erp總帳管理操作手冊(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 據是平衡的，系統提示“試算結果平衡”的字樣，如果帳套數據不平衡，系統以紅字顯示“試算結果不平衡”的字樣，并顯示借、貸方的差額數據，提示您帳務數據不正確，需要檢查修改。試算不平衡是不能啟用帳套的。您可以在試算平衡表中仔細核對您的帳務數據，以確保帳套初始數據準確無誤。 初始數據試算平衡之后，點擊“文件”菜單中【啟用】選項或工具條中的【啟用 】按紐”，完成初始化工作，可將全部數據打印出保存，結束初始化后，初始數據錄入窗口將變為不可編輯狀態，您就可以開始一系列財務工作了。 在啟用帳套的當期，您可以隨時反啟用修改初始科目有誤的數據，即使已輸入當期憑證，也不會影響帳套任何數據的正確性。 至此，總帳系統應該處理的為系統正常運行的基礎工作已全部完成，余下的工作，即進入后面的日常業務處理工作和報表、帳簿處理工作了。 第三章 憑證處理 憑證處理主要是提供財務人員的日常憑證處理功能，主要含編制憑證、查詢憑證、模擬記帳、憑證記帳以及憑證號碼重排等功能 第 一節 編制憑證 編制憑證功能就是根據原始單據制作記帳憑證。在憑證錄入界面中，系統為您提供許多功能操作以方便高效快捷地輸入記帳憑證。 在總帳主窗口點擊菜單【憑證處理】 【編制憑證】，系統彈出憑證錄入窗口，這樣就可以錄入憑證了，錄入憑證的格式如下圖，（如果在系統參數中設置按部門核算并選擇部門帳平衡，則憑證錄入窗口底部會有部門選項，錄入憑證時必須按部門錄入）。 一、新增憑證 下面為您介紹憑證增加的的一些操作： （一） 查看代碼 功能鍵 F3 查看代碼是憑證錄入中十分有用的一項功能，是一種具有智能化的功能，它能根據光標所在位置自動選擇您需要查看的代碼內容。雙擊鼠標左鍵或是按功能鍵 F3系統即可彈出查詢窗： 如憑證摘要庫、科目代碼庫、核算項目代碼庫等，您可以從代碼中選擇您所需的科目。系統彈出的科目代碼如圖： （二） 幣種 一般情況下幣種欄默認為不顯示狀態。如果系統參數您選擇了“憑證分帳制”，在憑證錄入的時候，幣種欄顯示在憑證界面中，您必須選擇相關幣種，如“銀行存款 建行”核算的是所有幣種，應該選擇一種，幣種是與分錄相對應，每一筆分錄都有相應的幣種與之對應。 （三） 憑證日期 系統會自動給出上一次錄入的最后一張憑證的日期，可以修改。憑證錄入的日期若在當前的會計期間之前，則系統不允許輸入；但允許輸入本期以后的任意期間的記帳憑證，在過帳時系統只處理本期的記帳憑 證，以后期間的憑證不作處理。 （四） 憑證字 是指實際工作中憑證的類別，如“收”、“付”、“轉”、“記”等。在憑證字輸入窗口中用下拉按鈕可調出在帳套基礎資料中已經設定的憑證字，從中選擇一個憑證字。 （五） 憑證號 憑證號系統會自動按系統參數選取的憑證編碼規則給出，作完一張憑證后必須保存之后系統才會給出該憑證的憑證號，如果憑證未保存，該憑證無效，不占用憑證號。 （六） 摘要欄 在摘要欄中輸入憑證摘要，在輸入憑證摘要時，如果每一行都輸入了摘要，在記帳時按科目前的摘要內容記帳。 摘要庫：系統提供了摘要庫的功 能，在憑證錄入界面，將光標移動到摘要欄，點擊功能鍵 F3或雙擊鼠標，您可以選擇已錄入摘要庫中的摘要，點擊“確定”后，摘要會自動添入當前的憑證中， 如圖： （七） 會計科目欄 錄入會計科目代碼，在科目欄中錄入會計科目的方法有多種。如果記得會計科目代碼，則可以直接錄入，在錄入過程中左下方的狀態欄會隨時動態提示代碼所對應的科目名稱，如果輸 入完代碼后，狀態欄中沒有科目名稱顯示，則說明輸入的代碼有錯誤，如果在科目設置中定義了助記碼，則可以在此處直接輸入助記碼，系統會根據助記碼查到您需要的科目，最簡便的方法是用系統提供的查看代碼功能，當光標定位于會計科目欄時，按 F3鍵或用鼠標雙擊，即可調出會計科目代碼表，如圖 38。在科目代碼表選擇所要錄入的科目，雙擊鼠標左鍵，或選定后單擊【確定】按鈕，即可獲取科目代碼。 如果所選的科目下設核算項目，則在選定了該科目后，系統會自動提示錄入核算項目代碼 對于核算項目的獲取， 系統提供模糊查詢，如核算項目為客戶時，則彈出客戶選擇窗口： 系統會顯示出外幣輸入格式，顯示出幣種代碼，匯率數據，要求您輸入原幣金額。