某電信公司財務管理解決方案(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 ，其它類型的信函也可以由系統生成。這包括以下寄給客戶的標準報告：216。 收款通知216。 信件形式的對帳單和未清項目清單216。 一般信件216。 余額確認書216。 憑證摘要216。 匯票手續費結算單216。 利息計算處理客戶和憑證時用戶可以提出信函申請。信函可以在某些指定環節自動生成，或者由人工啟動。a) 收款通知系統自動生成收款通知，告訴客戶哪些未清項目已收到他們的付款并已結清。如果結清時出現差值，則要求業務伙伴澄清或為之付款。如果已經收款而尚未結清相關未清項目，則要求客戶說明該項付款將結清哪些未清項目。b) 對帳單和未清項目清單用戶對帳單用于對帳，并為客戶提供以下信息：216。 結轉的余額216。 所選期間的全部項目216。 科目的期末余額未清項目清單是對帳單的特殊形式。它是為對帳或提供信息目的而寄給客戶的。有時候，這個清單也用作催款單。直到要求的到期日之前的未清項目都可從這個清單中看出。如果分支機構數據包括在致總部的信函中，則它們的地址將列在信函末尾。c) 一般信件一般信件包括個別信件和標識信件。個別信件允許客戶輸入個別的文本。文本是分別保存的。系統自動決定屬于客戶的信息，如地址。標準信件能使用預先定義的文本，系統自動決定地址等屬于客戶的資料。例如，用戶可以發一封標準信件客戶，通知客戶用戶會計部門中有的人事變動。d) 余額確認書余額確認書用于在審計過程中與客戶的對帳。例如，可以首先決定那些余額最多的客戶，為這些客戶生成余額確認書；然后可以用選擇和隨機選擇等方式在剩余客戶中選出數量有代表性的一批客戶，為他們生成余額確認書。e) 憑證摘要用憑證摘要，用戶可以告知你的客戶某一特別的行項目 (例如，貸項憑證)。系統會記錄下哪些憑證行項目曾被選擇。f) 匯票手續費結算單如果客戶用匯票支付了發票，則生成一個匯票手續費結算單，同時自動生成信函，告知客戶被收取了哪些費用。g) 利息計算可生成前有關利息數據的信函。該數據涉及：216。 行項目利息計算：向已經超期的行項目，或者凈支付在到期日后才付完的項目，收取利息。216。 科目利息計算：利息由科目余額中收取。例如可以用這種方法計算雇主借款科目的利息。在這兩種情況下，都生成有結算信息的附信，系統配備有為此目的的信件，用戶可以對它進行修改。h) 內部憑證內部憑證使用戶能夠生成具有全部已輸入系統的字段的完整憑證。如果沒有原始憑證的話，這種內部憑證可以用作內部使用的憑證。報表R/3 應收帳款模塊提供大量關于客戶的標準報表，這些報表可以打印出來，或者直接在屏幕上顯示。原則上，報表系統是這樣的設定：所有報表都可以并行地運行。打印時，用戶可以選擇先將此信息存儲在一個暫存文件中。此后，用戶可以決定該數據是否要，以及在何處進行物理輸出。a) 主記錄清單主記錄清單是查詢客戶主記錄資料的標準報表，并有許多選擇條件。選擇條件包括按郵政編碼的報表，或按統馭科目的報表。用戶可以指定將打印到清單中的字段。例如，可以生成只有客戶地址信息的清單，或包括銀行信息的清單。用戶也可以得到一個包括客戶主記 錄中全部字段的清單。b) 客戶分析客戶分析是分析客戶行項目的標準報表。例如，對于任何指定到期日都可以制出一個未清項目的清單。對于未清項目還能做各種分析，例如帳齡分析。 R/3 系統應收帳款模塊的憑證和帳戶查詢功能以及報表功能使大唐電信科技股份有限公司可從不同角度、多個側面查詢債權掛帳及收款信息，可進行帳齡分析，還可查詢每筆業務明細以及客戶欠款余額等，生成靈活、豐富的報表財務 。客戶信貸管理客戶信貸管理提供了一種選擇，根據對客戶信用程度的評估，決定是否接受訂貨。這是通過信貸限額來實行的。這個限額在財務會計和已記帳銷售中檢查，如果超過了這個限額，系統就發出一個警告或一個差錯信息，這決定于系統的設置。憑證可以被記帳，其它的操作可以繼續。信貸限額可定為不同的等級。信貸限額利用“信用控制區域”來分配和監測。一個信用控制區域由一個或多個公司代碼組成。如果已經設置了一個信用控制區域，而且已為客戶規定了預值，那么在設置客戶主記錄時信貸數據就被自動設置。a) 分配信貸限額可以對特定客戶或若干客戶分配一個信貸限額。為了將客戶按業務風險分類并啟動相應的檢查，用戶可以為客戶設定風險等級。風險等級規定了在訂貨過程中要進行哪些檢查。此外，客戶可以按行業、國別合并成組。單個信用限額：區域A4,000區域B5,000區域C4,000區域D6,000總體信用限額：10,000最大單個信用限額：7,000客戶信用限額示例客戶：XXXXX信用控制區域 對任何一個客戶可以設不同層次的信用限額：216。 