集團公司行政綜合管理實施辦法(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 司各項工作服務。第一條 總 則（一）公司的科技檔案是科研、技術、生產、經營、基本建設工作的歷史記錄,是科學技術資源貯備的一種形式,是廣大工程技術人員和員工艱苦勞動的結晶。科技檔案對于發展生產,提高產品質量,縮短科研、生產、基本建設周期,節約人力、物力、交流等都具有重要的作用。（二）科技檔案與資料實行集中統一管理科技檔案立卷歸檔是生產經營活動的最后一道工序,各部門和科技人員對生產、經營活動中形成的原始技術文件資料必須在完結后兩個月內整理收集齊全,按歸檔要求交檔案室歸檔,由公司檔案室統一管理,保證科技檔案的完整與安全。各部門如需經常翻閱或使用,可由檔案管理員按管理辦法和程序復印、登記,交由該部門使用。（三）公司成立科技檔案鑒定小組,人員組成由公司行政、技術負責人、有關技術人員、檔案管理人員組成。具體負責技術文件材料的立卷、歸檔的鑒定工作。（四）科技檔案與技術資料凡是記述和反映公司基本建設、技術改造、生產技術和產品開發、研究等活動的、文件資料必須,并且按照一定的歸檔制度作為真實的歷史記錄集中保管(包括聲像、照片、圖紙、報表、文字材料、技術資料等)。凡是為了參考的目的而收集和復制的技術文件材料都屬于技術資料。（五）嚴格執行公司保密制度,任何人不得向外泄露公司的技術資料及相關信息,否則按公司相關規定進行嚴肅處理。第二條 技術文件材料的形成、積累和歸檔（一）技術文件材料的歸檔原則技術文件材料實行誰產生誰負責歸檔的原則。業務部門與科技人員在完成任務過程中,應注意技術文件的收集與管理,把需要歸檔的技術文件材料按項目、專題、型號分類收集起來,把有保存價值的按自然形成規律有機聯系起來,組成保管單位(卷、冊、袋、盒),參照科技檔案歸檔范圍、期限、歸檔時間(詳見第七部分附件5),需通過科技檔案鑒定小組鑒定,填寫保管期限,由公司技術負責人簽名,向公司檔案室移交,交接雙方在移交目錄上簽字。（二）各公司、各部門和技術人員應把技術文件材料的積累、整理、形成、鑒定、歸檔和修改、補充等工作作為一項日常工作任務,納入公司生產技術管理工作之中,納入技術人員崗位責任范圍,技術文件材料不完整的不能歸檔,即未完成工作任務,并將技術文件材料歸檔是否完整、系統,質量好壞作為考核技術人員的工作內容之一。（三）對零星技術文件材料的收集,由項目技術負責人定期移交檔案室保管,填寫技術文件材料臨時登記簿。積累的材料,定期通過鑒定小組鑒定,然后按歸檔手續歸檔。（四）歸檔范圍。凡具有工作查考、研究、經驗總結、科技交流等作用的科技材料、資料均應整理歸檔。產品檔案⑴產品研制(包括改進、改型)①原始依據性材料、可行性報告書、任務書、協議書、專題會議紀要,來往函電,各種調研材料、工藝配方、研制計劃、大綱、臨床資料及總結、各種研發上報資料、批復、標準、證書等。②中間性材料:設計計算文件(計算方法、程序、結果、報告等),關鍵技術問題,專題分析報告,技術總結等。③成果性材料:全套工藝、配方設計定型文件材料、技術文件、定型驗收、認證文件等。⑵產品生產任務來源、各種協議、報告、批復、全套產品試生產、正式生產及定型文件材料、批號、生產指令、記錄、技術文件,更改單及更改、補充文件、工藝方案,工藝、產品說明書、工藝專題技術總結與工藝裝備圖樣,原輔包裝材料、產品的重要試驗記錄報告、檢驗、化驗、質量報告、技術攻關記錄、技術總結報告、生產定型報告與批復等。科研專題檔案任務書、專題調研報告、研制計劃、大綱、方案論證報告、計算、驗收記錄及報告,技術圖樣等有關成果性技術文件材料、技術鑒定、認證、專題研究工作總結,使用效果等。設備儀器檔案⑴專用設備儀器隨機的說明書、圖樣、履歷表、照片、鑒定書等。⑵通用、專用設備、檢測設施和固定資產設備的調撥、停用、報廢、新增、啟用等情況的材料、報表。