如果選擇了“核算所有外幣”，在輸入外幣時還必須對幣種進行選擇。輸 入原幣金額后，系統會自動根據匯率折算為折合本位幣金額并顯示在金額欄中，折合本位幣金額可以修改，若原幣乘以匯率不等于金額，系統會提示是否繼續。 （八） 金額欄 在輸入完前面的項目以后，就可以輸入金額了，金額分為借方金額和貸方金額兩欄，每條分錄的金額只能在借方或貸方，不能在借貸雙方同時存在。如果要將已錄入的金額轉換到另一方，只需將要轉換的金額選定，然后按“ F12”鍵進行切換。若要輸入負金額，在錄入數字后 ,在數字的前面再輸入“ — ”號。 （九） 數量，金額 如果會計科目中選擇了下設數量金額核算，系統會要求您輸入 數量和單價，系統會檢驗數量單價的乘積是否與原幣金額相等，如不相等，系統會提示是否繼續。如果選擇“是”則按輸入的金額保存，若選擇“否”則系統要求修改相應項目，以使金額＝數量 *單價。 在輸入了借方及貸方金額后，系統會自動將借方金額和貸方金額合計數分別顯示在合計欄中，只有借貸方合計欄數值相等，記帳憑證才能存盤。憑證錄入完畢后，單擊“保存”按鈕系統即可保存所錄入的憑證，只有保存后的憑證才能預覽和打印。憑證錄入完畢，要結束憑證錄入時可從菜單中選擇“退出”或點擊工具條中“退出”按鈕即返回。 （十） 業務日期 當該筆憑 證記錄的原始單據發生的日期，預設為與憑證日期相同，可修改 （十一） 結算方式 如系統參數中選擇了‘銀行存款類科目必須有結算號碼’，則錄入憑證時選取了銀行存款類科目則必須輸入該項，結算方式可在基礎資料中維護。 （十二） 結算號 同結算方式。 （十三） 插入分錄 如果在錄入憑證的過程中需要插入一個分錄，按工具條中的插入分錄按鈕或是選擇編輯菜單中的插入分錄選項即可插入一條分錄。 （十四） 刪除分錄 如果在錄入憑證的過程中需要刪除一條分錄，按工具條中的刪除分錄按鈕或者編輯菜單中的刪除分錄的選項，即可將選中的 分錄刪除。 二、憑證保存 按標準的憑證內容錄入完成后，點擊工具欄中的【保存】按鈕即可。保存時系統會檢查憑證錄入的準確性，如果憑證沒有摘要或是借貸方金額不相等或是其他的地方有錯誤，系統將提示您修改憑證，修改正確后方可存盤退出。 第二節 憑證查詢 一、憑證查詢條件 點擊菜單【憑證處理】 【憑證查詢】進入，系統將彈出憑證查詢窗口： 查詢窗口中系統特有的幾個條件： ??????? 審核狀態： ?????? 已審核：審核步驟或過程全部完成的憑證 ?????? 未審核：還未審核的憑證 ?????? 部分審核：審核步驟未全部完成的憑證 ??????? 記帳狀態：已記帳、未記帳 ??????? 系統編號：指憑證生成的系統，預設為所有系統生成的憑證。 查詢結果以列表形式顯示，在本窗口中，以不同的顏色表示當前單據的狀態：白色 — 新單；黃色 — 已審核；紅色 — 已標錯；灰色 — 已記帳； 二、憑證審核與反審核 點擊工具欄【審核】或【反審核】打開憑證詳細窗口進行審核操作。 三、憑證記帳與反記帳 點擊工具欄【記帳】、【反記帳】操作，系統自動進行相關處理。 四、憑證修改 如果要修改一張未審核的憑證，只需將鼠標指向憑證所需修該的地方，單擊菜單條‘修改’按紐，重新錄入新的內容即可。 五、憑證新增 在憑證查詢窗口中您還可新增憑證，此功能與上述編制憑證相同。 六、憑證刪除 您可對未審 核、未記帳、總帳系統生成的憑證進行刪除，如要刪除其它系統自動生成的憑證，為了保證單據及數據的完整性，您只能轉入生成該憑證的系統中才能刪除。 第三節 憑證記帳 點擊菜單【憑證處理】 【憑證記帳】進入憑證記帳向導窗口： 點擊【下一步】，進入記帳范圍、記帳參數設置窗口，見下圖。選取記帳范圍后點擊【下一步】，系統自動快速記帳，記帳完后 列示記帳報告。 第四節 憑證號碼重排 為了便于憑證檔案管理，系統提供憑證號碼重排功能。點擊菜單【憑證處理】 【憑證號碼重排】進入，系統彈出對話窗口，如圖： 第四章 賬簿管理 會計賬簿是以會計憑證為依據，對全部的經濟業務進行全面、系統、連續、分類地記錄和核算，并按照專門的格式以一定的形式聯結在一起的賬頁所組成的簿籍。 在業務處理編章的憑證記賬處理中，系統已將記賬憑證自動記入賬簿。