采購管理定義與手冊(編輯修改稿)

　

【文章內(nèi)容簡介】 該就現(xiàn)有的廠商去甄選，分析和了解他們是否符合要求——適當(dāng)?shù)钠焚|(zhì)、準(zhǔn)時交貨、合理的價(jià)格及必需的服務(wù)等。2．透過同業(yè)介紹所謂“同行是冤家”是指業(yè)務(wù)人員之間，因?yàn)楸舜碎g競爭顧客，爾虞我詐；反之，同行的采購人員之間倒是“親家”，因?yàn)楸舜丝梢月?lián)合采購或互通有無。采購人員若能廣結(jié)善緣，同業(yè)必樂與提供供應(yīng)商的參考名單，因?yàn)椤坝诩簾o害，于人有利”，何樂不為。3．閱讀專業(yè)刊物采購人員可從各種專業(yè)性的雜志或刊物，獲悉許多產(chǎn)品的供應(yīng)商，也可以從“采購指南”、“工商名錄”、“黃頁”——電話分類廣告等，獲得供應(yīng)商的基本資料。4．協(xié)會采購人員可以洽詢擬購產(chǎn)品的同業(yè)協(xié)會，提供會員廠商名錄，此外也可洽詢采購專業(yè)顧問公司，特別是來源稀少或取得不易之物品，例如精密的零件或管制性的儀器。5．參加產(chǎn)品展示會采購人員應(yīng)參加有關(guān)行業(yè)的產(chǎn)品展示會，親自收集適合的供應(yīng)商資料，甚至當(dāng)面洽談。最后，值得一提的是，供應(yīng)商的尋找不應(yīng)局限于本地，也應(yīng)該利用外地的供應(yīng)來源。二．供應(yīng)商之評選程序（一）成立評選小組供應(yīng)商之評選，第一步應(yīng)該是成立調(diào)查小組，對合格廠商的各項(xiàng)資格或條件進(jìn)行分析及審議。小組的成員可包括采購部門、工程部門、生產(chǎn)部門、品質(zhì)保證部門、財(cái)務(wù)部門等。（二）決定評審的項(xiàng)目由于供應(yīng)商之間的條件，可能互有軒輊，因此，必須有客觀的評分項(xiàng)目，作為選拔合格廠商之依據(jù)。評審項(xiàng)目通常包括：1．一般經(jīng)營情況（1）公司成立的歷史。（2）負(fù)責(zé)人的資歷。（3）登記資本額。（4）員工人數(shù)。（5）主要客戶。（6）財(cái)務(wù)狀況。（7）營業(yè)證照。2．供應(yīng)能力（1）生產(chǎn)設(shè)備是否新穎。（2）生產(chǎn)能力是否已充分利用。（3）廠房空間是否足夠。（4）工廠地點(diǎn)是否鄰近買方。3．技術(shù)能力（1）技術(shù)是自行開發(fā)或依賴外界。（2）有無與國際知名機(jī)構(gòu)技術(shù)合作。（3）現(xiàn)有產(chǎn)品或試制樣品之技術(shù)評估。（4）技術(shù)人員人數(shù)及教育程度。4．管理制度之績效（1）生產(chǎn)作業(yè)是否順暢合理，產(chǎn)出效率如何？（2）物料管制流程是否以電腦化，生產(chǎn)計(jì)劃是否經(jīng)常改變。（3）采購制度是否能確實(shí)掌握材料來源及進(jìn)度。（4）會計(jì)制度是否對成本計(jì)算提供良好的基礎(chǔ)。5．品質(zhì)能力（1）品質(zhì)管制制度之推行是否落實(shí)，是否可靠？（2）有無品質(zhì)管制手冊。（3）是否訂有品質(zhì)保證的作業(yè)方案。（4）有無政府機(jī)構(gòu)的評鑒等級。（三）設(shè)定評審項(xiàng)目之權(quán)數(shù)即針對每個評審項(xiàng)目，權(quán)衡彼此的重要性，分別給予不同的權(quán)數(shù)。不過，無論評審項(xiàng)目多少，各項(xiàng)目權(quán)數(shù)的總和必定是1（100%）。然而每個評審項(xiàng)目的權(quán)數(shù)，在評選小組各組員之間，仍必須按其專業(yè)程度加以分配。譬如以技術(shù)能力而言，生產(chǎn)人員所占的該項(xiàng)權(quán)數(shù)的分配比率，應(yīng)該比其他組員為高。評選小組決定了供應(yīng)商的評審項(xiàng)目及權(quán)數(shù)后，可將供應(yīng)商調(diào)查問卷送交相關(guān)廠商填寫。然后進(jìn)行訪談或?qū)嵉卣{(diào)查，并定期召集評選會議，按照供應(yīng)商資格評分表（如下表示）進(jìn)行評定的工作。