辦公室管理標準全集辦公室工作基本技能標準(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 錄的作用 會議記錄是會議活動中產生的重要原始文書，具有介紹作用、依據作用、參考作用。 (3)會議記錄的分類 根據采用手段的不同，會議記錄可以分為機器自動記錄和手工記錄。按記錄方法分有兩種，一 種是詳細記錄，詳記是把重要會議或會議中主要決議、關鍵性內容、重要問題和言論，原原本本記錄下來，這種記錄必須忠實于原意，做到有言必錄。記錄時可采用速成法和錄音法，會后再進行整理。另一種是簡要記錄，即只有記錄要點，如會議議題、發言要點、結論、決定事項等。這種記錄方法要防止曲解發言者的原意，使記錄失實。當然會議記錄采用何種手段與方法，應根據會議的性質、目的、規模或會議的討論發言、決議的內容來確定。 (4)會議記錄的內容 會議記錄的內容一般分為兩個部分。第一部分是召開會議的基本條件，是記錄員在主持人宣布會議開始前記 錄的，包括會議名稱、開會時間、主席或主持人、中心議題、出席人、列席人、工作人員及其他人員、記錄人等。第二部分是記錄文書的正文，記錄會議內容，即主持人的講話、會議報告或傳達的事情、討論的主題、作出的決定等。這部分的內容記錄一定要有條理性，每一記錄要素都宜單獨成行，發言記錄應以一個發言為一個記錄單元換行分隔。 總之，會議記錄的要求是：快、全、準。 對辦公室工作人員來說，記錄除了一般的文字記錄即摘記外，還有一種較為常用的、高速度、高效率記錄語言信息的方法，那就是速記。 速記是使用特別簡單的記錄符號和詞語縮寫符號迅速記錄語言的方法。它與一般文字不同，在記錄語言時有文字的作用，但不像文字那樣具有嚴格的社會性、規范性和明確性，可以任意簡化，只要使用者能識別即可。速記是采用拼音方式寫成音符，然后加以簡化，因此，速記記錄一般要經過整理，將速記符號轉寫為通用文字后，別人方可利用。 速記符號的設計，各派有所不同。主要有： 斜體式速記，也叫草書式速記，是世界上最古老的速記，符號源于字母草體筆畫。此方式流行于奧地利、匈牙利、芬蘭、俄國。 幾何體速記，這種速記符號取自正圓正米字型，最早由英國 人創立，現流行于英國、日本、法國等。 流線型速記。這種速記符號取自橢圓斜米字型，產生于 19世紀 80年代，流行于美國。 綜合型速記，這種速記打破了體系的限制，博采眾長而成。 目前漢語速記多使用線條式速記。各種流派相得益彰，可根據各自的需要和喜好而選擇不同的方式。 速記不僅是一種專門的學問，也是一種技巧性較強的技術，其功用極其廣泛。對于辦公室人員來說，速記有多方面的用途，如，可用于會議記錄，用于接待記錄、電話記錄、摘抄資料、起草文稿等。學會速記，不僅可以節省大量時間，提高效率，而且能鍛煉捕捉語言、追及思維的能力 。因此，辦公室工作人員不妨利用業余時間學習速記，只要能堅持不懈，刻苦練習，必然熟能生巧掌握這一技能。 事、錄音整理的步驟 機器記錄主要是錄音記錄。錄音也是辦公室工作人員的必備工作技能，在大型會議、外出調研、采訪、接待及領導人有特殊需要的情況下，一般都采用錄音記錄。 口授記錄機主要有三大類。 (1)供大的組織機構使用的中心口授記錄網絡系統，或是使用電話網，或是使用單設的線路網。 (2)放在案頭 的口授記錄機。 (3)手握式 (可裝在衣服口袋里 )錄音機。 遠距離口授記錄系統，包括一臺或幾臺錄音機，（通常是用幾臺錄音機），通過安裝在其他辦公室里的口授器遠距離操作。這種系統特別適合于大的辦公機構使用。 遠距離口授記錄系統通常傳送的口授內容都是較平穩地說出的，這使得打字員較容易就能控制打字速度，均勻地打字記錄。 