采購管理定義與手冊-資料下載頁

　　

【正文】 的使用須注意下列：（1）一次只能做一點點的妥協(xié)，如此才能留有再妥協(xié)的余地。（2）妥協(xié)時馬上要求對方給予回饋補償。（3）即使贊同對方所提的意見，亦不要太快答允。（4）記錄每次妥協(xié)的地方，以供參考。3．利用專注的傾聽和溫和的態(tài)度，博得對方好感在議價協(xié)商的過程中，威脅吼叫，咄咄逼人并非制勝的武器。因為即使取得了這次的合作，也難保下次合作的意愿。因此采購人員在協(xié)商過程中，應仔細的傾聽對方說明，在爭取我方權(quán)益時，可利用所獲對方資料，或法規(guī)章程，合理的進行談判。即“說之以理，動之以情，繩之于法”。二． 議價技巧之五——殺價絕招六式一般人購物的殺價絕招，屈指數(shù)來計有六式之多：（一）第一招是“咄咄逼人、開低走高”即一開始就趕盡殺絕，三百的一殺就是一百五，然后逐檔添價，步步進迫，一百六、一百七，并故作大方狀；“已添了這么多的價錢，你還好意思不賣？”（二）第二招是“置之死地而后生、欲擒故縱”價錢殺不下來，索性不買了，掉頭就走，藉此迫使對方讓步。人給叫回來，買賣就成交了。（三）第三招是“疲勞轟炸、死纏不放”即考驗耐力，不斷唇槍舌劍磨價，今天不成，明天再來，誰能堅持最后五分鐘，誰就是舌戰(zhàn)之勝利者。（四）第四招四“雞蛋里面挑骨頭、百般挑剔”即把產(chǎn)品數(shù)落一番，東說這不好，西說那不好，指出毛病一籮筐，藉此挫低賣方士氣，殺價目的或許可得逞。（五）第五招是“裝窮、博人同情”譬如，逛珠寶店時，可以這樣說：“這東西十全十美，中意極了，可惜我的錢不夠，買它不起。”只要老板心兒軟，價錢就好談了。（六）第六招是“施以哄功、做媒”即循循善誘，希望其算便宜點，保證給其介紹大客戶，予以利誘，使其立場軟化，降低價格。第十七章 合同的簽訂買賣雙方經(jīng)過詢價、報價、議價、比價及其它過程，最后雙方簽訂有關(guān)協(xié)議，合約即告成立。采購合同的簽訂要根據(jù)采購商品的要求、供應商的情況、企業(yè)本身的管理要求、采購方針等要求的不同而各不相同。在復雜的采購情況下，企業(yè)的任何采購合同都是由具有法人資格的雙方當事人共同商定的，其中的有關(guān)條款必須符合相應的國家性、地方性法律法規(guī)。根據(jù)《中華人民共和國合同法》并結(jié)合我公司法務部對合同內(nèi)容審查的實際情況，采購合同的基本要求有以下幾個方面：一． 合同的組成合同、合約、協(xié)議等作為正式契約，應條款具體、內(nèi)容詳細完整。一份采購合同主要由首部、正文、尾部三部分組成。(一) 首部合同的首部主要包括以下內(nèi)容：1．名稱如生產(chǎn)用原材料采購合同、品質(zhì)協(xié)議書、設備采購合同、加工合同等。2．編號如XXXX：C—2003—01。3．當事人的名稱或者姓名和住所。（二）正文合同的正文主要包括以下內(nèi)容：1． 標的物的名稱、規(guī)格、型號、等級、單位、數(shù)量、單價、總價。2． 貨物質(zhì)量要求。3． 包裝、運輸要求。4． 交貨時間、地點、方式。5． 驗收標準及驗收方法。6． 結(jié)算方式。7． 產(chǎn)品的售后服務。8． 違約責任及賠償。9． 解決爭議的方法。（三）尾部合同的尾部主要包括以下內(nèi)容：1． 合同的份數(shù)。2． 附件與合同的關(guān)系。3． 合同的生效日期和終止日期。4．雙方的簽字蓋章。5．合同的簽訂時間。二．簽訂合同應注意的問題1． 合同起草在合同起草討論過程中應有采購、品管、財務、法律等相關(guān)人員共同參與，由具有法定資格的代表簽署。2． 格式統(tǒng)一對于生產(chǎn)用原材料與零部件應盡可能采用統(tǒng)一的合同格式和條款，以便于對供應商統(tǒng)一管理。