供應(yīng)商資格評分表公司名稱： 電 話：地 址：評審狀況 （ ）初審（ ）追查（ ）改進(jìn)（ ）核準(zhǔn)（ ）不合格審查① 評分表評核項(xiàng)目配分審 查 小 組分?jǐn)?shù)工程品管采購1一般經(jīng)營狀況152制造能力203技術(shù)能力204管理制度績效155品管能力（成品）206品管能力（原料）10100總 分注：1 每一評核項(xiàng)目均予適當(dāng)配分2 除非另有規(guī)定,否則總分在60分以下視為不合格供應(yīng)商② 一般評語采購部門評審：工程部門評審：品管部門評審：（四）合格廠商之分類分級合格廠商分類系按各廠之專業(yè)予以歸類，分級系將各類的合格廠商按其能力劃分等級。分類的目的，避免廠商包辦各種采購條件，預(yù)防外行人做內(nèi)行事；分級的目的，防止廠商大小通吃，是配合采購的需求，選擇適當(dāng)?shù)膹S商。通常，采購人員最不歡迎“什么都能交（物品）”的廠商。因?yàn)樗麄兺ǔ２⒎菍I(yè)廠商，只是到處承攬業(yè)務(wù)的“掮客”，對貨品的性質(zhì)并不十分熟諳，且多在拿到訂單后，才尋找來源。一旦交貨有問題或品質(zhì)出錯，經(jīng)常缺乏能力解決，且極力規(guī)避責(zé)任。換言之，在高度分工專業(yè)化的時代，每一個供應(yīng)商應(yīng)有其“定位”——最專精的產(chǎn)品或服務(wù)，因此，供應(yīng)商的分類及分級，可以避免“魚目混珠”，達(dá)到尋求最適當(dāng)來源之目的。合格廠商之分類分級表(略)三．詢價(jià)的方式詢價(jià)通常可分為下列兩種方式：1．口頭詢價(jià)由采購人員以電話或當(dāng)面向供應(yīng)商說明采購案件的品名、規(guī)格、單位、數(shù)量、交貨期限、交貨地點(diǎn)、付款及報(bào)價(jià)期限等資料。口頭詢價(jià)的方式相當(dāng)便捷，可以免除以書面方式詢價(jià)所需耗費(fèi)的郵寄時間；不過，詢價(jià)的物品應(yīng)以雙方經(jīng)常交易，且規(guī)格簡單、標(biāo)準(zhǔn)化者為宜。2．書面詢價(jià)鑒于口頭詢價(jià)可能發(fā)生語言溝通上的錯誤，且口說無憑，若將來發(fā)生報(bào)價(jià)或交貨規(guī)格上的差異，不但浪費(fèi)時間，也容易引起交易糾紛。因此，對于規(guī)格復(fù)雜且不屬于標(biāo)準(zhǔn)化的產(chǎn)品，應(yīng)采用書面詢價(jià)為宜。但為了節(jié)省雙方通信時間，目前許多公司皆使用傳真機(jī)或電腦將詢價(jià)單送發(fā)給供應(yīng)商，不但詳實(shí)而且快速。詢價(jià)單的參考格式如下：詢價(jià)單/報(bào)價(jià)單NO：——0310品種規(guī)格結(jié)算規(guī)格等級數(shù)量單價(jià)金額mmmmm2元/m2元9801039209215A190010318209215A980103179209215A19001031718209215A說明： 一、報(bào)價(jià)須知 交貨期限：訂購后 天內(nèi)交清。 交貨地點(diǎn)：工廠倉庫。 結(jié)算價(jià)格：含稅價(jià) 付款方法：交貨驗(yàn)收合格后付款。 訂購方法：簽訂一年期合同，每月20日下達(dá)下月訂單。 二、報(bào)價(jià)期限 報(bào)價(jià)單請于 年 月 日以前惠予報(bào)價(jià)以便洽購。單位：XXXXXXXXXX業(yè)有限公司供應(yīng)部 單位：地址：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 地址：電話：XXXXXXXXX 電話：傳真：XXXXXXXXXX 傳真：負(fù)責(zé)人簽字（蓋章）： 負(fù)責(zé)人簽字（蓋章）：年 月 日 年 月 日四．報(bào)價(jià)（一）報(bào)價(jià)的基礎(chǔ)一般而言，供應(yīng)商的報(bào)價(jià)可根據(jù)三種基礎(chǔ)來推行：1．成本加成法指供應(yīng)商的報(bào)價(jià)是以其提供物品或勞務(wù)所必須投入的成本總額（包括材料成本、器具損耗、人員費(fèi)用、運(yùn)銷費(fèi)用、管理費(fèi)用以及稅金等），加計(jì)預(yù)期的利潤成數(shù)而訂定。此一定價(jià)方式，即俗稱的“將本就利”。