總體信用限額。該客戶在所有信用控制區域中所得到的信貸總數不能超過此總體信用限額。216。 最大單個信用限額。該客戶在任何一個信用控制區域中所得到的信貸金額不能超過最大單個信用限額。216。 單個信用限額。單個信用限額規定了該客戶在單個信用控制區域中的信用限額。假設該示例客戶在信用控制區域 A、B、C 中已分別獲得信貸金額 3,000、4,000、2,000，當它希望再在信用控制區域 D 中獲得信貸金額 3,000 時，系統將提示該客戶已超出總體信用限額。b) 監控信貸限額對信用控制區中的每一個客戶，系統計算并顯示以下數據：216。 來自銷售的未驗明有爭議的應收款216。 來自特殊交易的與信貸限額有關的應收款，例如定金216。 定單 價值，由未清單、未清發貨、和未清發票組成216。 總負債 (其它的總和 )所顯示的總負債當發票被記帳時自動增加而當收到付款時就減少。如果總負債超過了信用控制區中客戶的信貸限額，系統就提供一個警告。但是，仍然可以輸入發票。信貸 限額被超過的日期由系統記錄。信貸限額以控制區域單獨信貸限額貨幣維護。該貨幣與本位幣無關。系統將金額加以換算以更新信貸限額。這并不影響交易額更新與記帳。c) 顯示及分析功能系統用各種功能來支持信貸限額的監測。在任何時候用戶都可了解當前的概況。用戶可以顯示關于一個客戶的下列數據：216。 主記錄中的變動216。 帳齡最長的到期未清項目216。 客戶的定單價值，分為未清單、未清發貨和未清發票216。 最后一次付款216。 行項目216。 催款和付款數據為了使反應迅速靈活，系統提供了多種分析選擇。客戶可以按營業額和付款行為來分 析。用戶可以從信貸管理進入財務信息系統。可以進行到期日分析、對付款行為的進一步評價、或者DSO指標 (日銷售未清指標 )的計算。數據可以隨意壓縮或擴展 (從未清項目顯示到客戶的信貸管理數據 )。評估也可以用圖形來準備和描述。為了資料或文檔的目的，可以從行項目顯示、科目分析、及信貸管理開始，建立信貸記錄表。這個表包含以下數據：216。 地址和通信數據216。 信貸限額，上次通知客戶的日期216。 來自信貸管理主記錄的字段216。 未清發貨、發票及定單的合計216。 余額、欠款天數、客戶的稅款、以及付款行為216。 集成使用會計和銷售，就可以從信貸管理中顯示和編輯銷售憑證。d) 定單接收和發貨中的信貸控制為了確保用戶的信貸限額不被超過，在收到定單的當時和以后臨發貨之前，都有必要進行信貸檢查。集成地使用銷售及分銷子系統，就能進行自動信貸審核，其中也可以描述復雜的生效規則。根據客戶被指定的風險等級，實行下列檢查：216。 統計的信貸限額檢查216。 考慮到發貨截止日和到期日的動態信貸限額檢查216。 其它信息可作為信貸審查用的附加輸入值，包括：216。 憑證價值216。 支付條款等關健性字段的變化216。 超期項目的結構216。 大唐電信科技股份有限公司的要求R/3 系統的客戶信貸管理功能，結合其他功能，可以完全滿足大唐電信科技股份有限公司可對客戶信用分析處理要求。應付帳款模塊概述 R/3 財務會計模塊應付帳款會計核算保存和管理所有供應商的會計數據，它直接與采購系統集成。當業務部門作發票校驗或收貨時，系統自動產生會計憑證。應付帳款會計核算實時地同總分類帳集成。所有對供應商帳戶的記帳也將同時被記入總分類帳。交易更新各個總帳科目 (如應付款及定金 )。靈活的科目分析功能和到期日預測為用戶提供了單個供應商科目現狀的概覽。在信函方面，系統允許用戶將余額確認書、利息結算及其它通知等按不同的公司個別處理。該系統與現金管理和預測系統的直接連接是流動規劃的一個有價值的工具供應商主記錄供應商主記錄包含公司與供應商的業務關系所需要的全部數據。這些數據控制著記帳業務也控制著記帳數據的處理。會計部門和采購部門都需使用這個主記錄。供應商主記錄在系統中是集中存儲的。這就保證了數據了一致性、實時性和無冗余。供應商記錄提供：216。 某些供應商全部數據的概況216。 靈活的數據獲取216。 用于控制支付業務并表現業務過程的基準數據 (初始發票記帳 )供應商主記錄是管理與供應商的業務聯系的一種靈活的方法，供應商主記錄的靈活設計能很好地適應特殊需要 (如一次性交易 )。a) 結構每一個主記錄都包含三類數據。它幫助用戶說明特定操作中的不同組織結構：216。 一般數據：對每個公司代碼及公司采購部門都同樣適用的數據216。 公司代碼數據：反映各個公司與供應商間特殊安排的數據216。 