3． 單價及交貨數(shù)量對于生產(chǎn)用原材料與零部件的采購合同，單價及交貨數(shù)量盡可能采用“開口”方式。即只確定定價的原則與方法、交貨數(shù)量的計算原則與方法，具體的價格用采購訂單等合同附件進行約束，為定期評審價格與日常交貨付款提供方便。3．簽約對象的主體資格當前，經(jīng)營單位的性質(zhì)、種類較為復雜，為防范欺詐行為，降低交易風險，簽訂合同前，必須要對交易對方的法人資格、經(jīng)營范圍、履行合同的能力、信用等級進行嚴格審查。4．合同條款的對等合同條款的對等是公平原則的體現(xiàn)，其中包括義務、責任、權(quán)利等內(nèi)容。5．合同條款的明確合同是雙方交易的準則，根本要求是實用。合同條款用詞要簡潔、明了，不能含糊其詞。同時條款之間不能存在有相互矛盾的地方。6．仲裁機構(gòu)名稱要具體明確仲裁機構(gòu)，要求在我方所轄范圍內(nèi)進行裁決。7．簽字蓋章同時操作合同簽訂時，簽字、蓋章應同時進行，避免其它問題發(fā)生。傳真簽訂的合同必須注明有傳真件有效的字樣。只簽字或只蓋章的合同在法律上屬無效合同。8．定金與訂金的區(qū)別定金在法律上是債務的一種擔保方式，若給付定金的一方不能履行約定的債務，則無權(quán)要求返還定金。而收受定金的一方不能履行約定的債務，則應當雙倍返還定金。在實際操作過程中常有人將定金寫成訂金，而訂金在法律上是被認定為預付款。三．合同管理合同的管理由專職人員操作，主要有包括以下內(nèi)容：1． 計劃審查審查采購合同是否在規(guī)定的時間內(nèi)轉(zhuǎn)化為訂單。2． 合同審查審查合同編號、供應商、數(shù)量、單位、單價、總價、交貨地點、交貨時間等。3． 合同跟蹤檢查合同的執(zhí)行情況，對未按期交貨的合同研究對策，加強監(jiān)督。4． 缺料預測（1）與合同主辦人員一起操作，根據(jù)生產(chǎn)需求情況，推測可能會產(chǎn)生缺料的供應合同，研究對策并實施。（2）根據(jù)實際采購情況，妥善處理合同的變更、合同的提前終止、合同的糾紛等。合同糾紛的解決辦法有：① 雙方協(xié)商解決。② 第三方調(diào)解解決。③ 仲裁機構(gòu)仲裁解決。④ 司法機關(guān)組織的訴訟解決。四．合同正常執(zhí)行的條件合同正常執(zhí)行的條件主要包括以下內(nèi)容：1． 按照合同規(guī)定的條款執(zhí)行加強與供應商的溝通，合同提前或延緩要征得供應商的同意。2． 滿足企業(yè)物料需求正常的交貨時間要嚴格執(zhí)行，而且要有一定的柔性，對要求緊急交貨的貨物要能按時完成，對于需要延遲交貨的物料要妥善處理。3．控制庫存水平在合理的范圍內(nèi)，在缺料與庫存之間找到平衡點。第十八章 交貨 驗收 結(jié)算一．交貨交貨為采購作業(yè)中最為重要的一環(huán)。采購之目的，即在于貨物之獲取，而交貨則是完成采購契約之關(guān)鍵作業(yè)。所謂交貨，一般乃指貨物所有權(quán)之移轉(zhuǎn)，移轉(zhuǎn)成立，即表示完成交貨。（一）確保貨期之重要性貨期（交貨日期）是交貨作業(yè)中最重要的因素。惟有能夠確保貨期，才能算是成功的采購。確保貨期之目的，是要將生產(chǎn)活動所需貨品，在必要的時候，獲得供應，俾以最低的成本來達成生產(chǎn)。所謂“必要的時候”，系指為了要以最低的成本達成生產(chǎn)活動，而預無計劃的貨品之進貨時間而言。所以遲于該時間，固然不好，早于該時間亦非所宜。茲將延遲交貨及提早交貨導致增加成本之原因，分述如下：1．