濟公沙鍋財務管理手冊-7(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 對原始憑證和記賬憑證的審核，預防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等會計數據未經審核而登記入機內賬簿。第五十條 操作人員對使用的硬件設備的安全負責，設備的開啟和關閉應嚴格按規范程序進行，下班時，應關閉設備的電源。操作人員離開辦公室前，應執行相應命令退出會計軟件。第五十一條 確保會計數據和會計軟件的安全保密，防止對數據和軟件的非法修改和刪除；根據公司實際情況，由專人保存必要的上機操作記錄，記錄操作人、操作時間、操作內容、故障情況等內容。第五十二條 對會計軟件進行升級和計算機硬件設備進行更換等工作，須經財務部經理的同意，報總經理批準；在軟件升級和硬件更換過程中，要保證會計數據的連續和安全，并由財務部經理指定專人進行監督。第五十三條 健全排除計算機硬件和軟件故障的管理措施，保證會計數據的完整性；健全計算機病毒防范措施, 未經允許不得在記帳電腦上安裝、拷貝無關軟件、文件。第五十四條 電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作，要嚴格按照財政部有關規定的要求對會計檔案進行管理，由專人負責。電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數據以其它磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來的書面等形式的會計數據；會計數據是指記帳憑證、會計帳簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等數據。第五十五條 對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點；第五十六條 每月10日前對上個月的會計數據進行備份。采用磁性介質保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失。第五十七條 所使用會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截止至該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。第九章 會計工作交接第五十八條 會計人員調動或離職，應詳列移交事項、編寫清冊辦理交接，將本人所經管的會計工作全部移交給接替人員。未辦清交接手續的，不得調動或離職。第五十九條 會計人員辦理移交手續前，必須及時做好以下工作：（一） 已受理的經濟業務尚未填制會計憑證的，應當填制完畢。（二） 未登記賬目應當登記完畢，并在最后一筆余額后加蓋經辦人員印章。（三） 整理應該移交的各項資料，對未了事項寫出書面材料。（四） 編制移交清冊，列名應當移交的會計憑證、會計賬簿、會計報表、印章、現金、有價證券、支票簿、發票、文件、財務軟件及密碼、數據磁盤及有關資料等。第六十條 移交人員在辦理移交時，要按移交清冊逐項移交；接替人員要逐項核對查收。第六十一條 移交人員從事會計電算化工作的，要對有關電子數據在實際操作狀態下進行交接。第六十二條 會計人員辦理交接手續時，必須有監交人負責監交。一般會計人員交接，由財務部經理或其代表負責監交；財務部經理交接時，由公司總經理（或其授權代理人）負責監交。第六十三條 財務部經理移交時，還必須將全部財務會計工作、重大財務收支和會計人員的情況等向接替人員詳細介紹。對需要移交的遺留問題，應當寫出書面材料。第六十四條 交接完畢后，交接雙方和監交人員要在移交注冊上簽名或者蓋章，并應在移交注冊上注明：單位名稱，交接日期，交接雙方和監交人員的職務、姓名，移交清冊頁數以及需要說明的問題和意見等。移交清冊一般應當填制一式三份，交接雙方各執一份，存檔一份。第六十五條 接替人員應當繼續使用移交的會計賬簿，不得自行另立新帳，以保持會計記錄的連續性。第二部分　財務管理第十章 發票管理規定第六十六條 公司財務部及各單店必須建立健全發票管理制度。消費者在各店可以依據相關規定取得普通發票。第六十七條 普通發票的購買和領用（一） 普通發票由公司財務部在當地稅務機關買回發票后，按順序進行編號，在《普通發票領用登記簿》上，逐包登記起止號碼，由專人負責保管，單獨設立存放地點。（二） 各店領用發票時，由領用人在登記簿上簽字，由各店派專人負責保管。第六十八條 普通發票的使用（一） 發票必須按號使用，開具發票必須按照規定的付款單位、時限、順序一次性如實開具。發票中的單價和銷售價必須是含稅價格，不可將價稅分別填開，發票上必須加蓋本分公司的發票專用章。