某大型集團公司行政管理制度(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 辦部門或單位的資料員應在文件辦理完畢一個工作日內將原件及時歸檔，不得私自留存；文件的復印件可存于本部門備查。三、以管理中心、籌建處、項目名義發出的日常文件、各類會議紀要、往來函件和傳真件等由本級綜合部負責收集、整理，按年度立卷歸檔。四、為避免歸檔檔案的遺漏和混亂，檔案員要認真核對歸檔檔案的名稱、份數、原件或復印件等情況。經辦人要設立檔案歸檔簽收本，列明檔案的名稱、份數及必要說明并辦理簽收手續。各部門資料員每月應與檔案管理員核對檔案的歸檔情況。第三十九條 分類編目一、檔案管理員應根據歸檔范圍對歸檔文件進行分類整理、電腦登記、編號、備份、歸檔和建立檢索目錄，提高檔案利用率，保證檔案管理工作的順利進行。二、檔案分類編號方法應盡量考慮計算機管理的要求，并盡量與政府和公共機構的編目方法接軌。第四十條 檔案保管一、檔案室必須做好放火、防潮、防蛀、防盜工作，保持檔案完好無缺；一旦出現險情，必須立即向公司行政領導報告。二、嚴禁無關人員進入檔案室；非檔案管理人員無故不許在檔案室逗留。三、檔案發生損毀或丟失時，根據給單位所造成損失的大小，按規定對有關責任人進行處罰。第四十一條 檔案借閱10 / 58一、借閱任何文件資料，必須辦理書面審批及借閱登記手續，歸還存檔時，經檢查無誤方可辦理注銷手續；二、借閱非機密性文件（包括復印件） ，須經綜合部負責人批準；借出原件，須報管本單位副總經理以上人員審批；三、因辦理相關政府事務所需的資料，須經綜合部負責人批準方可借出；四、借閱機密性文件（包括復印件） ，須經分管行政副總經理批準；絕密性文件（包括復印件） ，須經總經理批準；五、外部人員來查閱資料，應出具其單位書面證明，并經分管行政副總經理以上領導批準，方可查閱；六、任何人借閱檔案原件，原則上不準拆散案卷、折頁、摘抄、復制；不準在文件上作記號、涂改、污損。確因工作需要摘抄、復制，須經綜合部負責人批準；七、借閱檔案者必須嚴守公司機密，絕不能將檔案資料內容外泄；由于泄漏機密而給公司造成損失者，將按獎懲規定對其進行處罰直至追究其法律責任。第四十二條 檔案移交若檔案需要向政府部門（專業檔案館）或外單位移交，應將檔案移交的詳細目錄上報行政副總經理或以上領導審批，方可移交。第四十三條 檔案銷毀檔案銷毀需經管理中心批準，并需檔案管理員和管理中心綜合部負責人同時在場監督。第四十四條 其他人事、財務、營銷等專業檔案的管理可根據其特點增加其他要求，但必須遵守本規定基本原則，并由各職能部門負責。第四節 保密管理規定第四十五條 保密范圍：一、政府、主管部門下發的內部參閱、秘密級以上的文件。二、重大決策中的秘密事項。三、尚未付諸實施的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策；開發報建、設計施工；訴訟或仲裁事項及糾紛的解決方案等。11 / 58四、章程、合同、協議、意向書、制度、規定及可行性研究報告。五、各級機構上報、下發和相互交換的內部文件、資料。六、各級機構每個時期的工作計劃、總結和情況綜合文件、資料。七、各類行政、業務會議的文件、資料、記錄錄音、錄像、 、紀要。八、財務運作、資金運作計劃、統計報表，財務預決算報告及各類財務報表、金融管理部門的原始數據、資料。九、人事檔案，職工個人工資、獎金及勞務性收入資料，職工情況綜合材料。十、公司各級機構公司在經營過程中形成的市場調查、預測、投資項目可行性研究、項目評估、項目進展情況等專題報告及有關資料。十一、生產關鍵技術、生產工藝、技改、營銷策略等資料。十二、招投標資料、底價及競爭對手的有關情況等。十三、工程預算、結算書和各種圖紙。十四、領導人住址、行蹤。十五、各級機構所有印章、財務用章、法人章等。十六、各級機構所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息。十七、生產事故、意外或突發事件，其他經公司確定應當保密的事項。第四十六條 密級確定：屬保密范圍的文件、資料、圖紙等，應分類編定為秘密、機密、絕密三個密級。