采購(gòu)部體系建設(shè)組織架構(gòu)工作流程細(xì)則制度(編輯修改稿)

　

【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 財(cái)務(wù)：（XXX） 行政部： XXX 二類原材料：附屬調(diào)料（干調(diào)類）：小批量調(diào)料、餐巾紙、碗類、包材盒、袋類。責(zé)任人：采購(gòu)主管（BBB）、采購(gòu)員EEE監(jiān)管人：流通經(jīng)理：(AAA)、財(cái)務(wù)（OO）三類原材料：日雜、設(shè)備配件。責(zé)任人：采購(gòu)員FFF監(jiān)管人：采購(gòu)部主管（BBB）、采購(gòu)助理（CCC）、財(cái)務(wù)（OO） 采購(gòu)部門的職能 分析公司原材料市場(chǎng)品質(zhì)、價(jià)格等行情 尋找物料供應(yīng)來(lái)源，對(duì)每項(xiàng)物料的供貨渠道加以調(diào)查和掌握。 與供應(yīng)商洽談并安排工廠參觀，建立供應(yīng)商的資料。 要求報(bào)價(jià)，進(jìn)行議價(jià)，有能力可進(jìn)行估價(jià)并作出比較。 采購(gòu)所需的物料。 查證進(jìn)廠物料的數(shù)量與品質(zhì)。 對(duì)供應(yīng)廠商的價(jià)格、品質(zhì)、交期、交量等作出評(píng)估。 掌握公司主要物料的市場(chǎng)價(jià)格起伏狀況，了解市場(chǎng)走勢(shì)，加以分析并控制成本。 依采購(gòu)合約或協(xié)議控制、協(xié)調(diào)交貨期。 呆料與廢料的預(yù)防與處理。 采購(gòu)流程細(xì)則（申報(bào)、詢價(jià)、預(yù)采、審核、入庫(kù)、核實(shí)）一、收集信息采購(gòu)部門采購(gòu)人員通過(guò)多方走訪市場(chǎng)，了解采購(gòu)物資的市場(chǎng)行情，掌握其價(jià)格變動(dòng)趨勢(shì)，并做以分析整理。二、申請(qǐng)與訂購(gòu)㈠采購(gòu)單申請(qǐng)流程采購(gòu)單及其提報(bào)規(guī)定 （1）請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)按照要求填寫完整、清晰 ，發(fā)送電子郵件形式由總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后報(bào)采購(gòu)部門； （2）固定原材料物資申購(gòu)按照“物資采購(gòu)審批單”的格式進(jìn)行填寫發(fā)送電子郵件形式提報(bào)； （3）輔助材料設(shè)備及工程項(xiàng)目申購(gòu)按照“物資采購(gòu)審批單”的格式填寫發(fā)送電子郵件形式提報(bào)； （4）日常零星采購(gòu)按照公司印制的按照“物資采購(gòu)審批單”的格式填寫發(fā)送電子郵件形式提報(bào)； （5）請(qǐng)購(gòu)部門在提報(bào)請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)要求采購(gòu)部主管以上人員簽字，請(qǐng)購(gòu)部門備份； （6）涉及的請(qǐng)購(gòu)數(shù)量過(guò)多時(shí)可以附件清單的形式進(jìn)行發(fā)送電子郵件形式提交，為提高效率該清單的書面文檔也需一并提交； （7）請(qǐng)購(gòu)單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由總經(jīng)理簽字后發(fā)送電子郵件形式報(bào)采購(gòu)部。 2．公司物資請(qǐng)購(gòu)單的提報(bào)部門 （1）公司經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)的原材料物資、勞保、雜貨由生產(chǎn)部門提報(bào)； （2）公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項(xiàng)目由行政部提報(bào)； （3）公司各部門專用的物資由各部門自行提報(bào)。 （如工程、設(shè)備等由設(shè)備部申請(qǐng)?zhí)釄?bào)）㈡采購(gòu)部接收請(qǐng)購(gòu)單作業(yè)流程 請(qǐng)購(gòu)的接收要點(diǎn) （1）采購(gòu)部在接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)檢查請(qǐng)購(gòu)單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請(qǐng)購(gòu)單是否經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)審批； （2）接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)遵循無(wú)計(jì)劃不采購(gòu)，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購(gòu)，圖紙及技術(shù)資料不全不采購(gòu)，庫(kù)存已超儲(chǔ)積壓的物資不采購(gòu)的原則； （3）通知倉(cāng)庫(kù)管理人員核查請(qǐng)購(gòu)物資是否有庫(kù)存； （4）對(duì)于不符合規(guī)定和撤銷的請(qǐng)購(gòu)物資應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門。 《采購(gòu)申請(qǐng)單》的分發(fā)規(guī)定 （1）對(duì)于請(qǐng)購(gòu)單采購(gòu)部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理； （2）對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理； （3）無(wú)法于請(qǐng)購(gòu)部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請(qǐng)購(gòu)部門； （4）重要的項(xiàng)目和專業(yè)物資采購(gòu)前應(yīng)征求其他相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的建議。 采購(gòu)周期的規(guī)定 （1）單次采購(gòu)金額預(yù)算在5000元以下的零星采購(gòu)項(xiàng)目或預(yù)算在1萬(wàn)元以下采購(gòu)的物資及產(chǎn)品的采購(gòu)由采購(gòu)員負(fù)責(zé)采購(gòu)助理監(jiān)督，周期不應(yīng)超過(guò)35天；（ 遠(yuǎn)途和定制除外 ） （2）單次采購(gòu)金額預(yù)算在1萬(wàn)元以下的項(xiàng)目比價(jià)采購(gòu)由采購(gòu)助理負(fù)責(zé)采購(gòu)采購(gòu)主管監(jiān)督，采購(gòu)周期不應(yīng)超過(guò)57天； （3）單次采購(gòu)金額預(yù)算在2萬(wàn)元以下的項(xiàng)目比價(jià)采購(gòu)由采購(gòu)主管負(fù)責(zé)采購(gòu)，采購(gòu)經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督，采購(gòu)周期不應(yīng)超過(guò)710天； （4）單次采購(gòu)金額預(yù)算在2萬(wàn)元以上的項(xiàng)目采購(gòu)部由采購(gòu)經(jīng)理親自負(fù)責(zé)采購(gòu)，公司總部負(fù)責(zé)監(jiān)督，采購(gòu)周期不應(yīng)超過(guò)1530天； （5）請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)按照以上（1）（4）條中規(guī)定的時(shí)間提前提寫請(qǐng)購(gòu)單 采購(gòu)部如未能按時(shí)完成采購(gòu)任務(wù)時(shí)應(yīng)向相關(guān)部門說(shuō)明原因； （6）遇到緊急采購(gòu)應(yīng)匯報(bào)總經(jīng)理采取快速優(yōu)先采購(gòu)的策略； 庫(kù)房固有物品的申請(qǐng)與訂購(gòu)：庫(kù)房負(fù)責(zé)人應(yīng)為每種庫(kù)存物品設(shè)定合理的安全庫(kù)存，在庫(kù)存量接近或低于此安全庫(kù)存時(shí)，即需要庫(kù)管員及時(shí)報(bào)貨，以補(bǔ)充庫(kù)房里的存貨。庫(kù)管員報(bào)貨時(shí)，應(yīng)填寫一份《采購(gòu)申請(qǐng)單》，并注明：(1)貨品名稱、規(guī)格型號(hào)、具體品牌、廠家； (2)平均每日/每周/每月消耗量；(3)庫(kù)存數(shù)量；(4)提供本次訂貨數(shù)量建議。