（二） 開錯的發票不得撕毀、丟棄，應加蓋作廢章，連同存根一起貼在發票上，一并保存。（三） 禁止轉借、轉讓、倒賣、代開發票；不得撕毀、涂改、偽造發票；禁止在發票上弄虛作假；不得擅自出售、拆本使用及銷毀發票；不得自行擴大發票使用范圍。（四） 若發票丟失，必須在當日向財務部報告，財務部在3個工作日內向稅務機關報告。第六十九條 普通發票的存根保管（五） 使用完的發票存根定期送交財務部，以舊換新妥善保管，以便查閱。已經開具的發票存根聯和發票登記簿，應保存五年。保存期滿，經報稅務機關驗收銷毀。（六） 辦理單店變更或者注銷登記的同時，留存的未使用發票需及時辦理變更、繳銷手續。第十一章 現金、銀行存款及銀行票據的管理第七十條 公司實行現金的集中管理，不允許任何部門(包括單店)和個人自行保存和支取現金，單店作為獨立核算單位，可在公司財務部指定的銀行分別辦理存款帳戶和取款帳戶(取款帳戶是否設立應商討)，存款帳戶只存款不出款，每日必須將營業資金全額存入該帳戶，不得坐支營業資金。各店的資金支出在報經公司總經理審批同意后，由取款帳戶提取現金支付。第七十一條 現金管理（一） 現金支付范圍： 1. 支付給員工的工資、獎金、津貼及勞保福利等開支； 2. 個人勞務報酬；3. 報銷（或借支）的差旅費、業務費、修理費等；4. 結算起點以下的零星支出；5. 公司總經理批準的其他符合現金支付范圍的支出。 （二） 除以上規定的支付范圍以外，財務人員支付個人款項，超過使用現金限額的部分，應當以支票支付；確需全額支付現金的，經會計審核，財務部經理批準后支付現金。（三） 各部門、單店現金的使用范圍應符合國家《現金管理辦法》的規定，嚴格控制現金結算，超出結算起點的付款應通過銀行結算；特殊情況下需用現金結算時，必須取得對方的收款收據并經會計審核，財務部經理批準后支付；不得為任何單位和個人套取現金。（四） 各店必須核定庫存現金限額，限額的核定以本店3天以內的現金日常用量為準，凡超過庫存限額的現金應及時送存銀行，現金的存入及取出應派車輛接送，切實做好安全保衛措施。（五） 除零星現金收入可以補充庫存外，各店每天營業收入的現金應在當天送存銀行，在銀行停止收款后收進的現金，應存入店內的保險柜，于第二天上班后及時送存銀行。（六） 出納員在辦理現金收付時，必須檢查收付款憑證是否按規定的審批權限及程序經過審批，不得受理未按規定審批的收付款業務，不得受理不完整、不真實、不合法的內外部憑證，在收付現金時，應堅持“當面點清”的原則，每筆現金收付后，須加蓋“現金收訖”或“現金付訖”戳記。（七） 出納人員應根據每天的現金收支情況編制“現金日記帳”。“現金日記賬”應使用訂本式賬簿，即使在實行會計電算化的情況下，出納員和各店仍要設置現金收付登記簿，逐筆登記。（八） 出納員及各店必須做到“日清月結”，日記賬與庫存現金于每日終了后核對，如出現長短款，應報告財務負責人，查明原因后及時處理。（九） 不準用白條抵充現金，不準因私借支現金，不準保存帳外現金，不得公款私存。（十） 財務部經理或被指定的會計主管每月至少對出納庫存現金檢查核對一次，驗證帳實是否相符，情況異常時，應進行突發性檢查。（十一） 出納員不得兼管任何購、銷業務和實物收發；不登記除銀行存款、現金日記賬以外的任何其他賬簿；不兼管財務稽核。第七十二條 銀行存款管理（一） 銀行戶頭必須按國家規定開立和使用，僅供公司收支結算使用，不得出借銀行戶頭給外單位或個人使用，不得為外單位或個人代收代支、轉帳套現。（二） 銀行存款支付審批權限應嚴格控制，出納人員要嚴格審核是否履行審批程序、單據是否齊全、審批手續是否完備、支付是否合乎公司規章制度。各級審批人員出差、休假等不在公司期間，應對審批權限進行書面授權。（三） 財務人員應通曉各類銀行結算方法，并根據情況選擇對公司較為有利的方法進行結算。采用銀行匯票，匯兌等其他結算方式的要嚴格按照《票據法》和銀行規定，按照規定的內部申請、審批程序和銀行的結算制度辦理。（四） 出納員應根據每日的銀行收付業務逐筆登記銀行存款日記賬并結出余額，在每月終了后5個工作日內， 根據銀行對賬單仔細核對和清理銀行日記賬，查明未達賬項及其原因，編制《銀行存款余額調節表》及其說明，交稽核人員審查核對并簽字認可后報財務部經理審批。《銀行存款余額調節表》及其說明應每年裝訂成冊歸檔。第七十三條 票據管理（一） 支票領取：1. 凡領取支票，應根據支取資金的相關規定辦理手續(見后)，說明資金的用途、金額、使用人等項，經有關財務人員審核、財務部經理復核、總經理批準后方能領取。2. 支票領取人應辦理支票登記手續，于領取支票后10日內報賬。對未及時報賬者財務人員應該及時督促，并有權不予簽發新支票。3. 在支票有效期內未使用的支票，或因情況變化未使用的支票應及時退還財務部，對未及時歸還者財務部應及時督促，并不予簽發新支票。