一、公司經營發展中，直接影響公司權益的重要決策文件資料為絕密級；二、公司的規劃、公司經營情況、重要會議記錄為機密級；三、公司人事檔案、財務報表、統計資料、法律訴訟資料、合同、協議、職員工資性收入、尚未進入市場或尚未公開的各類信息及其它為秘密級。第四十七條 保密措施一、密件應由各級行政管理部門分別蓋上相應密級的印章。二、密件應有專人兼職、保管，存放在保險箱或保險柜內；條件一時不具備的，也應存放在上鎖的資料柜、抽屜內。三、機密級（含）以上的文件傳閱至集團領導、管理中心領導；秘密件傳閱各項目、籌建處副經理以上級別人員。非經以上人員批準，不得復制、摘抄或傳閱。12 / 58四、密件的制作、收發、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，由綜合部或主管副總經理指定專人執行；采用電腦存取、處理、傳遞的公司秘密由經辦人或電腦管理員負責保密。五、外出攜帶密件，由指定人員負責保密并采取必要的安全措施。六、查閱、借閱密件，要經各項目第一負責人以上級別領導書面同意，并經密件保存部門負責人審批后，方可借閱。機密件需先經籌建處綜合部負責人審批，再經籌建處負責人以上領導批準后才能借閱。當天借閱，當天歸還。七、凡涉及保密內容的底稿、資料、文件、筆記簿等，廢棄時必須銷毀。八、公司檔案室、打字室和職能部門資料室設為保密室，未經管理員同意，無關人員不得擅自進入保密室。各級領導的辦公室，未經本人同意，不得進入。九、全體員工要嚴格遵守保密制度，預防丟失或被竊取文件資料；不準在私人交往和通信中泄露公司秘密；不準在公共場所談論公司秘密；在正常的工作交往中要注意保守公司秘密。十、具有屬于公司秘密內容的會議及其他活動，主辦部門應采取下列保密措施：選擇具備保密條件的會議場所；根據工作需要，限定參加會議人員的范圍，對參加涉及密級事項的人員予以指定；依照保密規定使用會議設備和管理會議文件；確定會議內容是否傳達及傳達范圍。十一、任何員工發現公司秘密已經被泄露或可能被泄露時，應當立即采取補救措施并及時報告綜合部負責人處理。十二、公司各級機構在生產經營中如遇有可能給公司造成負面影響的緊急情況，在場員工應立即處理，無法處理時應立即向所在單位負責人報告。對有負面影響的突發事件除有義務協助司法機關調查取證外，不得對外發布任何消息；確有必要時對外發言時，應由籌建處負責人以上領導指定專人進行或在統一口徑的情況下經籌建處負責人同意或認可后進行。第四十八條 本制度規定的泄密是指下列行為之一：一、本公司秘密被不應知悉的，二、使公司秘密超出了限定的接觸范圍，而不能證明未被不應知悉者知悉的。13 / 58第五節 會議組織管理規定第四十九 目的：規范會議組織工作，提高會議效率，及時溝通，解決工作中存在的問題。第五十條 分類：周會、月度進度匯報會、年中/年度工作總結計劃會第五十一條 會議的籌辦部門：各級綜合部。第五十二條 會議內容一、周會傳達上級單位有關指示、精神，圍繞本單位工作任務層層分解工作，分析存在問題，提出問題解決方案和下周工作計劃及近期目標，著重檢查上周計劃完成情況，制定下周計劃。二、月度進度匯報會檢查建設進度。相關職能部門、各項目對照工作節點，對當月工作完成情況及下月進度安排進行講解。由于客觀不可克服原因未完成進度的，應在會上提出，由進度考核領導小組決定是否免責。對于在會前協商無法達成一致的工作，在會上予以提出，由領導小組進行工作協調，最終確定進度安排及責任部門、協辦部門。考核。在介紹當月進度執行情況后，由進度考核領導小組根據《月度進度控制表》對責任部門和協辦部門進行考核，在各項目提交的《月度考核表》上進行評分。三、年中/年度工作總結計劃會對工作進行總結，分析存在問題，對企業發展進行戰略性思考，并提出下一階段發展計劃。第五十三條 會議的舉辦單位周會：管理中心、籌建處、各項目月度進度匯報會：籌建處（管理中心領導可根據實際情況參加會議）年中/年度工作總結計劃會：管理中心第五十四條 會議記錄各級綜合部應做好會議記錄工作，并將會議記錄抄送上級單位。14 / 58第六節 臺帳管理規定第五十五條 目的：臺帳作為每個崗位的工作日志，用以詳細記錄每個崗位的相關工作內容。建立完整的臺帳，有助于資料查閱并且成為制定各類報表的基礎，便于各級領導了解實際經營狀況。第五十六條 臺帳分類：臺帳分為經營分析型臺帳及管理控制型臺帳。一、經營分析型臺帳：一般為數據型臺帳，如財務、工程類臺帳。