填寫完成的采購(gòu)申請(qǐng)單交到庫(kù)房負(fù)責(zé)人手中，經(jīng)其審核可行后，將此采購(gòu)申請(qǐng)單統(tǒng)一交到采購(gòu)助理手中，由其制作采購(gòu)申請(qǐng)匯總表，經(jīng)由采購(gòu)部主管或經(jīng)理簽字確認(rèn)，上交到總經(jīng)理處批復(fù)同意后，采購(gòu)員方可進(jìn)行采買工作。新增物品的申請(qǐng)與訂購(gòu)：如因生產(chǎn)需要，需要緊急采購(gòu)，應(yīng)由申請(qǐng)人填寫《緊急采購(gòu)申請(qǐng)單》，經(jīng)其直屬領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批同意后，將此《緊急采購(gòu)申請(qǐng)單》送交采購(gòu)部，采購(gòu)助理與采購(gòu)員應(yīng)按《緊急采購(gòu)申請(qǐng)單》內(nèi)容要求，尋找至少三家供貨商，經(jīng)過(guò)多面權(quán)衡比較，成本分析，選定最合適供應(yīng)商，提出采購(gòu)意見(jiàn)，經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理批準(zhǔn)后，采購(gòu)部立即組織實(shí)施采購(gòu)。以舊換新設(shè)備和物品的申請(qǐng)與訂購(gòu)：如有部門欲更新替換舊有設(shè)備或舊有物品，應(yīng)先填寫一份《物品報(bào)損單》給財(cái)務(wù)部及總經(jīng)理審批。經(jīng)審批后，將此份《物品報(bào)損單》和《采購(gòu)申請(qǐng)單》一并送交采購(gòu)部，采購(gòu)助理須在采購(gòu)申請(qǐng)單內(nèi)注明以下資料：(1)貨品名稱，規(guī)格；(2)最近一次訂貨單價(jià)；(3)最近一次訂貨數(shù)量；(4)確認(rèn)本次訂貨數(shù)量。固定供應(yīng)商原材料的申請(qǐng)與訂購(gòu)：蔬菜、肉類、海鮮、臘肉、皮蛋、面粉等原材料的采購(gòu)申請(qǐng)，根據(jù)當(dāng)日店鋪的報(bào)貨情況，預(yù)測(cè)第二日用量，由生產(chǎn)部門填寫每日的《生產(chǎn)原材料申購(gòu)單》以郵件形式發(fā)給流通部經(jīng)理和主管，由采購(gòu)助理當(dāng)日以電話落單。三、詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)與評(píng)估通過(guò)多途徑（直接生產(chǎn)廠商、代理商、經(jīng)銷商、網(wǎng)絡(luò)、傳媒）詢問(wèn)采購(gòu)物料價(jià)格，了解整體行情；采購(gòu)人員選定至少三家以上的合格供應(yīng)商（有資質(zhì)、有能力、有信譽(yù)、有經(jīng)驗(yàn)），并將所購(gòu)物料的名稱、規(guī)格、品牌、材質(zhì)要求、數(shù)量等相關(guān)信息以口頭或書面的形式告知供應(yīng)商，并要求其報(bào)價(jià)；并要求其提供準(zhǔn)確的供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式，簽名并加蓋公章；采購(gòu)部門根據(jù)幾家合格供應(yīng)商提供的報(bào)價(jià)單，在保證產(chǎn)品質(zhì)量與服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的前提下，再對(duì)其進(jìn)行價(jià)格談判控制；經(jīng)過(guò)整體評(píng)估，確保采購(gòu)物料的單價(jià)最合理，可有效的控制成本，提高產(chǎn)品的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。細(xì)則如下：（一）、詢價(jià)及其規(guī)定 1．詢價(jià)需要認(rèn)真審閱請(qǐng)購(gòu)單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，技術(shù)參數(shù)，遇到問(wèn)題應(yīng)及時(shí)的與請(qǐng)購(gòu)部門溝通； 2．屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中統(tǒng)一采購(gòu)； 3．對(duì)于緊