辦公室管理標準全集信息溝通與協調工作標準(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 介紹工作經驗，開展學術討論，及時通報信息開發重點供信息工作人員學習參考。 為了使信息工作做到程序化、規范化、從信息工作起步之初就應注重建立科學的工作流程和制定有關的規章制度。一般可以考慮建立以下一些工作制度： (1)信息員崗位責仸制 明確各級信息機構和專、兼職信息員的職責范圍，提出長期與階段性 的數量與質量指標，實行目標管理，把目標完成情況作為業績考核的重要條件。 (2)信息報送制度 規定網絡單位定時報送信息。對于不執行報送制度，長期不提供信息，或提供信息有重大失誤者予以通報批評，對于實行聘任制的信息員則應解除聘約。 (3)領導批示催辦制度 信息機構要對領導的批示認真填寫催辦卡片，通過有關地區或部門查辦、落實后，及時進行反饋，做到件件有著落，事事有回音。 (4)考核評比制度 信息網絡中心定期公布各聯絡點提供信息的數量、質量和刊用情況。每年評選一次信息工作先進單位、最佳信息員和優秀信息員，予以適當榮 譽和物質獎勵，并將先進事跡載入人事檔案，以調動信息網絡單位和個人的積極性。 第四節 協調工作 一、協調工作的含丿 協調，從字面上來解釋，就是同心協力，配合適當的意思。從管理的角度來解釋，所謂管理，就是協調，協調的過程就是管理的過程。馬克思曾指出：“一切規模較大的直接社會勞動或共同勞動，都或多或少地需要指揮，以協調個人的活動，并執行生產總體的運動不同于這一總體的獨立器官的運動所產生的各種一般職能。一個單獨的提琴手是自己指揮自己，一個樂隊就需要一個樂隊指揮。”這就是說，任何有組織的工作過程，都需要有協調的組織，都離不開協調的功能。協調的核心是使圍繞一個共同目標的有關部門和人員，和諧協調地進行工作，在各自的崗位上，朝著一個目標使勁出力。仿佛指揮樂隊演奏一樣，使眾多的不同樂器按統一指揮和樂章互相協調地配合，演奏出動聽的樂章，而不是各自為政，互相干擾，發出噪音。 美國現代管理學者迪克卡爾森明確指出：“協調的功能在于使一個組織中的所有單位的活動同步化、和諧化，以便達到共同的最終成果。”協調的 目的就在于消除“內耗”，消除矛盾，把各方面的力量組成一個和諧統一的合力，以求得最佳管理效果，實現共同的目標。 秘書人員的一項重要任務，就是要在自己的職能范圍內，或在領導者的授權下，組成和調節各級組織、各類人員、各項工作之間的關系，促使各種公務活動趨向同步化與和諧化、秩序化與科學化，以實現組織的整體目標。這個協調的過程就是協調工作。協調是管理的一項重要職能，也是辦公部門的重要職責。 二、協調工作的作用 辦公部門不論是國家行政機關，還是企事業單位，都處于樞紐中心地位。是貫通上下 的咽喉，是聯系左右的紐帶，是傳遞信息的中樞神經，也是領導機構的參謀部與指揮部，這就決定辦公部門起著非常重要的協調作用。辦公部門發揮協調作用，就是要協調本單位領導成員之間的關系，協調本單位各部門之間的關系，協調同其他單位之間的關系，進行必要的組合和調節，使之能夠互相配合，齊心協力，步調一致地去圓滿實現領導制定的管理目標，充分顯示協調的最大效能。 隨著社會化大生產的發展規模的日益擴大，社會管理的分工越來越細，組織管理工作也越來越復雜多變。不論從生產管理還是從行政管理方面，充分發揮辦公部門的協調作用也就顯得尤為突 出重要。概括地說，主要表現在以下幾個方面： ，能使黨的方針政策順利貫徹執行，使國家機關的工作和企業的生產不偏離正確的方向。在辦公部門的輔助和配合下，使潛能得以充分地集中和發揮，使領導機關能夠真正起到領導功能的作用。 ，能使各單位、各部門、各機構、各人員之間在工作上分工合作，密切配合，避免矛盾，掃除障礙，統一步調，為實現既定目標而共同努力，真正起到凝聚功能的作用。 ，能使國家機關和企事業單位的管理高瞻遠矚，信息靈通，措施得力，指揮有方，減少失誤，提高工作效率，真正起到樞紐的作用。 ，能使每個成員各行其權，各盡其責，忠于職守，把各個方面的力量組成一個和諧統一的合力，使整個工作井然有序，同步運轉，真正起到調節功能的作用。 ，能使人際關系更加和諧、融洽，使每個工作人員既能輕松愉快地完成自己的工作任務，又能與別人和睦相處，配合默契，增進效益，真正起到服務功能的作用。 