貨期的延遲，無可諱言會阻礙生產(chǎn)活動之順利進行，對生產(chǎn)現(xiàn)場與其有關(guān)部門將帶來有形、無形之不良影響，致成為增加成本之原因，而其主要者為：（1）由于貨品進貨之延誤，發(fā)生空等或耽誤而導致效率之減少。（2）制品之交貨延遲，失去顧客之信用，招致訂單之減少。（3）為恢復原狀（正常生產(chǎn)），有需加班或例假出勤，致增加人工費用。（4）采用替代品或低品質(zhì)物料，造成修改或誤制。（5）交貨延誤之頻度高，稽催的作業(yè)費用增加。（6）影響員工之工作士氣。2．一般人總以為提早交貨并無太大的不良影響，實際上提早交貨也會成為增加成本。以下兩點為其主要理由：（1）容許提早交貨則會發(fā)生交貨的延遲。因為供應廠商為資金調(diào)度之方便，會優(yōu)先生產(chǎn)高價格的貨品以提早交貨，所以假如容許其提早交貨，就會造成低價格貨品的延遲交貨。（2）不急于要用之貨品的提早交貨，必定增加存貨而導致資金運用效率之惡化。（二）貨期延遲之原因探討日本科學技術(shù)聯(lián)盟所舉辦“采購、材料部門之TQC研究發(fā)表會（）”，某電機公司對該公司貨期延遲的原因，提出檢討報告。下面的“貨期延遲特性要因圖”及“貨期延遲之原因表”，就是該公司檢討的主要內(nèi)容。貨期延遲之原因表供應廠商要負責之貨期延遲原因定貨廠商要負責之貨期延遲原因買賣雙方溝通不良所造成之原因采購部門之責任采購部門以外之責任1．超過產(chǎn)能之接單2．超過技術(shù)水準之接單3．產(chǎn)量之變動4．手邊作業(yè)量之掌握不充分5．時間估計之錯誤6．對新下單品之不熟7．制程管理不完備或不良8．不良品之發(fā)生9．勞務管理之不適切10．品質(zhì)管理之不充分11．需調(diào)度之材料零配件之人手延遲與品質(zhì)不良12．遵守貨期之責任感不足13．作業(yè)管理之不完備14．對再轉(zhuǎn)包之管理能力的不足15．來自低工資之員工工作意愿低16．機器設備之不完備17．小批量之訂單，合起來才生產(chǎn)18．由于經(jīng)營業(yè)績之不振，經(jīng)營者之關(guān)心轉(zhuǎn)了方向19．不可抗力1．供應廠商之選定在基本上有誤2．供應廠商之產(chǎn)能掌握或技術(shù)水準之調(diào)查不足3．業(yè)務手續(xù)之不完備與耽誤4．訂單或指示聯(lián)絡事項之不完備與不徹底5．材料、零配件之支給延遲6．所要求之品質(zhì)，說明不清楚7．價格之決定很勉強8．進度之掌握與督促之不 充分9．技術(shù)指導之疏忽10．采購人員之經(jīng)驗不足或確保貨期之意識低11．付款條件過嚴或付款耽誤12．頻頻改換供應廠商13．下訂單到過遠的地方14．資訊之交換不順暢15．各種指示或聯(lián)絡未能迅速而確定行使1．調(diào)度之期間過短2．調(diào)度基準日程之缺乏、不使用不完備、無效3．未考慮材料或零配件之支給日就決定貨期4．模冶工具之出借延遲5．圖面、規(guī)范之不完備6．由于緊急訂貨而引起日程變更之混亂7．生產(chǎn)計劃之訂定、實施錯誤或延遲8．生產(chǎn)計劃之變更9．生產(chǎn)計劃之變更未徹底之故，日程計劃之重新安排未能迅速行使10．設計變更或規(guī)范變更之指示未徹底11．訂貨數(shù)量太少12．來自特殊事情1．未能掌握產(chǎn)能之變動2．新下單品之規(guī)范規(guī)格之掌握不充分3．機器設備之問題點的掌握不充分4．經(jīng)營狀況之掌握不充分5．指示、聯(lián)絡之不切實6．日程之變更說明不足7．圖面、規(guī)范之接洽不充分8單方面的貨期指定（三）適當?shù)呢浧谌绻耆凑照堎彶块T的希望日程，向供應廠商辦理訂貨手續(xù)，未必能夠期待日程之遵守。