瑞美耗材管理系統操作手冊范本(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 系統默認顯示最近4天的且狀態為“審核通過”和“部分通過”的采購申請。查詢條件中的申請日期可以修改從而變更查詢范圍。勾選多張采購申請，可以合并生成采購訂單。若多張采購申請只涉及到單一供應商和單一組（單一組是否作為合并條件要視系統選項“所有單據嚴格分組管理”的取值而定）則合并生成一張采購訂單，否則生成多張采購訂單。采購訂單的明細來自采購申請。采購訂單的狀態為“開單”。采購訂單一旦生成，對應的采購申請變成“完成”狀態。可以通過采購申請查詢菜單對其進行查詢。 采購單（INV330）菜單：耗材管理系統－》采購業務－》采購單，畫面如圖所示： 左邊列表顯示的是狀態為“開單”和“提交”的采購單，右邊顯示的是某個采購單的詳細信息。采購單的生成有兩種方式，一是由采購申請合并生成，一是手工創建。對于由采購申請合并生成的采購單，其基本信息和采購商品明細來源于采購申請，而這種自動生成的采購單能否編輯要視系統選項而定，該系統選項如圖所示：若“采購單必須通過采購申請生成，不可編輯”選項打勾，則表示在采購業務中，采購單不能手工創建，而必須通過采購申請來自動生成，且自動生成的采購單也不能手工修改。對于手工創建的采購單，需要注意以下幾個方面： 新建和修改：“采購單號”為必填項，且不能重復。“采購單位”為必填項。“采購日期”為必填項，默認為系統當前日期，可以修改。“采購人”默認為當前登錄用戶，可以修改。“錄入日期”默認為系統當前日期，“錄入人”默認為當前登錄用戶，不能修改。“狀態”默認為“開單”，且不能修改。“采購商品”為必填項，可以通過鼠標雙擊開窗選擇，如下圖所示：“數量”為必填項，且必須大于0；某商品的“需采購量”＝“常備庫存”－“當前庫存”，若“當前庫存”=“常備庫存”，則“需采購量”為0；注意：按照上述算法得到的商品的“需采購量”是基于最小單位的，如果采購單上的單位不是最小單位，那么要按照相應的換算系數再進行換算。某商品的“已提交采購量”是指涉及到該商品的狀態為“提交”的其他采購單上的數量之和；注意：按照上述算法得到的商品的“已提交采購量”是基于最小單位的，如果采購單上的單位不是最小單位，那么要按照相應的換算系數再進行換算。無論是手工創建的采購單，還是由采購申請合并生成的采購單，都可以通過“新增明細”按鈕、“插入明細”按鈕新建采購單的明細信息；可以通過“刪除明細”按鈕刪除采購單的明細信息。1修改的前提是只有當采購單的狀態為“開單”時才能修改。刪除：只有當采購單的狀態為“開單”時才能刪除。提交：錄入完畢且不再需要修改的采購單可以進行提交，單擊“提交”按鈕即可。一旦提交，采購單的狀態變為“提交”，這時該采購單不能再進行任何修改和刪除。提交后的采購單可以進行審核或采購入庫的操作。撤銷提交：對于已經提交的采購單，只要尚未通過審核（即審核狀態不是“已審核”的），都可以對其進行撤銷提交的操作，單擊“撤銷提交”按鈕即可。一旦撤銷提交，采購單的狀態變為“開單”，這時又可以對該采購單進行修改和刪除的操作。注意：采購單是否支持手工創建和修改，要視系統選項而定，如圖所示：若圖中所示的選項打勾，則采購單不能手工創建和修改。 采購單審核（INV332）前提條件：是否使用本功能是由系統選項來決定的。 菜單：耗材管理系統－》系統設置－》系統選項設置，畫面如圖所示： 圖中所示的選項如果被勾選，則表示采購單必須審核后，方可進行后續流程。菜單：耗材管理系統－》采購業務－》采購單審核，畫面如圖所示： 畫面上方的查詢條件，支持按照“采購日期”、“商品代碼”、“商品組”、“采購人”、“開單人”、“供應商”、“所屬組”、“審核狀態”進行查詢，支持多條件的組合查詢。畫面下方左邊列表顯示的是符合查詢條件的且狀態為 “提交”的采購單，右邊顯示的是某個采購單的明細信息。 審核和剔回：選中未審核的采購單，可以對其進行審核。單擊“審核”按鈕，表示該采購單審核通過，此時審核狀態變成“已審核”，審核人取當前登錄用戶，審核時間取當前系統時間。審核通過的采購單底色顯示成灰色。單擊“剔回”按鈕，表示該采購單審核不通過，此時審核狀態變成“未通過”，審核人取當前登錄用戶，審核時間取當前系統時間。被剔回的采購單底色顯示成粉紅色。