可見，協調是領導工作的客觀規律和必然要求，是賦予辦公部門的特殊職責，它在整個機關中起著舉足輕重的作用。 三、協調工作的類型 領導部門或領導層對工作要全面負責，而在其所管轄的各方面的工 作中幾乎都有協調任務，因此，領導機關協調工作的范圍是十分廣泛的。從各個不同的方面來分類，大體可分為計劃協調、人事協調、財務協調、經濟協調、政策協調、關系協調、工作部署協調、社會協調等八種。其中前四種，領導主要依靠各有關部門或專業人員去具體進行，辦公部門只是處于配合有關部門的地位，發揮著參謀與助手的作用。而后四種才是辦公部門重點的協調工作，現就前三者分別簡述如下： 輔助決策是辦公部門的中心任務。在決策過程中辦公部門輔助與配合領導機關或領導層，收集信息，研究政策，提供決策方案，或者參與試點工作，發揮著輔助決策的重要作用。但是，必須明確辦公部門不是決策機構，不能“越俎代庖”，不能越權，這是應該特別注意的。 決策在國家行政管理中是非常重要的。一項政策的制定，既要具備全面性，又要具有針對性；既要具備原則性，又要具有靈活性；還要注意與現行政策之間的協調性。譬如，協調具體政策與一般政策和基本政策的關系；協調現行政策與原有政策的關系；協調現行政策與現行法律的關系；協調政策條文與實際情況的關系；協調政策制定機構與政策執行機構的關系等等。 因此，只有了解情況，掌握政策，積極協調，才能輔助領導機關進行正確的決策與指揮 。 辦公部門按所涉及到的關系來看，有四個方面的協調工作： (1)上下關系的協調 上下關系的協調 ,即上級領導機關或下級所屬單位與本單位的關系協調。由于職責不同，角度不同，認識不同，在工作中產生矛盾是不可避免的。處于中樞地位的辦公部門，要積極主動地搞好他們之間的協調工作，運用各種手段，溝通信息，疏通渠道，對上情要及時下達，下情應迅速上報，不拖延積壓，貽誤時機，力求理順關系，化解矛盾。 (2)左右關系的協調 左右關系的協調包括兩個內容，一是協調本單位各部門之間的關系；二是協調本單位與有關單位的關系。 它們之間是相互聯系，互為條件，相互制約的。辦公部門在協調時，一定要注意平等協調，以誠相待，力求做到互相支持，互相配合，協調一致，同舟共濟，使整個單位的目標高效率地實現。 (3)領導集體的協調 領導集體的協調主要包括目標協調、權力協調、信息協調以及領導活動的協調等。領導集體是一個單位的心臟，充分發揮它的效能，對整個單位的工作起著決定性的作用。但是，由于領導人各自分管業務工作的局限性和認識上的差異，往往同一問題會產生不同的看法。辦公部門面對領導之間由于意見分歧而產生的矛盾，既要堅持原則，實事求是，又要溝通信息， 消除隔閡。努力設法促使他們相互了解，彼此信任，以達到融洽共事、團結一致的目的。 (4)人際關系的協調 辦公部門要針對不同對象，采用靈活多樣的協調方法，力求具備“以不變應萬變”的本領，學會和掌握協調人際關系的藝術。即在次要問題上適當讓步的藝術；在文字協調中使用必要的模糊語言的藝術；尋找最佳協調的藝術；在特殊條件下迂回前進的藝術等等。這樣就會應付自如，達到協調的目的。與此同時，還要創造和諧友好的人際關系，保持融洽舒暢的人事環境，以達到配合恰當、同步運轉的目的。 工作部署協調包括制發的協調、文件 處理的協調、值班工作的協調、車輛使用的協調、辦公經費與用品的協調等等。辦公部門應該按照領導的意圖，根據工作的主要目標，考慮工作的輕重緩急，具體安排工作項目、工作步驟與活動日程等，使各項工作環環緊扣，密切配合，不使一環失靈影響全盤工作。例如，嚴格控制并精心安排會議的協調工作。各部門提出會議要求后，哪個會可開，哪個會可不開，哪個會可合并開，辦公部門應按精簡會議、少開會、開短會的原則，拿出具體的主導意見。如果幾處會議同時邀請領導人參加，辦公部門可根據實際情況，作出協調安排，哪個會該去 (如匯報部門工作等 )；哪個會不 該去 (如邀請者是出于禮節 )；哪個會可派他人去等等。這樣，統籌兼顧，合理部署，可以避免會議重疊或人員交叉的現象。同時，還可為領導騰出更多的時間、精力去研究本單位的重大事項，以提高工作效能。 四、協調工作的原則 秘書協調的目的在于理順各種關系，加快工作節奏，提高管理效率。為了達到這一目的，辦公部門在協調工作中應堅持以下基本原則： 對任何大小問題的協調，都必須在調查研究、弄清情況后，才能提出協調意見，作出協調的決定。