某大型企業行政管理制度匯編(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 ； 行政部 設行政 主管 統籌并管理本公司公文之收發 工作； 對外收發文 對外收文之啟封 收文者 系公司名稱者由行政 部經理 啟封收文 ； 收文者系部門名稱者由部門 負責人 啟封收文 ； 收文者系私人名稱者轉交當事人啟封收文 。 對外發文 對外 行政 發文 （專業發文除外） 原則上一律以公司名義行文，由 行政部 統一發送 ； 如必須以部門名義行文時需由行政 主管 簽辦并轉呈總經理核準后再由 行政部 統一發送 。 16 對外發文 實行八碼 編碼原則 。如： 重開發 年 第 [ ]號 第一碼代表本公司。 使用公司名稱 縮寫 “ 重開 ”來代表“ **有限公司 ” ； 第二碼代表發文 是正式文件 ； 第三碼代表發文之公歷元年度。如： 2021 年 ； 第 四 碼代表發文 編號 ； 對 內收發文 對內收文（包括文件、公告、通知等）由各部門指定經辦人簽收并存檔 ； 對內發文。由各職能部門草擬 后交 行政部 ， 由 行政部 召集各部門經理共同評議通過后呈總經理審批，再由 行政部 統一簽發、統一編號存檔管理 ； 編號要求與對外公文編號規范一樣相同。 存檔管理 對外（內）收發公文原則上由收發文單位自行存檔，必要時可由收發文單位 （部門）拷貝予其他單位（部門）存檔，作為憑證 ； 行政部 應建立《 對內（外）收發文登記簿 》進行登記管理、追蹤核查。 檔案管理 本公司 行政 檔案由 行政部 統一管理。對辦理完畢并具有查找保存價值的文件，根據其特征和相互聯系，分門別類地組成一個個案卷。規范公司檔案管理。 檔案 立卷分類方法 不歸檔文件分類 上級機關普發供參閱的文件材料；上級機關征求意見的未定稿文件； 本單位重份文件；無查考利用價值的事務性、臨時性文件；一般文件的歷次修改稿；未生效的文件；一般性的來信和無特殊保存價值的信封； 內部互相抄送的文件；與本單位無關的文件或為參考目的而收集來的文件；同級單位和非隸屬單位的不需要辦理的傳送文件和一般來往文書； 下屬單位報送的不必備案文 件 ，或需備案但屬一般性的文件；不需要辦理的文件和簡報、情況反映等 。 歸檔文件分類方法 黨群工作文件材料 黨務。指黨的組織、宣傳、 國家政策、紀檢等方面的文件； 17 群眾團體。指工會、各種協會、學會等群眾團體工作中形成的各種文件。 行政人事管理文件材料 指企業行政事務、人事管理、 職工花名冊、 職工教育 和培訓 、考核、獎懲文件、勞保福利、安全保衛、法律事務、醫療衛生、糾紛 處理、信訪、外事活動等方面的文件。 企業產權文件材料 有關部門或單位關于企業的建立和產權界定的批準文件 ； 股權證明和清產核資工作中形成的各種文件材料 ； 企業資產產權變動中形成的各種文件材料。 經營管理文件材料 經營決策、計劃工作、 經營總結、 財務管理、產品銷售、物資管理、市場信息和預測，廣告、商標及用戶反映等。 生產技術管理文件材料 生產管理。生產 計劃及其實施紀錄、安全操作規程、事故報告及改進意見等； 質量管理。質檢報告、質量事故分析、獲獎證書等； 標準管理、計量管理、能源管理等方面形成的文件； 工業衛生和環境保護形成的文件。 產品文件材料 產品設計。產品設計協議書、任務書、 設計方案、實驗數據、產品鑒定書、產品照片、說明書和底圖、藍圖等； 產品制造工藝。 各種配方、技術訣竅、工藝流程、工裝、操作規程、工時和材料定額等； 產品檢測和管理過程中形成的文件，各種 優、特產品及獲獎產品的有關文件。 科學技術研究文件材料 新開發項目的建議書，計劃任務書，可行性研究方案、試驗記錄、 成果申報、總結、鑒定、推廣應用、獎勵證明、專利、技術轉讓等文件； 18 技術改造和革新文件、圖紙； 各種有參考價值的科研總結報告； 經審定發表的學術論文或著作。 基本建設工程文件材料 工程項目的可行性研究、計劃任務書、審批、勘測設計、 施工、竣工驗收、工程管理以及維修、改建、擴建等方面的文件和圖紙； 有關房 屋和土 地 使用方面的 文件。 