采購部門數據：隨各個公司的采購部門的不同而不同的數據。一般數據包括地址和電信數據 (電話、傳真及電傳的資料 )、供應商的一般資料 (集團 公司、行業分支 )，也包括銀行詳情。公司代碼數據包括公司關于支付業務。催款程序和信函資料等規定。這一數據包括達成協議的支付條款和支付方法 (用支票、電匯、或者匯票 )。此外，通過統馭科目建立起與總帳的連接。這個總分類帳科目中的余額在記帳到供應商明細科目時就會自動更新。采購部門數據包括查詢、定單、及發票核查等資料。只有當使用 SAP 系統的采購功能時用戶才會需要這些數據。這些數據可以在用戶需要的任何時候加入或修改。關于這個功能的詳細資料請見有關物料管理系統模塊的介紹。在已經集成了 SAP 財務會計和物料管理模塊的系統中，用戶可以單獨建立供應商主記錄中的各類數據，也可同時建立供應商主記錄的所有數據。它們可以如下進行：216。 在公司代碼層次上分別完成216。 在采購區域層次上分別完成216。 同時在公司代碼和采購區域的層次上集中地完成。供應商一般數據：供應商編號：0000001名稱：XXX有限公司……公司代碼層數據：公司代碼：1000付款方式：支票……采購數據：采購部門：0001定單處理：001……公司代碼層數據：公司代碼：2000付款方式：銀行轉帳……采購數據：采購部門：0002定單處理：002……供應商主記錄結構示意圖 按照用戶的組織結構，這個特點使用戶能集中保存供應商的數據。用戶可以允許采購部門和會計部門都能處理供應商主記錄的一般數據，而其他數據由各部門分別處理。供應商主數據的格式有助于保證采購和會計部門所使用的供應商數據是一致的并且無冗余。b) 處理主記錄為了處理供應商主記錄，系統提供了創建、更改、和顯示功能。用戶可以根據員工的職責處理這些功能的授權。例如，一組指定的員工將只能顯示數據，另一組則允許 創建和更改數據。創建供應商主記錄由于有多層共享數據，所以它的創建可以在多個層次上。采購部門創建并維護總體數據和大量的采購數據，財務部門則維護會計數據。當然也可以一次性創建。更改數據用戶決定哪些字段可以在以后更改。例如，可以設置統馭科目不能被更改。用戶隨時都可以直接進入用戶想更改的區域。系統會記下所有作過的更改，所以用戶任何時候都能看到更改過程的一個概況。顯示數據顯示功能也使用戶能夠只進入那些用戶感興趣的區域。用戶可從顯示轉入更改功能，也可以調出另一個主記錄來顯示或更改。可設置的、易于使用的用戶界面使用戶能方便快捷地編輯和管理主記錄。R/3系統能根據用戶的工作分配設置不同的授權來控制對主記錄的創建/更改/顯示，使系統內的數據信息既正確又安全SAP R/3 系統應付帳款模塊既能完全滿足大唐電信科技股份有限公司對供應商自然情況、歷史往來情況及債務余額等情況進行綜合管理和分類管理的要求，又可以幫助大唐電信建立有效的采購數據庫。支付在SAP 系統中可以有二種支付方式：a) 自動付款如果用戶與銀行可以實行連接，可以讓系統運行自動付款程序。自動對應付帳搜索，把到期的應付款付出并產生支付會計憑證。如果未與銀行實行連接，可以運行自動付款程序，產生付款建議書，系統會把到期的應付款列成清單，用戶再安排付款。b) 人工付款用戶也可以人工逐筆付款，并輸入付款憑證。特別總帳業務在對供應商的付款業務中，會有預付款，定金，應付票據等業務，它與供應商相關，但此類業務的金額與供應商標準項下的應付帳款（主記錄中的統馭科目）在資產負債表中屬于不同性質的或不同類別的。這些特殊業務在 R/3 系統中用一個特殊總分類帳標記指出。憑證和帳戶的處理a) 供應商科目余額供應商科目余額表示出每一指定期間與該供應商交易數字的概況，它分成借項和貸項。用戶可以容易地看到各期間的營業額，也可以看到整個會計年度的特殊營業額 (定金、匯票等)。用戶可以立即進入屏幕上所顯示的項目。b) 供應商科目行項目用戶可以按用戶喜歡或要求的方式設置供應商科目行項目的顯示。這使用戶可以按照一定的標準將項目范圍限制到一個更易管理的數量。用戶可以顯示個別項目或者顯示總計。系統還備有對查功能，它使用戶能夠顯示清單的某些部分。對帳單系統提供多種方式來分析供應商帳戶。例如，用戶可以產生信件形式的對帳單和未清項清單帳戶確認書，供應商對帳單用于對帳，或者用來獲得業務伙伴的信息。對帳單指出起始余額、選定時段內的所有項目、以及最終余額。內部憑證使用戶將已輸入系統的憑證完整地輸出。當用戶沒有原始憑證時，或者需要內部流通的憑證時，都可以使用內部憑證。報表雖然用戶可以進行多種在線評估，但即使在 R/3 財務會計系統中用戶也會需要制作某些報表復制件。用戶可以在線運行