為期能在必要的時候?qū)⒉牧匣蛄慵_實拿到手，務必設定適當?shù)呢浧凇Ｆ┤纾瑢τ谥圃炱分少彛热魺o視制造業(yè)者之生產(chǎn)狀況，而一再進行交貨期日很短的訂貨，則勢必無法期待以“適當?shù)膬r格”取得“良好的貨品”。因此，采購人員須要經(jīng)常和請購部門接觸，在友善的氣氛中，對于勉強的貨期，應妥加協(xié)調(diào)雙方的情況，以設定適當?shù)呢浧凇Ｋ^適當?shù)呢浧谀酥福海?）一般市販品為業(yè)者之材料調(diào)配期間與運送期間。（2）制造品為業(yè)者之訂定制造計劃期間、材料調(diào)配期間、制造期間以及運送期間。此外，尚要加上采購人員之能夠選定適當?shù)慕灰讓ο笠约靶惺褂欣牟少徴勁兴匾陂g在內(nèi)。茲將適當貨期之設定概念，圖示如下： 市販品之適當貨期 運送期間材料調(diào)配期間購買交涉期間 市販品之適當貨期 運送期間制造期間材料調(diào)配期間制造計劃期間購買交涉期間 （四）如何確保如期交貨買方可借助下列方式，來確保供應商如期交貨：1．制定合理的購運時間：即將請購、采購、賣方準備、運輸、檢驗等各項作業(yè)所需的時間，予以合理的規(guī)劃，避免造成供應商愛莫能助，強人所難。2．銷售、生產(chǎn)及采購單位加強聯(lián)系：由于市場的狀況變化莫測，因此生產(chǎn)計劃若有調(diào)整之必要，必須征詢采購部門的意見，以便對停止或減少送貨的數(shù)量、應追加或新訂的數(shù)量，作出正確地判斷，并盡速通知供應商，使其減少可能的損失，以提高配合的意愿。3．期中稽催，駐廠查驗：請供應商提供生產(chǎn)計劃或工作日程表，以便在交貨之前查核進度，若有落后事情，即促其改善；若已缺乏交貨能力，即停止交易，另有來源。因此，期中稽催之目的在于“亡羊補牢”。此外，為了避免交貨品質(zhì)不良，影響到可用數(shù)量，對于重要物料應派員駐廠查驗，亦可省卻將來退貨的麻煩。4．準備替代來源：供應商不能如期交貨的原因頗多，且有些是屬于不可抗力；因此，采購人員應未雨綢繆，多聯(lián)系其他來源，工程人員亦應多尋求替代品，以備不時之需。5．加重違約罰則：在簽訂買賣合約時，應加重違約罰款或解約責任，使供應商不敢心存僥幸；不過，若需求急迫時，應對如期交貨或提早交貨之廠商給予獎金，或較優(yōu)厚的付款條件。（五）查核的重要性采購人員如欲期待按照日程進貨，則于訂貨后，必須有計劃地進行查核工作。因為如果到了約定之交貨時間，才作聯(lián)絡，可能為時已晚，無法補救。制造品不可能在交貨期日一次全部制造完成。其所以未能準時交貨，通常都是在交貨日期之前的生產(chǎn)過程中，其計劃進度與實際進度發(fā)生偏差所致。所以 ，查核的目的是要在尚有的余裕時間可以想辦法時，確實掌握進行狀況，以便采取必要行動。（六）進行狀況之查核要點進行狀況的查核，應注意承制廠商生產(chǎn)過程中之重要環(huán)節(jié)。二．驗收供應商交貨時，驗收的主要工作包括：●點收數(shù)量：即憑記數(shù)或藉度量衡器具，以查明物品之數(shù)量。●檢驗品質(zhì)：即憑觸感或藉簡單的儀器，以鑒定或測度物品之外表及內(nèi)容；或憑物理試驗及化學分析，以鑒定或測度物品的性質(zhì)或成分。因此要做好驗收工作，必須徹底執(zhí)行下列各項：1，確認供應商：物料來自何處，有無錯誤或混亂。尤其是向兩家以上采購的物品，應分別計算。2．確定送到日期與驗收日期：前者用以確定廠商是否如期交貨，以作為延遲罰款之依據(jù)。后者用以督促驗收時效，避免藉故推拖，并作為將來付款期限之依據(jù)。3．確定物料的名稱與品質(zhì)，是否與合約或訂單之要求相符，以免偷工減料、魚目混珠，必要時可以檢驗方法來確定。4．清點數(shù)量：實際交貨數(shù)量是否與運送憑單或訂單所載相符，如數(shù)量太多時，可采用抽