中心式口授記錄設備可分為三大類： 一是錄音庫式。一組錄音機設立在打字中心，通過電話與整個機構中的各個授話點連接起來。打字員的桌上都配備有記錄打字機，口授者與打字員的通訊聯系通過一名主管人員進行，因而 口授者和打字員不能直接通話。 二是串聯式。記錄打字員的桌上配有一套“串聯式”錄音裝置，口授點與該錄音裝置用電話接通，口授者可與打字員進行直接通話。 三是直通式。通過直接傳話設備，遠距離控制的口授點將口授材料直接傳給打字員。口授和記錄可同期而且相互獨立進行。 將錄音材料整理成文字時，一般分為三個步驟： 第一步，弄清講話者的身份和要求。 (1)注明講話者的姓名、職務和所在部門。 (2)講話者是否希望某一內容被優先處理。 (3)講話者是否需要副本，并附上 有關文件。 (4)該內容的文字記錄應發送對象的姓名、地址。 (5)該份材料是否急要，若急需的話，一定要盡快整理出來。 第二步，錄音內容的歸納整理。在錄音內容的歸納整理過程中需注意： (1)錄音內容將作何種文件處理，是內部使用還是對外使用。 (2)注意段落的分割。 (3)注意口授信函中使用的稱呼。 (4)整理過程中注意使用符合講話者原意的標點符號。 (5)注意領會講話者語言、語速變換的含義，尤其注意錄音中的特殊指示和連同錄音材料一起更改的指示。 (6)注意采用適當的合乎規范的結束語。 第三步，錄音整理后文字材 料的核實。 (1)對錄音材料中的任何可疑之處都應與口授者或領導人進行核對。 (2)對任何一個詞的書寫有懷疑時，應與字典查對。 (3)檢查是否填入適當的標點符號，并適當地加以分段。 (4)每份記錄稿件一定要打印正確，在正式打印前，一定要把每一個字都檢查一遍，以確保準確無誤。 (5)對急要的材料應以最快速度整理成文，并經核查交給有關人員。 (1)可以節省速記打字員的時間。 (2)錄有口授材料的盒式磁帶可以郵寄，這樣，連打字工作也可以被省略掉。 (3)口授錄音機 可以用來對整個會議、討論或講座的進程進行錄音。 (4)可以選擇任何時間進行口授錄音。 (5)打字員無須再面對一份書寫極亂的草稿進行破譯，任何不熟悉的詞可以在機器上反復播放，直至聽懂為止。 (1)錄音機不可能標明說話者的姓名，因而在有幾個人講話的會議上使用錄音機做記錄就會造成不便。 (2)錄音材料中的疑點、疑問，在文字整理中往往難以及時搞清，不像手工記錄，常常可以當場解答。 (3)在錄音材料的整理過程中，某些字、詞、標點的使用及分段，對整理者而言不如手工記錄 來得明晰。 (4)錄音記錄需要一套相當完備的設備及相關操作人員，相對手工記錄而言，是不經濟的。 因此，一般情況下，辦公室工作人員的記錄仍以手工記錄為主。 第四節 照相與攝像工作技能 一、照相機的種類及使用斱法 照相就是光線通過照相機的鏡頭、快門把現實景物及物體一瞬間的狀態真實記錄在膠片上的一種手段。照相機和感光材料 (膠片等 )是照相必不可少的先決條件。 各種類型、牌號的相機盡管外形設計、使用性能上有不少差異，但其基本結 構還是一致的。照相機的主要部件有鏡頭、快門和后背組成。主要附件有：濾色鏡、反光燈、近拍接圈、三角架及快門線。 隨著現代科技的發展，照相機的種類越來越多。目前，對各種類型的照相機還沒有一個統一的分類方法。有的按照照相機的結構來分，有折合式、雙鏡頭反光式、單鏡頭反光式；有的按用途來分，有普通照相機、航空照相機、水下照相機、顯微照相機、立體照相機以及照相館用的大型座機等；現在習慣上都是按照相機所使用感光片的規格來分，有 1 13 12 1半幅照相機、一步成像照相機等。 (1)拍攝前的檢查 要拍攝出理想的照片，拍攝前一定要做好準備工作，即要對照相機進行必要的檢查，檢查的內容包括以下幾個方面： ①相機鏡頭的清潔。 ②相機鏡頭安裝牢固。 ③裝上合適的濾光鏡。 ④取下鏡頭蓋。 ⑤照相機的皮套安裝牢固。 ⑥檢查相機的電池，并備好備用電池。 ⑦清除相機內的灰塵或碎片渣。 ⑧裝好感光片。 ⑨蓋緊相機的后蓋。 ⑩調好相機上的感光度節盤。 (2)拍攝知識 要拍攝出理想的照片，必須具備一定的拍照常識。拍照分為室內拍攝和室外拍攝。 ①室外照相 室外照相，以使用感光度為“ 100ASA拻的膠卷為例，正常晴天、日光下、順光拍照可選用 1/60～ 1/125秒的快門速度、 11～ 16的光圈檔較為適合。同樣條件下，側逆光或逆光拍照時要相應增加一到兩檔光圈，或降低一到兩檔快門速度。天陰、有霧都要根據光線強弱，相應增加曝光量。強光下的雪景、海濱則應相應減少曝光量。 ②室內照相 室內照相，多用萬次閃光燈為主光源。不同的閃光燈，曝光指數不同，使用時要按照閃光燈的說明進行曝光，即根據拍攝距離調節光圈，快門速度固定不變。曝光的正確與否，直接影響照片的質量。而一天中光線又在不斷地變化，要做到在各種條件下都曝光 正確，除了具有豐富的拍照經驗外，最好的方法就是借助于測光表。測光表主要用于專業攝影中，普通攝影很少用到。目前，大多數現代相機中都帶有測光裝置和自動曝光系統，給使用帶來了很大方便。利用這些相機拍照時，曝光組合數據自動顯示，使用者可根據組合選定光圈和速度，保證曝光的準確。 (3)在辦公室工作中，常用的拍攝是翻拍、印相和放大 ①翻拍 翻拍是收集、積累、保存資料的一種主要手段。翻拍一般都為近距離攝影。利用專用的翻拍機進行翻拍，使用操作都很方便。目前，國內市場上有小型的翻拍機出售。用于翻拍時多使用感光度較低的膠卷，室 內光線又較弱，就需要較長時間曝光。因此，為了保持相機穩定，還要使用三角架。翻拍時，多使用燈光作照明光源，基本要求就是光線均勻，可用兩個以上的磨砂燈泡為光源。翻拍時所用的感光膠片，必須根據原件的性質與翻拍的需要而定。 ②印相 印相就是通過底片的光線對相紙的作用過程。其操作方法較易掌握。印相時要根據底片的反差，正確選擇不同反差的印相紙，要掌握正確的曝光時間和顯影程度。印相的具體步驟有：第一，清潔印相機的玻璃和底片上的灰塵、雜物；第二，將 1 135底片分開，然后，再分別將反差大和密度大的分一類，反差小和密度小 的分一類；第三，按底片的反差情況選配好一部分相紙；第四，將藥膜面朝上置于印相箱上的玻璃上套正遮光格，相紙藥膜面朝下覆蓋其上，壓緊，按底片厚薄情況曝光約 1～ 2 秒；第五，將已曝光的相紙藥膜面朝下滑入標準溫度的 D72顯影液中，并不斷地翻動，約 1～ 2分鐘；第六，顯影后，將相紙馬上放入停顯液中，約 10～ 20 秒；第七，停顯后，立即放入 F5 酸性定影液中定影，也可用普通定影液，約 10～ 15 分鐘；第八，定影后，放入流動的清水中水洗約 30分鐘；第九，上光，干燥。印相工作完成。 ③放大 放大是把底片的影像通過放大機鏡頭照射到 放大機外面，使底片影像結于感光相紙上。 放大時，光源是在放大機的內部。放大紙同印相紙一樣，依反差強弱分為各等，以適應各種反差的底片。放大時，將底片藥膜向下放入放大機的片夾中，放大機內上部的光源將光線照射到底片上，經放大機鏡頭聚光后，將底片上不同密度的影像放射出來，結于放大機下部的放大紙上。放大紙曝光后的加工步驟、方法與印相完全相同。放大除了可以得到不同尺寸的照片外，還可對底片進行一些技術上的處理。 事、攝像機的使用斱法 攝像機是錄像系統中的基本設備之一。它是把景物的光像通 過光 — 電轉換過程變成電信號，然后經過信號處理，最終輸入到錄像機中。攝像機由鏡頭、攝像管、預放器、圖像信號處理、電源及話筒、音頻放大器等組成。各種攝