但是賣方削價(jià)求售時，它的訂價(jià)可能只吸收一部分成本而非全部成本。2．市價(jià)法指價(jià)格系以供需雙方的關(guān)系而訂定。當(dāng)賣方市場價(jià)格趨高時，供應(yīng)商可能獲取暴利，只要一個愿、打一個愿挨，交易仍然順利成立；反之，買方市場貨品滯銷時，供應(yīng)商也會血本無歸。由于供需情況變化無常，價(jià)格往往脫離成本基礎(chǔ)，暴起暴落。（二）報(bào)價(jià)的種類供應(yīng)商的報(bào)價(jià)依付款方式不同，可分為下列幾種：1． 到廠價(jià)與出廠價(jià)①到廠價(jià)系指供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，負(fù)責(zé)將物品送達(dá)買方的工廠或指定地點(diǎn)，其間所發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用概由賣方承擔(dān)。②出廠價(jià)系指賣方的報(bào)價(jià)不包括運(yùn)送責(zé)任，即由買方雇用運(yùn)輸工具，前往賣方的制造廠提貨。此種情形通常出現(xiàn)在買方擁有運(yùn)輸工具或賣方加計(jì)的運(yùn)費(fèi)偏高時，或當(dāng)賣方市場時，供應(yīng)商不再提供免費(fèi)的運(yùn)送服務(wù)。2．現(xiàn)金價(jià)與期票價(jià)①現(xiàn)金價(jià)以現(xiàn)金之方式支付貨款。②期票價(jià)買方以延期付款的方式來采購物品。通常賣方會加計(jì)延遲付款期間的利息于售價(jià)中。3．現(xiàn)貨價(jià)與合約價(jià)①現(xiàn)貨價(jià)指每次交易時，由供需雙方重新議定價(jià)格，若有簽定買賣合約，亦以完成交易后即告終止。在眾多的采購項(xiàng)目中，采用現(xiàn)貨交易的方式最頻繁；買賣雙方按交易當(dāng)時行情進(jìn)行，不必承擔(dān)預(yù)立契約或價(jià)格可能發(fā)生巨幅波動的風(fēng)險(xiǎn)或困擾。②合約價(jià)指買賣雙方按照事先議定的價(jià)格進(jìn)行交易，此一合約價(jià)格涵蓋的期間依契約而定，短者幾個月，長者一兩年。由于價(jià)格議定在先，經(jīng)常造成與時價(jià)或現(xiàn)貨價(jià)的差異，使買賣時發(fā)生利害沖突。因此，合約價(jià)必須有客觀的計(jì)算公式或定期修訂，才能維持公平、長久的買賣關(guān)系。4．定價(jià)與實(shí)價(jià)①定價(jià)指物品標(biāo)示之價(jià)格。若商場的習(xí)慣是不二價(jià)，自然牌價(jià)（定價(jià)）就是實(shí)際出售的價(jià)格，但有些商場仍然流行“討價(jià)還價(jià)”的習(xí)慣，例如某些老式的商場或一般的藝品店等，常使不知道內(nèi)情的外地人吃虧上當(dāng)。當(dāng)然，使用牌價(jià)在某些行業(yè)卻有正常的理由。當(dāng)買方叫貨時，賣方則以調(diào)整折扣率來反應(yīng)時價(jià)，亦無需提供新的報(bào)價(jià)單給買方。所以牌價(jià)只是名目價(jià)格，而非真實(shí)價(jià)格。②實(shí)價(jià)是指買方實(shí)際上所支付的代價(jià)。特別是賣方為了達(dá)到促銷的目的，經(jīng)常會提供各種優(yōu)惠的條件給買方，例如數(shù)量折扣，免息延期付款，免費(fèi)運(yùn)送與安裝等，這些優(yōu)待都會使買方真實(shí)的總成本降低。（三）報(bào)價(jià)的方式一般而言，供應(yīng)商在接獲采購部門的詢價(jià)后，應(yīng)在買方約定的期限內(nèi)提出報(bào)價(jià)。若以報(bào)價(jià)的方式而言，可分為：1．口頭報(bào)價(jià)此即由供應(yīng)商以電話或當(dāng)面向采購人員說明報(bào)價(jià)內(nèi)容，報(bào)價(jià)之物品則以買賣雙方常交易、規(guī)格簡單且不易產(chǎn)生錯誤者為宜。此種報(bào)價(jià)方式系基于雙方的互信，“言出必行”，可以節(jié)省書面報(bào)價(jià)所必須的書寫或郵寄時間。2．