解除審核：“已審核”的采購單可以對其進行解除審核的操作，只要單擊“解除審核”按鈕即可。解除審核后，該采購單的審核狀態變成“未審核”，審核人被清空，審核時間取當前系統時間，實際上這里記錄的這個時間是解除審核的時間。 采購申請查詢（INV340）菜單：耗材管理系統－》采購業務－》采購申請查詢，畫面如圖所示：查詢條件：支持按照“日期”、“商品代碼”、“商品名稱”、“申請人”、“開單人”、“所屬組”、“項目歸類”、“狀態”等條件進行查詢。可以按照上述單一條件進行查詢，也支持多個條件組合查詢。“日期”系統默認是最近4天。查詢結果： 顯示符合查詢條件的采購申請。 采購單查詢（INV350）菜單：耗材管理系統－》采購業務－》采購單查詢，畫面如圖所示：查詢條件：支持按照“日期”、“商品代碼”、“商品名稱”、“采購人”、“開單人”、“所屬組”、“項目歸類”、“狀態”、“供應商”等條件進行查詢。可以按照上述單一條件進行查詢，也支持多個條件組合查詢。“日期”系統默認是最近4天。查詢結果： 顯示符合查詢條件的采購單。打印： 查詢結果可以打印成報表，即采購清單。 打印預覽如圖所示：3 出入庫 采購入庫（INV410）菜單：耗材管理系統－》出入庫－》采購入庫，畫面如圖所示：左邊列表顯示的是狀態為“開單”的采購入庫單，右邊顯示的是某個采購入庫單的詳細信息。新建和修改：“倉庫”為必填項。“單據日期”為必填項，默認為系統當前日期，可以修改。“相關人員”默認為當前登錄用戶，可以修改。“開單日期”默認為系統當前日期，“開單人”默認為當前登錄用戶，不能修改。“狀態”默認為“開單”，且不能修改。“業務類型”默認為“收貨”，且不能修改。“采購發票號”在登記采購入庫單時，如果發票隨貨同到，輸入發票號，那么當該采購入庫單確認時，就會生成相應的發票信息。“商品編號”為必填項，“商品名稱”根據商品編號帶出。“批號”和“有效期”，如果某個商品啟用了批號管理，那么需要輸入批號和有效期，否則無需錄入。“數量”和“價格”為必填項。修改的前提是只有當單據的狀態為“開單”時才能修改。刪除：只有當單據的狀態為“開單”時才能刪除。關于“所屬組”：“所屬組”必填與否是根據系統選項來控制的。進入菜單：系統設置－》系統選項設置，可以對該選項進行設置。當“所有單據（請購、采購、收貨）嚴格分組管理”打勾時，表示相關業務單據必須要記錄工作組信息，那么此處的“所屬組”則為必填項，否則為非必填項。“相關人員”根據所屬組進行過濾。關于“采購單號”和“供應商”：如果采購入庫單針對的是某個特定的采購單，那么可以通過錄入采購單號，來快速的添加供應商和商品等相關信息。“采購單號”可以通過鼠標雙擊開窗選擇，如下圖所示：這里列出的可供選擇的采購單和系統選項“采購單必須通過審核后方可使用”的設置有關。如果該選項打勾，則此處只能列出那些“狀態＝提交”且“審核狀態＝已審核”的采購單，否則列出那些“狀態＝提交”的采購單。如果已經選擇了某個特定的供應商，則此處列出的采購單只能是針對該供應商且滿足上述條件的。如果采購入庫單針對的是同一個供應商的多張采購單，那么可以通過多次選擇采購單號，來快速的添加商品明細信息。多次選擇采購單號后，系統會彈出如下圖所示的提示信息：選擇“否”，系統會把多張采購單的商品明細都添加到當前的這張入庫單中；選擇“是”，系統只會把最后一次選擇的采購單的商品明細添加到當前的這張入庫單中。除了上述快速添加入庫單明細的方法外，系統還支持手工逐條添加明細。具體方法如下：先選擇供應商，然后再添加該供應商的商品等相關信息。“供應商”可以通過鼠標雙擊開窗選擇，如下圖所示：商品可以通過鼠標雙擊開窗選擇，如下圖所示：條碼的生成和打印：錄入完畢且不再需要修改的采購入庫單可以進行確認，單擊“確認”按鈕即可。此時是否生成條碼要視系統選項而定，該選項如圖所示：若“收貨時自動生成商品批號條碼”選項打勾，則在單據確認時，系統會彈出如下對話框，提示用戶是否要立即打印條碼標簽。若選擇“是”，則系統立刻打印條碼，打印條碼的數量＝收貨數量，條碼上記錄商品收貨單位。對于同一個商品的同一個批號，如果收貨單位不同，則會生成不同的條碼。確認：單據一旦確認，采購入庫單的狀態變為“完成”，這時該采購入庫單不能再進行任何修改和刪除。采購入庫單確認后，更新相應的庫存帳，且相關采購訂單變成“完成”狀態。若入庫了某個