⑶自行研制設備按科研檔案進行歸檔,歸檔范圍參照產品研制內容。⑷各種設備在使用維護中形成的記錄和其他技術文件,也應整理歸檔,由設備管理部門保存使用。基本建設檔案會議記錄、會議記要選址、地質、水文、土地征購報告、批復及協議、施工合同、協議或重要施工記錄(地下情況、隱蔽工程),材料驗收合格證,重要構件試驗記錄、報告,圖紙（平面圖、基礎圖、施工圖、結構圖、竣工圖）設施安裝調試記錄,設計更改單、通知單、全套施工、竣工圖樣(土建、管道、電氣、上下水工藝布置)、竣工驗收報告、工程概預算、決算報告和重要的大修、加固、改建、擴建項目的科技文件材料。其它檔案⑴質檢:各類產品標準、考核指標,各級實物質量測試,產品關鍵項目合格率,原輔材料、產品化驗報告,產品升級評定書,質量工作動態,事故分析處理,有關提高質量的會議記錄,用戶座談會紀要和產品批號、注冊商標照片,QC、QA小組活動成果等有關質量方面的技術文件材料。⑵環保、計量方面:本公司污染監測資料和本公司環保技術成果,治理項目驗收等資料。對新開箱啟用的儀器、儀表相關的說明圖冊(表)、圖紙、檢測、鑒定書等資料。⑶安全、能源等方面的圖紙、圖表、制度、辦法、有關技術性的文件材料等。⑷同外單位協作項目,只歸檔本公司承擔任務部分的科技文件材料。⑸公司通過文書渠道上報下達的技術性文件,應送交檔案室歸類科技檔案并存檔兩份。上級下達、兄弟單位發來有關技術性的文件,檔案室應定期復制配套歸類科技檔案并存檔兩份。歸檔的份數。歸檔兩份,需增加時另行酌定。歸檔的技術文件材料,要符合檔案相關管理制度的要求,統一紙張、規格、字跡、線條清楚、紙質優良,要用碳素墨水或蘭黑墨水書寫,粘貼不能用漿糊,裝訂不能采用金屬物（不銹鋼訂書針除外）。（五）科技檔案分類、歸檔檔案編號方法和科技檔案分類、立卷、歸檔方法詳見第七部分附件4和附件6。第三條 科技檔案的管理（一）為便于保管利用,對辦理了歸檔手續的檔案,應及時登記,并進行必要的加工、整編入庫。（二）檔案庫房需保持清潔通風,做到防盜、防火、防霉、防潮、防蟲、防曬、防鼠等。（三）修改已歸檔的技術檔案,必須履行手續,需經原歸檔部門(或個人)進行修改補充,經公司技術負責人批準方能進行。底稿(正本)修改后,必須對有關副本作相應的修改或者補入修改過的副本。（四）科技檔案管理人員,必須對自己所管理的科技檔案進行定期或不定期的清點。在科技檔案發生意外時,應立即進行部分或全部的檢查,重點檢查檔案是否完整、準確、帳物是否相符等。管理人員工作調動時,應辦理交接手續。第四條 科技檔案的利用和交流（一）科技檔案利用是科技檔案管理的根本目的,根據公司科研、生產、經營和建設對科技檔案的需求情況,編制必要的檢索工具,并積極有效地開展科技檔案的利用工作。（二）嚴格執行檔案的借閱制度(借閱制度詳見第七部分附件7)。第五條 科技檔案的鑒定和銷毀對已失去利用價值的科技檔案剔除銷毀時,必須填寫《技術檔案銷毀登記表》,經公司技術負責人批準后執行,執行銷毀任務時,要與保安部取得聯系,指定二人以上監銷,并同時在銷毀表上簽字。第六部分 附 則第一條 集團所屬公司參照本辦法制定出本公司的實施細則。第二條 本辦法與集團章程有抵觸的，按照章程有關規定執行。第三條 本辦法由集團相關綜合管理部門組織實施。本辦法由集團總經理辦公室負責解釋，由企業規劃發展部負責落實和考核，并制定出相應的考核辦法。第四條 本辦法自頒發之日起執行，在此以前有關規定及辦法同時廢止。第七部分 附 件《各公司定期、不定期應向集團上報的有關文件、材料及要求》。《文書處理程序及分工示意圖》。《文書檔案保管期限表》。《科技檔案分類、立卷、歸檔方法》。《科技檔案歸檔的范圍、保管期限和歸檔時間表》。《科技檔案分類、歸檔檔案編號方法》。《檔案、資料、書籍借閱制度》。《檔案室工作職責》。《檔案管理員崗位職責》。《檔案保密工作制度》。