書面報(bào)價(jià)供應(yīng)商以自備的報(bào)價(jià)單或采購部門的投標(biāo)單或報(bào)價(jià)單，將價(jià)格、交貨日期、付款方式、交貨地點(diǎn)等必要資料填入后，寄給采購部門；但金額較大時，有些公司規(guī)定報(bào)價(jià)單必須以密封方式，寄給稽核或財(cái)務(wù)單位，以便將來公共拆封比價(jià)。報(bào)價(jià)單的表格形式見詢價(jià)單 。五．成本分析（一）成本分析之工作內(nèi)容成本分析系指就供應(yīng)商所提報(bào)的成本估計(jì)，逐項(xiàng)作審查及評估，以求證成本的合理性與適當(dāng)性。通常，成本估計(jì)中應(yīng)包括下列的項(xiàng)目：1．工程或制造的方法。2．所需的特殊工具、設(shè)備。3．直接及間接材料成本。4．直接及間接人工成本。5．制造費(fèi)用或外包費(fèi)用。6．管銷費(fèi)用及稅捐、利潤。換言之，成本分析也就是查證前述各項(xiàng)資料的虛實(shí)，這包含了兩項(xiàng)工作：1．會計(jì)查核工作：必要時，可查核供應(yīng)商的帳簿和記錄，以驗(yàn)證所提供的成本資料的真實(shí)性。2．技術(shù)分析：系指對供應(yīng)商的成本資料，就技術(shù)觀點(diǎn)所作出的評估，包括制造技術(shù)、品質(zhì)保證、工廠布置、生產(chǎn)效率及材料損耗等，此時采購部門需要技術(shù)人員的協(xié)助。（二）成本分析之運(yùn)用采購人員要求進(jìn)行成本分析，通常以下列情形最為常見：1．底價(jià)制定困難。2．無法確定供應(yīng)商的報(bào)價(jià)是否合理。3．采購金額巨大，成本分析有助于將來的議價(jià)工作。4．運(yùn)用制式的成本分析表，可以提高議價(jià)的效率。至于，采購人員如何增進(jìn)自己從事成本分析的能力的呢？下列是可以加強(qiáng)的途徑：1．利用自己的工作經(jīng)驗(yàn)。2．和廠商學(xué)習(xí)（了解他們的制程）3．建立簡單的制度如成本計(jì)算公式等。4．養(yǎng)成分析成本、比價(jià)和議價(jià)的觀念。（三）成本分析表XX廠家成本分析表項(xiàng)目XXXXXXX廠(年產(chǎn)量3萬m2)XXXXXXX廠(年產(chǎn)量10萬m2）（元/m2）（元/m2）原料(XX)輔料（XXX）燃料動力（煤、電、水）人工工資制造費(fèi)修理費(fèi)折舊費(fèi)管理費(fèi)財(cái)務(wù)費(fèi)林業(yè)規(guī)費(fèi)稅收成本合計(jì)六．價(jià)格分析就采購人員而言，低價(jià)與成本分析表只是提供了將來議價(jià)的參考價(jià)值，也就是獲得一個合理的價(jià)格之依據(jù)，它解決“量”的問題。至于“質(zhì)”的問題，也就是各供應(yīng)商報(bào)價(jià)單的內(nèi)容，采購人員必須先加以分析、審查、比較，才能達(dá)到公平競爭的基礎(chǔ)，即所謂“拿蘋果比蘋果”。（一）價(jià)格分析的效益事先發(fā)現(xiàn)報(bào)價(jià)內(nèi)容有無錯誤，避免造成將來交貨的紛爭。確保供應(yīng)商所附帶的任何條件，均為買方可以接受者。將不同的報(bào)價(jià)基礎(chǔ)加以統(tǒng)一，以利將來的議價(jià)及比價(jià)工作，而不會發(fā)生“拿蘋果和橘子比”的錯誤。（二）培養(yǎng)采購人員成本分析能力，避免按照“總價(jià)”來談判價(jià)格的缺失。價(jià)格分析是一種參考資料，采購人員和廠商談價(jià)一定盡力，不給廠商暴利，但也不給它們虧本，以合理的利潤，相輔相成。采購主管可以拿分析資料來查核采購人員訂購的價(jià)格是否合理。第十六章 議價(jià)的技巧一．采購談判的“規(guī)劃”采購主管的主要工作之一，就是要降低采購成本 ，因此必須懂得如何談判。而成功的談判必須有妥善的規(guī)劃。談判的規(guī)劃工作，包括預(yù)測，學(xué)習(xí)，分析及談判策四項(xiàng)，分析如下：（一）預(yù)測好的預(yù)測包含下列幾項(xiàng)：1．盡早由供應(yīng)商處得到協(xié)助供應(yīng)商對產(chǎn)品的了解，通常較買方為多，要求供應(yīng)商給予技術(shù)、管理、財(cái)務(wù)等方面的協(xié)助。2．使用量預(yù)測收集過去使用量的資料，作為未來訂購量的參考。同時有