只要所錄入的憑證經過記賬，您就可以在此功能中迅速地查詢到總分類賬、明細分類賬、多欄賬、核算項目分類總賬、數量金額總賬、數量金額明細賬中的有關數據資料及各類賬簿的有關本位幣、各種外幣、以及綜合本位幣的發生額和余額數據。 第一節 總賬 一、設置查詢條件 在總賬系統菜單主窗口 中，點擊賬簿管理下總賬菜單項，系統彈出如下條件設置窗口，如圖： 查詢字段說明： ?????? 會計期間：需要查詢總賬期間，分年度、期間。 ?????? 科目級數：查詢總賬的科目級數范圍。 ?????? 會計科目：查詢的會計科目代碼范圍。 ?????? 幣種：選擇要查詢總賬貨幣幣種， 包括各種幣種及綜合本位幣。 ?????? 包括未過賬憑證：選 此項后總賬的數據包括尚未過賬憑證部分的數據。 ?????? 部門：選擇按核算部門查看總分類帳，只有在系統參數中設定按部門核算時才會顯示該選項。 查詢條件輸入完畢后，點擊【確定】按鈕，系統即按所設定的條件顯示總分類賬。系統會進入下圖所示總分類賬查詢窗口： 二、設置 點擊工具條上的設置按紐，可進行打印頁面設置。 三、預覽、打印 點 擊工具條中的預覽、打印按鈕或是選擇文件菜單中的預覽、打印選項進入。 第二節 明細賬 一、設置查詢條件 在總賬系統菜單主窗口中，點擊賬簿管理下明細賬菜單項，系統彈出條件設置窗口，如圖： ?????? 會計期間：需要查詢總賬期間，分年度、期間。 ?????? 會計科目：輸入要進行賬本查詢的會計科目代碼范圍。 ?????? 幣種：選擇要 查詢明細賬貨幣幣種， 包括各種幣種及綜合本位幣。 ?????? 包括未過賬憑證：選此項后，輸出的明細賬數據包括尚未過賬憑證部分的數據。 查詢條件輸入完畢后，點擊【確定】按鈕，系統即按所設定的條件顯示明細分類賬，如圖： 二、設置 點擊工具條上的設置按紐，可進行打印頁面設置。 三、預覽、打印 點擊工具條中的預覽、打印按鈕或是選擇文 件菜單中的預覽、打印選項進入。 第三節 多欄賬 一、設置查詢條件 在總賬系統菜單主窗口中，點擊賬簿管理下多欄賬菜單項，系統彈出如下條件設置窗口，如圖： ?????? 會計期間：需要查詢多欄賬的期間，分年度、期間。 ?????? 多欄賬名稱：輸入要進行賬本查詢的賬本名稱，該賬本是由（設計）按紐進入設計畫面設計好的。選擇您所需要查詢 的多欄賬的名稱，按多欄賬右邊的下拉按鈕，系統將為您列出所有的多欄賬的名稱，選擇確定您所需查詢的多欄賬。 ?????? 包括未記賬憑證：選此項后，輸出的多欄賬數據包括尚未過賬憑證部分的數據。 ?????? 顯示原幣金額：每個多欄科目以原幣金額、本位幣金額在賬本中顯示。 二、設計多欄賬 由于每個用戶使用的多欄賬都不盡一致，系統無法預設多欄賬的格式，因此，多欄賬只能由用戶自己生成。系統為用戶提供了十分方便的多欄帳格式生成器。 在多欄賬的查詢條件中點擊“多欄帳名稱”對應的 進入對多欄賬進行設計，多欄賬的設計窗口如圖所示： 首次使用多欄賬時，此窗口的“多欄式明細賬”區域為空白的，需要您在此設置多欄式明細賬的格式。 （一） 增加多欄式明細賬格式 在多欄賬設置窗口中，單擊【新 增】按鈕，即彈出多欄賬格式設置窗口，如圖所示： ?????? 多欄賬編號：需要增加的多欄賬號碼。 ?????? 多欄賬科目代碼：在此處輸入需要設置多欄賬格式的會計科目代碼，注意，此處所輸入的會計科目代碼必須為非最明細級科目代碼，如果所輸的科目代碼沒有下級科目或核算項目，則系統無法生成多欄賬格式。 ?????? 多欄賬名稱：錄入多欄賬的名稱 ，如是管理費用多欄賬或是銷售費用的多欄賬。 ?????? 科目代碼：在此處輸入“多欄賬科目”下屬的明細科目代碼。 ?????? 欄目名稱：對應于科目代碼，在多欄式明細賬中輸出的欄目名稱，在輸入科目代碼后，系統會自動將代碼對應的科目名稱顯示在欄目名稱中，您可以對該名稱進行修改。 ?????? 借方，貸方選項：指明某一欄目所對應科目中的哪一方發生額輸出到所定義的欄目之中。 ?????? 自動編排：為了提高多欄式明細賬格式設定的速度，系統提供了“自動編排”功能，您只需在“多欄賬科目”中輸入要設置多欄賬的科目代碼。然后按下 工具欄中【編排】按鈕，系統即可自動將所選“多欄賬科目”的下級明細科目自動按多欄賬的格式進行編排生