調查研究是協調處理問題的前提和基礎。一般來說 ，凡是需要協調解決的矛盾，都是比較復雜“難纏”的問題，必須進行深入細致的調查研究。弄清矛盾的來龍去脈，分析矛盾產生的原因，研究矛盾的性質、矛盾的癥結所在，矛盾對全局的影響。然后，在此基礎上向領導提出協調意見，作出協調決定，進行協調工作，盡量做到合情合理，各方滿意。因此，秘書人員在協調問題時切忌偏聽偏信，主觀武斷，貿然行事，否則，是達不到協調目的的。 從本質上講，協調就是解決矛盾。在實際工作中，各種類型的矛盾很多。但多數矛盾屬于局部利益與全局利益之間的矛盾。秘書人員在協調這類矛盾時，必須堅 持局部服從全局的原則。全局的需要往往帶有戰略性、長遠性、根本性，而處于局部地區的人們往往囿于種種限制而注重戰術方面、眼前方面、局部方面。因此，當全局與局部利益發生矛盾時，要求犧牲局部利益，服從全局利益。不如此，全局得不到應有的發展，必然使局部的發展受到嚴重制約，局部的發展既不能持久，又難以得到良好的效益。所以，秘書人員在協調這類問題時，必須保持清醒的頭腦，說服有關方面從全局著想，從長遠著想，小道理應服從大道理，使放棄局部利益的一方或數方明理曉義，積極配合，以統一工作步伐。 協調工作的類型 很多，情況極為復雜。由于人們受所處地位的限制，認識水平的限制，文化素質的限制，以及各種利益的限制，常常會滋生極端的個人主義、本位主義和小團體主義。他們只顧自己的利益，不顧別人的利益；只看眼前利益，不看長遠利益；只糾纏具體問題，不觸及實質問題；只指責對方的不是，不正視自己的過失。秘書人員要處理這樣的問題，必須堅持觀念領先的原則。應針對協調對象的現實表現，既要就事論事，解決實際問題，更要就事論理，解決協調對象的觀念問題，用觀念上的一致帶動工作行動上的一致。 從某種意義上說，秘書人員從事協商工 作的過程，就是讓相關人員共同了解信息，共同理解信息，然后求得相互理解，相互諒解，以求協商解決問題。這是秘書人員對協商對象的態度問題，也是影響協調效果的一個原則問題。因此，無論協調何種矛盾，都要尊重被協調的各方，以平等態度相待；要理解被協調的各方，設身處地為他們的利益著想；要協助被協調的各方，誠心實意為他們服務。即使在協調中出現了新的分歧和對立，也要堅持協商處理的原則，切不可擺出“二首長”的架式，做強加于人的事情。要站在全局的高度，對被協調的雙方平等相待，一視同仁，不偏不移，要在溝通感情的基礎上創造融洽、諒解 的協調環境，以利于合作、協商，達到協調的最終目的。 堅持分級協調的原則，該哪一級協調的問題，就由哪一級負責，不得往下推，更不得往上交。一般來說，上級組織 (包括辦公部門 )，不要越級處理下級職權范圍內的問題，同樣，下級組織 (包括辦公部門 )，也不要把自己職責范圍內能夠解決的問題交給上級組織。只有這樣，各級負責，認真辦理，才能使問題及時得到滿意的回復。 總之，協調工作是一項難度較大的工作，秘書人員必須遵循以上協調的原則，才能做好協調工作。 五、協調工作的方法 在 明確了辦公部門協調工作的范圍、分類和原則后，就需要進一步探討協調的方法。根據具體問題具體分析的原則，大體可分為兩種類型。一類是適用于一切領域的普遍方法；一類是適用于特定對象的特殊方法。現分別論述如下： (1)目標管理法 目標管理法指制定目標，提出措施與要求，安排進度，確定考核標準，并組織執行的一種方法。 (2)系統分析法 系統論認為，系統是由互相聯系、互相制約、互相作用、互相依存的若干組成部分組合而成的具有特定功能和性質的統一體。系統具有層次性，主系統可以包括若干分系統。辦公部門在負責準備召集 對話的過程中，應該明確領導與有關各方面對面的對話是為了交流，商量問題，力求在認識上消除分歧，在實際工作中統一步調。因此，秘書部門要積極籌備，緊密配合，真正發揮其協調的作用。 (3)綜合治理法 辦公部門針對某一問題，秉承領導旨意，而組織有關部門，并按部門的職能與職責，分工合作，共同配合解決這一問題，就是綜合治理的方法。 (1)文件會簽法 文件會簽是提高文件質量和效益，增強文件的嚴肅性、權威性和可行性，順利推進工作的方法。文件會簽的方式有三種： ①會議會簽 將有關單位集中在一起開會，對文稿和問題進 行認真對論，仔細磋商，取得一致意見后，進行會簽，保證貫徹執行。 ②專業會簽 對一些專業技術性較強的文件，采用專業會