某廣告公司管理執行手冊(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 和自己職務有關的資訊體系。2) 廢棄職務上不需要的資訊。3) 能使我們便利行事的資訊，應知道在哪里可獲得它。——資訊網的建設（2） 建立公司內部的報告制度資訊系統制度化，處理問題方便得多。（3） 資訊的處理1) 規定文件的保存期限，期限一到就銷毀。2) 依照下達命令用，協調用，行動用和管理用等不同的目的，重新整理原始資料。3) 如果比下列的日期更晚提出，則成為沒有用的報告，應予以廢棄。l 日報到翌日的10點為止。l 周報到下一周的星期二為止。l 月報到每個月的28日為止。今天不做，明天就后悔。不恥下問 成功的人不必比其他人更胸有成竹。事實上，成功的人更經常地向別人請教，是問問題的高手。 高級主管隨著在公司里的職位越來越高，也越來越脫離具體的事務，通過不恥下問，與所管轄的員工保持密切接觸，才能高層建瓴地解決所面臨的問題。 提問題是良好管理的重要工具。直接告訴下屬如何去解決一個問題比向他們請教時省時省力些，但是通過不恥下問，使那些執行你的決定的員工，參加到了解情況和作出決策的過程中，你就會提高大家的士氣，更熱情更有效地解決所現臨的問題。 問問題創造出人與人之間的聯系。借著問，你就把周圍的人們暫推向“舞臺的中心”，而不是總是以你自我為中心，這樣同事和下屬會覺得你可愛，可親。 不恥下問使你避免變成“無所不知”的人落入無知的陷阱，縱使你自認為無所不懂，最好還是放聰明點不恥下問。 提問題可以贏得時間，通過提問你就有時間按自己的步調作出反應或采取行動。 通過提問題，你能引導談話朝你所希望的方向進時——了解到您想知道的情況。例如，召集一個會議，你可看看對方的眼睛，微笑著，用輕松的詢問的語調說：“會議開始好嗎？”會議該結束時，可用這樣的問題：“怎么樣，該討論的都討論了吧？”或“會議結束前，還有什么事要提出來討論的呢？” 當你獲得了你所要的訊息就不要再問。 提問題是解決我們大多數人不喜歡閑聊的好方法。它幫你打破冷場及繼續會談而不至于冒自己談話太多之險。 問問題會產生老練得體的結果。例如，兩位遛狗的人未經允許就進入一牧場，牧場主人盡管完全有權命令他們離開他的牧場。但他通過提問：“你們知道這是私人的牧場嗎？”回答說知道。“那么你們懂得我們會射殺那些靠近小牛的狗嗎？”他進一步問到。“我們馬上離開。”遛狗者問答說。牧場主微笑著謝謝他們，并說：“今天真是散步的好日子。”牧場主通過提問有效而聲速地達到了目的，并且沒有造成矛盾沖突和對抗，在公司里，許多問題都可用這種方法達到類似的效果。 通過提問，事實上可以學到新東西，不恥下問是值得提倡的，而不是軟弱和愚笨的表現。 人們愈是賢明，愈低頭向他人學習，知道自己還有不知道，才是真的知道。下達命令的方法一（1） 明確表示目的WHY1） 說明必須做這項工作的理由；2） 明白目的為何，方能作正確的判斷。（2） 工作明了化WHAT1） 明確表示那一項工作應做到何種程度；2） 說明這工作的份量，及關聯。（3） 明確規定由誰來做WHO1） 只向直屬的部屬下命令；2） 明確告訴部屬，應由他單獨或合力完成；3） 如果是由兩個以上的群體去做一項工作時，應分擔工作，并規定由誰負責最后的綜合整理。（4） 明確表示實施時間WHEN1） 何時開始做，何時應完成；2） 規定現在所要進行工作的先后次序。（5） 指定工作場所WHERE（6） 指定工作方式HOW1） 隨工作的內容不同，隨著部屬能力的不同，作適當的指示；2） 指示部屬以口頭或書面報告結果，并明確表示，書面報告是否應寫得很詳細。 喊破嗓子，不如做出樣子，伙伴也會行動起來。下達命令的方法二 （1）下達命令時，要注意自己的語言和態度。