設備儀器文件材料 購置設備 儀器的全套隨機文件及開箱記錄、安裝調試、檢查維修記錄以及改裝、報廢的文件； 自制設備儀器的設計圖紙、測 定數據、性能鑒定材料、工藝工裝圖紙、使用說明書及檢查維修記錄等； 設備臺帳。 會計核算文件材料 會議憑證。原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、銀行存款、余額調節表等； 會議帳簿。日記帳、明細帳、總帳、固 定財產卡片、輔助帳簿、移交清單、保管清冊、銷毀清冊、涉外帳簿等； 會計報表。財務指標快報，月、季度會計報表，年度會計 報表（決算）等。 案卷 內 文件排 序方法 文字材料的排序 上級機關文件在前，本企業和下屬單位形成的文件在后； 復文在前，來文在后； 正文在前，附件在后； 正文在前，原稿在后； 成果性、結論性文件在前，原始性、過程性文件在后。 圖樣 材料 的排序 圖樣形成時，已編制了圖樣目錄的，按目錄順序排列。沒有編制圖樣 19 目錄的，機械產品和設備圖樣，一般按結構隸屬關系排列； 基建工程圖紙，一般按總體和局部關系結合專業排列；地形測量圖紙，一般按比例尺或地區排列等。 圖文混排 一般的排列順序是文字在前，圖樣在后。 若文字材料是對圖紙作補充說明的，則排在圖的后面 。 會計文件組成的案卷，一般保持原來卷冊內的順序； 人事文件須經鑒別、分類（履歷、鑒定、考察考核、學歷和職稱評聘、政審、獎勵、處分等）后，再先按形成時間或問題結合重要程度排列。 案卷編目 順序和 方法 頁號編制 卷內每一份文件 重新統一 編制順序號， 方便統計和利用； 若有多個文件 ,應從頭到尾拉通編號 ,編號從阿拉伯數字 “1” 開始，正面寫在右下角，背面寫在左下角，只對有文件內容的頁面進行編號。若只有 一卷文件 且 形成時已編有頁號，且頁號連貫、排列次序不變，不必另行編制。 案卷 目錄編制 卷內文件目錄相當于卷內文件的明細表，置于卷首 . 目錄項目一般包括：每份文件的排列序號、題名（全稱的標題）、編號（文件號或圖號）、責任者（直接編制部門或人員）、編制日期、所在頁號和備注等。 編制卷內文件目錄，應盡量利用文件形成時原有的目錄。 填寫備考表 備考表說明卷內文件基本情況和變化情況，一般置于卷內文件尾頁之后； 主要內容包括：案卷情況說明（歸檔前案卷基本情況由文件形成者填寫，歸檔后案卷的變動情況由檔案人員填寫）、立卷人、檢查人、立卷時間等。 填寫案卷封面和脊背標簽 案卷封面，以一定的格式概要介紹卷內 文件內容和形式特征； 20 封面項目有全宗名稱、類目名稱、案卷題名、編制單位（責任者）、編制日期、保管期限、密級、檔號（由分類號和案卷排列順序號組成）等。其中，案卷題名是封面的核心內容，處于封面的中心突出位置。 脊背 標簽主要項目包括案卷題名和檔號，供管理和檢索之用； 案卷封面和脊背標簽的大小、格式由國家、行業和企業的有關標準給予規定。 案卷裝訂 案卷編目工作結束后，一般應予裝訂， 一般采用三孔一線裝定法， 去掉文件的金屬物，紙張折疊整齊，大小一致。 不便裝訂的文件，直接放在卷夾或卷盒內。 將裝訂好的一卷材料，或按卷 內目錄次序排列的未裝訂的一卷文件，放入卷盒或卷夾中，最終形成案卷 檔案借閱 借閱檔案必須填寫《 檔案借閱登記簿 》，經存檔部門 經理批準 后方可借閱 ； 檔案借閱時間以兩天為限。不得轉借、拆卸、調換和復印 。 檔案保管期限 永久保管 公司章程 ； 股東名冊、股東大會會議記錄等 ； 重要的政府機關許可證，認證書以及指示命令等文件 ； 契約書等具有永久效力的文件 ； 有關主要在職人員的資料和員工花名冊 ； 其他需永久保存的重要文件、賬 簿及統計資料 。 十年保管 預算、決算及有關會計的各種賬 簿、各種憑證 ； 干部會議等經營管理上重要的考察性文件 ； 人事工資方面的文件 ； 公司內部全體人員通告的文件 ； 市場調查的匯總統計報告 。 21 五年保管 期滿或解約的契約書、合同 ； 重要的會 議記錄； 短期內需查考的文件 ； 人事文件。如：工資明細表、員工保險等 。 三年保管 其他各單位獨立存放之資料 。 檔案銷毀 對無需保存的文件或保存年限屆滿的檔案，應按規定請示并辦理銷毀手續 ； 銷毀檔案應于《 目錄卡 》上備注欄注明銷毀日期 。 