經營者可以通過其隨時掌握公司的經營狀況，是經營分析的最直接和最重要資料來源，通過對這類臺帳的分析可以發現存在的問題，檢查目標實現情況，為經營決策提供可靠依據。二、管理控制型臺帳：每個部門的日常工作臺帳，依此來掌控每個部門的工作進展狀況。通過對此類臺帳的控制，可以使各項管理工作處于受控狀態，一方面可以對所有的過往工作有所記錄，另一方面也可時刻對目前的工作狀態有所控制，同時也可根據情況對下步工作計劃做出安排。 第五十七條 臺帳系統及編寫部門一、財務系統臺帳，責任部門：管理中心財務部；二、行政人事系統臺帳，責任部門：管理中心綜合部、人力資源部；三、開發調研系統臺帳，責任部門：管理中心開發部；四、法律合約系統臺帳，責任部門：管理中心法律室；五、招標系統臺帳，責任部門：管理中心下屬招標中心；六、工程系統臺帳，責任部門：籌建處工程部；七、設計系統臺帳，責任部門：籌建處總工室。 以上各責任部門負責編寫臺帳樣表，報管理中心綜合部匯總下發。第五十八條 臺帳填寫要求一、口徑統一各級部門應使用由管理中心綜合部統一下發的臺帳樣表，并根據樣表上的要求指定專人負責填寫。各級部門在歸結本部臺帳時，須保持用詞的前后一致性。二、數據統一當次核準有關數字，使總數與明細能一一對照。15 / 58注意歷史數據與當月發生累計數的統一性，杜絕前后不一的情況。三、格式統一表格部分要水平居中、垂直居中。表格頂端統一使用“單位” 、 “崗位”格式，表格結束時統一使用“填寫人”格式。沒有內容顯示的位置請以“—”表示。四、專人填寫每一臺帳必須由專人負責建立和登記，并用 EXCEL 或 WORD 格式建立以便為公司辦公自動化工作做好準備。五、日清月結各填表人應每日整理臺帳內容，并于每月最后一個工作日進行歸結，下月啟用新的空白臺帳。六、注意保密重要臺帳特別是數據型臺帳，應設置文檔修改與查看密碼，防止錯誤操作或無關人員閱讀。七、臺帳交接臺帳交接工作是員工工作交接的重要內容之一。第七節 值班管理規定第五十九條 在非工作時間及節假日，綜合部應派員工值班，處理下列事項：一、理突發性事件并適時采取各項必要措施；二、揮監督保安人員及值勤工人；三、預防災害、盜竊及其他危機事項；四、隨時注意清潔衛生安全措施與公務保密；五、公司交辦的各項事宜。 　第六十條 員工值班時間規定如下：一、自星期一至星期五每日下午下班時起至次日上午上班時間止。二、節假日：日班上午八時起至下午五時止（可隨辦公時間的變更而變更）。夜班下午五時半起至次日上午八時止。16 / 58第六十一條 員工值班由綜合部統一安排。第六十二條 值班員工應按照規定時間在指定場所連續執行任務，不得中途停歇或隨意外出。 　第六十三條 值班員工遇有事情發生可先行處理，事后報告領導。如遇其職權不能處理的，應立即通報并請示主管領導辦理。第六十四條 值班員工收到電文應分別依下列方式處理：一、屬于職權范圍內的可即時處理。二、非職權所及，視其性質應立即聯系有關部門負責人處理。三、密件或限時信件應立即原封保管，于上班時呈送有關領導。第六十五條 值班員工應將值班時所處理的事項填寫值班報告表，于交班后送主管領導轉呈檢查，報告表另定。 　第六十六條 值班員工如遇緊急事件處理得當，使公司減少損失者，公司視其情給予嘉獎。 　第六十七條 值班員工在值班時間內，擅離職守應給予記大過處分，因情節嚴重造成損失者，從重論處。 　第六十八條 值班員工因病和其它原因不能值班的，應先行請假或請其他員工代理并呈批準，出差時亦同；代理者應負一切責任。 　第六十九條 本公司員工值班可領取值班津貼，基本標準另定。 第八節 安全保衛管理規定第七十條 為維護生產秩序、工作秩序，確保員工生命和公司財產安全，各級單位應重視防火、防盜和生產安全。第七十一條 安全、防火、防盜、保衛工作，要認真落實責任制，總經理是各級單位的安全防火工作第一責任人，部門經理是本部門責任人，各部門應切實研究、部署安全、防火、防盜、保衛工作。第七十二條 各級綜合部、工程部定期檢查安防工作，發現問題，及時采取措施解決。各部門根據實際需要設兼職的消防和安全保衛人員，切實擔負起安防責任。第七十三條 各級綜合部經常對全體員工進行消防和安全教育，對新員工要認真執行“先培訓，后上崗”的規定，進行安防培訓。17 / 58第七十四條 各單位所有的固定資產應按保險要求購買