（二） 支票等銀行結算票據管理：1. 支票由出納負責簽發，嚴格控制簽發不記名甚至空白支票、空頭支票。特殊情況需簽發限額空白支票時，必須在支票上寫明收款單位名稱、款項用途、簽發日期、規定限額等，在小寫金額欄恰當幣位應寫上“￥”等幣種符號，并由領用人在登記簿上簽字確認。2. 應建立支票、銀行匯票、商業匯票等銀行結算票據的登記領用制度，設置領用登記簿，詳細登記金額、利率、期限、號碼、收款單位等內容，并由領用人簽字。3. 如遇銀行結算票據遺失，直接責任人應立即通知出納員，并去銀行辦理掛失手續；逾期未用的銀行結算票據，領用人應及時交回出納員，辦理注銷手續 ；對填寫錯誤、過期失效的銀行結算票據， 出納員應加蓋“作廢”戳記，連同存根一并保存。4. 支票等銀行結算票據、財務收款收據等統一由出納員保管，但財務印鑒必須由兩人（或以上）分開保管；出納員不得保管財務專用章或結算專用章，財務印鑒不得預留在空白財務票據上。5. 出納人員應每日編制銀行存款變動表。準確掌握賬戶余額，不準發生空頭、透支資金。支票用完時，出納人員應及時申購支票，并妥善保管，公司財務部應保證只有出納才能接觸未經使用的空白支票。6. 出納人員應保持支票存根的完整性和作廢支票處理的恰當性，稽核人員應定期對銀行結算票據的使用情況予以查核。第十二章 資金管理第七十四條 資金管理原則公司的資金管理實行統一使用、集中管理的原則。公司及各店的資金由公司財務部統一籌措、集中管理、統一使用。各部門(包括各單店)的費用支出由財務部統一核定、統一支付，經請示公司財務部同意后或在財務部授權的范圍內，各單店可以用備用金支付一些零星開支(應商討)。第七十五條 資金計劃資金計劃分為年度資金計劃、月度資金計劃和周資金計劃。年度資金計劃的編制與執行參照財務預算管理的相關規定。公司各部門（含單店）應該由專人負責制訂資金計劃和記錄資金計劃執行情況，定期與財務部對賬。（一） 資金計劃的編制每月25日前各部門（包括單店）編制下一月度的資金使用計劃，經部門領導及主管副總審核后報財務部，由財務部經理初審，匯總平衡后報總經理辦公會。次月1日之前經總經理辦公會討論通過后下發執行。周資金計劃應是對月度資金計劃的分解。資金計劃包括資金收入計劃和資金支出計劃兩部分(資金收入是指經營收入，資金支出是指經營中采購支出，固定資產支出及其它大額支出)，單店在編制計劃時需根據當月預計收入及支出項目編制資金計劃，保證量入為出。（二） 資金計劃的執行1． 財務部對每月編制的資金計劃超過年初制訂、分解的當月資金使用計劃的10%的予以重點關注，查明原因，并向總經理匯報。2． 各部門(包括單店)的資金收入及支取必須嚴格參照資金計劃執行，未編入資金計劃的支出，原則上財務部可以拒絕辦理。確因外界情況變化等特殊原因造成的，而且是公司必須的支出，經審批后財務部予以安排資金進行支付。計劃外資金審批程序同預算外資金支出審批程序。3． 財務部對發生的計劃外資金使用必須查明原因、進行記錄并對該部門進行提醒。4． 對于不認真管理資金的部門和專門負責人，財務部有權提請公司領導對該部門負責人或專門負責人員進行處罰。（三） 資金計劃執行情況報告財務部出納人員每周編制資金收支周報，經復核會計人員復核、財務經理審核后報送總經理。財務部經理每月總結當月資金計劃執行情況，報總經理，并在總經理辦公會上公布，為制訂下月的資金計劃提供參考。第七十六條 資金使用審批（一） 基本原則公司實行嚴格的資金審批制度，對于違反審批程序的資金使用申請財務部必須拒付。（二） 資金使用類別按照資金的申請部門與需求部門是否為同一個部門，公司資金可分為兩類：1． 由公司歸口管理部門申請支出的資金（資金申請部門與資金需求部門不是同一個部門）。如：物資采購、固定資產購置、宣傳廣告費、培訓費、人力資源費用（工資、獎金、福利等）、一般辦公費用等支出時使用的資金；2． 由各部門自行申請支出的資金（資金申請部門與資金需求部門是同一個部門）。如：各部門差旅費、業務招待費、一般的業務支出、利息支出、房屋租賃及物業管理等。（三） 資金使用的審批程序1． 預算內資金一般審批流程（預算包括年度預算與資金計劃）2． 預算外資金一般審批流程3． 此處所指預算包括年度財務預算和月度經營計劃和資金計劃。4． 各部門用款必須填寫用款申請并按規定的審批程序進行審批后由財務部執行付款，財務部經理根據公司資金情況批準資金的拔付。5． 每項付款必須經過會計人員復核是否符合資金使用申請所需手續后，出納人員方可辦理，對于不合理、合法、合規的資金使用申請，財務部一律有權拒付。（四） 資金使用申請表須提供相關附件資料，相關附件資料包括以下內容； 1． 已簽署的合同及其附件；2． 支付進度款的，必須提供進度證明；3． 設備、材料、固定資產、其他辦公用品等購置類付款須有驗收人簽字并提供驗收單；4． 收款單