圖書管理 圖書目錄編制 本公司圖書由 行政部 指定專人分類整理和編號，統一編制總目錄冊。寫明新 進圖書日期、作者、出版社和價格等，供員工參閱 ； 本公司圖書分為三類： A專業技術類、 B管理類、 C綜合類。編號起止為00019999。 圖書購買 圖書購買應根據工作需要， 由員工填寫《 圖書申購單 》經 部門負責人 批 準 ， 財務部審核 ， 由行政部 查明無重復購買后統一購買，待將圖書 編號登記入冊后再行借閱； 圖書借閱 凡本公司員工皆可借閱 ； 借閱書籍需填寫《 圖書借閱單 》 ； 歸還時承辦人應查明無損壞、無污跡，并在《圖書借閱單》上簽字 ； 一般借閱單次不得 超過兩冊，每次借期為兩周以內， 若因特殊原因 超時應補辦續借手續 ； 借閱人應愛護書籍，不得任意劃線、折角或撕毀，若書籍污損或遺失，應于兩周內賠償新書，對已經絕版的書籍應賠償原書兩倍之金額 ； 22 圖書盤點。每年 行政部 應按圖書目錄冊進行清點核對，清點期間停止外借， 并要求已借者全部歸還 ，待 清點 核對 后再行借閱； ５、張貼、宣傳管理 . 張貼、宣傳形式 企業宣傳欄內容；對內、外宣傳橫幅的布置 、重大會議的 會場布置 等 ； . 張貼、宣傳內容 包括車間每天績效的公布 及各種需要進行宣傳的活動； . 張貼、宣傳的審查 評價 所有宣傳內容 應報批 行政部 審查、評價。 23 第七章 ： 合同管理制度 合同的訂立 合同 簽訂 必須遵守國家的法律、政策及有關規定； 除法定代表人外，必須是持有法人委托書的法人委托人。法人委托人必須對本企業負責，對本職工作負責，在授權范圍內行使簽約權。超越代理權限和非法人 委托人均無對外簽約 權 ，但經總經理特別授權并發給委托證明書的例外 ； 簽約人在簽訂經濟合同之前，必須認真了解對方當事人的情況。包括：對方單位是否具有 法人資格、有否經營權、有否履約能力及其資信情況，對方簽約人是否法定代表人或法人委托人及其代理權限。做到既要考慮本方的經濟效益，又要考慮對方的條件和實際能力，防止上當受騙，防止簽訂無效合同，確保所簽合同有效、有利； 簽訂合同，必須 堅持 “平等互利、協商一致、等價有償”和“價廉物美、擇優簽約”的原則； 合同 必須采用統一的經濟合同文本，合同對方當事人權利、義務的規定必須明確、具體、文字表達要清楚、準確。合同內容應注意的主要問題是： 部首部分，注意寫明供需雙方的全稱、簽約時間和簽約地點。 正文部分，注意：產品名稱應具 體寫明牌號、商標、生產廠家、型號、規格、等級、花色、是否成套產品等；技術質量要求要明確、具體； 涉及 數量 的 要明確計量單位、計量方法、正負尾差、合理稱差及自然損耗率等；運輸方式及運費負責應具體明確；交（提）貨期限、地點及驗收方法應明確；價金必須執行現行的國家定價或國家指導價、市場調節價；違約責任有法定違約金的按規定寫明，法律沒規定或規定不具體的，應具體寫明約定的違約金數額、比例及計算方法； 結尾部分，注意：雙方都必須使用合格的印章 —— 公章或合 同專用章，不得使用財務章或業務章等不合格印章；注明合同有效期限； 任何 人對外簽訂合同，都必須以維護本公司合法權益和提高經濟效益為宗旨，決不允許在簽訂經濟合同時假公濟私、損公肥私、謀取私利，違者依法 24 嚴懲。 合同的審查審批 合同 在 正式簽訂前，必須按規定上報領導 ，經 審查批準后，方能正式簽訂； 合同 由總經理審批。 經濟合同審查的要點 合同的合法性。包括：當事人有無簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力；合同內容是否符合國家法律、政策和本制度規定；當事人的意思表達是否真實、一致，權利、義務是否平等；訂約程序是否符合法律規定； 合同的嚴密性。包括：合同應具備的條款是否齊全；當事人雙 方的權利、義務是否具體、明確；文字表述是否確切無誤； 合同的可行性。包括：當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件；預計取得的經濟效益和可能承擔的風險；合同非正常履行時可能受到的經濟損失； 根據法律規定或實際需要，經濟合同還應當或可以呈報上級主管機關見證、批準，或報工商行政管理部門鑒證，或請公證處公證。