細微區別，寫作者應當善能加以辨析，從中精選出最恰當的一個來準確地表達意思。公文寫作對于同義詞選用的要求尤其嚴格，有些同義詞的選用甚至具有標準性、規范性的要求，例如“發布”與“公布”，在其他文章的寫作或口語中完全是等義的，在公文中卻須區別使用，頒布較為重要的法規、規章用“發布”，印發一般性的、暫行、試行的規章或其它文件資料則應當用“公布”。特別需要費心精選的是組句的中心詞，因為它們是表意的關鍵詞匯。 （ 2） 巧用附加語限定語意 選準了中心詞有時還不能十分準確地達意，某些概念的內涵可能較為豐富，或外延較為寬泛，為了把握程度、范圍、性質等方面的分寸，往往要在中心詞的前面加上附加語，對中心詞加以修飾和限制，這樣才能把一個意思表達得更為準確。如“精神文明建設要切實加強，政治體制改革要繼續深入”，其中“切實”、“繼續”就是使語意更為準確的附加語。 （ 3） 善用關聯詞彰顯文脈 為達意的準確 ， 脈絡的清晰 ， 結構的嚴謹 ， 公文中常常需使用多種關聯詞語 ， 特別是在公文的緣由部分 （ 或稱開頭 ， 導言部分 ） 為了把發文的原因 、根據 、 目的 、 經過等恰當地表達出來 ，公文中常常選用 “ 由于 …… ”、 “ 根據 …… ”、 “ 為了 …… ”、 “ 關于 …… ”、“ 經研究 …… ”、 “ 鑒于 …… ”等關聯詞語 。 （ 4） 適用模糊語勾勒概略 當公文要表達概略情況或反映本身就具有模糊性的事物時 ， 可適當使用模糊語言 。 所謂模糊語言 ， 是指內涵與外延具有不確定性的語言 ， 適當使用這種語言 ， 非但不會有損公文的準確性 ， 反而能使意思表達得更為準確而得體 。 公文中常用的模糊語有 “ 近來 ” 、“ 有關方面 （ 單位 、 人士 、 地區 ） ” 、 “ 各地 ” 、 “ 大部分 ” 、 “ 屢屢 ” 、 “ 約 ” 、“ 酌情 ” 、 “ 基本 ” 等等 。 所謂簡明即簡潔、明確。語言欲求簡明，應注意以下幾點： （ 1）遣詞用其基本義 公文的用詞力求語義明確、單一，一般不用容易產生歧義或造成誤解的詞語。在此基礎上，對詞匯的使用還要注重用其基本義。大多數漢語詞匯，在其基本意義之外還有若干引申意義和比喻意義，而公文遣詞造句時，一般都應當用其基本意義。如在開展造林綠化，保護生態環境的公文中，常常要求人們要愛護身邊的“花草樹木”，這里的花草即是用的詞的本意；而與我們指責某些作風不正的人老愛“拈花惹草”的“花草”的意思就大相徑庭了。 （ 2）組句酌用文言詞 文言詞匯多為單音節詞（單字詞），在形式上就自有其簡短特點，而且不少文言詞在當代仍富有生命力和表現力，因此在各類現代文體寫作中仍被人們采用。公文所采用的文言詞即屬此類，但在選用時更強調其詞義的穩定、單一，以確保表意的明確和簡潔。有不少文言詞語已成為公文常用的“模式語”，用以表達相當固定的意思，例如“悉（驚悉、欣悉）”、“頃（頃接、頃奉）”、“務（務希、務求）”、“當（當否、不當）”、“毋（毋庸、毋須）”、“亟（亟待、亟須）”、“經（業經、茲經）”“均”、“系”、“茲”、“該”等等。 （ 3）求簡常用縮略語 縮略語是以“節縮”修辭法對字數較多的短句、詞語予以簡化后生成的字數較少的語詞。使用縮略語，是使公文語言簡明的有效方法。除了直接沿用已經約定俗成的縮略語如“三個代表”、“互聯網”、“四化”等之外，在公文寫作中也可自行構建縮略語，但需要注意以下兩點： ① 力求規范 縮略語應保留原詞語、詞組的結構關系，同時應確保得體和避免產生歧義。如“云南師范大學”節縮為“云南師大”，“政治協商會議”簡化為“政協”，就是符合規范的。而把“市場管理委員會”縮略為“市委”，則有歧義，把“上海測量儀器研究所”縮略為“上測所”，則很不得體，都是不合規范的。 ② 先全后