應當掌握一種有效的管理技術，那就是對部屬說：“拜托了”“都靠你們了。”要充分學會使用這處管理技術。（2） 對于不同類型的部屬，要采取不同的方法下達命令，才會得到較好的效果。1） 對性格倔強的部屬和比自己年長的部屬或是曾經取得過一些成績的部屬，要盡可能地采取懷柔政策，可以對他們說：“我需要借助你們的經驗和智慧……”要表現出比較謙虛的態度。2） 對那些熟悉工作，自信心和自尊心很強的部屬，最好使用暗示的命令，可以對他們說：“這是一個責任重大的工作……我覺得你是咱們這里最理想的人選 ……”說完之后，等待他的反映。3） 對那些后進的，對自已沒有企圖心，不喜歡工作和受苦的部屬，必須采取強制，命令，處罰的措施。4） 對工作特別感興趣的部屬，要使用肯定鼓勵的命令，可以對他們說：“你對這種事很在行，靠你了。” （3） 下達命令時必須抓住部屬的心理，運用巧妙的語言技巧和力量，喚起部屬的使命感。1） 如果讓部屬去做危險的、辛苦的、繁瑣的工作時，不僅要明確說明待遇優厚，安全有保障，此外，還要喚起他們的責任感。公司知道他們所做的一切。2） 如果讓那些專業人員從事某種特殊工作時，就對他們說：“這樣的工作只有象你這樣的大將才能完成。”用幽默的語言來打動對方的自尊心。3） 如果讓部屬從事自己責任以外的工作，要找那些自愿去做的人來做，或要用一些積極的評語來激起他們的上進心。 領導不能在任何時候，對任何工作都以“公司的命令”為理由來命令部屬。管理在這個時候是一種期望與激勵。演講的秘訣 作為公司主管常常會面對一大群同仁，顧客發表演講，即使不是正式的演講，通常也要在某些場合中，發表你的見解，甚至為來訪賓客做簡報。總之，面對一群人發表你的意見，是你職務中重要的一環工作。做好演講，必須假以時日，常常鍛煉，才能夠出口成章、言之有物、動人心情、說人以理，要做到這種結果，必須注意下列幾項：（1） 充分準備：任何演講都必須充分準備，請將演講的重心，先以一句話寫出來，這一句話將使你思緒清楚，因為所有的內容，將以這句話這核心。（2） 內容有重心：依照演講重心的一句話，延伸出來二至三點構想，千萬別貪心，因為太多的構想，聽眾容易迷失，而且不易記憶，為了增強記憶，最好每個構想都能有一則故事或實例來佐證。（3） 開場白要有震撼力：實例、社會新聞、故事、數字或是笑話都是很好的開場白，但是只要一則強而有力的就可以，千萬不要太多。（4） 不要念演講稿：千萬不要照演講稿念，這樣會顯得平淡乏味、生硬而欠缺親切感，因為聽演講的人，是希望聽你“講”而不是來聽你“念”。（5） 不要背演講稿：背誦演講，聽起來不像口語那樣親切，會讓人感到硬繃繃的。面對聽眾：當你演講時，眼睛面對觀眾，將觀眾席以井字劃分，一般來說，在演講者的左右兩邊及最左最右角的人群，常會被忽略，請提醒自己，經常將眼神投注在這些地方，聽眾與你互動就會熱烙起來，面對觀眾時心理產生一種好朋友談話的感覺一樣，你的演講就自然多了。 機會是留給準備好的人接納新員工（1） 誠懇而正確的指導新進員工，使其對工作產生自信。1） 具體指明其工作內容和范圍；2） 向部門內所有的人介紹新來者；3） 帶新員工去認識有關部室；4） 介紹公司的福利措施等；5） 第一星期，應抽出時間與新進員工談一談，問一問有無不適應和看法。（2） 幫助新進人員遵守紀律1） 使他們了解并遵守公司內的規章制度；2） 使他們了解并牢記公司的部門內的優良傳統，并養成他們上下之秩序的好習慣。（3） 灌輸他們履行義務，忠于職守的觀念。（4） 幫助他們使用正確的頭銜去稱呼別人，尤其是客戶，并要他們注意，別說令人難堪的話。（5） 制造多些交談的機會。（6） 分配工作時，不必顧慮年輕或新進等因素。（7） 別倚老賣老或利用職權給他們壓力。公司內部以伙伴