某集團有限公司二0一一年七月八日附件1: 各公司定期、不定期應向集團上報的有關文件、材料及要求序號各公司應上報的材料名稱上報時間及要求1對集團各項方針、政策、文件、會議精神、決議貫徹落實情況實施檢查、督辦、考核。每月末的26日前書面匯總一次報集團總經辦一份。2公司行政綜合經營、財務、人事勞資、審計、福利等基本管理制度文件、材料。對新建、修訂、完善的隨時上報集團總經辦一份。3收集整理本公司員工對集團、公司各方面管理工作的意見和建議。每季度末的26日前書面匯總一次報集團黨群后勤部一份。4公司大事記及其它重要的活動。包括圖像、照片，每季度第二個月的15日以前書面匯總一次報集團總經辦、黨群后勤部各一份5公司經營大綱、工作計劃、經營方案、發展規劃、改革方案、文化建設規劃，半年、年度工作總結、重要會議紀要等文件、材料。形成后即上報集團總經辦、企業規劃發展部各一份；“文化建設規劃”報黨群后勤部一份。6公司機構設置、經濟責任制、獎懲考核辦法等文件、材料。調整或形成后即上報集團企業規劃發展部、總經辦各一份。7月、季、年度經濟運行分析報告、財務報表、各類統計報表。每月、季、年末次月的10日前，報集團企業規劃發展部、財務審計部各一份。8公司資本運營、投融資計劃、報告，財務預決算、資產收益、利潤分配方案及彌補虧損方案。形成后即上報集團財務審計部、企業規劃發展部各一份。9公司增減股本、擴大股份認購范圍、增減注冊資本方案形成后即上報集團總經辦、財務審計部、企業規劃發展部各一份。10公司章程、公司分立、變更、終止、破產、解散、結算方案。形成后即上報集團財務審計部、企業規劃發展部、總經辦各一份。11勞動人事管理辦法、績效考核管理條例、工資分配方案形成后即上報集團總經辦、企業規劃發展部各一份。12定編定員方案、崗位設置、人力資源規劃方案。形成后即上報集團總經辦一份。13人員需求及招聘計劃、培訓計劃及正式員工檔案移交形成后即上報集團總經辦、企業規劃發展部各一份。14員工職（崗）位說明書、各部門工作職責。形成后即上報集團總經辦、企業規劃發展部各一份。15中層及以上管理人員調整或聘任文件。形成后即上報集團總經辦一份。16員工全員勞動合同管理實施辦法、員工勞動合同簽訂情況。形成后即上報集團總經辦一份。17員工結構狀況、總人數，包括：員工結構狀況一覽表、管理人員基本情況一覽表、專業技術人員基本情況一覽表。每季末的次月3日前報送集團總經辦，附本季度員工進出人員花名冊。18在職員工花名冊。每年終的次月3日前報送集團總經辦。19及時繳納本公司打印、復印文件材料發生的費用。每月末的次月5日以前向集團財務部繳納。20《香菊》期刊稿件。每季度第二個月的15日以前，向黨群后勤部報送。★考核辦法：一件材料或一次或未按時上報者，扣部門負責人及分公司經理5—10分，分別由集團企業規劃發展部、財務審計部、黨群后勤部按照“上報時間及要求”及時向集團總經辦反饋有關情況，由總經辦統一匯總、全年累積考核，年終一次兌現。27 / 28附件2: 文書處理程序及分工示意圖負責單位 外 收 發 內 收 發 辦文部門 公司領導人 印刷廠或人員： （專、兼職文書人員） （承辦人） 部門負責人 打字員收 文 收進 登記 分送 收進 啟封 登記 分送 擬辦 批辦 催辦 承辦 發 文 歸卷 注辦 撰稿 簽發 發出 裝訂(封） 登記 注發 蓋印 校對 繕印 附件3: 文 書 檔 案 保 管 期 限 表一、綜合類黨組織(黨委、支部,下同)、會議記錄 永久黨員學習、組織生活、民主評議黨員等會議、記錄、有關工作安排、總結報告 30年黨組織召開重要會議文件材料⑴通知、名單、議程、報告、領導講話、大會發言、選舉結果、決議紀要 永久⑵會議未通過的材料 10年黨組織召開一般性會議文件材料⑴通知、名單、議程、講話、報告、總結、記錄 30年⑵個人發言、參考材料 10年黨組織換屆、領導任免、增補成員的文件材料 永久黨、紀檢監察年度工作安排